إدارة الوقت 

الوقت هو العمر الذي يمر من بين أيدينا، وينسحب بسرعة منا ونحن لا ندري أن مروره يعني مرور أعمارنا وحياتنا، وما حياتنا إلا لحظات وثوانٍ تكونت معاً، وضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.

والوقت من منظور آخر هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من أجل أن نفعل ما نريد من أعمال ونحقق ما نريد من أهداف، ونصل لما نريد من غايات، الوقت هو السبيل لكل هذا، ومن هنا فلابد أن نعرف كيف نستغله أفضل استغلال ممكن وكيف نجعل منه المادة الخام الفعالة والمؤثرة من أجل حياة ناجحة نحقق فيها ما نريد.

وأكبر معين لنا على معرفة القيمة العظيمة التي لا تساويها قيمة للوقت أن نتذكر حديث الرسول الكريم صلى الله عليه واله وسلم: لن تزولا قدما عبد يوم القيامة حتى يُسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله فيما اكتسبه وكيف أنفقه، وعن علمه ماذا عمل به.

§ لماذا إدارة الوقت ؟

1. لتنفيذ المهام و الأعمال الهامة..ثم يتبقى لنا وقت للإبداع و التخطيط للمستقبل و للراحة و الاستجمام.

2. لتحديد الأولويات و إنجاز أهم الأعمال في حياتنا.

3. للاستفادة من الوقت الضائع و استغلاله جيداً.

4. للتغلب على الاجهاد و الاحباط الذي يقلل من كفاءة العمل.

إن الحل في هذا كله.. هو إدارة صحيحة للوقت.
إن الإدارة الصحيحة للوقت تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة . فإضافة 15 دقيقة كل يوم تعنى إضافة 13 يوم عمل كل عام , إضافة 30 دقيقة كل يوم تعنى انك تضيف 26 يوم عمل كل عام , إن هذا يعادل شهرا جديدا كل عام .
فوائد الإدارة الجيدة للوقت

1. إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
2. التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
3. تحسين نوعية العمل.
4. تحسين نوعية الحياة غير العملية.
5. قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
6. قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
7. تحقيق نتائج أفضل في العمل.
8. زيادة سرعة إنجاز العمل.
9. تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
10. تعزيز الراحة في العمل.
11. تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
12. زيادة الدخل.

تذكر أن

• الواجبات دائما أكثر من الأوقات .

• أنت لا تملك أكثر من 24 ساعة يوميا أو 168 ساعة أسبوعيا .

لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟

1. لا يدركون أهمية الوقت .
2. ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .
3. يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
4. سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .
5. عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت .

سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت
1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم

1. يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
2. من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
3. وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم

1. في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
2. (الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.
3. لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة .

3- الآخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت

1. من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.
2. أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
3. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.

4- كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت

1. افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
2. ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.

5- لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.

لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:

* أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!
* ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسب والآن هو على استعداد لأني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.

6- حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!

تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي توفير الوقت
1. تحديد الهدف .
2. التخطيط.
3. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .
4. التحضير للغد .
5. استخدام أدوات تنظيم الوقت .
6. انشر ثقافة إدارة الوقت .
7. عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلي مهام فرعية) .
8. لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
9. لا تكن مثاليا .
10. رتب أغراضك .
11. الاتصال الفعال ( التأكد من وصول الرسالة كما تعنيها).
12. لا تتأخر في الوصول لمكان العمل .
13. التحضير للمهام المتكررة Check List .
14. تجميع المهام المتشابهة .
15. ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).
16. تأريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة) .
17. المساومة في تحديد المواعيد .
18. لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها) .
19. لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
20. لا تقدم خدمات لا تجيدها .
21. تعلم القراءة السريعة .
22. استغلال وقت السيارة – الانتقال - السفر .
23. لا تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .
24. علق لافتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .
25. استخدم التليفون بفاعلية .
26. تنمية مهارات التفويض .
27. اعرف نفسك ودورات أدائك اليومي ذهنيا و بدنيا


تحليل

لقد قمت بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطك الذى نقوم به كل يوم ونكتب ملاحظاتك عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه ؟ هل تعداه !

ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الآتية :

• اختبار الضرورة : هل هو ضروري ؟ كثير من الأنشطة نقوم بها لمجرد أننانحبها فقط لا أنها ضرورية .

• اختبار الخصوصية : هل هى تخصني ؟ سوف تكتشف أنك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .

• اختبار الكفاءة : هل انا أؤدي العمل بأكبر قدر من الكفاءة الممكنة ؟

لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة وأجعلها فى متناول يدك .

قال عمر بن الخطاب  حاسبوا أنفسكم قبل أن تحاسبوا . وزنوا أعمالكم قبل أن توزن عليكم )

لقد كنت واقعيا حين وضعت أهدافك فى حدود إمكاناتك وقدراك وقسمتها الى أهداف .

1- خطة سنوية لأهداف العام كله .

2- خطة شهرية قسمت الأهداف على مدى 12 شهرا .

3- خطة أسبوعية قسمت أهداف الشهر على مدى 4 أسابيع .

انتبه : إن المهام المفتوحة لن تنتهى أبدا . لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمة .

قاعدة 20 /80 

إن 20 % فقط من النشاطات تحقق لك 80 % من الأهداف المنشودة . ولكن أحذر العمل يتمدد كى يملأ الوقت المتاح لاستكماله .

بمعنى أنك من الممكن أن تقضى شهرا كاملا فى إنجاز عمل لا يحتاج لأكثر من أسبوع . 

إن الفوضى في مكان عملك من أكبر مضيعات الوقت . فبادر باتخاذ هذه الإجراءات فورا : 

- حافظ على تنظيم جيد للحجرة

- لا تضع على مكتبك إلا ما ستحتاجه حالا

- تأكد من ترتيب الكتب والأدوات بشكل منظم على المكتب

- سلة المهملات مهمة جدا: تخلص من كل شئ ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد اليوم.


ها قد وضعنا أرجلنا على أول طريق الإستفادة من الوقت

- المهم أن تبدأ وتذكر أن:

لا شئ يغرى بالإنتهاء قدر الإبتداء فالعمل الذى لم يبدأ بعد لا يحفزك لانهائه بينما يدفعك العمل الغير المنجز إلى محاولة إنجازه

الجبن السويسرى

توجد فراغات في الجبن السويسرى ليسهل تقطيعها وأكلها

- لذلك إذا قابلت مهمة كبيرة لا تنزعج وتعامل معها جيدا

وتذكر قم بتقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل إنجازها

-أضف إلى يومك وقتا جديدا عن طريق إستخدام الأوقات الضائعة مثل:

-أوقات المواصلات - أوقات الإنتظار -الأوقات البينية (بين النشاطات)

مصحفك في جيبك كنز في قلبك (احفظ القرآن في نصف ساعة)

- إذا فرضنا أنك تحفظ 5 آيات يوميا فإنك تحفظ شهريا 150 آية، إذا تكون حفظت أكثر من جزء من سورة البقرة في شهر (الجزء الأول ينتهي عند الأية 142)، وبعد شهرين تكون حفظت 300آية أي أنهيت سورة البقرة في شهرين (286آية) أي تحتاج حوالي 3 سنوات ونصف لكي تحفظ القرآن كاملا. ما رأيك في أن نبدأ حفظ كتاب الله كاملا في المواصلات؟!

التسويف

- إنه محبوب رغم أنه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم

- يخرج خطتك عن مسارها

- يحرمك من النجاح

التسويف 

- هو أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة بدلا من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية

- أن تتصفح كتابك أو تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من أن تذاكر موضوعا صعبا للإمتحان

- أن تشاهد التلفاز بينما كان عليك إنجاز إحدى أصعب نشاطاتك

- أن تتناول كوبا آخر من الشاي بينما كان عليك أن تعود فورا لعملك أو مذاكرتك

- إذا لماذا نسوف ؟ 

1- الكسل

2- الأعمال الغير محببة 

3 - الخوف من المجهول (كل مهمة إذا لم تبدأ تعتبر مجهولة)

4 - انتظار الإبداع وساعة الصفاء

5- التردد 

6- الأعمال الصعبة الكبيرة ( تذكر قطعة الجبن السويسرى)

كيف نقضي على التسويف؟

1- ضع وقتا للإنتهاء من المهمة ، لا تتركه للذاكرة ، بل علقه على الحائط أمامك

2- خذ على نفسك عهدا ألا تسوف أبدا

3- شجع نفسك وأعطها مكافأة.

4- لا تتردد وابدأ العمل الأن 

5- ابدأ في العمل ولا تنتظر الإيحاء فلربما لا يأتيك أبدا

- التخطيط السليم والتنظيم الجيد للوقت + التنفيذ السليم للخطة + تصرف إيجابي تجاه مضيعات الوقت = إدارة ناجحة وفعالة للوقت



مظاهر فوضى الوقت :

1- الاشتغال بثانويات الأمور أو هوامشها عن أصولها وقلبها .

2- إعطاء العمل البسيط فوق ما يستحق من الجهد و الوقت .

3- تضييع الساعات الطوال بغير عمل بالمرة .

4- تراكم أكثر من عمل في وقت واحد بل في لحظة واحدة .

أسباب فوضى الوقت 

1- الأسرة التي لا تراعي حرمة الوقت .

2- الصحبة السيئة .

3- عدم تقدير قيمة الوقت .

4- إهمال النفس من المحاسبة على الأعمال .

5- المعصية و إهمال النفس من التزكية .

6- الغفلة عن عواقب فوضى الوقت .

آثار فوضى الوقت

1- ضياع العمر بغير فائدة أو بغير فائدة لا تذكر. ( حتى أمضى يوما من عمره في غير حق قضاه أو فرض أداه ، أو مجد أثله أو حمد حصله أو خير أسسه أو علم اقتبسه فقد عق يومه و ظلم نفسه ).

2- القلق والاضطراب النفس لأن الفوضوي في وقته ينس قلبه من التطهير فيقع في المعاصي و الذنوب نتيجة لفراغه فيكون في ذلك موت القلب (- نفسك إن لم تشغلها في الحق شغلتك بالباطل ).

3- الذل والهوان في الدنيا و الحسرة و الندامة يوم القيامة لأنه يلقى ربه وتضيع عمره فيما لا يفيد فيتحسر يم لا ينفع الحسرة و يتمنى العودة الى الدنيا و الإصلاح ، وقال تعالى

"أَن تَقُولَ نَفْسٌ يَا حَسْرَتَى علَى مَا فَرَّطتُ فِي جَنبِ اللَّهِ وَإِن كُنتُ لَمِنَ السَّاخِرِينَ"

و قوله تعالى

" حَتَّى إِذَا جَاء أَحَدَهُمُ الْمَوْتُ قَالَ رَبِّ ارْجِعُونِ"

ماذا عن العلاج

1- اليقين بأن الوقت هو رأس المال على ظهر هذة الأرض

فأما أن تكسب في هذا القدر من رأس المال بإنفاقه في السيئات وأن تخسر رأس المال فقط بإضافة الوقت فيما لا يفيد من المباحات و أما أشد الخسارة وهي أن تخسر رأس المال فيما يغضب الله عليك ، قال رسول الله –صلى الله عليه واله وسلم- "نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ ".

2-دوام النظر في سير العلماء والمفكرين الصالحين والاقتداء بلكلمة الطيبة.

3-الضراعة إلى الله و الدعاء بالبركة فى الوقت .

4-التخلص من الصحبة السيئة و الإرتماء في أحضان الصحبة الصالحة .

5- تنظيم الأسرة للوقت مع شغله بالنافع المفيد

6- الإحتراز من المعاصى مع الإكثار من الطاعات

فإن ذلك يكون سببا في بركة الوقت مصداقا لقوله صلى الله عليه واله وسلم (من سره أن يبسط له في رزقه أوينسأ له في أثره فليصل رحمه)

أساسيات إدارة الوقت:

أولاً: تحليل الوقت.

ثانياً: تخطيط الوقت.

ثالثاً: تنظيم الوقت.

رابعاً: مرحلة التنفيذ.

خامساً: مرحلة المتابعة و المراقبة.

• تذكر دائماً:

§ أن ادارة الوقت قضية ذاتية يجب أن تناسب ظروفك و طبيعتك.

§ أن تغيير العادات يأخذ وقتاً طويلاً و مجهوداً كبيراً.

تحليل الوقت

§ إن أول خطوة في ادارتك لوقتك هي أن تحلل كيف تستخدم وقتك الآن...

§ إذا لم تفهم كيف تصرف وقتك..فانك لن تتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه.

§ عليك أن تتعرف على نشاطاتك المختلفة, و الوقت الذي تقضيه في كل نشاط.

§ عليك أن تتعرف على أوقاتك الضائعة.

§ عليك أن تتعرف على مضيعات وقتك و أسبابها.

§ و أخيراً .. عليك أن تحدد أي الطرق أفضل لاستخدام وقتك بكفاءة و فاعلية.

لتحليل وقتك بشكل فعّال اتبع الخطوات التالية

أولاً: جمع المعلومات:

و ذلك عن طريق استخدام جدول يومي للنشاطات لمدة أسبوع على الأقل للتعرف على نشاطاتك اليومية.

لاستخدام هذا الجدول اتبع التعليمات التالية:

1. اختر أسبوعاً نموذجياً (تجنب أيام العطلات و الأيام غير العادية).

2. اكتب نشاطاتك على الأقل كل 30 دقيقة بالتفصيل و حاول أن تسجل الوقت المشتغرق في كل نشاط.

3. اكتب ملاحظاتك على كل نشاط, هل استغرق أكثر من اللازم ؟ و لماذا ؟ و متى قوطعت فيه ؟ و ما هو سبب المقاطعة ؟

4. اكتب في آخر اليوم, هل كان هذا اليوم نموذجياً أم كان شاقاً أم أقل من الطبيعي ؟ و اكتب ملاحظاتك علي اليوم.

ثانياً: اختبار النشاطات

بعد أن تجمع المعلومات علي مدى أسبوع أو أسبوعين يجب أن تختبر نشاطاتك كلها من أوجه ثلاثة: الضرورة-الخصوصية-الكفاءة

o اختبار الضرورة:

§ اختبر كل مهمة للتأكد من أنها ضرورية و ليست فقط لطيفة.

§ من الشائع أن نقوم بعمل كثير من النشاطات لمجرد أننا نحبها و نستمتع بها.

§ سوف يساعدك هذا الاختبار على اختصار مهمتك حتى حدود الضرورة

o اختبار الخصوصية:

§ عند تحديد مهامك الضرورية فإن مهمتك التالية أن تحدد من الذي سيقوم بها ؟! بمعنى هل هي تخصك ؟

§ سوف تكتشف أنك تقوم بمهام كثيرة ليست من اختصاصك؟

o اختبار الكفاءة:

§ بمجرد التأكد أنك تقوم بمهمة ضرورية من اختصاصك اسأل نفسك, هل هناك طريقة أفضل لآداء هذه المهمة؟!

تذكر:

هناك ثلاث طرق لاستخدام أفضل للوقت:

1. توقف عن أي مهمة غير ضرورية.

2. ابحث عن أحد غيرك للقيام ببعض مهامك.

3. قم بالمهمة بأكبر كفاءة ممكنة.

وبالاستعانة بكتاب كيف تنجز أكثر في وقت أقل لـ(روبرت بودش) الذي ترجمته الأستاذة منال مصطفى محمد نقدم لكم - أعزاءنا القراء- موضوعاً مهماً حول الاستفادة القصوى من الوقت، وكيفية التخطيط له، والقضاء على عادة التأجيل، ورفع معدل إنتاجيتك في العمل..

في البداية نقدم لكم مجموعة من الخطوات العامة التي تساعدك على التعامل مع الوقت بشكل عام، ثم نتطرق لخطوات تفصيلية من أجل الإنجاز الأكبر في أقل وقت ممكن..

الخطوة الأولى: حدِّد رسالتك وارتبط بها

أكثر ما يعينك على تذكر قيمة الوقت وأهميته هو أن تحدد رسالتك في الحياة وتضعها أمام عينيك باستمرار، وتتحرك من أجل أن تحققها، والوقت هو المدى الذي تتحرك فيه من أجل تحقيق الأهداف التي تضعها لحياتك أو الرسالة التي تعيش من أجلها...وأنت في الواقع لا تبتكر الرسالة التي تتبنَّاها؛ فقط تحس بوجودها، وتكرِّس حياتك من أجلها، فهي موجودة بداخلك، وترتبط بإمكانياتك ومواهبك ودراستك وكل ما تعلمته في الحياة وذكرياتك الماضية.

وكتابة رسالتك هي التي تساعدك على تذكرها كل يوم، والدأب من أجلها، وقد أجريت دراسة في أمريكا من قبل على الناجحين وجدوا أن ما يقرب من 80% من الناجحين كانوا قد كتبوا أهدافهم ورسالتهم في الحياة بوضوح على ورق. ولكن من المهم أن نسأل هنا:

كيف تقوم بتحديد رسالتك؟

رسالتك أو هدفك في الحياة يمكن أن تستشف معالمها من خلال النقاط التالية:

- ما هي أهم الأشياء في حياتك؟

- ما هي أهدافك بعيدة المدى التي يجب أن تكافح من أجلها؟

- ما هي أكبر قيمة في حياتك؟

الخطوة الثانية: وازن بين أدوارك

فكل منا يلعب أكثر من دور في الحياة، وهي تتشابك معاً، إذ أن هذه الأدوار تكون في المنزل والعمل والمجتمع، ولكل دور مسئولياته، وعليك أن توازن بحيث لا يطغي أي منها على الآخر فلكل وقته وطريقة أدائه التي قد تختلف عن غيره ولكنها تتكامل وتتداخل مع غيرها من الأدوار الأخرى.

الخطوة الثالثة: حدد أهدافك

ويحدد علماء الإدارة والتخطيط صفات معينة للهدف الذي تضعه لحياتك منها:

- أن يكون الهدف واضحًا غير مبهم أو زائفاً.

- أن يُقاس أو يسهل قياسه ويمكن أن تحدده بشكل واقعي.

- أن يكون تحديًّا يمكن تحقيقه وليس مستحيلاً.

- أن يرتبط ببرنامج زمني محدَّد في وقت محدد.

• أن يرتبط الهدف بموضوع واحد.

• أن يرتبط الهدف بنتيجة وليس بنشاط وقتي.

• أن يكون الهدف مشروعًا.

الخطوة الرابعة: ضع خطة أسبوعية أو شهرية

من خلال ترتيب أولوياتك وفق أهميتها، وما يساعدك على هذا الهدف الذي وضعته لنفسك في الحياة. ويفضل الكثيرون من علماء التخطيط والتنمية البشرية الخطة الأسبوعية لأنها تعطي مدى مناسب للتحرك من أجل الإنجاز، فالخطة اليومية لا تكون محكمة بحيث توفر الوقت، أما الخطة الأسبوعية فتتيح لك التعديل والتغيير والتحكم الكامل على مدار الأيام السبعة التي يضمها الأسبوع، ويمكن ترحيل أعمال يوم ما إلى يوم آخر بمرونة وبساطة، وهي كخطة عمل أفضل من الشهرية لأن الأخيرة مداها كبير قد يسبب تراكمات الأعمال المراد إتمامها، مما يعني في النهاية العجز عن إتمام المهام المطلوبة.

الخطوة الخامسة: واجه التحديات

- استعرض أعمال اليوم في نهاية اليوم، واسأل نفسك عن الوقت الذي ضاع في أشياء غير مهمة أو يمكن تأجيلها ليوم آخر، وكيف أثر هذا على تنفيذ أهدافك.

ثم تأكَّد من أنك كتبت أعمال الغد، بحيث تتلافى فيها الأخطاء التي وقعت فيها في اليوم السابق.

والآن نقدم لك خطة ونصائح تفصيلية تساعدك على إنجاز مهامك في وقت أقل وأكثر إنجازاً في يومك:

بداية عليك أن تعرف أنه لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء، تقبل هذه الحقيقة ببساطه. لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية. وإذا فعلت ذلك في كل من عملك وحياتك الشخصية، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت.

التخطيط

ـ جهز قائمة بالمهام التي يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك. تكمن الفكرة في أن تدون كل شيء على الورق.

- لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير في أحد النقاط، كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل.

ـ رتب قائمتك تبعاً للأهمية. وأسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية:

أ ـ عاجل ومهم. ب ـ مهم وليس عاجلاً. ج ـ ليس مهماً ولا عاجلاً.

النقـاط (أ) هي الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولوية القصوى دائماً.

والنقاط (ب) تليها في الأهمية.

أمــا (ج) فلا تستحق تضييع الوقت بها.

واتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى، بدون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة.

ـ توقف وفكر فيما تخطط له. كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك، فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.

ـ ضع خطه مرنه لكل مشروع، وسجل الهدف المراد إنجازه في قمة القائمة، ويمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائي لإنجازها، والفكرة من الخطة المرنة هي أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية، تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لإنجاز مهمتك.

ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومي، وحدد أوقات لمهام جدولك اليومي، أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها، واستغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية، وإذا انتهيت من المهمة مبكراً، ابدأ مباشرة في إنجاز التالية.

- استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً، وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة، كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.

ـ ركز حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك. هناك الكثير من الإغراءات التي تصرف انتباهك، الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى، لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية، هكذا ببساطه.

ـ في نهاية اليوم اقضِ 10 دقائق للتحضير لعمل الغد، اكتب قائمة بأولويات اليوم التالي مسبقاً. سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح، يمكنك أن تدخل مباشرة في عملك بدون الحاجة لعمل قوائم واختيارات.

اتباع هذه الإستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية.

ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة. عندما تبدأ في إنجاز المهام، فإنك تحتاج للعمل بدون أي عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع.

التنظيم

ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالي وكفء، الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب، كرسِ مريح، وأي شيء تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه.

ـ ضع كل شيء في مكانه في نهاية اليوم، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود، فبهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانه عندما تحتاجه في المرة القادمة.

ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك، أحفظه لتعرف مكانه بالضبط، وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة.

ـ استفد من كل المصادر القيمة التي أمامك، ويمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج، بدون تضييع الوقت في البحث ومن الأفضل أحياناً الاستعانة بالآخرين للبحث عن المعلومات مع ملاحظة أن مصادر مثل الأرشيف الحكومي والإنترنت والدليل التجاري قد تكون ذا قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات بدون تضييع الوقت، استخرج هذه المصادر.

ابدأ فوراً

ابدأ كل صباح على مكتب نظيف، وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أي تراكم للعمل، فإن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومي، ستقهر أي عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع، ببساطه، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابي، ومجموعة من المهام التي يجب أن تنجز في وقت واحد.

ـ قم بعمل أبغض المهام أولاً، وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة، قم بالأكثر بغضاً واحدة تلو الأخرى، ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتي لاحقاً سهل، وستشعر أنك لا تقهر باقي اليوم.

ـ ابدأ فوراً، واتخذ شعار "قم بعملك الآن"، وإن لم تبدأ فلن تنتهي، إذا انتظرت انتظام بعض الأمور، فقد تفقدها كلها. إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك. لا تؤجل عملك. قم به الآن.

ـ كن دقيقاً، طور دقة المواعيد إلى عادة، وفي وقت قصير جداً ستنجز أكثر من غيرك بـ97%. الدقة في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزماً ويوفر لك الوقت والمال، ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين.

ـ استفد من البداية المبكرة في الصباح، استيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء، جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك، إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.

أبدع أفكارا منتجة

ـ إذا توفر لديك وقت إضافي أعمل فيه على الخطوة الأكثر أهمية. لأنها هي التي تعطيك القيمة الأعلى أو المردود الأكبر، اسأل نفسك باستمرار"ما هو الاستثمار الأمثل لوقتي، الآن؟" وعندها قم بأكثر الأعمال إنتاجية.

ـ واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية، اعمل عليها باستمرار.

ـ أنجز المهام التي تعود عليك بقيمة مميزة.

- أعط المهام السهلة الباقية لمن يؤديها إن أمكن، وهذه وسيلة فعالة جداً لرفع معدل الإنتاج فلن تستطيع وحدك أن تقوم بكل العمل، فالتعاون والاشتراك في العمل مثمر للغاية، فقم بالمهام الرئيسية التي ستنجزها أنت فقط بأفضل ما يمكن. مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك استغلالها عملياً، بما تحتاجه المهمة، استثمر وقتك وخبرتك بحكمة، دقق في كل مهمة وقرر أي من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها.

ـ حول وقتك لأفعال منتجة، حدد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية، استجمع كل قوتك، ثم قم بالعمل.

- استخدم الأوقات الأقل في معدلات الإنتاج للرد على المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للاجتماعات وإدارة المناقشات.

لا يمكن لأحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم، يكمن السر في أن تعرف أكثر أوقاتك نشاطاً، وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل.

- قم بالأعمال بين الأوقات بمعنى أن تستغل وقت الانتظار في المواصلات بأن تقرأ في كتاب، أو مصحف، أو تذكر الله، أو تعيد ترتيب حسابات يومك، فهناك من يمكنه استغلال الوقت الذي يمضي في المواصلات لمدة سنوات للحصول علي دبلومة دراسات عليا.

ـ طور أداءك في العمل. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد. أبدأ في العمل فوراً وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الآخرون طوال حياتهم.

- قم بعملك الآن وستشعر بإحساس الإنجاز الرائع، كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التي تصنعها.

ـ قم بزيادة إنجازك بالانتقال فوراً للمهمة التالية، كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى، كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك، فالنجاح يولد نجاح، كل مهمة تنتهي بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لإنجاز المزيد، كل إنجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهة التحدي التالي، قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل للتالية فوراً.

ـ حول أنشطتك اليومية الأساسية إلى عادة قوية، فالعادة هي شيء تقوم به تلقائياً، بدون تحكم العقل الواعي، كل واحد منا لديه مهام بغيضة أو مقيتة، ومع ذلك مهمة، بمجرد أن تصبح عادة، سيسهل تحملها. وليس عليك حينها أن تتوقف وتفكر بها.

وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة

ـ ابتعد عن المقاطعات الشخصية، عندما تؤدى عملك، فإن آخر ما تحتاجه هي التدخلات غير الضرورية. يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة. يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك، لذا لا تدعها تحدث، استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتي، وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون، أو غير أوقاتك لتكون في قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين.

ـ تعلم أن تتجاهل المهام التي لا تؤدى لنتائج. فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية، إن كانت الخطوة غير هامة اليوم، فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً، كلما كنت منتجاً.

ـ سجل أفكارك على مسجل، أو استعمل برامج الصوت في الكمبيوتر، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة، فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك، بدون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور، وغالباً تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.

ـ ضع مواعيد نهائية يومية. سواء قبلتها أم لا، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الإنتاج، كلما اقتربنا من الموعد النهائي لإتمام العمل، كلما بذلنا ما في وسعنا لإنهائه، ضع سلسلة من المواعيد النهائية شهرياً وأسبوعياً ويومياً، فكلما اقترب الموعد النهائي كلما بدأ العمل الحقيقي. تعمل المواعيد النهائية كقوة دفع هامة لزيادة إنتاجك كلما التزمت بها.

جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها في نفس الوقت، رد على كل المكالمات الهاتفية التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الأعمال اليومي. إتمام عدد من المهام الصغيرة يكون أسهل في وسط زحام العمل. حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك. جمع المهام الصغيرة معاً مثل الأعمال المصرفية والبريد والتسليم والتسلم أو تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الإلكتروني، عندما تجبر على الانتقال من نشاط لآخر والعودة مرة أخرى، فإنك تستهلك الوقت في محاولة إعادة التركيز والاندماج.

ـ تحدى نفسك، حاول دائماً أن تتفوق على نفسك، ركز تفكيرك لإيجاد وسيلة أكثر كفاءة لأداء نفس المهمة المكلف بها، وبتحويلها للعبة، فإنك تحول حتى أكثر المهام بساطه لإثارة ومرح، فلتكن منجزاً وكافئ نفسك بالمدح الجميل، واعلم أن الحياة في كثير من الأمور، لعبة ذكاء، أحياناً نقوم مع أنفسنا ببعض الخدع والألعاب الصغيرة التي يمكن أن تحفز مستويات جديدة من الإنتاج والإنجاز، تشجيع نفسك بكلمات إيجابية قليلة كتحية لإنجازك يساعدك على إنجاز المزيد ويحمسك لمزيد من العمل والنشاط.

ـ كن رقيباً على نفسك، وأسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتي هي أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت، الهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن، تذكر الهدف دائماً، شيء تسعى لإنجازه، لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات.

ـ احتفظ بخطتك اليومية أو دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائماً، سجل كل أفكارك وملاحظاتك وأي معلومات أخرى تقفز إلى ذهنك في أي وقت، وغالباً ما يحدث ذلك في أوقات انشغالك بأعمال أخرى، بدون ملاحظاتك غير المهمة التي تود مشاركة الآخرين بها في نهاية اليوم.

- حافظ على صحتك العقلية والبدنية، لأنها ضرورية للقيام بأفضل إنجاز، نظم وقتك من أجل حياة أفضل، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة، فأنت تحتاج لصحة جيدة لكي تستمتع بإنجازاتك كما ينبغي. لا شيء أهم من صحتك، فبقاؤك في حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل، ويجعلك كذلك أكثر تفتحاً وأقل توتراً، وممارسة الرياضة تجعلك تفكر بشكل أفضل.

ـ ركز على الهدف في جميع الأوقات، اعرف هدفك، كن مدركاً لهدفك وعندها ستشعر بالإنجاز عند إكمال كل مهمة، تذكر ما تسعى إليه بشكل واضح في عقلك، ستدرك عندها أنه من الضروري العمل بجد لإنجاز الأعمال.