تلعب تكنلوجيا المعلومات والاتصالات دوراً مهماً وبارزاً في حياة المنظمات التي تعتمد على تكنلوجيا المعلومات حيثُ تقوم على دعم الإدارة المتنوعة في المنظمات تبعاً لأسس ومعايير مختلفة متنوعة تخص كلُّ إدارة. فالنظام هو عبارة عن مجموعة من العناصر والمكونات التي تتفاعل وتتداخل مع بعظها, وذلك من أجل تحقيق هدف معين داخل هذه المنظمة, بينما تمثلُ نظم المعلومات مجموعة من الإجراءات بحيث تتفاعل مع بعظها البعض بغرض معالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات ( معالجة/ تخزين/ استرجاع) مما يمكن الأفراد من صنع القرارات, وذلك حسب المستويات الإدارية المتنوعة في المنظمات.

وتقوم نظم المعلومات على تحقيق أهداف معينة من خلال تجميع المعلومات/البيانات اللازمة ثم بعد ذلك معالجتها والحصول على مخرجات مع الأخذ بعين الاعتبار التركيز على التغذية الراجعة للتأكد من تحقيق الهدف, فهي أشبه بالأداة الرقابية على كلٍّ من المدخلات والمعالجة والمخرجات, ومع مراعاة حدود النظام بشكل كامل والانتباه, وأخذ الحَيطة من البيئتين الداخلية, والخارجية فنظم المعلومات تساعد على تعزيز نقاط القوة كّما وتساعد في تشخيص نقاط الضعف وحلها, من خلال توفير المعلومات بالوقت المناسب حيث تتصف المعلومات هنا بالصحة والدقة والشمولية والموضوعية والارتباط والملاءمة. يوجد في الشركات ثلاثة مستويات إدارية متعارف عليها, وهي: الادارة الدنيا, والادارة الوسطى, والادارة العليا, لذا تبدأ نظم المعلومات بدعم الشركات من خلال توأمة أنظمة المعلومات المختلفة مع المستويات الإدارية التي تناسبها, مثل: نظم معالجة الحركات(Transaction Processing System/TPS) مع الإدارة الدنيا/ التشغيلية, وتوأمة الادارة الوسطى/ التكتيكية مع نظم المعلومات الإدارية (Management Information System/ MIS (, ونظم دعم القرارات (Decision Support System/DSS) وتوأمة الإدارة العليا / الاستراتيجية مع نظم المعلومات التنفيذية (Executives system/ES) ونظم المعلومات الاستراتيجية (Strategic Information System), حيث تقوم على دعم كلٍّ من المدخلات والمعالجة والمخرجات. حيث تقوم نظم معالجة الحركات (TPS) على دعم الإدارة الدنيا (Lower Management) من خلال دعم الأعمال الروتينية, والمتكررة مما يساعد الأفراد على اتخاذ القرارات المهيكلة (فهي قرارات تتوفر عنها معلومات كافية, لذا يتم اتخاذ القرار هنا في حالة تأكد بيئي تام) أذ تساعد هذه النظم على: - معالجة كميات كبيرة من البيانات – السرعة الفائقة في المعالجة – جمع ومراقبة البيانات التاريخية المتراكمة – تخزين وتحديث البيانات - معالجة البيانات بصورة منظمة يومياً وأسبوعياً - تقديم معلومات تفصيلية – الدقة والأمان والموثوقية العالية - تكامل البيانات – القدرة على الاستعلام, لذا فإن نظم معالجة الحركات تعتبر المدخل الأولي والأساسي لبقية الأنظمة الأخرى والمستويات الإدارية المتبقية. وتقوم نظم المعلومات الإدارية (MIS) , ونظم دعم القرارات (DSS) على دعم نشاطات وأعمال الإدارة الوسطى (Middle Management) إذ تقوم على اتخاذ القرارات شبه المهيكلة (وهي القرارات التي يتوفر عنها جزء من المعلومات, أما الجزء الَاخر فهو يعتمد على الحدس والخبرة والتخمين) لذا نحتاج الى أنظمة المعلومات من أجل مساعدة متخذ القرار في اتخاذ القرار شبه المهيكل, وكأنه قرار مهيكل ومحسوب اذاً فالقرار شبة المهيكل (المعالج بأنظمة المعلومات في الإدارة الوسطى) يرتقي إلى جودة القرار المهيكل, كما ويساعد نظم دعم القرارات أيضاً على دعم القرارات غير المهيكلة (فهي القرارات التي تعتمد اعتماداً كليا على خبرة وحدس متخذ القرار), لذا نستخدم أنظمة المعلومات من أجل المساعدة في اتخاذ هذا النوع من القرارات الصعبة عَبرَ توفر نماذج معينّة مثل: نماذج استراتيجية خاصة بالإدارة العليا, ونماذج تكتيكية خاصة بالإدارة الوسطى, ونماذج عملياتية خاصة بالإدارة الدنيا, لذا عندها ترتقي جودة القرار غير المهيكل هنا إلى درجة جودة القرار شبه المهيكل.

أما بالنسبة لنظم المعلومات التنفيذية (EIS), ونظم المعلومات الاستراتيجية (SIS) فهي تقوم على دعم الإدارة العليا (Top Management), ولكن يكون الدعم على نطاق أوسع من الأنظمة السابقة حيث تستخدم من أجل دعم الميزة التنافسية, ودعم الغطاء الاستراتيجي طويل المدى, ودعم التخطيط ومبادئ الربح والخسارة في المنظمة, وكيف يكون شكل المنظمة بالمستقبل في عالم متغير, لذا فإن هذا النوع من الأنظمة تتعلق بالبيئة الداخلية (عَبر توفير البيانات من معالجة الحركات وقواعد البيانات والمعلومات المُعالجة من خلال نظم المعلومات الإدارية, ونظم دعم القرارات والمعلومات الواردة في التقارير الروتينية والمجدولة والخاصة والاستثنائية) والبيئة الخارجية للمنظمة (من خلال المجلات والدوريات والمؤتمرات ومعلومات الأسواق العالمية والبورصات والخبراء والمواقع والمؤسسات والمنافسين) . وبالتالي يلعب كل نوع من أنواع نظم المعلومات دوراً مميزاً وبارزاً في خدمة المستويات الإدارية المختلفة (كل نظام يدعم مستوى إداري محدد), ولكن هنالك علاقة تبادلية وطيدة تقوم على الربط بين هذه النظم وذلك من أجل تحقيق أهداف وخطط المنظمات بشكل أكثر كفاءة وفعالية, وفي وقت قليل جداً, ولكن في الوقت نفسة نحافظ على جودة المنتج أو الخدمة المُقدمة وهذا ما يُسمى بتكامل أنظمة المعلومات, وكأنها تعمل كنظام موحد, فمن هنا برزت الحاجة إلى نظم المعلومات, لدعم أعمال المنظمات الحديثة في عصرنا الحاضر ومن هنا على المنظمات التي لا تستخدم أنظمة المعلومات ان تبدأ بالاستثمار في تكنلوجيا أنظمة المعلومات.