تحكم فى وقت المكالمات الخارجيه
إن تنظيم وقت المكالمات الخارجيه مهم جدا لأن التليفون ما زال أهم أداه للإتصال فى معظم المشروعات الصغيره.ولكن إذا زاد الوقت الذى تقضيه فى استخدام التليفون يعتبر وقت ضائع.امتلاكك لتليفون فى مكتبك لا يعنى انه وسيلتك الوحيده لأدارة مشروعك الصغير. المكالمات الطويله عادة لا تأتى بالنتيجه المتوقعه حيث يضيع الغرض منها فى زحام التفريعات التى تذهب اليها نتيجه طول المكالمه بعيدا عن الغرض الأصلى من المكالمه.
الأرشادات الآتيه تساعدك على تنظيم الوقت المستخدم فى المكالمات الخارجيه:ــ
1. سواء كان من تطلبه مورد , او عميل منتظم , او مقاول..الخ ,إنك تقوم بالإتصال بهم بصوره متكرره .لذلك يجب متابعه أى تغير او بيانات عنهم حتى لا يضيع الوقت فى البحث عنهم عند الإتصال بهم .كما يجب التأكد من المواعيد المناسبه للإتصال بهم حتى لا يضيع الوقت فى إعادة الإتصال.
2. سجل أرقام من تكلمهم بإستمرار حتى لا يضيع الوقت فى البحث عن رقم التليفون عندما تريد الإتصال بهم أو حتى فى طلب الرقم.
3. ضع خطه لمكالماتك الخارجيه يوميا.أى حدد من ستكلمه أولا وما هو الموضوع المراد مناقشته وما هى خطوات عرض الموضوع. هذه الخطه ستساعدك على الإلتزام بالموضوع ونقاطه وإنك غطيت جميع النقاط أثناء المكالمه حتى لا تضطر لإجراء مكالمه أخرى لنفس الشخص لنفس الموضوع.
4. ضع المعلومات الخاصه بمن تتصل بهم دائما أو كلما إحتجت لشىء, فى قاعدة البيانات على الحاسب الآلى حتى تكون أمامك لتحدد من الذى ستتعامل معه هذه المره أو من هو الأفضل للمهمه المطلوبه طبقا للمعلومات المعده على جهازك.
5. إذا أردت أن تأخذ ملحوظات أثناء المكالمه او تقوم بعمل آخر يمكنك استخدام سماعه الأذن الإلكترونيه حتى لا تضيع خصوصية المكالمه ,تجنب إستخدام الميكروفون حتى لايشعر المتلقى إنك لاتحترم خصوصيه مكالمته وإنك منشغل عنه فيؤثر ذلك على تعامله معك وتفقده كمورد أو عميل.
6. اذا كنت تترك رساله صوتيه ,اذكر رسالتك بإختصارتاركا رقم تليفونك مرتين حتى تتأكد أن المتلقى سيسمعها بوضوح ,كما يجب توضيح الغرض من الرساله بإختصار.
7. لاتكن لحوحا وتتصل كل نصف ساعه او ساعه اذا لم تجد من تتصل به .طالما انك تركت رساله واضحه لا تفعل ذلك.هذا يعتبر إضاعه للوقت ركز فى عمل آخر واترك فتره كافيه للمتلقى للرد على رسالتك , وليكن يوم عمل كامل.
8. جمع مكالماتك التى تريد اجراءها فى وقت واحد كجزء من جدول أعمال اليوم. لأن الكثير منا لا يستطيع القيام بأكثر من عمل فى يوم واحد .إذا كان لديك اكثر من شخص تريد الإتصال بهم ,إجعل ذلك فى وقت واحد حتى لا يضيع الوقت فى الذهاب والإياب بين واجباتك اليوميه الأخرى وتليفونك لإجراء المكالمات.
9. أثناء المكالمه بعد التحيه وتقديم نفسك,ادخل فى صلب الموضوع مباشرة .اذا طلب منك المتلقى تحديد ميعاد آخر لمناقشه أكثر للموضوع حدد ميعاد آخر ثم ضعه فى جدول أعملك لتتصل فى الميعاد المحدد.هذا سيوفر الوقت لأنك أنت والمتلقى ستكونوا مستعدين للحوار والرد على أى إستفسارات ولا يضيع الوقت فى إجراء مكالمه اخرى.
10. إجعل مكالماتك الخارجيه فى فترة الصباح لأن معظم الأشخاص عادة يتواجدوا صباحا فى أعمالهم لمتابعه سيرالعمل قبل التوجه لأى أعمال خارجيه أثناء النهار.كما أنهم يكونوا فى منتهى النشاط والهدوء عند بدايه اليوم قبل الإنغماس فى مشاكل اليوم.
المصدر : د. نبيهه جابر http://drnabihagaber.blogspot.com
( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس )
اقرأ ايضا:ــ
ساحة النقاش