آداب كتابه رساله الكترونيه

عند التخاطب - عـبر الإنـتـرنـت - بين فرد وجماعة أو بين جماعة وجماعة تـتـزايَد ضــرورة الالتـزام بمجـمـوعة واسـعــــــــــــة من الآداب والأخلاق إذ إن أبسط الأخطاء قد يُثير ردود أفعال واستنكارات أوسع بكثير ممّا قد يُثيره في حالة حوار الفرد للفرد. 

•     . قصر الرسالة

كثير من الناس يحذف الاميل بمجرد أن يلقى نظرة على طول هذه الرسالة! فإذا كانت رسالة طويلة تحتاج إلى تنزيل للصفحة لقراءة بقية محتواها, فان اغلب القراء لن يقرأوها بكل بساطة, فالكل أصبح مشغولاً و لديه رسائل أخرى لقراءتها! يجب أن تكون الرسالة فيها المطلوب وبالمختصر المفيد, لكي تصل المعلومة إلى القارئ بأسرع وقت ممكن.

  يجب توخي الحذر عند تحديد وُجهَة الوثيقة الإلكترونية !لأن عناوين المجموعات تتشابه في شكلها مع عناوين الأفراد.

•  اللغة السهلة

ربما يرسل شخص ما رسالة بلهجته المحلية العامية, متناسياً أن المستقبل لها شخص من بلد آخر لا يفهم لهجة المرسل, فلا تتم الاستفادة من إرسال الرسالة و لا توصيل المعلومة. إذا كان المرسل ليس على علاقة مباشرة وشخصية مع المستقبل, فيجب أن يتم إرسال الرسالة بلغة سهلة بسيطة مفهومة وبالعربية الفصيحة لكي يتم التأكد من إيصال المعلومة بدون صعوبات و من أول مرة!

•     عنوان البريد الالكتروني

عنوان البريد الالكتروني هو وسيلة الاتصال بك, بما أن اختيار العنوان الخاص بالبريد الالكتروني هو موضوع اختياري, فان العنوان دائماً ما يشير إلي شخصية صاحبه. فعنوان مثل [email protected] يدل على صاحبه من أول نظره, كما يسهل حفظها. 

إذا كان عنوان البريد الالكتروني صعباً, مثل [email protected] , فان الأشخاص الذين يريدون الاتصال بك لن يتمكنوا من هذا الا اذا كان العنوان ( مسجل) لديهم , لان ذاكرتهم من الصعب تذكر هذه العناوين عن ظهر قلب!

•   استخدام الألوان في الرسالة :

استخدام الألوان في الرسالة يدل على أمور عديدة, شخصية المرسل, حالته عند إرسال الرسالة, الخ من الأمور, فحاول اختيار الألوان المناسبة لكل رسالة, إذا كنت ترغب بمراسلة مدير شركة فلا تختر اللون الوردي مثلا! تجنب اختيار اللون الأصفر الفاقع لأنه يؤذي العين ويصعب على القراء قراءة الكلمات المكتوبة بها. الالوان الداكنه هى الأنسب للاستخدام فى الرسائل الرسميه او شبه الرسميه.

•      حجم الرسالة

حاول قدر الامكان أن تكون رسالتك صغيرة الحجم, فلا تنسى أن هناك عشرات الرسائل في بريده واغلب موفري خدمة البريد المجاني يوفرون مساحات قليلة, فلا تجعل مستقبل الرسالة يضطر لحذف رسالة أخرى لسبب رسالتك ذات الحجم الضخم! يمكنك دائماً تحميل الملفات أو الصور على موقع مجاني على الانترنت ومن ثم وضع رابط التنزيل أو الصور في الرسالة, بدل من إرسال الملف أو الصور في الرسالة فيصبح حجمها كبيراً. طبعاً المسألة تختلف من حالة إلى أخرى, لكن بشكل عام يجب تصغير حجم الرسالة قدر الامكان.

•       عنوان الرسالة

يجب أن يكون عنوان الرسالة أو الاميل واضحاً وقصيراً ويدل على مضمون الرسالة, فان رغبت في أن تسأل سؤالاً, لا تقل:

عــاااااااااااااجل لا يمكن الانتظار !!! فتجد أن القارئ يعرف انك تضخم الموضوع اكبر من اللازم, وربما لن يقرأ الرسالة! فاحرص على اختيار العنوان المناسب.

• الحالة النفسية عند كتابة الرسالة

حاول قدر الامكان أن لا تكتب الرسالة أو ترد على رسالة أخرى وأنت غاضب أو متنرفز, فذلك سينعكس على الرسالة و ستؤدي إلى نتائج يمكن أن تتفاداها. احرص على اخذ قسطاً من الراحة و تعوذ بالله من الشيطان, وابتعد قليلاً عن الجهاز, وارجع إليه و لكتابة الرسالة بعد أن تهدأ.   لا تُحمِّل المؤسسات والشركات والمنظمات تَبِعاتِ آراء صدرت عن بعض أعضائها بصفة شخصية لأن كلاً منهم لا يُمثل إلا نفسه في هذه الحالة. 

•      سرعة الرد

حاول قدر الامكان أن ترد على صاحب الرسالة بأسرع وقت ممكن, خصوصاً للأشخاص الذين ينتظرون منك رداً سريعاً. حاول عدم الإطالة في الرد لان ذلك يزعجهم ولن يعلموا إن كنت قد قرأت الرسالة وتجاهلتها أم قرأتها و لم ترد, أو لم تقرأها أصلا. 

•   تنسيق الرسالة

اختر خطاً مناسباً لرسالتك, ولا تجعل حجم الخط كبيراً يشعر القارئ منها أن مصيبة قد حصلت! اجعل الرسالة تبدأ من أقصى اليمين أو الشمال ولا تجعلها في المنتصف إلا إن كانت نوعية الرسالة تسمح بهذا.

•     كن حذرًا فيما يتعلق بالدعابة والعاطفة. كما أن البريد الإلكتروني لا ينقل المشاعر بشكل جيد، ولذلك فقد لا يفهم المستلم نبرة الصوت التي تقصدها. لذلك، فإن الدعابة الساخرة تنطوي على قدر من الخطورة، وذلك، نظرًا لأن المستلم قد يترجمه حرفيًا ويفهمها على أنها إهانة. لتوصيل المشاعر، فكر في استخدام رموز المشاعر المتعارف عليها على الإنترنت.
•     فكر قبل إرسال الرسالة. تتميز عملية كتابة رسالة البريد الإلكتروني وإرسالها بالسرعة والسهولة وتكون في بعض الأحيان غايةً في السهولة. تأكد من أنك قد راجعت الرسالة أولاً، وتجنب الكتابة وأنت غاضب.
•     تجنب الكتابة بالأحرف الكبيرة (بالنسبة للغة الإنجليزية). يعتبر العديد من الأشخاص أن الجمل المكتوبة بالكامل بأحرف كبيرة تكون صراخاً، وقد يجدونها مزعجة أو مهينة.
•     كن حذرًا فيما يتعلق بالمعلومات الحساسة أو السرية. يمكن لأي مستلم إعادة توجيه رسالتك إلى آخرين سواء بقصد أو دون قصد. الالتزام مطلوب في كل شئ وفي كل وقت، اختر نوعية ومضمون رسائلك جيداً، فلا ترسل مواد إباحية أو غير ذات قيمة، فأنت مسؤول عن كل ما تكتب كما أنت مسؤول عن كل ما تلفظ تماماً.

•     اختيار المواقع:

تتعدد المواقع والصفحات على الانترنت، وكلاً منها يرسل نشرات ودعوات للعملاء، فعليك أن تختار منها ما هو مناسب ومفيد حتى لا يزدحم بريدك بما يزعجك من مواد، واعتذر لمن لا ترغب أن تستقبل رسائله بلطف.

•    إستخدام الرموز :

 نظراً لصعوبه نقل المشاعر أو النوايا أو النبرة من خلال النص فقط، فقد اخترع مستخدمو الإنترنت الأوائل رموز تعبر عن المشاعر , وهي عبارة عن تسلسلات من أحرف لوحة المفاتيح ترمز إلى تعبيرات الوجه. على سبيل المثال، :) يبدو هذا الرمز مثل الوجه المبتسم عند النظر إليه. فيما يلي بعض أمثلة الرموز.

 
المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " آداب إستخدام التليفون " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )