المشاكل الشائعة فى إدارة المخزون

المشروع التجاري الناجح يعتمد على عوامل كثيرة، واحدة منها هو نظام موثوق به يعنمد عليه فى إدارة المخزون. إدارة المخزون تتكون من كل شيء من حفظ السجلات و الشحن و استلام المنتجات او ارسالها. يمكن إدارة المخزون التي تتم بشكل صحيح تٌبقي الشركة على متابعه سلسلة التوريد بسلاسة وكفاءة. ومع ذلك، هناك العديد من المشاكل الشائعه فى إدارة المخزون التي يمكن أن تحدث فى اى وقت.

يمكن لمشاكل إدارة المخزون ان تتداخل مع أرباح الشركة وخدمة العملاء. فإنها يمكن أن تكلف المزيد من المال والأعمال, كما يمكن أن يؤدي إلى وجود فائض من المخزون والذى بدوره يؤدى الى تكدس يصعب نقله. معظم هذه المشاكل عادة ما تكون نتيجة لسوء عمليات الجرد و قدم النظام المتبع.

المشاكل الشائعة فى إدارة المخزون :

هناك عدد من المشاكل التي يمكن أن تسبب دمارا مع إدارة المخزون. بعض منها يحدث بشكل متكرر أكثر من غيرها. وهنا بعض من المشاكل الأكثر شيوعا مع أنظمة المخزون منها الآتى:

1. وضع العاملين غير المؤهلين مسؤولين عن المخزون. العديد من الشركات تضع شخص مسؤول عن تتبع و جرد المخزون, إما لانه ليس لديه ما يكفي من الخبرة، اوالاهمال في وظائفه، أو لم يكن لدي التدريب الكافي. بغض النظر عن نوع النظام المستخدم، يتعين على الشركات أن تولي اهتماما أكبر في الإشراف على إدارتها، وجعل موظفين المخزون يتلقوا التدريب المناسب.

2. استخدام مقياس للأداء  ضيق لأعمالهم : في كثير من الأحيان الشركات تقييم مدى انجاز أعمالهم. العمليات التي تستخدم ليست واسعة بما فيه الكفاية ولا تشمل جميع الجوانب وعناصر العمل في الشركة. تجاهلها كثير من المجالات يمكن أن يؤدي إلى نقص المخزون أو تكديس المخزون.

3. هناك خطة عمل معيبة أو غير واقعية لقطاع الأعمال في المستقبل: للتنبؤ بمدى نجاح الشركة بما تفعله و ستفعله في المستقبل، يجب جمع ما يكفي من البيانات وتحليلها بدقة. سقوط العديد من الشركات بعد البدء هو أنها تعطي تقييم غير واقعي للنمو للشركه. هذا يؤثر على إدارة المخزون لأنه إذا كانت الشركه تتوقع المزيد من النمو على انه الواقع، فهذا يؤدي إلى تكدس المخزون. العكس هو الصحيح اذا كانت التنبؤات تشير الى عدم النمو ستترك مع مخزون لا يكفي.

4. عدم تحديد النقص في وقت مبكر. و هذا يحدث في كل وقت. هناك أعمال بحاجة إلى عدد من المنتجات أو المواد ولكن تكتشف أن ليس لديهم ما يكفي في المخزون ويجب إعادة الطلب. يمكن ان يتسبب الانتظار لشحنه قادمة في إبطاء عملية التوريد. لا يمكن وجود ما يكفي من المنتجات في المخزون لتلبية الطلب من العملاء يؤدي إلى سوء العلاقات مع العملاء. ينبغي على المشرف المسؤول عن إدارة المخزون ان يراجع المخزون على أساس منتظم للتأكد من وجود المنتج بكميه كافية في فى المخزن.

5. يمكن الاختناقات ونقاط الضعف تتداخل مع تسليم المنتجات و تؤخر تسليمها فى الموعد : هذا يعني أنه إذا طلبيات كثيرة تأتي في شحنات وتخرج ايضا فى شحنات , اذا لم يتم التعامل معها بطريقة فعالة، فأنها يمكن أن تتراكم، أوتشكل ما يسمى "عنق الزجاجة". وهذا يبطئ التسليم. وينطبق الشيء نفسه على أي نقاط ضعف في نظام إدارة المخزون. نقاط الضعف تبطئ النظام ويمكن ان يوقفها تماما.

6. الخوف من تقلبات السوق: هذا هو رد الفعل المبالغ فيه من قبل الشركة للتغيرات في السوق. يمكن للشركة نتيجه هذا الذعر ان ترفع حجم طلبها من منتج وتكدس المخزون، وتظن ان ظروف السوق الجديدة سوف تحرك المخزون ويباع. بدلا من ذلك، فإن السوق تستقر, و تصبح المنشأه لديها فائض من المنتجات راكد في المستودع، تشغل مساحة و لا تحقق اى دخل مالى.

7. المخزون المتعثر في المستودع : المخزون المتعثر هو المنتجات أو المواد في المخزون التى ستصل قريبا الى النقطة التي لا يمكن بيعها بسعرها العادي قبل انتهاء صلاحيتها. هذا يحدث في كل وقت في محلات البقالة. المنتجات الغذائية خاصة مع اقتراب تاريخ انتهاء صلاحيتها، نجد المنشآت تقدم خصم على السلعه من أجل تحريكها بسرعة قبل انتهاء صلاحيتها.

8. الإفراط في المخزون في المخازن و العجز عن بيعه بسرعه: هذا هى المشكلة الأكثر شيوعا بالنسبة لمعظم الشركات. التدفق النقدي  يأتى من تحريك المخزون. إذا كانت الشركة تشتري كمية من المنتجات كمخزون , و لا تتحرك لتسويقه و بيعه، فإن الشركة تنتهي بقدان المال الذى دفع فيه.

9. تقييم الكومبيوتر أصناف المخزون للبيع غير دقيقة : ليس هناك ما هو أكثر احباطا من التوجه لعمل والكومبيوتر يظهر ان لديك المنتج ولكن يتبين أن الوضع ليس كذلك. الكميات نفذت و البند الفعلى غير متوفر. الكثير من الناس تفترض أن سجلات الكمبيوتر معصومه من الخطأ. ولكن البيانات يدخلها شخص وإذا كان الشخص المسؤول لا يسجلها بدقة، فإنه يمكن أن تتحول إلى صداع حقيقي. يمكن ان تكون سجلات الجرد غير دقيقة وتؤدي بسهولة إلى خسائر في المال والإرتباك فى خدمة العملاء و توتر العلاقات معهم.

10. نظم كومبيوتر معقدة للغاية للجرد : هناك العديد من البرامج للمخزون متوفره للاستخدام التجاري. المشكلة هي أن العديد من هذه البرامج ليست سهلة. مطوري برامج الكمبيوتر لا تأخذ في الاعتبار أن معظم الناس الذين سوف يستخدموا هذا البرنامج في الواقع ليسوا متخصصين فى هذه التكنولوجيا.بعض الشركات ليس لديها دائما الوقت والمال للاستثمار في تدريب الموظفين لاستخدام البرمجيات على نحو فعال.

11. وضع السلع فى غير محلها في المخزن: حتى لو كان جهاز الكمبيوتر يظهر بدقة البند كما هو الحال في المخزن، قد يكون قد تم وضعه في غير محله في مكان ما في المستودع، أو في موقع خاطئ داخل المخزن. هذا يمكن أن يؤدي إلى انخفاض في الأرباح بسبب المبيعات الضائعة وارتفاع تكاليف المخزون لأنه يجب اعاده شراء هذا البند. بالإضافة إلى ذلك، يجب على الشركة اضاعه الوقت لجعل الموظفين يتعقبوا البند في غير محله.

12. عدم مواكبة ارتفاع أسعار المواد الخام: هذا الخطأ يقع على طرف المحاسبة فى إدارة المخزون. من خلال عدم مواكبة ارتفاع أسعار المواد الخام، وسوف تفقد الشركة الأرباح لأنها لا تعدل أسعار منتجاتها النهائية. يجب ان تكون اسعار المنتج منتهى الصنع في المخزون نسبة إلى تكلفة المواد الخام.

13. سرقة العملاء:

سرقة العملاء هو أحد الأسباب الرئيسية لمراقبة غير دقيقه للمخزون. يمكن التعامل المباشر للعملاء مع المنتجات تؤدي إلى سرقة المتاجر. التامين الغير كافي و عدم المراقبة بالفيديو تمنح العملاء فرصة لترك المتجر دون دفع ثمن البضائع. قد لا يعرف مصير هذه الخسائر حتى تظهر مع الجرد و إعادة فرز بنود المخزون. يمكن لوجود الموظفين بعدد كاف وزيادة التفاعل بينهم وبين العملاء تساعد على تقليل هذه الخسائر. وضع علامات أمنية للبضائع يساعد على تنبيه الموظفين عندما يغادر العميل المحل بالمنتجات المسروقة.

14. سرقه الموظف :

يمكن أن يكون سبب الخسائر فى المخزون سرقة الموظفين الداخليين. سرقة الموظف تؤدي إلى خسائر كبيرة مع مرور الوقت. يمكن ان تكون البضائع لم تعد بشكل صحيح عند وصولها , لذلك لا تلاحظ السرقه عند إعادة فرزها للجرد. الموظفين غالبا ما يكونوا على بينة من اماكن الكاميرات واجهزه الاستشعار الأمنية. لذلك يكونوا قادرين على تعطيل أجهزة الاستشعار والكاميرات او إيقافها، وهذه الأعمال تمنحهم الفرصة للسرقة و إخفاء الأدلة. ويمكن أيضا التلاعب بالجرد للتغطية على هذا النوع من السرقة.

15. السياسات المتبعه :

ويمكن للسياسات غير الواضحة والعمليات المحاسبية الغير منظمه تؤدي إلى ضعف مراقبة المخزون. يجب أن  توثق المنتجات القادمة حديثا بعناية وتدخل في نظام الجرد بدقه. ويمكن لنظام الأوراق الغير منضبطه المستخدم فى تسجيل إجراءات الوصول وإيصالات المبيعات يسبب الارتباك فيما يتعلق بالأرقام الحقيقية للمخزون. سجل جيد يعطى الأرقام الحقيقية لمدير المخازن للعمل عند حساب الخسائر وإعداد الطلبيات. نظام موحد للوثائق يظهر الأرقام الحقيقية على الملف، حتى عندما يتم إجراء تغييرات للموظفين.

16. التأمين ليلا:

يمكن لعدم كفاية التأمين في متجر أو منشأة تخزين يغري اللصوص. يمكن استهداف مؤسسات تجارة التجزئة و وحدات تخزين المخزون في أي حي للسرقة بعد ساعات العمل. تخزين البضائع في الحاويات أو المقطورات التي يتم تركها خارج المكان تكون دعوة لسرقتها. خذ بعض الوقت الإضافى كل ليلة لقفل المخزن تماما و تأمينه أو العثور على مركز للتخزين الآمن للحفاظ على اى تكدس للبضائع لديك بدلا من تركها خارج المخزن.

المشاكل التي تواجه تقنيات مراقبة المخزون :

تستخدم تقنيات مراقبة المخزون لاداره السلع الموجودة في المخزن بهدف حماية الأشياء فى داخل. لأن المخزون يعتبر من الأصول النقدية لقطاع الأعمال، يتم تنفيذ عدة تقنيات مراقبة لحماية قيمة المنتجات أو المواد الخام المخزنه التي تمتلكها الشركة. قد تنشأ مشاكل عدة بعد تنفيذ نظم مراقبة المخزون ، وخاصة إذا استخدم العديد من التقنيات على التوالي.

1. عدم وجود عد يدوى :

إن تقنية مراقبة المخزون هو تنفيذ نظام التكنولوجية التي تتعقب العناصر الواردة والصادرة واللوازم في مخزون الشركة. مشكلة واحدة محتملة التي تأتي مع أنظمة المخزون التكنولوجي هو أن أصحاب الأعمال يعتبروها بديلا عن الجرد اليدوي. ينبغي أن يتم العد اليدوي بغض النظر عن استخدام التيكنولوجى، لأنها يمكن أن تساعد أصحاب الأعمال في تحديد المخزون المفقود و الموظفين الغير موثوق بهم الذين يسرقوا المخزون.

2. تعدد المديرين أو الموظفين:

يتم تعيين مدراء وموظفي الجرد لإدارة وحماية أصناف المخزون كوسيلة من وسائل المراقبه. ومع ذلك، يمكن لتعدد المديرين والموظفين أن يكونوا مشكلة، وخاصة إذا كان الاتصال بين المستويات ليس فعالا. فقد يمكن ان مدير فى ورديه النهار يصرف بضاعه من المخزون لشحنة طارئة ولكنه ينسى أن يقيد تلك الأصناف فى سجل المنصرف من المخزون ليراها مسئولوا الورديه الثانيه.

3. عدم وجود رقابة للقيمة :

تقنيات مراقبة المخزون تشمل تقنيات وجودت لتعطى إجمالي قيمة المخزون في أي وقت من الأوقات. ويمكن لنقص التحديثات ان يسبب مشاكل للمديرين التنفيذيين، خاصة إذا كانت الشركة تكتب التقارير المالية ربع السنويه أو تحتاج الى القيمة الصافية للمستثمرين والمساهمين. بما ان المخزون يعتبر من الأصول، فان قيمته الإجمالية تؤثر على صافى القيمه في وقت محدد.

4. نظم التكنولوجية :

فى المخازن الكبرى غالبا ما تستخدم نظم مراقبة المخزون التكنولوجية لحماية الأشياء الثمينة أو اللوازم ضمن المخزون. على الرغم من أن هذه النظم تنجح في السيطرة على العناصر عندما تعمل، لكن مع اى عطل فى النظام يفقد المديرين السيطرة على معلومات المخزون. على سبيل المثال، يمكن للنظام التكنولوجي تجميد أو حذف المعلومات أو تفشل فى تحديث بيانات قوائم الجرد الجديدة، التي يمكن أن توفر أرقام كاذبه للمخزون.

كيف تتجنب مشاكل المخزون :

1. خطط المخزون : أنه لا معنى لجلب المزيد من المخزون في أي وقت من الأوقات عن الذى تحتاج إليه لعرض خاص، ودعم المبيعات المطلوبه, وتوفير مخزون للأمان في حالة وقوع ارتفاع مبيعات غير متوقعة أو تأخر وصول المطلوب من الموردين. احذر شراء المخزون لفتره طويلا مقدما لان ذلك واحدة من أضمن السبل لتجد نفسك مكدسا بالمخزون. ان أفضل طريقة لتخطيط المخزون هو ان يكون لديك ما يكفي في نهاية الشهر لدعم شهرين أو ثلاثة أشهر مبيعات.

2. إجمع البيانات عن المشتريات و المبيعات السابقه :تجنب تراكم المخزون يبدأ مع الشخص المسئول عن المشتريات. عليه أن يتابع المشتريات السابقه و ما هو المتبقى منها بعد تحقيق المبيعات. إذا كانت هذه المعلومه واضحه لدى مسئول المشتريات سيكون من السهل إتخاذ قرار شراء جديد أفضل مستقبليا بصوره صحيحه. على مسئول الشراء إتباع الخطوات التاليه:

ـ يتأكد إن لديه برنامج جيد لمتابعه المخزون, لأن حركه المخزون فى الفتره السابقه هى أفضل مؤشر للأداء فى المستقبل . إذا كنت لا تتعامل بالكومبيوتر ,إطلب من المحاسب المسئول العمل على وضع برنامج نظام مخزون دقيق بجانب الدفاتر اليدويه.

ـ للراغبين فى دخول مجال التجزئه, تأكد من وجود برنامج عن نقاط البيع ( مزايا المنتج التى تساعد على بيعه) يساعد على تعديل المخزون طبقا للعائدات فى صندوق النقديه. معرفه مزايا البيع تساعد على معرفه أى منتج من المخزون عليه إقبال أكثر. يجب ان يكون النظام على مستوى عال بحيث يجد المعلومه المطلوبه فى أى لحظه لتتابع حركه المخزون بدقه.

3. قسم المخزون إلى أقسام صغيره يمكن إدارتها :إهتم على وجه الخصوص بالأجزاء التى لها مردود مالى. و تذكر إن المخزون يخضع لقاعده 20 :80؛ أى أن 80% من المبيعات تحصل عليها من 20% من وحدات المخزون. ركز على أن تبيع هذه 20% ثم إبدأ فى التعرف على أى جزء من ال 80% هو الذى حركته بطيئه فى البيع و لذلك يجب أن تتوقف عن شرائه و تعرض المخزون منه لديك للبيع بسعر منخفض أو حتى بسعر التكلفه حتى تسترد ما دفعته فى شرائه دون أن تخسر شىء.

4. تأكد أن لديك نظام فعال و أمناء مخازن مؤهلين و أمناء :يجب متابعه الشحن و الإستلام بمنتهى الدقه لأن كثير من مشاكل التخزين يمكن تحديدها فى الأثنين. إذا كان نظام المخزون لديك يدويا يجب  أن يكون لديك بالإضافه إليه برنامج متابعه يستخدم الكومبيوتر ليسهل متابعه ما يستلم و ما يشحن لخارج المخزن و حساب الفرق بينهما بمنتهى الدقه و مقارنه ما سجل فى الدفاتر يدويا مع ما سجل على الكومبيوتر حتى تكون الصوره واضحه تماما كما يمكن مراقبه المخزون بدقه لمنع التلاعب.

  5. قم بجرد فعلى على فترات محدده :لمعرفه الناقص فى المخزون ـ إذا وجد ـ و مدى حجمه , قم بعد المخزون فعليا و ليس عن طريق قراءه المسجل على الكومبيوتر أو الدفاتر, ثم قارن النتيجه مع ما هو مسجل فى الدفاتر الماليه. إذا كان المخزون مقسم إلى أجزاء صغيره يسهل إدارتها, ستكون المراجعه أسهل و تستطيع تحديد مكان العجز بسهوله. بالجرد الفعلى تستطيع أن تتأكد من صحه حساب الربح و الخساره لديك. و من المهم عمل هذا الجرد على الأقل مرتين فى السنه و يستحسن أربعه مرات أو أكثر إذا إستطعت.

6. لا تختار المورد الأرخص سعرا :عند شراء المخزون , يجب وضع ميعاد التسليم و الشحن و مدى الإلتزام بهما بالإضافه للسعر عند إختيار المورد. حسن سمعه المورد فى إلتزامه بالتوريد فى الميعاد المحدد و بالمواصفات المطلوبه يعتبر من الأسباب الأهم  عند إختيار المورد عن إنخفاض السعر. كلما كان ميعاد التوريد قصير كلما قلت حاجتك الى تخزين كميات كبيره و تجميد جزء من رأسمالك فيها. لأن إلتزام المورد لن يسبب لك عجز فى المخزون لأنه سيغطى ما تحتاجه فى الميعاد الذى يناسبك.

أهميه جرد المخزون :

من المهم أن تقوم بجرد المخزون على فترات حتى لا تفاجىء بنقص فى المخزون لا يمكنك من تغطيه المطلوب أو تختفى كميات منه دون أن تعلم. بالرغم من أهميه إجراء جرد فعلى مره فى السنه, إلا أنه من المطلوب أن تجرى جرد مستمر كل ثلاثه أو أربعه شهور ويفضل أن يكون فعلى لمعرف و رؤيه ما فى المخزن بالضبط. وهناك نوعين من الجرد يمكنك إجرائهما الجرد المستمر و الجرد الفعلى الدورى.

الجرد المستمر و الدورى : ما زالت كثير من المنشآت تستخدم نظام الجرد الدورى الفعلى لتعويض ما نقص من المخزون كل شهر أو شهرين ..إلخ  ويعرف بالجرد المستمر, ولنظام العد الفعلى فى نهايه السنه الماليه و هو ما يعرف بنظام الجرد الدورى.

إذا إستطعت أن ترفع كفاءه التعامل مع المخزون, سيضاعف العائدات لمشروعك:

•        الأرباحيه : كلما قل الشطب من المخزون, كلما زادت الإرباحيه.
•        التدفق النقدى : كلما قل المبلغ المقيد فى كميات المخزون الزائده عن الحاجه كلما زادت التدفقات النقديه فى حساب البنك.

إن تراكم المخزون هى أخطر طريقه لوضع المشروع فى مشاكل. إنك تستطيع التخلص من الموظف الذى لا يؤدى عمله جيدا أو يتكاسل, و لكنك لن تستطيع طرد المخزون الراكد دون خسائر لمشروعك. ما لا يباع لا يأتى بنقود.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " واجبات مشرف التخزين " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )