كيف تضع ميزانيه لمشروعك الصغير

إنشاء الميزانية هي واحدة من ، إن لم يكن أكثر، الخطوات الحاسمة التي يمكن اتخاذها للمساعدة على ضمان استمرار مشروعك الصغير فى الوجود والنمو إلى ما بعد السنوات القليلة الأولى. معظم رجال الأعمال مثلك ، يبدأ بفكرة جيدة ، و يحقق مكانة فى السوق و قدر هائل من الحماس للقيام بكل ما يلزم لجعل الفكرة تظل ناجحه.

ولكن إلى أي حد ؟ وجود هدف مالى واضح في الاعتبار، يساعد في تشكيل استراتيجية أوسع ، ويعطى معنى لوجود مشروعك ونجاحه.  الميزانية، التى تحدد الأهداف المحددة للإيرادات ، وترصد التكاليف و تهدف إلى تحقيق مستوى معين من الربحية، هى مفتاح الوصول مهما كانت الأهداف المالية التى وضعتها لنفسك .

ولكن هل حقا تحتاج إلى ميزانية ؟ و كيف تضع واحدة لأول مرة ؟ على السؤال الأول ، الجواب بسيط ؛ كل الأعمال التجارية تحتاج إلى ميزانية اذا كانت تريد تحقيق النجاح. إذا كنت لا تتابع تكاليف المبيعات وعائدتها، و اجور موظفيك والمواد الخام و غيرها من التكاليف ، من المستحيل أن تعرف أين يقف عملك وكيف تسير به لينمو أو يصبح مربحا .

فيما يلي الخطوات التى تساعدك فى عمل ميزانية ناجحه :

قبل البدء :

الجلوس لعمل ميزانية للمرة الأولى محتمل ان يكون مجهود شاق. إسال نفسك ،هل تعرف الأشهر الافضل من حيث المبيعات على مدار السنة؟ و على العكس ما هى الأوقات الهادئة لديك التى تنخفض فيها المبيعات؟ إذا كان عملك بدأ على الأقل من سنه أو سنتين، و ليس لديك ميزانية ، هذا هو الوقت المناسب لتعود للماضى و تحصى اجمالى المبيعات الشهرية ، ومتى كان المال يأتي , و لا يقل أهمية ، متى كان يقل او لا يأتى .

بعيدا عن كونها مجرد أداة حفظ و تسجيل لقياس الدخل والمصروفات، ميزانيتك تمثل الهدف النهائى ( الهدف المالي ) و خارطة الطريق لكيفية الوصول إلى هذا الهدف .

 الخطوات الرئيسية لإعداد الميزانية :

الخطوة الاولى – إفصل الأنواع المختلفة من المصرفات عن بعضها.

بعض المصرفات لديها معدل ثابت ، مثل تكاليف البريد لشحنات منتظمة للعميل على المدى الطويل، كما توجد مصروفات غير ثابته، مثل المرافق العامة، و التى تختلف من أسبوع لآخر أو شهر لشهر . صنف هذه النفقات بشكل منفصل في ميزانيتك. سيكون من السهل حساب المصروفات الثابته فى الميزانية الأول ، في حين أن المبالغ المتغيره سوف تتطلب المزيد من الحصر و التدقيق فى الميزانية.

الخطوة الثانية - التنبؤ بالمبيعات :

الخطوة الثانية هي محاولة تحديد بدقه ، ما حجم المبيعات الشهرية والسنوية الخاصة بك على مدار السنة . بوضوح إذا كان مشروعك يعمل منذ عدة سنوات ، فستكون العملية أسهل بكثير. إذا كنت لا تملك هذا الترف ، تحدث مع الزبائن الحاليين والمحتملين . اعرف متى يكون من الأرجح أن يسعوا لشراء السلع أو الخدمات التى تبيعها، وبأى كميات، ومن ثم حاول تقدير ايراداتك بهذه الطريقة. من الواضح أن هذه العملية تنطوي على بعض التخمين ، لذلك من المهم اضافه بعض المسموحات لحساب البنود الغير مؤكده أو الأحداث التى لا يمكن التنبؤ بها ؛ حتى البنوك في بعض الأحيان تخطىء . وعادة ما يعتبر هامش الخطأ من 10-20 في المئة آمن ، على الرغم من ان بعض الشركات تفضل ان تكون منطقة الأمان أكبر قليلا خلال فترة الركود .

الخطوة الثالثة : كن على بينة من التناقضات:

راقب مجالات الميزانية التى دائما تصرف أكثر أو أقل عن ما حددته فى الميزانية. هذا سوف يساعد على تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير عادات الانفاق الخاصه بك أو إذا كان يمكنك تخصيص المزيد من الأموال لبعض البنود من الميزانية .

 الخطوة الرابعة : تنبأ بدخلك ​​بواقعيه :

سوف تستند جزئيا ميزانيتك على الإيرادات المتوقعة أو المقدرة. عليك أن تكون واقعيا وعقلانيا عند تحديد هذا الرقم فى الميزانية التي تقوم بإنشائها حتى تعمل على نجاح عملك.لا تبالغ فى المبلغ الذى تتوقعه من العائدات وتخفض من المصروفات. الافضل العكس.

 الخطوة الخامسة : ميزانيتك ، سطرا سطرا:

الخطوة الخامسه و الأكثر أهمية فى عمل الميزانيه هو تحديد التأثيرات المحتملة لخفض أو زيادة بعض المصروفات، على الإيرادات. إذا كانت تكاليف التسويق مرتفعة، ولكن لا ترى عملاء إضافية نتيجة لذلك، حان الوقت للنظر في تخفيض نفقة أو تغيير الاستراتيجية الإعلانية. وبالمثل إذا كان الطلب مرتفعا ، ربما بإضافة مندوب مبيعات اضافي سوف يجلب مبيعات إضافية و بالتالى عائدات اضافيه (تزيد عن تكلفة توظيفهم ) هو خيار يستحق النظر .

الخطوة السادسة : المرونة .

على الرغم من أن ميزانيتك ينبغي أن تكون وثيقة تساعد على ان تكون صادقا عن حاله عملك ،فانها قد تخضع لتغييرات . إذا حصلت على 20% زياده اعلى من المتوقع فى نصف السنه ، تكون قادرا على تخصيص بعض من هذه الزياده لبند كنت قد خفضته في بداية العام وانت تحدد بنود الميزانيه.

إذا كان هناك ارتفاع غير متوقع في التكلفة يؤثر على واحد من البنود ، فإنك قد تضطر الى التخفيض فى مكان آخر . طبعا لا تريد أن تغير باستمرار ميزانيتك ولكن إجراء تعديلات لا يضر طالما أنها لا تزال متوازنة.

إذا انخفضت الإيرادات لمستوى اقل من الهدف، عليك أن تعرف ما هي التغييرات التي يمكن إدخالها على الميزانية للمساعدة في إعادته إلى المسار الصحيح بسرعة. في حين أن الميزانية تعتبر بداية جيدة لتنظيم ماليه المشروع و مفتاح تحقيق أهدافك المالية للسنة ، فإن الواقع أنها تتطلب تحسين مستمر على فترات منتظمة ، حيث ان الإيرادات و المصروفات متذبذبه .

وجود المرونة اللازمة ، من خلال فائض من النقد والقدرة على خفض أو زيادة الإنفاق حسب الحاجة ، جنبا إلى جنب مع التصميم على التمسك بميزانيتك، هي أفضل التحركات التي يمكن تضمن ان يحقق مشروعك الأهداف ويحصل على الارباح التى تساعده على النمو ، حتى أثناء تغير الظروف الاقتصادية ، والأهم من ذلك ان يبقى قابلا للحياة إلى ما بعد السنة المالية الحالية لسنوات قادمه.

خطوة سبعة : المتابعه المستمره.

بمجرد وضع ميزانية لمشروعك، من المهم البقاء على المسار الصحيح معها ، ورصد المصروفات والعائدات بانتظام. إذا تم عمل ميزانيتك أسبوعية ، حدد مرة في الاسبوع لمراجعة الانفاق و مقارنتة بالميزانيه المحددة لذلك حتى تكشف اى اختلافات وتتدارك الاسباب بسرعه .

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)