دليل تدريبي لإدارة الأداء (5)

تقييم الأداء

تعد عملية تقييم الأداء عملية تخمين, تلخيص, وتطوير أداء الموظف في عمله. يجب أن يستلم كل موظف في وظيفة معينة تقييماً مكتوباً للأداء سنوياً على الأقل باستخدام نموذج تقييم الأداء الملائم.

ويجب أي يسبق كتابة التقييم اجتماعاً مع الموظف, وذلك للتزويد بالفرصة للفهم المتبادل حول عملية تقييم. يوجد لدى الموظف الخيار بان يسلّم تقييماً ذاتياً والذي سيعد ضمن مسار تطوير التقييم.

عملية تقييم الأداء هي عبارة عن تلخيص, تقييم, وتطوير أداء الموظف في عمله. يجب أن تقدم إدارة الأداء إن أرادت أن تكون فاعلة وبناء كل الجهود اللازمة الحصول على معلومات موضوعية بقدر الإمكان صل أداء الموظف.

 والخطوات التالية هي خطوات مهمة لعملية تقييم الأداء:

التحضـير

 يستغرق عادة تقييم الأداء لعمل موظف ما سنة واحدة تبدأ من نهاية فترة الاختبار أو قبل دورة الجدارة. ولذلك يجب البدء بالتحضير للتقييم قبل ذلك الموعد, وتشمل عملية التحضير المراجعة وجمع المعلومات, وعقد لقاء أولي مع الموظف, وتحضير الموظف لتقييم ذاتي. ونقترح هنا الخطوات التالية:

قبل الاجتماع بالموظف, راجع وصف عمله. راجع ملاحظاتك والتقييم السابق للأداء. احصل على التغذية الراجعة للأداء من الأشخاص الذين عمل الموظف معهم سابقاً (بما في ذلك التقارير المباشرة إن كانت متوفرة). حدد وكن جاهزاً بأية معلومات داعمة.

لا يتوجب عليك أن تبدأ بتوثيق مواصفات الأداء (أو حتى التعامل مع مشكلاته) في مرحلة تقييم الأداء.

عادة لا تظهر مشكلات خلال التقييم الذي لم تناقشه مع الموظف خلال دورة المراجعة.

إذا قام الموظف بتقديم تقارير لأكثر من مدير أداء خلال دورة المراجعة فإنه من الملائم أن تستشير مدراء الأداء الآخرين عن المعلومات لكي تضيفها للتقييم. قبل أن تضع أية معلومة في التقييم تشير إلى وجود مشكلة ما في  الأداء, اسأل مدير الأداء السابق إن كان قد ناقشها مع  الموظف أم لا.

1.    أعطِ الموظف (تنبيه) مسبق قبل تقييم الأداء حتى يتمكن من المراجعة والتحضير.

2.  أقم اجتماعاً مع الموظف ولكن أبقه سرياً. يجب أن يتم اللقاء الأول بالموظف قبل أن تكتب أو ترسل التقييم الرسمي للأداء.

3.  وضح خلال هذا الاجتماع ما الذي سيحدث خلال عملية التقييم وراجع شكل نموذج تقييم الأداء الذي تستخدمه. قم بذلك حتى وإن كنت قد قيّمت أداء الموظف في الماضي. راجع مع الموظف فرص عمله. ناقش وقرر الأعمال المهمة والأدوات الاستراتيجية (التي تعد من مسؤوليات الموظف) التي يجب تقييمها خلال هذه الفترة. قد لا تكون بعض هذه المهام ذات دور مهم لدى الموظف خلال فترة التقييم وبذلك لا يكون التقييم لهذه الأمور ضرورياً أو بتلك الأهمية.

4.    أنهي الاجتماع بتحديد موعد لاجتماع آخر.

5.   اطلب من الموظف تحضير تقييماً مكتوباً. 

6.   قد يستخدم التقييم الذاتي كأساس للمناقشة خلال عملية التقييم الرسمية, 

7.    لديك الخيار الأول أن تستلم التقييم الذاتي وهو أن تستلم التقييم الذاتي في وقت مراجعة مسودتك مع الموظف وذلك بهدف المقارنة, وبعد مناقشتها مع الموظف يمكنك أن تستخدم دائرتك. تعد عملية التقييم الذاتي أداة قيّمة لأنه من خلالها يتم الكشف عن رأي الموظف حول أدائه, كما أنه يساعد في التعرف على الاهتمامات المتعلقة بأهداف وأوليات تطوير المهنة.

8. يجب أن يستلم كل موظف في عمله على تقييم مكتوباً لأدائه سنوياً على الأقل باستخدام النموذج الرسمي الملائم.

الكتـابة

تشمل مرحلة كتابة تقييم الأداء إكمال التعبئة لنماذج تقييم الأداء التي تستخدمها, وكتابة التعليقات المساندة. اعتمد في كتابة تقييم الأداء, ولكل وظيفة ضرورية, أو مهمة, أو هدف سنوي أو استراتيجي يجب تقييمها على ثلاثة أسئلة:

1.         ما هي درجة المقارنة بين مستوى الأداء ومعايير الأداء لهذه الوظيفة أو المهمة أو الهدف؟

2.         كيف تعزز مستوى الأداء؟ ماذا كان الموظف يعمل؟ ماذا تظهر التقارير التحليلية أو نتائج العمل؟

3.         ما هي النتائج؟ وما هي تأثيرات الأداء؟

التسليـــم

يساهم تخطيط اجتماع تقييم الأداء في نجاح العملية. ونطرح هنا بعض الإرشادات التي ستساعدك في تحقيق الأهداف للاجتماع الرسمي لتقييم الأداء.

1.    راجع تقييمك لأداء الموظف قبل الاجتماع. راجع ملاحظاتك حول السنة الماضية والدليل الذي يسند النسبة التي قدمتها.

2.    خطط لمناقشتك. تشتمل المناقشة على:

3.  مراجعة, مناقشة, والتركيز على الفهم للوظائف المهمة الموجودة في وصف العمل, الأهداف السنوية ومعايير أداء العمل.

4.    التعرف على نقاط القوة والإنجازات.

5.    التشديد على الوظائف التي تحتاج لتطوير وتأسيس اتفاقيات حول كيفية تحقيق هذه التحسينات.

6.  تحديد المناطق التي تحتاج إلى التعليم والتدريب وأية فرص للتطوير واستراتيجية تطوير المهارات, والمعرفة والقدرات. ناقش عملية الفهم والموافقة على الخطوات التي سيتخذها الموظف لتحقيق تطور ذاتي في الأهداف, وأيضاً كيف ستساعده أنت أو الدائرة.

7.    خطط لمقابلة الموظف بشكل شخصي.

8.    راجع معه بحذر عند اللقاء تقييمه الذاتي وناقش أماكن الاتفاق والخلاف.

9.  راجع مسودتك لنموذج تقييم الأداء والتعليقات المساندة مع الموظف. ناقش نقاط قوة الموظف أولاً بالتفصيل في كل نقطة. هذا سيدخل نبرة إيجابية للبدء بالنقاش.

10.  تحدث عن نقاط تمت مناقشتها سابقاً وتحتاج لتحسين. اطلب من الموظف تقديم أية اقتراحات حول كيفية تطويره للأداء. قدّم آراءك واقتراحاتك للتحسين أيضاً.

11.  وانتبه إن ظهر أي شيء في تقييم لموظف الذاتي قد يلقي بالضوء على تقييمك, وكن مستعداً لتعديل اقتراحاتك إن كان ذلك مناسباً.

12.  أظهر اهتمامك لتقدم موظفك ورغبتك في إكمال المناقشة في أي وقت لاحق. أنهي الاقتراحات بعد أن تنتهي من الحديث عن جميع النقاط ويمكن للموظف أن يقدم معلوماته.

13.  إن كنت ستقوم ببعض التغيرات, ناقش هذه التغييرات واتفق على موعد تكون فيه المسودة النهائية جاهزة ويتم التوقيع على التقييم.

الإنتـاج:

يجب أن يُعطى نسخة من تقييم الأداء النهائي للموظف لوضعه في سجله. ويمكنه أن يستخدمه كإرشاد لتحسين الأداء ولتطوير الخبرات.

 من المفترض أن تكون وظيفة عملية تقييم الأداء هي تكسير الحواجز والصعوبات والتوجه نحو الاتصال المفتوح, وخلق جو يسمح المضي في نقاشات الأداء. يناقش مدير الأداء خلال فترة المراجعة الجديدة أداء الموظف على أسس متغيرة حتى وقت التقييم الكتابي القادم. هذا الاتصال هو جزء من عملية المضي في الملاحظة والتغذية الراجعة.

وبمرور الوقت في كتابة تقييم الأداء سيتكون لديك المصادر التي تحتاجها لتأدية عمل فاعل. وسوف يكون لديك وصف للعمل واضح وصحيح ومعايير للأداء في مكانها. وبذلك ستكون لديك أسس مساندة لتقييم نفسك بنفسك. ستكون أيضاً قد وثقت أداء الموظف معطياً تغذية راجعة وواضحة حول الأداء خلال فترة التقييم بأكملها. وستوفر الموظف بفرص تحسين الأداء عند الحاجة. لن يكون هناك أية مفاجآت بشأن مشكلات الأداء, ففي وقت تقييم الأداء سنناقش مع الموظف ما ستتضمنه العملية وعندها سوف تتطلب معلومات الموظف.