دليل تدريبي لإدارة الأداء (3)

خطوط إرشادية لمعايير الأداء.

أبق في ذهنك الإرشادات التالية عند كتابة معايير الأداء:

1.    معايير الأداء يجب أن تكون متعلقة بعمل الموظف ومتطلبات العمل.

2.    يجب أن تكون أنظمة تقريرك ملائمة لقياس كمية من المعلومات تضعها في قائمة.

3.  المقاييس القابلة للقياس لا يمكن تطبيقها على جميع الوظائف. صف بشكل واضح خصائص نوعية الأداء التي يمكن قياسها والتي يمكن أن تلبي التوقعات أو تفوقها.

4.  إنجاز أهداف المنظمة يجب أن يكون ضمن العمل في موضع مناسب, مثل التحكم بالتكلفة, التحسين الفاعل, الإنتاجية, إكمال المشروع, إنها العملية, أو الخدمة العامة.

التأكد من المعايير.

بعد كتابتك لمعاييرك الأداء, تفحصها من خلال الأسئلة المطروحة هنا:

1.    هل المعايير واقعية؟

يجب أن تكون المعايير واقعية وممكن تحقيقها وثابتة أمام ما يتطلبه تنفيذ العمل, وتقدم معايير الأداء الحد الأدنى المقبول الأداء لجميع الموظفين في كل الوظائف.

2.     هل المعايير محددة؟

فيجب أن تدل المعايير الموظف إلى طبيعة عمله والنتائج الواجب.

3.     هل المعايير مبينة على معلومات مُقاسه, الملاحظة, أومعلومات ثابتة؟

الكفاءة يمكن أن تقاس وفقاً للوقت المحدد, التكلفة والكمية والنوعية.

4.     هل تتماشى المعايير مع الأهداف التنظيمية؟

تربط المعايير أداء الأفراد (فريق العمل) بالنسبة لأهداف المنظمة ويجب أن تتماشى مع هذه الأهداف.

5.     هل المعايير واضحة ومفهومة؟

يتم تقييم الموظفين على أساس المعايير التي تخدمهم. ولذلك يجب أن تكون لغة المعايير من لغة العمل.

6.     هل المعايير حركية؟

من حيث كونها أهداف تنظيمية, تكنولوجية العمليات أو تغيير الخبرات, يجب تنمية المعايير.

الملاحظة والتغذية الراجعة

يجب أن تكون ملاحظة الأداء وتوفير التغذية الراجعة حولها عملاً روتينياً لعملية إدارة الأداء. يجب أن تعتمد التغذية الراجعة على العمل المراقب أو التصرفات المتعلقة بها أو الأعمال أو البيانات والنتائج. ويطلق على هذه التغذية الراجعة السلوكية. وتساعد التغذية الراجعة الفاعلة الموظف على القيام بأداء جيد, وتطوير مهارات جديدة وتحسين الأداء متى كان ذلك ضرورياً.

يجب أن تكون مراقبة أداء الموظفين وتوفير التغذية الراجعة حول ما تراه عملاً روتينياً وجزءاً من الطريقة التي تدير بها الموظفين. وتكون التغذية الراجعة فعّالة أكثر في دعم وتحسين أداء العمل عندما يكون لدى الموظف الثقة الكافية في أسس تلك التغذية الراجعة. وبالنسبة لك كمدير للأداء سوف تكون لديك ثقة أكبر عندما تقدم تغذية راجعة قائمة على معلومات يمكنك دعمها.

مراقبة أداء الموظفين

تتضمن المراقبة من منطلق إدارة الأداء حقائق معينة وأحداث أو تصرفات متعلقة لعمل الأداء ونتائجه. وتعد الملاحظات والمعلومات الأساسية التي تبنى عليها التغذية الراجعة الفاعلة للأداء. والهدف من مراقبة سلوك الموظفين ونتائج أداء العمل هو التعريف بها ووصفها وذلك من أجل مساعدة الموظف لكي يكون ناجحاً ويستمر في تطوير مهاراته ومعرفته.

تؤثر التغذية الراجعة التي تعتمد على ملاحظة أو المعلومات المدققة بشكل أكبر على سلوك الموظف من التغذية الراجعة التي لا يمكن دعمها بمعلومات أولية. لا يمكن مراقبة الموظفين أثناء عملهم دائماً, ولكن يجب عليك أن تحدد أوقات معينة تراقب فيها أداءهم خلال يوم العمل. وبهذه الطريقة يمكنك أن توفر فرصاً تفهم من خلالها ما يفعله الموظف, والتحدث معه وتلقي المعلومات الراجعة منه, وبهذا يمكنك أن ترى الموظفون يؤدون واجبهم بأفضل طريقة ويعرفون الطرق التي من خلالها يمكنهم أن يحسنوا أداءهم.

7.    عندما لا تتمكن من التواجد لمراقبة الأداء

عندما لا تتمكن من التواجد لمراقبة أداء الموظفين, تأكد من وجود عمليات بديلة تستطيع من خلالها أن تعلم ماذا يفعل الموظف. ولكن يجب أن تكون هذه العمليات مفتوحة, عادلة, ويفهمها الجميع. وقد تشمل الخيارات للحصول على معلومات حول الأداء أثناء غيابك الأمور التالية وذلك على سبيل المثال وليس الحصر:

1.    تقييم عمل الموظف وما ينتجه.

2.    الالتقاء الروتيني بالموظف على أن يشتمل على نقاشات حول الأداء.

3.    المراجعة الدورية ومناقشة الموظف حول معايير الأداء لوظيفته وتوقعاتك.

4.    اطلب من الموظف تقديم تقارير دورية وشاركهم في مناقشاتها.

5.    الحصول على المعلومات (التغذية الراجعة) من الفئات المستهدفة

6.    وإن أمكن بالكتابة.

7.    قم بعمل بعض المكالمات الهاتفية أو التفقدات الصغيرة.

8.    اطلب من شخص ملائم يتواجد يومياً ليعمل كقائد للعمل أو

9.    إعطاء ذلك الشخص الصلاحية ليعمل بدلاً عنك وتأكد من

10.     استيعاب الجميع لدور ذلك الموظف.

11.    اعمل نقاط تفقدية روتينية للموظف خلال عمله.

12.  اطلب تقييمات سرية حول أداء الموظفين من مسؤوليهم (أو التقرير مباشر من المراقبين). يجب أن تفهم هذه العملية بشكل واضح من الجميع وتطبق بالتالي على الجميع بالعدل.

بشكل عام لا تنتظر حتى موعد جلسة تقييم الأداء الرسمية لكي تقدم المعلومات الراجعة حول مشكلات الأداء. وعادة ما تكون مشكلات الأداء التي تطرح في جلسة تقييم الأداء قد تم مناقشتها مع الموظف