كيفية إنهاء عمل موظف باحترام

هذه النصائح  ليست استشاره قانونيه ولكنها سوف تساعد على تجنب الدعاوى القضائية والحفاظ على سمعه المنشاه وصاحب العمل سليمة.

انهاء عمل موظف هو عمل ليس من السهل القيام به. هناك طريقة صحيحة وطريقة خاطئة للقيام بذلك – باتباع التوجيهات المناسبة والإحترام  بين جميع الأطراف المعنية يمكن أن تكون العمليه صحيحه.

هناك ثلاثة جوانب رئيسية لإنهاء العمل دون اثاره الضغائن: القانونية والنفسية والاجتماعية. العنصر القانوني ينطوي على مراجعة القانون واتخاذ قرار مسبب لانهاء الأعمال، ومراجعة السجلات والحصول على النشرات الخاصه بالمطالبات المحتملة. المكون النفسي ينطوي على السماح للموظف ان يترك العمل في الشركة بكرامة. المكون الاجتماعي ينطوي على النظر في أثر الإنهاء على باقي الموظفين والعالم الخارجي.

النصائح التاليه قد تفيد بهذا الخصوص:

1. السعى إلى الموضوعية : العواطف تكون متأججة في بيئة مكتبية، خاصة خلال الأوقات الاقتصادية الصعبة عند كل الموظفين وأصحاب العمل مما يجعلهم يشعرون بالضغط المستمر فى الأداء. قرار إنهاء عمل - مثل معظم قرارات التوظيف - ينبغي أن تكون واقعية وتحكم بقوانين العمل بدلا من ردود الفعل العاطفية. لا أحد يحق له طرد موظف دون اتباع الاجراءات المناسبه و مراجعتها جيدا, و جمع ومراجعة الحقائق والتشاور مع محامي إذا لزم الأمر.

2. إنشاء جسر إلى المستقبل: من المهم للشركات لحماية سمعتها مراعات ذلك عندما تنهي عمل موظف. ليس فقط يكون الموظف السابق مؤثر على مصادرايجاد عاملين فى المستقبل ، ولكن الطريقه التى تنهى بها الشركة عمل الموظفين لديها تؤثر أيضا فى ذلك عند رواج العمل والحاجه لتوظيف عاملين جدد. يجب أن يسعى أرباب العمل الى اتباع الأسلوب الذى يساعد الموظف ان يترك العمل في الشركة و كرامته مصانه تماما ومشاعره غير مجروحه و ان كانت حزينه . ينبغي أن يفهم الموظف انه وان كان قد انتهت علاقة العمل و لم تدم كما كان يأمل، الا ان تقدير صاحب العمل لخدماته ما زالت باقيه رغم الظروف التى دعت الى انهاء علاقه العمل بينهما.

3. استعراض وتنظيم السجلات الورقية : قد يقرر الموظف استخدام محام لاحتمال وجود تمييز أو ادعاء آخر، فقد  يعثر المحامي على انتهاكات او ثغرات لم يكن الموظف على علم بها. يمكن أصحاب العمل درء المطالبات المحتملة من خلال مراجعة  متأنيه بعناية للاستحقاقات التى قد يطالب بها الموظف من الإجازات ومراجعة السجلات عن أي أجور او تسويات ماليه و ما الى ذلك مبكرا لضمان ان محامي المدعي لا يكتشف بعض من هذه المخالفات على الطريق. ينبغي على الشركات عند انهاء العمل ان تتم مصالحه مكتوبه مع الموظف بحصوله على كافه مستحقاته و توقيعها منه لمنع اى مطالبات قانونية محتملة. من المهم أن يتعهد الموظف بالتزام بالحفاظ على أسرار المنشاه التجارية.

4. التعلم من الدروس المستفادة :على الرغم من أن الشركة قد تعتقد أنها تناولت الإنهاء باسلوب صحيح، قد لا تكون مشاعر الموظفين تتماشى مع تصور صاحب العمل. من المهم التحدث مع الموظفين والمشرفين للتأكد من ان أفكارهم ومشاعرهم حول كيفية تعامل الشركة مع رحيل زميل لهم لا تحمل الغضب او الشعور بعدم الأمان, لكن مع الأخذ في الاعتبار سريه القضايا المتعلقة بعمليه الإنهاء. هذا يساعد على منع انخفاض الروح المعنوية بعد "استقالة" شخص محبوب  او حتى زميل داخل المنشأه, ويساعد على زيادة البصيرة لصاحب العمل عن كيفية التعامل مع حالات مماثلة في المستقبل.

5. دفع المكافأه للموظف وقت الانهاء: في حين ليس مطلوبا قانونيا، إذا كان يحق للموظف الحصول على مبالغ ماليه عن الفترة التي عملها، مثل بدل الإجازة المرضية، اوالإجازات، أو أي شيء آخر، يحب دفع كامل المبلغ عند إنهاء عمل الموظف. دفع المال في وقت الانهاء تهدىء الموظف الساخط وتطمئنه حتى يجد عمل آخر.إذا لم يمكن السداد في وقت الانهاء, أكد للموظف ان الدفع سيتم فى اقرب وقت وحدد الموعد.

6. اذا كان رب العمل يعتزم تقديم مبلغ كتعويض، هذا هو الوقت للقيام بذلك: حزمة المكافأة، تتطلب دراسة متأنية. فقد تخفف من ألم خروج الموظف وتخفض مستوى العداء المحتمل أن يؤدي إلى التقاضي. من ناحية أخرى، إذا كان العرض يجبر الموظف التوقيع على تعهد بعدم مقاضاه المنشأه او التنازل عن الدعاوى المرفوعة ضد صاحب العمل، فقد ينظرالموظف إليها على أنها اعتراف بأن صاحب العمل فعل شيئا خطأ مما يثير شكوك لا داعى لها لدى الموظف. يجب عدم ربط الإثنين معا . وعلى أية حال، إذا كان صاحب العمل يقدم مكافأة مقابل انهاء العمل، ينبغي أن تصاغ من قبل محام.

7. استخدام خطاب الإنهاء: صياغة رسالة الإنهاء، يسمح لصاحب العمل ببعض الوقت للتفكير بعناية من خلال ما يقال وكيف يقال. ينبغي تسليم هذه الرسالة إلى الموظف عند إنهاء التعاقد معه , ويجب أن يحتوى على قرار الإنهاء وبيان عام عن الأسباب واضحه بشكل لا لبس فيه.

8. لا تذكر الا ما يمكن اثباته: اعطي سببا كافيا لتبرير إنهاء العمل ــ اعطاء أسباب مبالغ فيها ليست ضرورية. إذا كان الموظف يعترف بجرم، لا تستخلص نتائج قد تكون غير مبررة أو يصعب إثباتها. على سبيل المثال، أنه دائما ياتى العمل متأخر أو يعانى من انخفاض فى أدائه العام. هذه أسباب مشروعة لانهاء عمله، لكن ليس هناك حاجة لاتهام الموظف بالإستهتار و افساد العمل.

10. كن صادقا : قد يميل صاحب العمل لتخفيف وطأة انهاء العمل بان يقول للموظف أن الشركة تقلص من عدد العاملين في حين أن الإنهاء بسبب أداء الموظف السىء و الغير مرضي. عندما يتخذ صاحب العمل الخطوات لاستبدال الموظف، يفقده  مصداقيتة امام باقى الموظفين. إذا قرر الموظف اتخاذ الإجراءات القانونية، فان ما ذكره صاحب العمل من اسباب تبدو وكأنها ظلم وكذب. قد يؤدي الكذب الى ان الموظف يكسب قضيته ويخسر صاحب العمل نتيجه عدم ذكره لحقيقه الأسباب التى دعته لانهاء عمل الموظف.

11. كن محترما : يجب التعامل مع إجراءات إنهاء العمل بكثير من اللباقة و كثير من الإحترام، بغض النظر عن السبب. قد يكون من المفيد استخدام مكان محايد بعيد عن باقى العاملين، مثل مكتب أو غرفة مؤتمرات فارغة. إذا كان الاجتماع فيه إهانة للموظف او نقد قاس،هناك احتمال لحدوث مشاجره تؤدى بالموظف الى اتخاذ الإجراءات القانونية ردا لأعتباره. المناقشه العقلانيه باحترام تسهل الموقف على الإثنين وتمنع التعنت وتبادل الإهانات التى يؤدى الى المشاكل.

12. التوقف عن الحديث: قد أمضى صاحب العمل الكثير من الوقت في كتابة رسالة إنهاء العمل. السماح للموظف بقراءتها يسهل النقاش على النقط التى لفتت انتباه الموظف فقط. وأثناء المناقشة، حافظ على ان تكون التعليقات قصيرة و محدده. لقد اتخذت القرار وليس هناك شيء لمناقشتة عدا القرار وبنوده وشروطه. على النحو الأمثل، يعترف الموظف بأسباب انتهاء الخدمة و يغادر المكان. إذا كان هذا ليس هو الحال، يمكن للانجرار لمجادله ان يخلق المشاكل فقط لصاحب العمل. العديد من أرباب العمل ،لديهم الميل الطبيعي لتخفيف الإنهاء بقول شيئا للمجامله ، وإن كان ذلك غير صحيح، عن الموظف. لا تفعل ذلك. قد تستعمل الكلمات التي قيلت في لطف  من باب المجامله, لاتخاذ الإجراءات القانونية ضد صاحب العمل يجب عدم فعل ذلك او الإطاله فى الحديث حتى لاتقع فى الخطأ بكلمه غير مقصوده.

تذكر :ــ هذه التوصيات ليست بيانا كاملا لمشورة قانونية بشأن إنهاء العمل، ولكن الالتزام بالتعليمات قد تساعد في جعل العملية أكثر مهنية وأقل إيلاما، و تمنع او تقلل من المشاكل القانونية.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  مهارات الاتصال الفعال تحل النزاعات " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com 

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )