التواصـل الايجابى فى العمل
المدير :ـــ هناك عدد من الأشياء يمكن للمدير القيام بها لتحسين مهارات الاتصال لديه أو لديها:
1. النظر في الحالة قبل اتخاذ أي إجراء :
عواطفنا تٌغرينا باتخاذ قرارات سريعة استنادا إلى أدلة سطحيه و قد لا تعكس الطبيعة الحقيقية للمشكلة. يفترض المدير أن ظهور المستودع بشكل ردىء غير نظيف، بسبب اهمال وتراخى العاملين و عدم بذل الجهد أو الاهتمام. انه تجاهل حقيقه أن العديد من موظفي المستودع قد استغنى عنهم بسبب الوضع المالي، في حين بقي عبء العمل فى المخزن هو نفسه. كل مساعد مدير مسؤول عن منطقه من المستودع لديه عدد اقل من الافراد للقيام بهذا العمل. علاوة على ذلك، قد يطلب من كل مساعد اتخاذ اجراءات تقشفيه كخفض الأجور او منع الحوافز ..الخ بسبب فقدان عدد كبير من العملاء. وإن لم يكن مقصودا ، يقل الحماس بسبب القلق بين العاملين الباقين خشيه الاستغناء عنهم وبالتالى يقل مجهودهم .
2. جمع وتأكيد المعلومات قبل اتخاذ قرار:
لدينا ميل إلى الخلط بين الأعراض و المرض نفسه ، وبالتالي نهتم بمعالجة الأعراض بدلا من المرض الأساسي. التكنولوجيا تمكننا من التقاط كميات هائلة من البيانات و الشرائح لجعلها تبدو فى أي شكل نريده. ولكن البيانات تمثل المشكلة، وليس المشكلة نفسها. مراقبة عمل المساعدين والتحدث والاستماع اليهم حول جوانب عملهم قد تؤدى إلى استنتاج مختلف عن الذى توصل اليه المدير.ان المشكله ليست الاهمال ولكن حجم العمل واضطراب العاملين.
3. التركيز على المشاكل، وليس الشخصيات :
هاجمت مذكرة المدير كل مساعديه بما يعني أنهم كانوا كسالى، تخلوا عنه ، بل و خانوه. الاوصاف صعدت من السياق العاطفي للمذكرة، وغطت على الحقائق الواقعية والغرض منها واصبح الانتقاد شخصى للمساعدين وليس لسوء منظر المخزن. المساعدين، في المقابل، كان رد فعلهم مشحون بالعاطفة دون التوقف للنظر في صحة الحقائق أو محاولة توضيح أي تفسيرات للمدير مما زاد الموقف اشتعالا. كلما تعاملت مع أي قضية يمكن أن تحتوى على انفعالات عاطفيه، ينبغي تطبيق قاعده "بعد 24ساعة " ، بمعنى لا ترسل أي بريد إلكتروني، رسالة، مذكرة، أو تقرير ردا على المذكره حتى يمر يوم كامل،لتهدأ و تفكر فى محتواها و تثق انك وضحت الحقائق وحافظت على لهجتك ونغمه الخطاب هادئه مهذبه.
4. مخاطبه أفراد و ليس جماعات :
مذكرة المدير وجهت للجميع وليس لأحد معين. عدم وجود خصوصية تمكن كل مستلم ان يتجنب المسؤولية الشخصية، لانه شعر ان جهده حقق التوقعات. ونتيجة لذلك، فشلت المذكرة فى الحصول على النتيجة المرجوة و وترت بيئة عمل حساسة بالفعل.التواصل مع المجموعه مطلوب لتوفير المعلومات العامة، والتعليم، والثناء. ومع ذلك، فإنها لا ينبغي أن تستخدم لتوجيه النقد لفرد. يجب ان تتذكر، ان " الثناء علنا والانتقاد على انفراد ".
5. لقاء المرؤوسين وجها لوجه :
غالبا ما يساء فهم معنى والقصد من الكلمات المكتوبة بدون حضور فعلي، مما يؤدي إلى الارتباك والصراع. ليس هناك بديل من النظر فى عين الشخص متلقى الرساله ورؤية رد فعله لمحادثتك، حتى يمكنك توضيح المحتوى والتأكد انه فهم المقصود منها. المديرين غالبا ما يختفوا وراء المذكرات والملاحظات وكأن مرؤوسيهم روبوتات يمكن نقلهم إلى اى مكان و برمجتهم. ومع ذلك، يسعى القادة الناجحين لبناء جسور من الثقة والاحترام المتبادل، والخبرةالمشتركة. كن متاحا بشخصك و"سير معهم الطريق"، و دع الناس تعرف أنك معهم وتقف بجانبهم فى الخير والشر.
6. حدد المهام مباشرة وبوضوح :
الناس تعمل على أفضل وجه عندما تعرف ما هو متوقع منها. المدير الجيد يحدد الأهداف والاجراءات في إطار مفهوم بسيط، تحديد المسؤولية بشكل لا لبس فيه، و يؤكد أن المعلومات يفهمها أولئك الذين وجهت اليهم. المدير الجيد يتابع و يعطى المدخلات التصحيحية لضمان أن كل فرد من مرؤوسيه على نفس الخط و يعمل على تحقيق الهدف نفسه.
على المدير ان يتذكر دائما أنه لا يوجد موظف يقبل وظيفة ما مع توقع انه سوف يمكن تجاهله، او اهماله ، أو يكلف بعمل تافه. الموظف يريد أن يكون محبوبا ويحظى باحترام من قبل أقرانه و يفخر به صاحب العمل. التحدي هو الحفاظ وتطوير هذا الحماس و الالتزام لدى الموظف ، حتى اثناء اوقات التوتر او الضغط. الأخطاء هي جزء من النمو، والتقصير وتصحيح المسار من الامور المألوفة في الأعمال والحياة. التعامل مع المرؤوسين بالطريقة التي يرغب المدير ان يٌعامل بها في وضع مماثل ،هو أفضل مسار يمكن أن يتخذه أي مدير.
الموظف :ـــ
يجب عليك كموظف اتباع الاتى:
1. لا تشخصن النقد :
سواء كنت الذى يوجه او يتلقى الانتقادات، ينبغي أن تركز ذلك على الإجراءات والنتائج المرصودة ، وليس الشخص او نيته. فمن المستحيل معرفة الدوافع وراء أي نشاط، إلا الإجراءات المادية ونتائج النشاط. ونتيجة لذلك، ينبغي توجيه النقد وتقبله بدون انفعال، انظر لصلاحيته وملاءمته ، و تنفيذه اذا كان له ما يبرره. بعبارة أخرى، لا تكن حساسا أو دفاعيا عند تلقي ردود الفعل عن عملك. انظر الى المعلومات التي وردت على انها تطلب نتيجه مختلفة وتصحح شىء خاطىء، وليست هجوم شخصي.
2. فهم الوضع :
في هذه الحالة، كان السبب المباشر الذي أدى للانتقادات هو الحالة المادية السيئه ومظهر المخزن. في أوقات أخرى، يعتبر النقد البناء جزء من مراجعة عاديه لأداء الموظف لتحسينه، وتهدف إلى إعطاء الطرفين ردود الفعل. استخدام هذه الفرص لبناء علاقة خاصة والحصول على المعلومات. استخدام المراجعة باعتبارها فرصة لتلقي وإعطاء المعلومات التي خلاف ذلك قد تفوت دون ملاحظه. استفد من النقد.
3. كن متفهما :
اذا وجه اليك تأنيب او نقد تعتقد أنه هجوم شخصي غير مبرر اعرف المصدر وظروفه قبل القفز إلى الاستنتاج. للأسف، الناس قد يواجهوا أيام سيئة، وأنهم يستجيبوا لها في كثير من الأحيان بالاعتداء على الآخرين لاسباب ضئيلة أو معدومة. عندما تتعامل مع ذلك براس بارده و ضغوط أقل، تواصل مع المعتدي لمعرفة المزيد عن هذه المشكلة وكيف يمكن أن تكون جزءا من الحل. قد تكتشف أن الحافز للهجوم كان رد فعل مبالغ فيه من جانب الشخص ليس له اى صله بك من الاصل أو عملك وانما مشكله شخصيه لديه جعلته منفعل.
4. تعلم من أخطائك :
مهما كانت المرحلة من حياتك المهنية، يمكنك وينبغي أن تستمر في التعلم. خلال حياتك العملية، عليك أن تعمل من أجل او مع رؤساء ذو قدرات ومواهب مختلفة. البعض ستذكرهم بسبب قيادتهم العظيمه، في حين أن آخرين سوف تتذكرهم بأنهم كانوا مديرين سيئين. حتى هذا الأخير يمكن أن تتعلم منه.
في بعض الأحيان، الأمثلة السيئة هي أكثر فعالية فى التعلم منها.
سبعة مبادئ للاتصال الفعال :ــ
نقل المعلومات قد يبدو مهمة بسيطة، ولكن تبادل المعلومات بطريقة فعالة في كثير من الأحيان أكثر صعوبة مما يبدو. ضعف التواصل،وبالرغم من شيوعه فى كثير من المؤسسات، يمكن أن يؤدي إلى سوء فهم خطير، وفي إطار الأعمال التجارية، يمكن أن يؤدي إلى خسارة كبيرة فى الوقت والمال. باتباع المبادئ السبعة الاتيه تضمن نقل واضح وفعال لرسالتك المقصوده ،و تضمن أن من يحاورك يٌسمع أيضا، بحيث يمكن الوصول إلى نتيجة ايجابيه.
<!--البقاء فى الموضوع :
التشتت عن النقطة الرئيسية التى تتكلم فيها سوف يؤدي لضياع معنى رساله المحادثة و الارتباك. كن واضحا بالضبط فى ما تقول ، وماذا تريد شريكك فى الحديث ان يخرج به من المحادثة. اسأل نفسك، "ما هي النقطة الأساسية التي أسعى لتوضيحها ؟" و ابقى فى الموضوع و لا تتفرع.
<!--خلق حوار :
محادثة لشخص واحد أو مجموعة تهيمن بمفردها على الحديث ، نادرا ما تكون فعالة، لانه لم يَسمع الشخص أو المجموعة الأخرى. ركز على ما يقوله محدثك وحاول فهم الرسالة التي يحاول توصيلها اليك. التفت الى الاشارات غير اللفظية، مثل تعبيرات الوجه وحركة الجسم، لأنهم غالبا ما يكشفوا عن مشاعر لم يمكن للمتكلم التعبير عنها بالكلمات .اجعل الحديث حوار وليس حديث من طرف واحد.
<!--تسلسل الكلام منطقيا :
تأكد من أن الرسالة تنقل بتسلسل منطقي، وكذلك الأسئلة والتعليقات التي تتبعها. تتبع منطق المتحدث؛ هل تفهم من اين تاتى ولماذا يشعر بهذه الطريقة؟ إذا لم يكن كذلك، اسأل لمزيد من التوضيح، وشجع الآخرين في المحادثة أن يقولوا لك إذا كانت رسالتك تبدو غير واضحة أو لا معنى لها. لا نستطيع ان نتفق دائما، ولكن يمكنك التأكد من أن معنى كلماتك مفهومه وما توجهه من كلام مفهوم ، يضمن لك التواصل الفعال كما يضفى تبادل الراى نوع من المشاركه الوديه.
<!--الفشل هو خطأك :
قد يبدو من السهل إلقاء اللوم على الطرف الآخر للفشل في التواصل، ولكن المسؤولية لإيصال وجهة نظرك هى لك وفقط . إذا كنت لا تشعر كما لو انك غير مسموع ، اذن أنت لا تنقل الرسالة بشكل فعال. انت تنقل رسالتك كآله تفرغ ما بداخلها فقط. حاول استخدام كلمات مختلفة أو استخدام أمثلة للتأكد من أن الطرف الآخر فهم ما كنت تحاول أن تقوله ويتجاوب معك.
5. احرص على الاهتمام :
التواصل الفعال يتطلب الاهتمام الكامل منك. إذا كنت تستمع حقا، يجب أن تكون قادرا على تكرار ما قاله الشخص الآخر للتو . لا يطلب منك استخدام الكلمات بالضبط ، ولكن يجب أن تكون قادرا على تكرار الرساله. هذا يثبت اهتمامك ومتابعتك للحديث.
<!--تكرار الرسالة :
كما يتوقع منك أن تكون قادرا على تكرار ما يقوله المتحدث، ينبغي أيضا أن يكون الطرف الاخر قادرا على تكرار ما قلته. للتأكد من أنه قد فهم، اطلب منه تكرار ما فهمه مما قلت. هذا مهم بشكل خاص عند إعطاء التوجيهات أو المتطلبات؛ تكرار الطرف الآخر لما قلت، يعنى انه قد فهم و يضمن أنه تم إبلاغ الرسالة كاملة بوضوح مما يمنع اى مشاكل مستقبليه.
<!--الاحترام :
إذا كنت لا تحترم كلمات و وجهة نظر شريكك فى الحوار، لا يمكن أن تتوقع منه احترام رسالتك . حتى اذا كنت لا توافق، احترام وجهة نظر شريكك فى المحادثه والاستماع لما يقوله يعني أنه سوف يفعل الشيء نفسه بالنسبة لك عندما تتحدث.
المصدر: د نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)
ساحة النقاش