هل تشعرين بأنّ الـ24 ساعة التي يتضمّنها اليوم، لا تكفيك لكي تقومي بكل ما تحتاجين إلى القيام به من أعمال؟ لماذا بعض الناس ينجحون في إتمام الكثير من الإلتزامات، في الوقت الذي يُصارع آخرون من أجل إتمام الحد الأدنى من المهام كل يوم ولا ينجحون؟ إنّ السر في ذلك، هو إكتساب البعض الأول مهارة حُسن تدبير الوقت وتنظيمه. ألم يقولوا قديماً "إنّ الوقت مِن ذهب"؟
كثيراً ما نجد أنفسنا عاجزين عن إيجاد وقت لزيارة صديق، أو حتى الإتصال به هاتفياً، ونعتذر بأننا مشغولون، وكثيراً ما نجد أنفسنا نتخبَّط في عمل واحد بدأناه قبل اسبوع ولم ننهه بعد، لأننا ببساطة نبدؤه ثمّ نتركه، ونبدأ عملاً آخر ثمّ نتركه، ونعود إلى الأوّل. أحياناً، نضيع الكثير من الوقت في إتمام مهام قد لا تكون مستعجلة ولا مهمة، لكننا نقوم بها لأننا نحبها أو لأنّها سهلة، ونترك المهام المهمة التي تؤثر في إنتاجيتنا، وتكون النتيجة إرهاقاً عصبياً وتوتراً وتسرُّعاً في إنجاز أعمال نتركها دائماً إلى آخر لحظة.
- راقبي نفسك:
قبل أن نبدأ في تدبير وقتنا، نحتاج أولاً إلى أن نحصر وندوّن، ثمّ نحلل ما نفعله حالياً: كيف نقضي أوقاتنا كل يوم؟
راقبي خط سيرك اليومي، واكتبي على ورقة ماذا تفعلين بالضبط في كل وقت من اليوم. افعلي ذلك مثلاً مدة أسبوع، ولاحظي كم من الوقت تقضينه كل يوم في إنجاز هذا العمل أو ذاك، أو في الحديث مع أصدقائك، أو في إستعمال الهاتف، أو الجلوس في المقاهي لمجرَّد الثرثرة، أو في التجول بين المحلات، دون حاجة مُسبَقة.
- حددي أولوياتك:
إنّ فهم الأسباب الكامنة وراء أي مشكلة، هو أوّل خطوة في الطريق إلى حلّها. لهذا، فإنّك من خلال إلقاء نظرة فاحصة على كيفيّة تدبيرك الوقت كل أسبوع، سوف تتمكنين من إكتشاف الأفعال التي تهدرين فيها الكثير من الوقت. وبعد أن تتابعي خط سيرك وتصرفاتك مدة أسبوع، سوف تفاجئين بالكم الهائل من الوقت الذي تضيعينه هدراً كل أسبوع. قد يفاجئك أن تعلمي مثلاً، أنك تضيعين ساعتين في اليوم في قراءة الـ"إيميلات" الطفيليّة، التي لا تعرفين حتى أصحابها، وساعات عديدة في مشاهدة برامج تلفزيونية ومسلسلات، على الرغم من أنها لا تعجبك فعلاً، وفي قضاء ساعات في ألعاب على مواقع إجتماعية مثل "الفيسبوك". إذا جمعت هذه الساعات على بعضها، تجدينها تمثل نسبة كبيرة من وقت يتسرب من بين أصابعك، كما يتسرب الماء من دون أن تشعري به. غير أنّه من خلال تحديد الأولويات، واختيار الأعمال الأكثر أهمية من بين كل الأعمال التي تنوين القيام بها، سترتفع إنتاجيتك، وسوف تُنهين عدداً أكبر من الواجبات التي تجثم على صدرك، بل قد يَفيض لديك وقت حُرٌّ تُمارسين فيه هواياتك وتزورين فيه أصدقاءك.
- ضعي برنامجاً:
أوّل خطوة عليك أن تبدئي بها، هي أن تضعي جدولاً يومياً وأسبوعياً، توزّعين فيه ما تقومين به من مهام، وما تريدين إنجازه من أعمال شخصية أو مهنية أو دراسية. اشرعي في كتابة المهام الأساسية، التي عليك أن تنجزيها كل يوم، سواء أكان ذلك على ورقة أم على "موبايلك". مثل الذهاب إلى العمل، أو الدراسة، أو التسوق، أو الزيارات، وبعدها ابدئي في ملء ما تبقَّى من الوقت كل يوم وتقسيمه حسب أيام الأسبوع على الأعمال والأنشطة الأخرى التي تريدين أن تنجزيها. مثلاً، يمكنك أن تختاري قضاء جزء معيّن من الوقت كل يوم في إتمام واجباتك الدراسية اليومية، أو أن تقسمي الأيام، بحيث تخصِّصين كل يوم لمراجعة مادة معيّنة إن كنت طالبة، أو إنجاز مهمة معيَّنة إنْ كنتِ تعملين، واتركي اليوم السابع للراحة.
- استغلي الفرص:
إذا أردتِ أن تكوني مُدبِّرة حكيمة لوقتك، فإنّ عليك أن تكوني إستغلالية للفرص. ليس كل الوقت الفارغ وقتاً ضائعاً، فمثلاً، إلا كان لديك موعد مع أحد ثمّ اعتذر. وقال إنّه لن يأتي، عليك أن تنظري فوراً في لائحة مهامك لذلك اليوم، وتملئي ذلك الفراغ بشيء مفيد. استغلي الوقت الزائد عندكِ جيِّداً.
- "لا أفعل شيئاً":
كثيراً ما نهدر الوقت في قراءة "إيميلات" نعتبرها مستعجلة، لكنها في الحقيقة غير مهمة، أو في الإنشغال بترتيب الغرفة، فقط لكي نتفادَى الدخول في العمل مباشرة. إذا كنت من الأشخاصالذين يؤجلون دائماً عمل اليوم إلى الغد، فحاولي فعلاً أن تجلسي من دون أن تفعلي شيئاً مدة 15 دقيقة. على الأقل، فإنّك خلال هذه الوقفة للراحة، ستتأمّلين وتفكرين وتضعين استراتيجية لِمَا أنتِ مُقبلة على فعله.
- راقبي الساعة:
هل لديك نظرة واقعية سليمة عن الوقت الذي يستغرقه بعض المهام؟ حاولي أن تستعملي الساعة لكي تحسبي المدة التي تقضينها في إنجاز كل عمل. افعلي ذلك مدة يومين، فقد تفاجئين كثيراً حينما تكتشفين كم من الوقت تقضينه فقط في الإجابة عن المكالمات القصيرة التي تتلقّينها. صحيح أنّها قصيرة، وقد تكون غير مهمة، لكنها كثيرة وتأخذ وقتاً طويلاً. أيضاً، عليك أن تراقبي المهام الصغيرة، التي إن تراكمت عليك فستجعل حياتك مستحيلة. طبّقي مبدأ "سأفعل الآن وليس غداً"، وأنجزي في الحال أي مهمة ستستغرق منك أقل من عشر دقائق. مثلاً، تناولتِ كوباً من العصير في بيتك ولم تغسليه وتُعيديه إلى مكانه. إنّ ذلك الكوب الوحيد إذا تراكم مع أكواب وملاعق وصحون أخرى، سيجعل المطبخ غارقاً في فوضى كبرى وفي حاجة إلى حملة تنظيف كان من الممكن تفاديها.
- استعملي المذكرات:
تفادي أن تحدث أشياء تفاجئك وتؤخرك في آخر لحظة، وابتدعي أشياء تُذكرك بما لا يحق لك نسيانه، واستعملي ورقة وقلماً او ملصقات أو مذكرات. استعيني أيضاً بحيلة "الفعل والصورة" لكي تتفادي تضييع وقت ثمين في البحث عن أشياء يمكن تفاديها. فمثلاً، لكي تتفادي الشُّروع في البحث عن السيارة، في آخر لحظة قبل خروجك، حاولي بمجرد أن تدخلي البيت، وأنت تضعين مفاتحيك على التلفزيون، أن تتخيلي أنّ الصوت الذي أصدرته المفاتيح، هو فرقعة كبيرة. عندما تبدئين في البحث عن مفاتيحك، اسألي نفسكِ: ماذا حصل عندما وضعتها آخر مرّة؟ وعندئذٍ ستتذكرين صوت الفرقعة ومعها المكان الذي وضعت فيه المفاتيح. وكلما كان تخيّلك غريباً أو قوياً للواقعة، نجحت هذه الحيلة أكثر.
- وقت المرح:
لا تنسي وأنت تكتبين جدول إستعمال وقتك، أن تُخصِّصي خانة لوقت المرح والهوايات، والخروج للفسحة في نهاية كل أسبوع. يجب أن تأخذي نصيبك من الإسترخاء والراحة حتى تقدري على إستقبال أسبوع جديد من العمل. واعملي على ألا تُبقِي أيّاً من مهامك معلّقة إلى نهاية الأسبوع، فأن تأخذي معك أعمالاً من المكتب لتُنجزيها في نهاية الأسبوع، أمرٌ سيِّئ جدّاً ويؤثر في مردودك خلال الأسبوع التالي. كما أن تأجيل الإستراحة واللهو إلى آخر الأسبوع، يجعلك تستمتعين بوقتك، لأنك تمرحين وأنت تعرفين أنّه ليست هناك مهام مستعجلة تنتظرك، عليك أن تنجزيها بسرعة. إن أنهيتِ كل مشاغلك في وقتها، ونظّمتِ وقتك جيِّداً، بالتأكيد ستجدين حيّزاً أكبر من الوقت لرؤية أصدقائك وزيارة أهلك والإستمتاع برفقتهم.
- قاعدة الـ20 و80:
هناك قاعدة شهيرة تُسمّى قاعدة 20/80، يعرف كل المتخصِّصين أنّها تساعد كثيراً على تحسين مهارة الفرد وقدرته على تدبير وقته بشكل ممتاز.
لكن، ما هي قاعدة 20/80؟
بعد سنوات من الدراسة والتحليل، توصَّل عالم إقتصاد إيطالي يُدعَى فيلفريدو باريتو، إلى أنّ العالم لا يعرف مساواة في توزيع الثروات، وذلك بنسبة كبيرة وصلت إلى أن 20 في المئة من بَني الإنسان يملكون 80 في المئة من الأموال، وأنّ هذا المبدأ ينطبق أيضاً على مجالات أخرى، وليس فقط المال والإقتصاد. وقد أطلق على هذا المبدأ أيضاً اسم "القلّة المؤثرة والكثرة الضعيفة". ونقول إنّ 20 في المئة من الشيء، هي المسؤولة عن إنتاج 80 في المئة من النتائج.
وإذا طبّقنا هذه القاعدة على مفهوم لتنظيم الوقت، سنجد أنّ 20 في المئة من العمل الذي تقومين به، قد يستهلك 80 في المئة من وقتكِ، وهذا إهدار حقيقي للطاقة والمجهود. ويمكننا أيضاً أن نقول إنّ 20 في المئة من المهام، التي يمكنك القيام بها، تكون مسؤولة عن إنتاج 80 في المئة من النتائج. لهذا، ولكي تستغلي وقتك بطريقة فعّالة، عليك أن تحددي ما هي الـ20 في المئة من المهام التي يمكن أن تدرَّ عليك 80 في المئة من النتائج، وتركّزي عليها، بدل هدر مجهودك في أشياء تافهة.
وقد تتساءلين: كيف أعرف ما هي المهام التي يمكن أن تدخل ضمن فئة الـ20 في المئة المؤثِّرة؟ هنا اسألي نفسك: هل تبدئين العمل دائماً بإتمام المهام المستعجلة؟ هل تمضين الكثير من وقت عملك في العمل، من أجل أشخاص آخرين، فقط مجاملة لهم، على الرغم من أن مهامهم ليست أولوية بالنسبة إليك؟ أو تعملين في مهام ليست فعلاً مستعجلة؟ هل تجدين نفسك تتذمّرين طوال الوقت من العمل الذي تقومين به، وتشعرين بأن ما تقومين به لا يعجبكِ؟ إذا كان الجواب عن كل هذه الأسئلة "نعم". فاعلمي أنكِ تهدرين مجهودك في إنجاز الـ80 في المئة الضعيفة وغير المؤثِّرة، وأن ما عليك أن تفعليه، هو العكس. اسألي نفسك: هل المهام التي تقومين بها هي فعلاً ما تحبين القيام بها؟ هل العمل الذي تمارسينه حالياً، هو ما سيؤدِّي بك إلى تحديد أهدافك؟ هل تشعرين بالسعادة وأنتِ تعملين؟ إذا كان جوابك عن هذه الأسئلة "نعم". فاعلمي أنّ المهمة التي تقومين بها حالياً تنتمي إلى الـ20 في المئة المؤثِّرة، وأنّها ستنتج الـ80 في المئة من الإنتاج. ما عليك الآن فعله، هو كتابة لائحة تُدوِّنين فيها كل المهام والأعمال، التي عليك أن تقومي بها خلال الأسبوع المقبل، وأن تقسمي هذه اللائحة إلى جزءين: الأوّل تضعين فيه الأعمال التي تنتج 80 في المئة، والثاني للأعمال التي تنتج 20 في المئة فقط. وهكذا تخصِّصين أفضل أوقاتك للأعمال التي تنتج 80 في المئة، وبالتأكيد سوف يصبح إنتاجك أكبر بكثير من السابق.