الإداره و التخطيــط

يعرف الجميع إن التخطيط جانب مهم من حياتنا العامه. كلنا يعرف إن من المهم أن نخطط لحياتنا بل و أن نضع الخطط البديله فى حاله فشلها. إذا أردت أن تكون مديرا جيدا عليك أن تعتبر عملك هو جزء مهم من حياتك يجب أن تعتنى به و تخطط له.

لماذا نخـطــط ؟

لا أحد يحب التخطيط. أحيانا ما يفشل التخطيط و لا توجد مخارج مضمونه تنبأ بالمستقبل. كما إن عملك كمدير لن يترك وقت كاف للتخطيط لأى شىء. لذلك من الأفضل أن تستخدم  المنشأه تخطيط رسمى ـ إجمع فريق من المديرين و حدد إجتماع للتخطيط و سجل كل شىء. إن التخطيط فكره جيده لأسباب عديده :ــ

• يساعد على التركيز على المستقبل أكثر من التركيز على ما يحدث فى الحاضر.
• يضمن الإستعداد لمواجهه أى موقف طارىء يظهر فجأه كما يساعدك على حل المشاكل بمهاره.
• يسهل التحكم فى مجريات العمل.
• يحسن فرص المنشأه للنجاح حتى تسير الأمور فى الإتجاهات المطلوبه.

كيــف نخـطـط ؟

هناك خطوات أساسيه لعمليه التخطيط :ــ

• وضع أهداف خلاقه و هى أهداف قابله للقياس, محدده, و معروفه للجميع.
• وضع خطه للإجراءات التنفيذيه ( من يفعل ماذا ـ متى يبدأ ـ متى ينتهى ـ و كيف ).
• تطبيق الخــطه .
• تقييم النتائج و تصحيح الخطأ تبعا للنتائج لكل ما يستوجب التصحيح أو التعديل.
• نفذ كل الخطوات السابقه و لكن الأهم هو أن تخطط وتتابع ما خططته و نتائجه كما يجب أن تحدد المسؤليات لكل مستوى فى الإداره و خطه كل إداره لتصب جميعها فى مصلحه المنشأه.

أنظر كيف تعمل :ــ

 كما نرى بينما لدى الإداره فى الصف الأمامى و فى المستوى المتوسط مهمات محدده لما يجب أن يؤديه العاملين, فإن الإداره العليا لديها مهمه أصعب لأنها تشمل متابعه جميع المستويات.

الخطه الإستراتيجيه :ــ

 بيان رؤيه : كل منشأه تحتاج لخطه إستراتيجيه محكمه. فى قلب كل خطه يوضع بيان رؤيه المنشأه الذى يحدد لماذا توجد الشركه و إلى أين تريد الإداره الوصول على المدى البعيد.  يجب أن  تكون الرؤيه واضحه و مختصره.

بيان المهمات:  بعد بيان رؤيه المنشأه يأتى بيان المهمات.وهذا يحدد ما يجب على المنشأه عمله , وتحديد الأسواق المستهدفه, و الحاجه المطلوب إشباعها بواسطه المنشأه ,بالإضافه إلى تحديد قيم المنشأه التى يجب أن يتبعها جميع العاملين. هذا البيان يجب ان يكون مفصلا حيث كل ما تقوم به المنشأه من أعمال لتحقيق رؤيه الشركه توضح فى هذا البيان.

تحليل للعمل:  بعد ذلك عليك بعمل تحليل لكل جوانب العمل, بالنظر لكل العناصر داخل و خارج المنشأه. من تحليل كل شىء تستطيع أن تقرر كيف ستنفذ و تحقق مستويات الأهداف طويله المدى و التى فى النهايه تعطى الصوره الكامله لما يجب أن تكون عليه المنشأه وكيف تتمكن من المنافسه فى السوق.

التحكم و المتابعه و هو جانب آخر من التخطيط. إن التحكم هو قدره مهمه و ضروريه للإداره و المديرين. المبدأ الأساسى  للتحكم و المتابعه يقوم على الآتى :ــ

• تخطيط وتحديد أهداف الأداء.
• قياس النتائج الفعليه.
• مقارنه الإثنين و تحليل أى إختلافات بينهما.
• إذا كانت النتائج أفضل من الأهداف. أكمل ما تقوم به. إذا كانت الأهداف أعلى من النتائج صحح الإجراءات أو الخطه نفسها.

الخلاصه : خطط مسبقا لتكون بخير. كما أن مهارات التخطيط الجيد ضروريه للإدارى الجيد. إذا أردت ضمان إن الخطه تعمل و إن العمل يسير فى الإتجاه الصحيح يبقى التحكم  و المتابعه هى الضمان.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " تعلــم كــيف تستــمع " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )