الوحدة  الثالثة

تحليل وتوصيف الوظائف

أولاً - الفرق بين تحليل وتوصيف الوظيفة :

تحليل الوظيفة :

التعرف على ما تؤديه الوظيفة وطرق الأداء والنماذج التي تستخدمها وظروف الأداء ومستوى الأداء المطلوب ، بهدف الوقوف على الخصائص والصفات المميزة لكل وظيفة عن الوظائف الأخرى .

إن نجاح عملية تحليل الـــوظائف يتوقف على مدى تــوافر البيانات والمعلومات عما يلي :

<!--طبيعة العمل ودرجة اختلاف الواجبات والمهام.

<!--مدى الإشراف الذي يزاوله شاغل الوظيفة على أعمال الآخرين.

<!-- مدى ونوع الإشراف والرقابة الذي تخضع له الوظيفة .

<!--ظروف العمل وطبيعة الاتصالات والعلاقات .

<!--طبيعة ونطاق القرارات وأهميتها .

<!--حجم المسئولية التي تقع على الوظيفة.

توصيف الوظيفة :

عبارة عن كشف يوضح واجبات ومسئوليات وظروف العمل المحيطة بالوظيفة والشروط الواجب توافرها في شاغل الوظيفة والتي تتعلق بالمؤهل العلمي والخبرة والتدريب والمهارات الذهنية والفنية .

ويعتبر التوصيف هو الناتج الأول لعملية التحليل ، وهو يجمع البيانات والمعلومات عن الوظائف وليس عن الموظفين شاغليها ، كما انه لا يوجد ما يسمى بإعادة التوصيف لأن إدخال أي تعديلات على المحتوى الأساسي للوظيفة أو تعديلات في شروط شغلها يعنى أنه لابد من توصيفها من جديد.

ثانياً - مجالات الاستفادة من عملية توصيف الوظائف:   

يعتبر التحليل والتوصيف للوظائف هو الأساس العلمي والموضوعي لرسم سياسات واستراتيجيات إدارة الموارد البشرية ، حيث تستفيد به في المجالات التالية :

<!--تخطيط احتياجات المنظمة من المورد البشري : تحليل وتوصيف الوظائف هو المرجع الاساسى لمخطط القوى العاملة ففي ضوئه يستطيع تحديد احتياجاتة من المورد البشرى كما ونوعا

<!--رسم سياسات الاختيار والتعيين : تحليل وتوصيف الوظائف توفر المعلومات عن الوظيفة والشروط الواجب توافرها في شاغل الوظيفة ويساهم ذلك في اختيار وشغل الوظائف بالكفاءات التي تتناسب مع طبيعة الأعمال وحجم المسئوليات 

<!--رسم سياسة التدريب والتنمية : لا يمكن تحديد الاحتياجات التدريبية إلا من خلال معرفة الأعمال والمسئوليات التي تتطلبها الوظيفة وبالتالي تحديد المهارات التي يجب تنميتها لدى المورد البشرى

<!--تحديد سياسة عادلة للأجور : يوفر تحليل وتوصيف الوظائف المعلومات والبيانات عن الوظيفة وبالتالي تساهم في التقييم السليم للوظائف ومن ثم عدالة الأجور

<!--وضع سياسة سليمة للترقية :  وبالتالي تحديد سلم الترقي للموظف خلال حياته الوظيفية ( تحديد المسار الوظيفي المستقبلي )

<!--قياس كفاءة العاملين : يساعد تحليل وتوصيف الوظائف في توفير المعلومات التي تساعد في تحديد معدلات الأداء النمطية التي تستخدم كأساس لتقييم الأداء

<!--تحديد المسميات الوظيفية : ضمان توافر مسميات موحدة للوظائف المتماثلة في المهام والمسئوليات ، والمؤهلات التي يجب توافرها في شاغلها وبالتالي ضمان اتساق المسمى الوظيفي مع محتويات الوظيفة.

<!--تدعيم العلاقات الإنسانية بين الإدارة والعاملين :  حيث يساهم في وضع سياسات إدارية على أسس واضحة وعادلة مما يؤدى لتقارب وجهات النظر بين الإدارة والعاملين وتدعيم العلاقات الإنسانية وزيادة الولاء والانتماء للمنظمة .

ثالثاً - خطوات تحليل الوظائف:

1.                  الحصر المبدئي لأنواع الوظائف الموجودة في المشروع .<!--[if !supportLists]-->

<!--تحديد أسلوب الدراسة ( نقل خبرة شركة مماثلة / الترجمة من المجلدات المنشورة/ استقصاء العاملين أو الرؤساء / الدراسة  الميدانية) .

<!--اختيار الباحثين وتقديمهم للإدارة : بحيث يكون لديهم خبرة بعملية تحليل الوظائف والإلمام الكامل بنشاط المنظمة .

4.                  تحديد أنواع البيانات المطلوب جمعها : وهى تتضمن معلومات عن الوظيفة ، والأعمال التي يقوم بها شاغلها ، والوظائف التي تشرف عليها والعلاقة مع الوظائف الأخرى ، والأدوات أو التكنولوجيا المستخدمة ، والظروف المحيطة بالوظيفة ...الخ

<!--تصميم قوائم جمع المعلومات .ويراعى فيها شمولها على كافة الأسئلة التي تعطى البيانات المطلوبة وان تكون سهلة وواضحة ومفهومة.

<!--تجميع ومراجعة البيانات .

<!--تحليل الوظائف : أي وضع تحليل تفصيلي لكل وظيفة يشتمل على ما يلي : الأعباء التي تفرضها طبيعة العمل ، الجهد المبذول لإنجاز العمل ، تحديد المسئولية عن هذا العمل ، ظروف العمل المحيطة .

<!--إعداد كشوف التوصيف :  ويحتوى الكشف على ما يلي : بيانات عامة عن التوظيف / الأعمال التي تقوم بها الوظيفة  / مسئولية الوظيفة / الظروف المحيطة بالوظيفة  / نوع الجهد المطلوب / الشروط الواجب توافرها فيمن يشغل الوظيفة.

ويتم إعداد كشف أو بطاقة التوصيف في أى منظمة من خلال عدة طرق :

<!-- مسئول  من إدارة الموارد البشرية بالمنظمة .

<!-- مكاتب استشارية ذات خبرة .

<!-- لجنة من القطاعات المختلفة بالمنظمة.