الأستاذ الدكتور عامر قنديلجي والدكتور علاء الدين الجنابي
أولاً: نظم المعلومات التي تخدم الهرم الإداري للمنظمة
Information systems serve each level organizational hierarchy
نستطيع أن نصنف نظم المعلومات التي تخدم المنظمات وتنظيماتها المتسلسلة الهرمية في اتجاهين أساسيين، هما: النظم التي تخدم كل مستوى من المستويات التنظيمية الأربعة المتسلسلة إدارياً، ثم النظم الشمولية التي تتعامل مع هذه المستويات، وعددها ستة نظم. وسنوضح لكلا من هذين التقسيمين بالآتي.
أ. النظم الأربعة التي تخدم المستويات التنظيمية:
- بسبب وجود اهتمامات متباينة ومختلفة، وكذلك تخصصات ومستويات هي الأخرى متباينة ومختلفة، في المنظمة، فإن هنالك أنواعاً من النظم، هي الأخرى فيها نوع من التباين والاختلاف. ومن الجدير بالذكر هنا أنه لا يوجد نظام معلومات منفرد واحد يمكن أن يزود كل المعلومات التي تحتاجها المنظمة، بمستوياتها المتعددة.
- ومن جانب آخر فأنه من الممكن تقسيم وتصنيف نظم المعلومات، وعلى أساس المستويات التنظيمية الأساسية التي تقدم الدعم لها، ابتداء من المستوى الأدنى، وصعوداً إلى المستويات الأعلى، وكآلاتي:
1. مستوى العمليات level operational، والذي يمثل القاعدة الأساسية لحركة المنظمة، ويشتمل على إدارة عملياتها
2. المستوى المعرفي level knowledge ، والذي يشتمل على العاملين في مجالات البيانات والمعلومات والمعرفة
3. المستوى الإداري management level ، والذي يشتمل على إدارات المنظمة الوسطى
4. المستوى الإستراتيجي strategic level، والذي يشتمل على الإدارات العليا، أو إدارات العمل الاستراتيجي في المنظمة
ب. النظم الستة التي تتعامل مع المستويات التنظيمية:
وهذه المستويات الأربعة، التي أشرنا إليها وأوضحناها في المخطط، تحصل على الخدمات المعلوماتية عادة من خلال ستة أنواع من نظم المعلومات في المنظمات المعاصرة، والتي تصمم لأغراض مختلفة، ولجمهور من المستخدمين المختلفين، هي:
1. نظم معالجة المعاملات (التجارية) transaction processing systems
والتي تتخصص في التعامل مع مجالات عدة في المنظمة، مثل متابعة الطلبات ومعالجتها، ومتابعة ما يتعلق بالأجور، وكذلك السيطرة على المكائن والمعدات، ومتابعة التعويضات. وكلها تخدم مستوى العمليات والتعاملات التجارية في المنظمة، التي تتابع انسيابية العمل اليومي الروتيني للتعاملات التي هي ضرورية لأداء أعمال المنظمة track the flow of the daily routine transactions that are necessary to conduct business..
2. نظم المكتب office systems
والتي تتعلق بوظائف المعالجة المحوسبة للكلمات، والنشر المكتبي، وتصوير الوثائق التي تعتمد عليها أعمال وإجراءات المنظمة، وكذلك تأمين التقويمات الزمنية calendars المطلوبة
3. نظم العمل المعرفي knowledge work systems
وتتعلق وظائفها بالمحطات الهندسية، ومعالجة البيانات، ومحطات الرسومات، والمحطات الإدارية، وتصوير الوثائق، والمفكرات اليومية الإلكترونية والتي تخدم مستوي العمل المعرفي وكذلك مستوى نظم المكتب.
4. نظم دعم القرار decision-support systems
والمتعلقة أعمالها بتحليل مبيعات الإقليم الذي تقدم خدماتها ومنتجاتها له، وكذلك جدولة الإنتاج، وتحليل التكاليف والأسعار والأرباح، إضافة إلى تكاليف العقود.
5. نظم المعلومات الإدارية management information systems.
مثل التحليل الإقليمي للمبيعات، وتحليل التكاليف، والموازنة السنوية، وإعادة توزيع التحليل، والتي هي تخدم نظم دعم القرار ونظم المعلومات الإدارية
6. نظم الدعم التنفيذي executive support systems .
ومن الأمثلة على نظم دعم الإدارات العليا التي تخدم المستوى الإستراتيجي، تنبؤات اتجاهات المبيعات، تطوير خطة العمليات، تنبؤات الموازنة.
ثانياًً: نظم معالجة التعاملات/المعاملات التجارية
Transaction processing systems / TPS
هنالك خمسة أنواع من نظم التعاملات، أو المعاملات التجارية في المنظمة، هي:
أ. نظم المبيعات والتسويق Sales/marketing systems. وتؤدي وظائف عدة، منها: إدارة المبيعات، وبحوث السوق، والتحسين، وتحديد الأسعار، ووظائف المنتجات الجديدة.
ومن أمثلتها التطبيقية نظم معلومات طلبات المبيعات order information systems ، ونظم بحث السوق market research systems، ونظم وكالة وعمولة المبيعات sales commission systems
ب. نظم التصنيع والإنتاج Manufacturing/production systems: وظائفها الأساسية هي الجدولة scheduling ، والمشتريات purchasing ، والشحن والاستلام shipping/receiving ، وهندسة العمليات engineering ، ووظائف العمليات operations functions الأخرى. ومن أمثلتها: نظم السيطرة على المكائن machine control systems ونظم طلبات الشراء purchase order systems ، ونظم السيطرة النوعية quality control systems
ج. نظم التمويل والمحاسبة Finance/accounting systems: والتي تؤمن وظائف الموازنة budgeting ، وعمل ما يسمى بالأستاذ العام general ledger ، والكشوفات والفواتير billing ، ومحاسبة التكاليف cost accounting functions. ومن أمثلة نظمها وتطبيقاتها: نظم الحسابات المستلمة والمدفوعة accounts receivable/payable systems ، ونظم إدارة التمويل funds management systems، ونظم الأستاذ العام general ledger systems
د. نظم الموارد البشرية Human resource systems والتي تؤمن سجلات العاملين personnel records ، والامتيازات benefits ، والتعويضات compensation ، وعلاقات العاملين labor relations ، والتدريب training ، ووظائف المرتبات والأجور payroll functions. ومن أمثلتها نظم سجلات العاملين/الموظفين systems employee records ، ونظم الامتيازات benefit systems ، ونظم التعويضات systems compensation ، ونظم السيرة المهنية career path systems
هـ. نظم أخرى. وتعتمد على طبيعة عمل المنظمة وتخصصاتها. فإذا كانت جامعة مثلاً فإن وظائفها تكون: القبول admissions ، وسجلات المساقات course records، وشؤون الخريجين Alumni...الخ.
ثالثاً: نشاطات نظم معالجة التعاملات الرئيسية
Transaction processing systems basic activities
نظم معالجة التعاملات تعمل على الحصول على، ومعالجة البيانات التي تقدم توصيفات لتعاملات الأعمال. كذلك تعمل على تحديث قواعد بيانات المنظمة، وتنتج شتى أنواع المعلومات والمخرجات. وعموماً فإن نشاطات نظم معالجة التعاملات الرئيسية يمكن أن نحددها بإدخال البيانات Data entry، ومعالجة التعاملاتTransaction processing ، وإدامة قواعد البياناتDatabase maintenance ، وإنتاج وتوليد التقارير والوثائق Document and report generation ، ومعالجة الاستعلامInquiry processing
1. إدخال البيانات Data entry: الحصول على البيانات الخاصة بالأعمال هي الخطوة الأولى والنشاط الأول من نشاطات وخطوات دورة معالجة التعاملات. مثال ذلك، بيانات التعاملات ربما تجمع عن طريق نقطة أو محطة المبيعات point-of-sale terminal باستخدام المسح الضوئيOptical scanning للرموز المسجلة على البضاعةBar codes ، وكذلك قارئ بطاقة الائتمانCredit card readers ، وذلك يتم في متجر لبيع التجزئة أو المفرد، أو أعمال أخرى. أو أن بيانات التعاملات يمكن أن ترسل عن طريق تجارة إلكترونية موقع على الويب في الإنترنت. فيكون هنالك تسجيل ومراجعة للبيانات بغرض أن تؤمن للمعالجة.
2. معالجة التعاملات Transaction processing: وتعمل نظم معالجة التعاملات التجارية عادة بطريقتين رئيسيتين،هما: المعالجة بالدفعاتBatch processing ، حيث يتم معالجة بيانات التعاملات بعد أن تتجمع في خلال فترة زمنية محددة، وبشكل منظم. أما الطريقة الثانية فهي المعالجة بالوقت الحقيقيReal-time processing ، الذي يسمى المعالجة على الخط المباشر Online processing ، حيث يتم معالجة البيانات فوراً، بعد تنفيذ المعاملة، ويعتمد ذلك على الإمكانات المتاحة في نظم المعلومات
3. إدامة قواعد البياناتDatabase maintenance: حيث يتم مراجعة وإدامة وتغذية قاعدة بيانات المنظمة، بواسطة المعالجة التي تتم في نظم تعاملاتها، لكي تبقى القاعدة دائماً صحيحة وبياناتها مستحدثة. وينبغي أن يتم التحديث بشكل يومي منتظم، بغرض أن تبقى بيانات قاعدة بيانات المنظمة دقيقة وحديثة. فالمبيعات التي تتم إلى زبون ما فإنها تنعكس على زيادة في رصيد الزبون، من جهة، وكذلك على نقص في جرد الموجودات من المنتجات.
4. إنتاج وتوليد الوثائق والتقاريرDocument and report generation: حيث تنتج نظم معلومات التعاملات شتى أنواع الوثائق التقارير، مثل طلبات الشراء Purchase orders، وصولات البيع والدفعPaychecks and sales receipts. وقد تأخذ التقارير شكل قائمة الدفع أو المرتب الشهري، أو تقارير مراجعة الحساباتPayroll register, or edit reports
5. معالجة الاستعلامInquiry processing : فالعديد من نظم التعاملات تسمح للمستخدم من استخدام الإنترنت، والإنترانت، والأكسترانت، ومتصفحات الويب، أو لغات إدارة استعلام قواعد البياناتDatabase management query languages ، لغرض توجيه الاستفسارات واستلام الردود، المتعلقة بنتائج نشاطات معالجة التعاملات. مثال ذلك قد تحتاج الحصول على اجابة على نتيجة طلبات المبيعات، أو الرصيد، وتحصل غلى الإجابة من خلال شاشة حاسوبك الشخصي. وهكذا
رابعاً: ملاحظات أساسية عن نظم المعلومات الأخرى
Other types of Information systems
1. نظم معالجة التعاملات الرئيسيةTransaction processing systems . والذي تطرقنا إليه سابقاً
2. نظم العمل المعرفي Knowledge Work Systems/ KWS
- هو نظام على المستوى المعرفي، تكون مدخلاته ومخرجاته كالآتي:
مدخلات النظام Inputs: أوجه مختلفة من التصميمات Design specs
نوع المعالجة Processing: نمذجة أو عمل نماذج Modeling
مخرجات النظام Outputs: تصاميم Designs ، رسومات graphics
المستخدمون Users: الموظفون الفنيون والمتخصصون Technical staff and professionals
- مثال على ذلك: محطة عمل هندسية Engineering work station
3. نظم حوسبة (أتمتة) المكتب Office Automation Systems
- يهدف إلى تحقيق هدف مكتب بلا ورق “Paperless Office”
- وإعادة تصميم لانسيابية العمل Redesign of work flow
- والتكامل في البرمجياتIntegrated software
- وعمل تصاميم Ergonomic design
- هنالك فضاء عمل مشرق، ومفرحBright, cheerful work space
4. نظم المعلومات الإدارية Management Information Systems
- مدخلات النظام Inputs : بيانات ذات قيمة عالية High volume data
- نوع المعالجة Processing: نماذج بسيطة Simple models
- مخرجات النظام Outputs: تقارير موجزة Summary reports
- المستخدمون Users: المدراء الوسط Middle managers
مثال على ذلك: إنجاز الموازنة السنوية Annual budgeting
- قرارات مبنية وشبه مبنيةStructured and semi-structured decisions
- تقارير خاصة بالسيطرةReport control orientation
- بيانات سابقة وحاليةPast and present data
- شؤون موجهة داخلياInternal orientation
- إجراءات تصميم طويلة الأمد Lengthy design process
5. نظم دعم القرار Decision Support Systems/DSS
- على مستوى الإدارة
مدخلات النظام: بيانات ذات قيمة واطئة
المعالجة: تفاعلية
مخرجات النظام: تحليل قرارات
مثال: تحليل تكاليف عقود
- وهي نظم معلومات على مستوى إدارة المنظمة والتي تدمج بين البيانات وبين نماذج تحليلية معقدة ومتطورة
- نماذج تحليلية أو أداة تحليل بيانات لغرض دعم صنع القرارات غير الروتينية
- نظم دعم القرار تساعد المديرين في صناعة قراراتهم التي تكون فريدة، وسريعة التغيير، وليس من السهل تحديدها مسبقاً
- نظم دعم القرار يتوجهون نحو المشكلات التي تكون طرق وإجراءات الوصول إلى الحلول هي ليست معرفة ومحددة مسبقاً
- وبالرغم من أن نظم دعم القرار تستخدم معلومات من نظم معالجة التعاملاتTPS ونظم المعلومات الإداريةMIS ، إلا أنها تأتي بالمعلومات من مصادر خارجية external sources، مثل أسعار الأسهم الجاريةcurrent stock prices ، أو أسعار المنتجات المتوفرة لدى المنافسينproduct prices of competitors
6. نظم دعم الإدارة التنفيذية Excusive Support Systems/ESS
- موجهة إلى المستوى الاستراتيجي
مدخلات النظام: بيانات تجميعية إجمالية aggregate data
المعالجة: تفاعليةInteractive
مخرجات النظام: تقديم مشاريعProjections
مثال: سنوات خطة عمل لخمسة سنوات5-year operating plan :
- المدراء في الإدارة العليا يستخدمون نظم دعم الإدارات التنفيذية بغرض صناعة القرارات
- نظم دعم الإدارة التنفيذية مصمم لتوحيد ودمجincorporate بيانات تخص أحداث وموضوعات خارجية، مثل قوانين جديدة للضرائب أو موضوعات تخص المنافسين، مع معلومات داخلية مستخلصة من نظم المعلومات الإداريةMIS ونظم دعم القرارات DSS
- تعتمد نظم دعم الإدارة التنفيذية برمجيات رسومات هي الأكثر تطوراً، لتستطيع أن تقدم بيانات من مصادر عدة، بشكل مباشر، إلى المدراء التنفيذيين، أو مجالس الإدارة فيها.
- نظم دعم الإدارة التنفيذية يستخدم عادة نماذج تحليلية بشكل أقل
خامساً: نظم المعلومات التي تخدم المجالات الوظيفية للأعمال
Information systems serving each of the major functional areas of a business.
هنالك نظم معلومات لكل مستوى وظيفي في المنظمة الواحدة، تدعم مجالات الوظائف الرئيسية فيها، وهي كالآتي:
1. نظم معلومات التسويق marketing information systems، أو نظم معلومات المبيعات والتسويق Sales and marketing information systems:
ويشتمل على إدارة علاقات الزبائنCustomer relation management ، والتسويق المتفاعلInteractive marketing ، والبيع المحوسب Sales force automation. وتعمل نظم معلومات المبيعات والتسويق في إطار النشاطات التالية:
أ. يساعد الشركة في تحديد الزبائن وتوجهاتهم نحو المنتجات والخدمات help the firm identify customers for the organization's products and services.
ب. تساعد مثل هذه النظم على تطوير، وتحسين، وبيع، وتزويد الشركة بدعم مستمر لمنتجاتها وخدماتها help develop, promote, sell, and provide ongoing customer support for the firm's products and services.
ج. عدد من نظم معلومات المبيعات والتسويق تقوم بنشاطات أخرى، من ضمنها إجراءات الطلبات order processing ، وتحليل السوق market analysis ، وتحليل الأسعار pricing analysis ، وتوقعات توجهات المبيعات sales trend forecasting
2. نظم معلومات التصنيع والإنتاج Manufacturing and production information systems
ويطلق عليه بعض الكتاب عمليات الإنتاج Production operations
وهو نظام يزود بالآتي:
أ. بمعلومات تخص التخطيط، وتطوير الإنتاج، وجدولة الإنتاج والخدمات provide information for planning, product development, production or service scheduling
ب. يزود بمعلومات تتعلق بالسيطرة على انسيابية المنتجات والخدمات controlling the flow of products and services
ج. هنالك عدد من نظم التصنيع والانتاج التي تساعد في السيطرة على المكائن، وتخطيط الانتاج، وتأمين تسهيلات موقعية أخرى machine control, CAD, production planning, and facilities location.
3. نظم معلومات الموارد البشرية Human resources inf. systems
أ. تؤمن مثل هذه النظم سجلات العاملين، ومتابعة مهارات العاملين maintain employee records; track employee skills, job performance
ب. دعم التخطيط لتعويضات العاملين، وبضمنها المتطلبات القانونية support planning for employee compensation, including pensions and benefits, legal and regulatory requirements
ج. التطوير والتدريب المهني training and development, career pathing
د. تخطيط الموارد البشرية human resources planning
4. نظم معلومات التمويل والمحاسبة Finance and accounting information systems
أ. متابعة ممتلكات المنظمة المالية، وانسيابية التمويل track the organization's financial assets and fund flows
ب. يساعد في متابعة أعمال الحسابات القابلة للاستلام، وتحليل السندات والأوراق التجارية، والموازنة، وتخطيط الأرباح accounts receivable, portfolio analysis, budgeting, and profit planning.
ويقسم عدد من الكتاب هذا النظام إلى نظامين: الأول نظام المحاسبةAccounting ، والثاني للتمويل Finance ،
سادساً: نظم معلومات التسويق، والتسويق التفاعلي
Marketing Information Systems
and Interactive Marketing
وظائف إدارة الأعمال بالنسبة للتسويق تتعلق بالتخطيط، والتحسين، والبيع للمنتجات المتوفرة، في الأسواق الموجودة. وكذلك في تطوير المنتجات الجديدة لأسواق جديدة، بغرض تقديم أفضل الخدمات للزبائن الحاليين وكذلك الزبائن المحتملين. وعلى هذا الأساس فإن التسويق يلعب دوراً أساسياً في عملية إدارة أعمال المنشأة. وإن الشركات والمنشآت قد لجأت إلى تكنولوجيا المعلومات لكي تساعدها في أداء الوظائف الأساسية للتسويق في وجه التغيرات المتسارعة في البيئة المعاصرة.
ويوضح المخطط التالي كيف أن نظم معلومات التسويق تزود بتكنولوجيات المعلومات التي تدعم العناصر الرئيسية لوظائف التسويق. مثال ذلك فإن مواقع الويب الإنترنت، أو عن طريق الإنترانت المرتبط بالإنترنت، والخدمات الأخرى التي تؤمن إجراءات سوق تفاعلية Interactive marketing ممكنة، حيث يستطيع الزبائن من أن يكونوا شركاء في تكوين، وتسويق، وشراء، وتحسين المنتجات والخدمات. ونظم أتمتة أو حوسبة قوى المبيعاتSales force automation تستخدم حوسبة متنقلة وتكنولوجيا الإنترنت لأتمتة أو حوسبة العديد من نشاطات معالجة المعلومات لأغراض دعم المبيعات وإدارتها. وكذلك تعمل نظم المعلومات الأخرى على مساعدة
عدد زيارات الموقع
38,279
ساحة النقاش