رسائل البريد الإليكتروني ضخمة الحجم:

يمكنك إنشاء قائمة بريدية خاصة بك

إنشاء قوائم البريد الإليكتروني:

قد لا تكتفي بمرور الوقت بالمشاركة في قوائم البريد الإليكتروني، وترغب في إنشاء واحدة بنفسك. فقد لا تتناول القوائم الموجودة اهتماماتك أو اهتمامات شركتك بالشكل الكافي أو قد ترغب في تدعيم أحد منتجاتك أو توزيع معلومات عن شركتك قد يرغب الكثيرون في الإطلاع عليها. في أي من هذه الأحوال، سوف تفي قائمة بريد إليكتروني خاصة بك بالغرض سواء أكانت قائمة مناقشة أم إعلان أم نشرة إخبارية.

تحذير:
تتطلب قوائم البريد الإليكتروني وقتاً هائلاً للتعامل معها؛ فالعديد من منسقي قوائم البريد الإليكتروني يخصصون عدة ساعات يومياً لإلقاء نظرة على الرسائل، هذا بخلاف المهام الإدارية الأخرى مثل التعامل مع طلبات الاشتراك غير السليمة. هذا بالإضافة إلى الوقت اللازم لإعداد جهاز وبرنامج وحدة خدمة القائمة – وهو سبب كاف لعدم الإقدام على إدارة المهام الفنية بنفسك، كما يأتي الحديث عنه فيما بعد. ومن ثم فقبل أن تقدم على إنشاء قائمة خاصة بك تأكد من أن لديك الوقت الكافي لإدارتها بنجاح.

جمع عناوين البريد الإليكتروني:

تتمثل الوسيلة الشرعية الوحيدة لإنشاء قائمة خاصة بالبريد الإليكتروني في إعطاء مستخدمي الإنترنت الفرصة للاشتراك من خلال نموذج أو استمارة متاحة على موقع الويب الخاص بك.

وفي إمكانك جمع عناوين البريد الإليكتروني بسهولة ويسر من خلال نموذج صغير على الصفحة الرئيسية لموقعك يمكن للعملاء إرسال عناوين البريد الإليكتروني الخاصة بهم من خلاله لإدراجها في قائمة المراسلات الخاصة بك، وقد تحتاج إلى سؤال هؤلاء العملاء عن معلومات أخرى أيضاً، لكن احرص على أن يكون النموذج قصيراً بقدر الإمكان، ولا تسأل عن عناوين أو أرقام تليفونات.

إن تجميع عناوين البريد الإليكتروني هي الوسيلة التي يمكنك من خلالها إرسال رسائل البريد الإليكتروني الضخمة إلى قائمة من الأشخاص الذين لم يقوموا على وجه التحديد بطلب إرسالها إليهم. ومن المتوقع أن يلغي هؤلاء الأشخاص المدرجين في هذه القائمة اشتراكهم إذا كانوا لا يرغبون في استقبال المزيد من رسائل البريد الإليكتروني من المصدر. رسائل البريد الإليكتروني التي لم يتم طلبها.

لعل هناك الملايين من رسائل البريد الإليكتروني التي لا يتم طلبها والتي ترسل كل يوم، وإذا نظرنا إلى الموضوع بصفة شخصية، سنجد أن كلاً منا يستقبل أكثر من عشرين رسالة من هذه النوعية يومياً. ويتم إرسال معظم هذه الرسائل من مواقع الويب الترفيهية أو المواقع التي تغري مستخدمي الإنترنت بأحلام الثراء السريع والحصول على أجسام رشيقة ومثالية في وقت قصير.

ومن ناحية أخرى، فإن الشركات التي تقوم بإرسال هذه النوعية من رسائل البريد الإليكتروني تشتري قوائم المراسلات من الشركات الأخرى التي تقوم بتجميع قوائم من عناوين البريد الإليكتروني وتقوم بتصنيفها حسب الاهتمامات. وتقوم هذه الشركات من جانبها ببيع القوائم الخاصة بها إلى شركات أخرى وهكذا. وتتمثل المحصلة الإجمالية في رسائل بريد إليكتروني غير مطلوبة يتم إرسالها إلى أشخاص غير مهتمين بالمنتجات التي يتم الترويج لها.

مزايا إنشاء قائمة بريد إليكتروني:

تتحقق مزايا متعددة من إنشاء قائمة بريد إليكتروني قد تفوق مزايا الاشتراك في قائمة موجودة بالفعل:

1- التركيز على الهدف:

التركيز على الهدف ضروري عند إنشاء القائمة

2- سهولة نقل المعلومات:

لاشك أن وصول رسالتك إلى الآخرين من خلال البريد الإليكتروني يعد وسيلة تسويقية أكثر فاعلية من تركهم يبحثون عنها على موقعك على الويب.

3- تكوين مجتمع عبر الإنترنت:

تثير قائمة البريد الإليكتروني الجيدة شعوراً بوحدة الهدف بين أعضائها، كما أنها قد تجعل من عملائك رجال تسويق لمنتجك أو الخدمة التي تقدمها خاصة إذا شعروا بأن لهم كلمة مسموعة فيما يتعلق بشئون المنتج، وإذا كنت تشارك في القائمة بصورة إيجابية بصفتك ممثل عن شركتك ومتمرس في التسويق عبر الإنترنت.

4- الدعاية:

إن إنشاء قائمة بريد إليكتروني جيدة وفعالة يجعلك تبدو أنت وشركتك كخبراء في موضوع القائمة، خاصة إذا كانت تنطوي على قدر كبير من المعلومات المهمة.

تحديد نوع القائمة:

بعد أن تقرر إنشاء قائمة بريد إليكتروني وتحدد بشكل مبدئي موضوعها، عليك أن تختار بين نوعين من القوائم: إما قائمة المناقشة أو قائمة الإعلان.

فيما يلي وصف مفصل لكلا النوعين:

1- قوائم المناقشة:

هي قوائم تفاعلية يتناقش من خلالها عملاؤك حول أفضل طريقة لاستخدام منتجك. كما تتناقش الشركة والعملاء من خلالها حول دعم المنتج أو الشركة ونظائرها في العمل حول اتجاهات العمل المختلفة.

فعلى سبيل المثال:
يمكنك إنشاء قائمة لدعم المنتج يتم إدارتها بواسطة منسق للمهتمين بمعرفة كل تفاصيل المنتج منك ومن عملاء آخرين أكثر خبرة. ويمكنك أيضاً إنشاء قائمة تعرض أحدث المعلومات عن أية تطورات تتم في مجال عملك لمعرفة تعقيبات المشتركين على ذلك.

2- قوائم الإعلان:

هي قوائم توجه من خلالها الرسائل من المرسل إلى مجموعة من المستقبلين: ولا يمكن للمستقبلين فيها الرد على الرسائل وإرسال الرد لجميع أعضاء القائمة. ويمكن أن تستخدم الشركة مثل هذه القوائم للإعلان عن ظهور منتج جديد أو وجود عروض خاصة، كما يمكنها أن تعرض فيها أخباراً متعلقة بالشركة أو مجال عملها ككل.

فعلى سبيل المثال:
تستطيع إنشاء قائمة تتضمن نشرات إخبارية وتحليلات فقط وقائمة أخرى تتضمن أسماء عملاء مخصوصين يتم إرسال إخطارات مسبقة إليهم بوجود عروض خاصة أو تخفيضات. كما تستخدم هذه القوائم في إنشاء نشرات إخبارية منتظمة للعملاء الموجودين بالفعل والعملاء المرتقبين. فالنشرة الإخبارية الصادرة عن محل لبيع الآلات الموسيقية، على سبيل المثال، قد تحتوى على معلومات عن منتج جديد وإرشادات من الشركات المنتجة ومن القراء بالإضافة إلى التنويه عن أي تخفيضات قادمة.

وفي حالة ما إذا واجهتك صعوبة في تحديد قائمة المناقشة أو الإعلان الجديدة، فيمكنك الحصول على بعض الأفكار من قوائم أخرى للعاملين في نفس مجالك أو في مجال مشابه. قم بزيارة إحدى آليات البحث عبر قوائم البريد الإليكتروني على الويب واطلع على أوصاف القوائم المختلفة للحصول على بعض الأفكار.

يمكنك أيضاً إنشاء قائمتي مناقشة وإعلان متناظرتين، حيث تقدم قائمة الإعلان معلومات وتتيح قائمة المناقشة فرصة لتحليل المعلومات والتعليق عليها.

يمكن أن تحقق قائمة أو قوائم البريد الإليكتروني الآتي في حالة إنشائها وصيانتها على الوجه الأكمل:

1. تزويد العملاء الأساسين بأحدث المعلومات التي يصعب الحصول عليها من مصادر أخرى.
2. الحد من استخدام النشرات الإخبارية والكتالوجات المطبوعة، مما يوفر من تكاليف الطباعة والبريد التي توجه للاتصال بالعملاء عبر البريد الإليكتروني .
3. إتاحة الفرصة للعملاء للتعاون فيما بينهم بالإجابة عن تساؤلات بعضهم البعض، مما يخفف بعض العبء على قسم خدمة العملاء أو الدعم الفني أو المبيعات.

مثال على كيفية استخدام قوائم البريد الإليكتروني في مكتبة لبيع كتب الخيال العلمي:

1. قائمة الإعلان عن إصدارات جديدة: يتم تحديث هذه القائمة بصورة يومية لتتضمن أحدث إصدارات الكتب التي ظهرت في المكتبة.
2. قائمة مناقشة الإصدارات الجديدة: تشجع هذه القائمة العملاء على عرض رؤيتهم الخاصة ومناقشة مزايا الإصدارات الجديدة.
3. قائمة الإعلان المتعلقة بالمؤلفين: تحتوي هذه القائمة على أخبار الزيارات التي قام بها مؤلفو الكتب للمكتبة.
4. قائمة مناقشة كتب الخيال العلمي: تتضمن هذه القائمة تعليقات المكتبة والمشتركين على أفكار قصص الخيال العلمي المتوقعة في الإصدارات الحديثة.
5. قائمة مناقشة المستقبل: هي قائمة تابعة للمكتبة وإن لم تكن من إنشائها تدور حول انطباع المشتركين عن كيفية تحقيق المستقبل المرغوب.

إعداد وحدة خدمة قائمة البريد الإليكتروني:

عند الحديث عن تشغيل وحدة خدمة قائمة البريد الإليكتروني، يكون هناك ثلاثة خيارات متاحة: تشغيل وحدة الخدمة بنفسك (شرائها)، أو الاعتماد في ذلك على طرف آخر (تأجيرها)، أو الاعتماد على خدمة مجانية.

وفيما يلي هذه الخيارات الثلاثة:

1- الخدمة المجانية:

لقد ظهرت في الفترة الأخيرة شركات متعددة تستضيف قوائم بريد إليكتروني على الويب مجاناً وتتولى مهمة صيانتها بصورة مباشرة. يظهر في مقابل ذلك إعلان نصي في نهاية كل رسالة من رسائل القائمة. يعد هذا الخيار مناسباً عند إنشاء قائمة بريد إليكتروني في البداية، فهو يتيح لك الفرصة للتركيز على محتوى القائمة بدلا من النواحي الفنية، من خدمات قوائم البريد الإليكتروني المجانية E Group التابع لــYahoo www.egroups.com و Topica www.topica.com و ListBot التابع لشركة Microsoft www.listbot.com . تتيح بعض الخدمات خيار عدم ظهور إعلانات في رسائل البريد الإليكتروني مقابل اشتراك شهري أو سنوي بسيط.

2- التأجير:

اتصل بمزود خدمة الإنترنت الذي تتعامل معه أو بطرف آخر، واطلب منه استضافة قائمة البريد الإليكتروني الخاصة بك. يتيح العديد من مزودي خدمة الإنترنت ومطوري برامج وحدات خدمة هذه القوائم والشركات المستضيفة للقوائم على الويب هذه الخدمة مقابل ما يتراوح من خمسة إلى عشرة دولارات شهرياً في البداية (ولكن قد يصل هذا المبلغ إلى مئات الدولارات شهرياً في حالة القوائم التي تحتوي على عناوين قد تصل إلى الآلاف). من الشركات التي تقدم خدمات جيدة في هذا المجال L-Soft و Innovyx و Lyris و SparkList و FloNetwork.

3- الشراء:

يستلزم الشراء إيجاد وحدة الخدمة المناسبة للاستخدام كوحدة خدمة قائمة بريد إليكتروني وتثبيتها على جهازك الشخصي. تتاح أنواع متعددة من برامج وحدات الخدمة للاستخدام على نظم UNIX و Linux و Windows NT/2000 و Windows 95/98 و Macintosh. ولا تنس تقييم الوقت المستغرق في تثبيت وحدة الخدمة ومعرفة كيفية استخدامها وتشغيلها.

إن أفضل وحدة خدمة مستخدمة مع قوائم البريد الإليكتروني هي L-Soft International LISTSERV www.Isoft.com وهي قابلة للاستخدام في نظم VM و OpenVMS و UNIX و Windows NT و Windows 95/98. هناك أيضاً منافسان لهذه الوحدة هما CREN ListProc www.cren.com و Great Circle Associates Majordomo www.greatcircle.com يعملان على نظام UNIX فقط. هناك أيضاً عدد متزايد من منتجات وحدات الخدمة المتاحة العاملة على نظامي Windows و Macintosh ، ولكن قد لا تتوافر لها نفس السمات والإمكانيات الآلية المتاحة على الوحدات العاملة على UNIX.

وينبغي تثبيت وحدات خدمة قوائم البريد الإليكتروني على جهاز كمبيوتر به اتصال مخصص بوحدة خدمة البريد الإليكتروني على الإنترنت. تستطيع تثبيت برنامج وحدة الخدمة على جهاز كمبيوتر شخصي تستخدمه بانتظام للاتصال بمزود خدمة الإنترنت الذي تتعامل معه. ولكن قد تعاني في هذه الحالة من طول فترة تنزيل رسائل البريد الإليكتروني نتيجة قيام برنامج وحدة خدمة القوائم بنقل الرسائل المنتظرة من وإلى وحدة خدمة البريد الإليكتروني.

عليك أن تكون ملماً بخطوات تهيئة وحدة خدمة قوائم البريد الإليكتروني، سواء قمت باستضافتها بنفسك أم قام طرف آخر بذلك.

قم بالخطوات التالية لإعداد قائمة بريد إليكتروني بسيطة تعمل باستخدام LISTSERV على نظام Windows 95/98:

1. قم باستخدام متصفح الويب في LISTSERV For Windows 95 SharewareVersion من موقع L-Soft وعنوانه www.Isoft.com/download . اتبع ارشادات التنزيل في موقع L-Soft للبدء في عملية التنزيل، اتبع تعليمات المتصفح لحفظ الملف (Win 95.zip ) على القرص الصلب وقم بفك ضغط الملف.
2. قم بالنقر نقراً مزدوجاً فوق مجلد Win 95.
3. قم بالنقر نقراً مزدوجاً فوق ملف setup.exe ، يتم تشغيل برنامج إعداد LISTSERV. يحثك InstallShield Wizard على تثبيت البرنامج في دليل جديد يقوم بإنشائه باسم C:/ LISTSERV .
4. إذا لم تكن ترغب في تثبيت البرنامج في الدليل الافتراضي، قم بالنقر فوق Browse واختر دليلاً مختلفاً.
5. انقر فوق OK عندما يتم حثك على إنشاء الدليل، يطلب منك عندئذ الموافقة على إنشاء أيقونة LISTSERV في قائمة Program لنظام Windows 95.
6. انقر فوق OK.
   وبهذا يكون قد تم تثبيت LISTSERV. ويطلب منك بعد ذلك تهيئة LISTSERV للمرة الأولى. تتم عملية التهيئة بتزويد المعلومات التالية في مجموعة من مربعات الحوار:
   
7. اسم جهاز المضيف المتصل بالإنترنت في صيغة listserv.xyz.com. وهذا هو عنوان الإنترنت لوحدة خدمة البريد الإليكتروني.
8. الاسم البديل للجهاز المضيف، في حالة وجوده.
9. الصيغة: الاسم الذي ترغب في ظهوره في الرسائل الصادرة من وحدة خدمة القائمة. أفضل اختيار لهذا الحقل هو اسم شركتك أو الاسم الذي ترغب في تحديده للقائمة، مثل Widgetlist.
10. كلمة مرور لحماية إنشاء قوائم بريد إليكتروني جديدة: تمنع هذه الكلمة من له علم بكيفية استخدام LISTSERV من التلاعب بقوائم البريد الإليكتروني الخاصة بك.
11. عنوان البريد الإليكتروني للشخص المسئول عن وحدة خدمة القائمة.
12. اسم الجهاز الذي يتم من خلاله تسليم البريد الإليكتروني.
13. ما إذا كنت ترغب في تهيئة واجهة استخدام الويب لأرشيفات القائمة والموضع الذي يمكن أن تجده وتخزن فيه الملفات المطلوبة. من الأفضل إنشاء هذه الأرشيفات حتى ترسل المناقشات السابقة بسهولة من قائمة البريد الإليكتروني إلى موقع الويب الخاص بالتسويق.بمجرد إدخال هذه المعلومات تكون عملية التهيئة قد اكتملت.
14. قم بالنقر نقراً مزدوجاً فوق أيقونة LISTSERV ( Main Program ) لتشغيل LISTSERV .

يجب استخدام محرر نص مثل Windows Notepad لبدء تشغيل قائمة في LISTSERV.

يعمل هذا المحرر على إنشاء List Header الذي يكون له تنسيق معين وكلمات أساسية يتم تخصيص قيم لها. تكون هذه القيم عبارة عن إعدادات تحدد لــ LISTSERV أما إذا كانت القائمة مفتوحة وترسل رسائل تأكيد إلى أعضاء القائمة وتحدد ما إذا كانت القائمة يتم إدارتها من خلال منسق وما إذا كانت announce only ( مصطلح تستخدمه LISTSERV للإشارة إلى قائمة الإعلان. يأتي وصف مفصل لتفاصيل الكلمات الأساسية والقيم المحتملة لــ List Header في ملف LISTSERV Help الموجود داخل البرنامج. يتم بعدئذ إرسال List Header بالبريد الإليكتروني إلى وحدة خدمة القائمة وتصبح بذلك صاحب قائمة بريد إليكتروني جديدة على وحدة خدمة LISTSERV.

يتم إدارة القائمة من خلال واجهة استخدام سطر الأمر القائمة على النصوص والتي يتم فتحها في نظم Windows.

تطوير قوائم البريد الإليكتروني:

تطوير قوائم البريد أمر مطلوب

ويمكن في هذا الحال إرسال رسالة البريد الإليكتروني إلى كل قائمة مراسلات مرة في الشهر موضحاً فيها الإصدارات الجديدة لكل نوع من أنواع المقطوعات الصوتية ومقابلة مع من قاموا بإعداد هذه الإصدارات. كما قد يقبل الناس على الاشتراك في خدمات هذا الموقع لأنهم يعرفون أن رسائل البريد الإليكتروني التي سترد إليهم ستكون متعلقة بمنتجات تحظى باهتمامهم.

هناك خيار آخر يتمثل في إنشاء قوائم مراسلات منفصلة لحملات ترويج بعينها مثل النشرة الإخبارية الخاصة بالعناصر المعروضة بخصومات أو النشرة الإخبارية الأسبوعية التي تشتمل على عروض خاصة أو أي شيء آخر يناسب موقعك، ومن خلال الاستفادة من رسائل البريد الإليكتروني في عملية التسويق والترويج وإنشاء قوائم المراسلات المنفصلة، يمكنك زيادة إجمالي عدد المشتركين وعدد رسائل البريد الإليكتروني التي يتم إرسالها بقدر معقول ومنظم إلى العملاء، وهو الأمر الذي يمكنك من زيادة اهتمام العملاء بمنتجاتك بقدر أكبر مما يمكن تحقيقه من خلال رسالة بريد إليكتروني واحدة مع الحفاظ على رضاء العملاء.

التعامل مع قوائم البريد الإليكتروني:

من المسئوليات المهمة الواقعة على كاهل القائمين على المواقع المتعاملة في مجال الترويج من خلال البريد الإليكتروني الحفاظ على قوائم المراسلات الخاصة بالموقع في صورة منظمة جيدة، وهو ما يعني التخلص من عناوين البريد الإليكتروني المتكررة بما في ذلك التوجيهات والتعليمات الواضحة المتعلقة بكيفية إلغاء الاشتراك في كل رسالة بريد إليكتروني، وكذلك التأكد من تلبية طلبات إلغاء الاشتراك هذه على وجه السرعة.

برامج التعامل مع قوائم البريد الإليكتروني:

من الممكن أتمتة عملية الحفاظ على قائمة المراسلات بسهولة من خلال استخدام برامج التعامل مع رسائل البريد الإليكتروني الضخمة، ومن هذه الحزم البرمجية Majordomo www.greatcircle.com/majordomo و ListMate www.listmate.com، ويمكن لمثل هذه الحزم البرمجية التعامل مع قاعدة البيانات الخاصة بالمعلومات المتعلقة بالمشتركين.

هذا وتشتمل هذه الحزم البرمجية على التخلص من المتكررات وإلغاء الاشتراك آلياً وتقارير مراجعة تتعلق بحالة النشرة الإخبارية الخاصة بك، ومن الممكن كذلك إرسال رسائل البريد الإليكتروني مباشرةً من الكمبيوتر الخاص بوحدة الخدمة الخاصة بك.

الاستعانة بالشركات الأخرى:

تتيح الشركات الأخرى أيضاً إمكانية التعامل مع قوائم المراسلات وخدمات إرسال رسائل البريد الإليكتروني الضخمة، ويعد هذا خياراً فعالاً للشركات التي لا تتمتع بالموارد أو التي لا ترغب في شراء حزم البرامج التي تمكنها من التعامل مع عملية إرسال رسائل البريد الإليكتروني الضخمة، وتعرض بعض من هذه الخدمات المستمدة من الأطراف الخارجية واجهات استخدام تعتمد على الويب مشابهة لحزم البرامج التي سبق ذكرها.