تجنب سوء الفهم
لا أظن إن أحدا منا لم يمر بموقف كان سوء الفهم هو سيد الموقف. و دائما ما يكون رد الفعل للجميع هو أن نحمل الآخرين المسئوليه كامله بدلا من المشاركه فى تحمل المسئوليه. دائما نعتبر الطرف الآخر هو المخطىء إما لأنه هو الذى لم يفهم, أو لأنه لم يشرح جيدا الموقف, و هذا غير حقيقى .
كيف تتجنب سوء الفهم ؟
- تأكد إن ما أرسلته كتابه واضحا :
راجع ما كتبته قبل أن ترسله أكثر من مره و إسأل نفسك " كيف ستٌفهم هذه الرساله؟". كتابه رساله تحتاج لمجهود إضافى لمراجعتها للتأكد من إن كل كلمه واضحه و المعنى مفهوما لأى قارىء. إن الوقت الذى تقضيه فى مراجعتها يستحق أن تبذله لمنع أى سوء فهم. إن كلمه واحده لم تٌحسن إختيارها قد تٌغير المعنى و تتسبب فى سوء الفهم. مثل أى شىء آخر, كلما زاد تركيزك على الوضوح فى الإتصال, كلما وصل المعنى أسرع و أوضح دون أى سوء فهم و لو بسيط يسبب مشاكل كبيره.
- قيم وضوح تواصلك الشفهى :
سواء كان التواصل حديث عارض مع صديق, أو رساله صوتيه فى العمل تتركها على التليفون, ركز على أن يكون صوتك واضحا, غير مرتفع بصوره مبالغ فيها تشوش على وضوحه, أو منخفض جدا لا يٌسمع. إختار الكلمات البسيطه و المعبره بدقه عن ما تريد قوله. هذه الأشياء البسيطه إذا إتبعت تمنع سوء الفهم و ما يترتب عليه من مشاكل.
- سجل كل شىء كتابه :
لتمنع أى سوء تفاهم إكتب التعليمات أو التوجيهات التى قيلت لك شفهيا بمجرد سماعها على ورقه. لا تعتمد على الذاكره فهى قد تخونك أحيانا و تنسى. أبسط الأشياء مثل شرائك لمتطلبات المنزل أكتبها حتى لا تنسى شىء أو تشترى ما لا تحتاجه الآن و ترهق ميزانيتك الشهريه. إحذف كل بند إشتريته بالقلم حتى لا تكرر شرائه. كتابه كل شىء تساعدك على التذكر و تقلل من الضغط على ذاكرتك. إذا كانت التعليمات التى وجهت لك من شخص أعلى منزله, أعد ما قاله له حتى تتأكد إنك فهمت ما قاله تماما قبل أن تكتبه. هذا المجهود البسيط الإضافى سيجنبك سوء الفهم. هذا الأسلوب يساعد على وصول التعليمات من أعلى السلم الإدارى إلى أسفله بوضوح و سلاسه دون أدنى سوء فهم يؤدى لمشاكل.
- إحذر سوء الفهم الكامن :
إذا قررت أن تكون صريحا مع نفسك و مع الآخرين و تعترف إنك السبب فى سوء الفهم, سيحدث شىء مثير هنا. ستكتشف التحذيرات التى لم تلاحظها بتهربك من المسؤليه و إعتبارك نفسك البرىء الذى لم يخطىء دائما. قد تكون نظره المتحدث, تعليق قيل و لم تنتبه إليه, أو شىء كان يحدث فى الخلفيه و لم تلاحظه. الآن و أنت تواجه نفسك بالخطأ ستلاحظ كل ذلك و تسأل نفسك هل فهمت جيدا الموقف أم أن هناك سوء فهم كامن فى ما قيل و لم ألاحظه ؟
- أكتب أدق التفاصيل لتتأكد من المطلوب :
إذا كنت مسئولا عن مهمه فى العمل أو ترتيب لحدث ما, أكتب الخطوات التى ستتبعها فى التنفيذ بمنتهى الدقه على ورقه. سجل ترتيب التنفيذ و الوقت المطلوب لكل خطوه. حدد مسئوليه كل فرد معك و الواجبات التى عليه عملها بوضوح و دقه, حتى يمكن محاسبه المخطىء, أو المتسبب فى التأخير و محاسبته دون أى سوء فهم. طبعا ذلك سيحتاج بعض الجهد الإضافى. و لكن الأمر يستحق ذلك حتى تمنع أى سوء فهم قبل حدوثه, و إذا حدث تستطيع معرفه المتسبب و لا تخطلط الأمور و تضيع المسئوليه بين الجميع.
- أطلب من المستمع أعاده ما قال :
لتجنب سوء الفهم, أطلب بأدب من المستمع أن يكرر ما قلته حتى تتأكد إن رسالتك وصلته بوضوح دون أى سوء فهم. إنك بذلك تجبره على تحمل المسئوليه و تقلل بذلك من إحتمالات سوء التنفيذ نتيجه سوء فهم جزء و لو بسيط مما قلت قد يتسبب فى خسائر كبيره.
تذكر : قليل من الوقت الإضافى و المجهود فى التأكد من وضوح الرساله يمنع سوء الفهم و ما يترتب عليه من مشاكل.
المصدر: د. نبيهه جابر
ساحة النقاش