‏ب. نقطة استفسار :
‏إذا كان الموضوع الذي يناقش يشوبه الغموض عند أحد الأعضاء في الاجتماع فإنه يرفع يده طالباً الاستفسار، وهي عبارة عن طلب إعطاء معلومات أو طلب شرح أي أمر غاب عن الحاضرين حول الموضوع المطروح، كأن يقوم أحد الأعضاء قبل التصويت على إقرار القيام برحلة بالاستفسار عن موعد العطلة، أو يتقدم بإعطاء معلومات إضافية تخدم الحاضرين في تصويتهم، وتخضع للضوابط التالية :
• نقطة الاستفسار وتسمى في بعض اللوائح الاستفهام توجه للرئيس .
• إذا لم يستطيع الرئيس الجواب على النقطة، يصح له تحويلها إلى أحد الحاضرين .
• يصح للرئيس ألا يعطي فرصة رفع نقطة استفسار لشخص أكثر من استخدامها .
• يصح مقاطعة المتحدث بنقطة استفسار واحدة فقط، وعند طلب استفسار آخر لنفس المتحدث يجب على الرئيس أن يستأذن المتحدث إذا كان يوافق على مقاطعته للمرة الثانية.
• تنطبق ضوابط نقطة النظام على نقطة الاستفسار إلا ما ذكر خلافه في بند هذه البنود.

ج . نقطة التوضيح :
‏إذا كان هناك لبس عند أحد الأعضاء في موضوع المناقشة أو الممارسة الموجودة أو نوعية الإجراء المتبع فإنه يحق له الإيضاح من رئيس الجلسة ولرئيس الجلسة فقط الرد على استيضاح المتكلم وتأتي بعد نقطة النظام والاستفسار في الأسبقية.

‏د. طلب الكلام ( نقطة دخول في المناقشة ) :
‏إذا كان العضو يرغب في إبداء رأيه في الموضوع المثار للنقاش أو يناقش موضوع جديد فإنه يرفع يده، ‏طالبا الكلام وتأتي بعد نقطة النظام والاستفسار في الأسبقية ولرئيس الجلسة تجاهل أي نقطة مقاطعة بغرض الدخول في النقاش بعد تقييم أهميتها مادام لم يأتي دور المتحدث في النقاش حسب أولوية المتكلمين.

7 ‏. القرارات والتصويت :
‏القرارات هي نتاج المناقشات والمداولات لأي اجتماع وهناك ثلاث أشكال من القرارات التي يمكن أن تصدر من الاجتماعات :
• القرارات : هي الأمور التي وافق عليها المجتمعون وتأخذ طابع الإلزام للجهة الموكل بتنفيذها ويحاسب عليها.
• التوصيات :هي الأمور التي وافق عليها المجتمعون ولا تأخذ طابع الإلزام للطرف الموكل بتنفيذها ولا يحاسب عليها، ولكنها تأخذ طابع التحبيذ والتفضيل.
• الحيثيات : هي عبارة عن عرض تمهيدي ومقدمة تسبق القرار وتوضح فيه الأسباب والظروف التي أدت إلى اتخاذ هذا القرار ( حيث أن ... وبما أن ... الخ ).
‏وتتخذ القرارات بالتصويت إما بالموافقة أو الاعتراض أو الامتناع عن التصويت ويكون التصويت أما سرياً بتوزيع الأوراق أو علنياً برفع الأيدي أو بالنداء بالإسم، حيث تتخذ القرارات بالأغلبية ( الأكثرية ) إلا إذا نصت اللائحة على الأغلبية الخاصة لاتخاذ قرار معين، وتكون الآلية بأن يطلب رئيس الجلسة عضوين مؤيدين وآخرين معارضين للقرار ثم يسمح للمؤيد والمعارض بالحديث بالتناوب وشرح وجهة نظرهم من القرار قبل التصويت أما الامتناع عن التصويت فهو ببساطة عدم التصويت على نقطة من النقاط المثارة ويسمى في بعض المنظمات الاستنكاف.
‏وإذا تم إقرار المقترح برجوح عدد المؤيدين على المعارضين فيسمح لأي من المعارضين بتسجيل وتوثيق تحفظهم في المحضر والتحفظ هي عملية استنكار للقضية أو الممارسة المطروحة ويكتب التحفظ كاملاً في محضر الجلسات ولا يجوز التصويت عليه.

9 ‏. مقرر الاجتماع والمحضر:
‏تضيع كثير من قرارات وتوصيات المنظمات النقابية بسبب عدم معرفة مقرر الاجتماع أو أمين السر بكيفية كتابة المحضر، كما نجد أن كثيراً من المحاضر تحوي اختصاراً مخلاً أو إسهاباً مملاً، لذا نورد في هذا الفصل المهام الأساسية للمقرر وبعض النصائح في صياغة المحضر حتى يقوم بأداء عمله على الوجه الأكمل، فيحفظ النقابة من ضياع النقاشات والتوصيات ويقيها شر الاختلافات في أمور إقرارها..
‏أ. مهام مقرر الاجتماع :
• مهمة المقرر لا تنحصر في كتابة المحاضر، بل تتعداها إلى معرفة تاريخ المنظمة وأنشطتها وقراراتها وتوصياتها السابقة، فيستطيع بهذه المعرفة أن يوجه خط سير النقابة إلى ما فيه مصلحتها وتتحقق هذه المعرفة للمقرر من خلال السجلات والمحاضر التي يطلع عليها.
• كما أنه من مهمته أيضا معرفة قوانين النقابة، فيرشد الرئيس في حالة الإخلال بها من قبل المجتمعين.
• لا بد أن يكون لديه القدرة على كتابة المحاضر وإن لم يكن لديه فيكتسبها باسترشاد الخبراء أو بالممارسة.
• يجب أن يكون المقرر مستعداً، فالاجتماعات تحتاج إلى أوراق وأقلام وملفات ومحاضر سابقة وتقارير وأي مستندات لها علاقة بالنقاش، ويتأكد من ترتيب كل هذه الأوراق ترتيباً يعينه على سرعة إخراجها وعدم تعطيل الاجتماع .
• يجب أن يكون جدول الأعمال الذي سيناقشه الحاضرون واضحاً ومرتباً ترتيباً جيداً ويتأكد من توفر نسخ كافية لتوزيعها على جميع الحاضرين .
• يتأكد المقرر من أن أول ما سيناقش هو النقاط المعلقة من الجلسة السابقة، فيجعلها في المقدمة ويبين أنها معلقة من جلسة سابقة، ثم يكتب النقاط الجديدة ويكتب أعلاها عنوان "أمور مستجدة" أو ما شابه ذلك .
• يتذكر دائماً أن من الأمور المعلقة كل ما تم تحويله إلى لجنة وكذلك أي أمر لم يناقش أو نوقش وأجل اتخاذ قرار بشأنه .
• يجب أن يكون المحضر السابق مطبوعاً أو مكتوباً بخط واضح ويجب أن يزود كل عضو بنسخة منه .

ب . محضر الاجتماع :
‏محضر الاجتماع عبارة عن تقرير يكتبه المقرر ( أمين السر ) ويوضح كل ما يتعلق بالجلسة من حيث موعد انعقادها ومكانها والحضور والغياب وجدول الأعمال والقرارات والتوصيات والحيثيات والاعتراضات والنقاش وموعد اختتام الجلسة، ‏ولا يعد محضر الجلسة سجل رسمي للأعمال والقرارات فحسب بل هو أيضاً وسيلة لتوثيق المعلومات عن مختلف اللجان والأعضاء العاملين، ‏وتكون مسئولية كتابة المحضر لأمين السر إلا أنه يجب لرئيس الاجتماع أن يتأكد من دقة المحضر وشموله.
‏وليس المحضر كالمضبطة، فالمضبطة هي تدوين لكل النقاش والآراء المطروحة وإن كانت صغيرة أو خارجة للموضوع فهي شريط تسجيلي ولكن مكتوب للجلسة أما المحضر فيكتفى به بذكر الآراء ‏والنقاش العام إذا لزم الأمر ويتم التركيز على الاقتراحات ونتائج التصويت والتحفظات والقرارات، ويفضل أن يشتمل محضر الاجتماع على الآتي :

• يبدأ المحضر بذكر نوع الاجتماع عادي أم استثنائي ورقمه وتاريخ انعقاده ‏ومكانه واسم اللجنة أو الهيئة المجتمعة، ويذكر من الذي ترأس الاجتماع .
• ثم تذكر قائمة بأسماء الحاضرين ومنصب كل منهم وكذلك الغائبين والمعتذرين ومنصب كل منهم .
• ثم يذكر في التقرير كل نقطة ناقشها المجتمعون وأهم النقاشات والقرارات التي اتخذت بشأن كل منها، وتكون النقاط مرتبة في المحضر حسب ترتيب مناقشتها.
• أول نقاط مناقشة هي "الموافقة على المحضر السابق" ويذكر في المحضر الجديد ما إذا كان المجتمعون قد وافقوا أو عدلوا المحضر السابق، ويقوم المقرر بإجراء التعديلات في المحضر الرسمي الذي يحتفظ به، ويوقع على المحضر بأنه عدل بتاريخ كذا ... كما يجب ذكر التعديلات في المحضر الجديد.
• إذا كانت هناك تقارير مقدمة إلى الاجتماع من قبل اللجان أو الأعضاء، يقوم المقرر بالإشارة إلى التقرير المرفق بالمحضر دون أن يسجل ما ورد في التقرير ويكتفي بكلمة "التقرير مرفق".
• يستخدم في المحضر صيغة الماضي.
• يجب أن يكون لكل بند في جدول الأعمال عنوان كي يمكن الفصل بين البنود وللتسهيل على القارئ معرفة مكان كل موضوع.
• يكتب كل اقتراح مقدم بصورة دقيقة كما ورد بنص كلماته، لذا فإن على رئيس الجلسة أن يطلب من كل شخص يتقدم باقتراح أن يكتبه بالتفصيل.
• عند تسجيل أي بند لا تتم صياغة تقرير مفصل حول كل متحدث وما قاله كل مشارك، بل يتم الاكتفاء بصياغة تقديم بخلاصة الآراء المؤيده والمعارضة ما لم يقتضي الاجتماع خلاف ذلك.
• يجب تدوين نتائج التصويت بالموافقة أو الرفض أو الامتناع بذكر عدد كل منهم كما يجب أن يذكر في المحضر جميع المقترحات الرئيسية سواء ووفق عليها أم رفضت ولا تذكر عادة المقترحات التي سحبت.
• يجب مراعاة الدقة أيضاً والوضوح عند كتابة قرارات الاجتماع، حيث يجب أن تضم صياغة المقترح في المحضر على نص القرار بشكل واضح وعلى من تقع مسئولية تنفيذه، ‏ومتابعته إضافة إلى المواعيد النهائية للتنفيذ.
• يجب الإشارة إلى القرارات والإجراءات التنفيذية بالأحرف العريضة أو وضع خط تحتها أثناء الطباعة أو طباعتها بعامود منفصل.
• يجب أن يراجع الرئيس مسودة ‏الاجتماع بدقة قبل توزيع المحضر لإقراره في الاجتماع اللاحق.