إدارة الوقت

- إدارة الوقت تعني اكتساب عادات مفيدة

- استغلال الوقت يؤدي إلى رفع الكفاءة في تحقيق النتائج: حيث يؤدي إلى إنجاز أعمال كثيرة، وقضاء وقت فراغ أطول.

- من الصعب تغيير العادات مرة واحدة، ولذلك :-

• لا تحاول أن تغير أكثر من عادة واحدة في نفس الوقت .
• آن مرنا .
• استغل ما هو إيجابي في شخصيتك .
• استغل أسلوب استخدامك للوقت وابني عليه .

- لا يوجد أبدًا وقت قصير ووقت طويل، وهذا لديه وقت وذلك ليس لديه وقت.
إنما هناك:-

* حسن أو سوء استخدام للوقت، وهو نسبى ويرتبط بالشخص وأسلوبه في العمل وبالعادات والتقاليد ونظام التخطيط الفردي وغيرها من الأسباب.

* وعادة ما نجد الأفراد يذكرون أنه ليس لديهم وقت فتكون النصيحة هي (قلل من العمل)، ولكن هذه النصيحة غير عملية، ولكن العملي هو البحث عن الأعمال الهامة فعلا وترك الأعمال الأخرى للآخرين.

* الرغبة في الإتقان:
أحد أسباب ضيق الوقت هو رغبة الشخص في عمل كل شيء بإتقان شديد، والدخول في تفاصيل التفاصيل.
وهنا يجب أن نسأل قبل أي عمل:-

- ما هي الأهمية بالنسبة لأن يؤدى هذا العمل بإتقان زائد ؟
- كم سيحتاج من الوقت ؟
- هل يكفي أن يتم العمل بدرجة إتقان عادية ؟

بالتالي نستطيع هنا أن نحكم على كمية الوقت اللازمة للعملية.

* ولابد أن يكون الشخص قادر على إعطاء أولوية واتخاذ قرار بالنسبة لكل عملية ولابد أن يكون قادر على إعطاء قرار ينهى به العمل.

الحالات التي يواجهها المدراء:

1- إنهاء كل الأعمال في نفس الوقت .
(إنهاء كثير من الأعمال في وقت قصير وبالتالي لا يستطيعون التركيز يحتاجون لوقت أطول).

2– أنا أعمل جيدًا تحت ضغوط الوقت.
(بعض الأفراد يعملون تحت ظروف ضغط الوقت ،وبالذات عندما يتم الإنجاز في الوقت المحدد وبدرجة إتقان عالية ، ولا يحس الشخص بأي شعور سلبي بأن العمل الذي انتهى تم تحت ظروف غير مريحة مثل (قلة النوم - القلق- عدم راحة- حساسية في التعامل مع الآخرين - شرب المنبهات).

3 – ضغط الوقت كعامل لتوفير الوقت .
( كثرة المهام تؤدي إلى توفير الوقت – وبالنظر إلى الموضوع نجد أنه ليس هناك توفيرًا للوقت حيث تتشابك المهام وبالتالي يزداد التفكير في المهام القادمة خلال إنجاز المهام الحالية).

4– عدم القدرة على قول لا . (كثير من الأفراد لا يستطيعون أن يقولوا لا ، وأحيانا يحس الشخص بأنه يستغل، ولذلك يجب أن يتعود الشخص على تقييم الموقف ويتعلم أن يقول لا في الوقت المناسب).

5 – الأعمال البسيطة تأخذ وقتًا طويلا يعطل الإنجاز ( وللتخلص من هذا يجب القيام بها في موعدها مباشرة).

6 – عدم التنظيم وقلة الترتيب وعدم القدرة على العمل وعدم تطبيق التنظيم الجيد. (يرجع إلى عدم رغبة هؤلاء الأفراد في التعامل مع موضوع واحد لفترة طويلة وفى نفس الوقت يريدون انجاز العمل بإتقان شديد ولا يفوضونه للآخرين).

7 – عدم القدرة على معرفة ماذا يدور، وأين نحصل على المعلومات؟

لتحسين استغلالك للوقت عليك بالآتي:

- احسب الوقت المتاح .
- خطط برنامج العمل اليومي .
- خطط كيف تقضى الوقت بكتابة الأعمال التي تستلزم عملها آل يوم .
- تحديد كيفية استخدام الوقت وذلك بالكتابة ماذا فعلت خلال اليوم .
- تحليل استخدامك للوقت (خلال أسبوع) .
- تحديد الأوقات التي تقضيها في : أعمال مخططة مسبقا – وأعمال غير مخططة وقمت أنت ببدايتها – وأعمال أضيفت لك من الخارج .
- تحديد ما هي نسبة الوقت غير المخطط الذي يمكنك التحكم فيه .

لترشيد استخدام الوقت:

توجد عدد ( 8) مرات لكلمة (لا) :-
1 - لا تكمل أعمال قام بها آخرون .
2 - لا تقبل أعمال غير كاملة من مرؤوسيك .
3 - لا تقبل أعمال أو تحدد مهام جديدة لمجرد شغل الوقت .
4 - تعلم أن تقول لا لرئيسك عندما يكون وقتك مشغولا .
5 - لا للأعمال التي ترى أنها تتعارض مع الأهداف .
6 - لا تقبل كل عمل يعرض عليك بدعوى الرغبة في التلاقي مع الآخرين.
7 - لا للأعمال التي يمكن تركها دون ضرر .
8 - لا تستمر في أعمال لا تحقق الأهداف .

المرونة

- خطط وقتك في الوقت المناسب .
- تعلم اتخاذ القرار بمجرد حصولك على معلومات كافية.
- حول الالتزامات إلى فرص.
- استخدم وقت الانتظار في أعمال مفيدة.

لتحسين استخدام الوقت:

1 - تقليل مشاكل حفظ الأوراق والتقارير.
2 - نظم المكتب الشخصي .
3 - نظم الإدارة/القسم الذي تعمل فيه .
4 - حول السكرتارية إلى شريك في الوقت .
5 - استعمل وقت السفر والانتقال في العمل .
6 - قلل من وقت الاجتماعات .
7 - أحسن استخدام التليفون .
8 - الاستفادة من مزايا التفويض .