طبيعة ونوعية البيانات ومصادرها

يرتبط بتحديد الاحتياجات من المعلومات تحديد طبيعة البيانات ونوعيتها، ومن هذا الجانب يمكن تقسيم البيانات اللازمة لتوفير هذه المعلومات إلى:

البيانات الأولية (الثانوية):

وهى البيانات التى تجمع خصيصا لغرض اتخاذ القرار، والتى عالباً ما تستهلك وقتا طويلاً وجهوداً بشرية كبيرة وتكاليف باهظة للحصول عليها، إلى جانب عدم قابليتها للتعميم، وبالتالى فهى محدودة الفائدة ومقصورة على الغرض الذى جمعت من اجله فقط.

وتتميز البيانات الأولية عن غيرها من الأنواع الأخرى بأنها تتصل بالمشكلة مباشرة ، مما يوفر على متخذ القرار الوقت والجهد ويطمئنه إلى مصادرها والثقة فيها نتيجة ثقته فيمن يكلفهم بجمعها وتوصيلها إليه.

وتستخدم هذه البيانات لأغراض متعددة مثل التخطيط والتقييم والرقابة.

البيانات الكمية:-

وهى بيانات رياضية وإحصائية تبرز علاقات محددة من عدة من العوامل أو المتغيرات، وتتميز بالدقة والثقة.

البيانات النوعية:

وهى تتضمن أحكاماً أو تقديرات غير محددة بأرقام ولذا فهى أقل دقة وثقة من سابقتها، لأنها تتضمن التحيز ونقص الموضوعية.

أراء الخبراء والمستشارون:

وتتضمن الاقتراخات والتوصيات والاستشارات التى يقدمها هؤلاء لمتخذ القرار حول إيجاد حلول للمشكلة محل القرار، والتى تساهم إلى حد بعيد فى إلقاء المزيد من الضوء على المشكلة، من خلال تحديد الحقائق المتعلقة بها وربطها ببعضها، وبيان ضرورتها تمهيداً للوصول إلى البديل الذى يحقق الهدف.

إلا أن سلامة الأراء التى تقدمها الوحدات الاستشارية وفائدتها فى تحليل المشكلة يتوقف على ما يتمتع به خبراء هذه الوحدات من قدرات، كالمعرفة وسلامة النهج والحكمة وحسن تقدير الأمور والعدالة والموضوعية وإنكار الذات، لذلك من الأمور الهامة لمتخذ القرار أن يحدد كيف؟ ومتى؟ وتحت أى ظروف يمكن الاستعانة بخبرات الاستشاريين ليضعوا معلوماتهم وأرائهم الخاصة بالمشكلة محل القرار تحت تصرفه، دون أن يكون ذلك بدافع استخدامهم للسلطة ولكن بدافع التسهيل بواسطة الإقناع.

وبعد تحديد طبيعة ونوعية البيانات اللازمة لتوفير المعلومات يكون من الضرورى تحديد مصادر الحصول عليها،

ويمكن حصر تلك المصادر فيما يلى:-

المصادر الداخلية:-

جيث يمكن الحصول على البيانات من السجلات الداخلية بالوحدة الاقتصادية والدفاتر والمستندات والتقارير ومحاضر الجلسات والمذكرات والخطابات المتبادلة بين الإدارات، بالاضافة إلى انه يمكن تجميع البيانات عن طريق مقابلة المديرين والأشخاص المسئولين بمختلف الإدارات، ودراسة نظم المراقبة الداخلية وعمل قائمة استقصاء داخلية لاستطلاع رأى العاملين بالوحدة الاقتصادية.

المصادر الخارجية:-

جيث يمكن الحصول على البيانات من العملاء والموردين ورجال الأعمال المتعاملين مع الوحدة الاقتصادية، وكذلك البنوك والهيئات والأجهزة الحكومية، بالاضافة إلى المطبوعات والنشرات الاقتصادية والجرائد اليومية والمجلات والقوانين واللوائح الصادرة.

 أمانى إسماعيل