التنظيم والجماعة والفريق

التنظيم

التنظيم هو ممارسة شخصين أو أكثر أنشطة معينة بهدف تحقيق هدف أو أهداف مشتركة، وقد يكون التنظيم رسميا أو غير رسمي.

و التنظيم الرسمي يكون :

• مقنن
  له هيكل واضح يحدد حدود الإدارات والأقسام، نطاق الإشراف، خطوط السلطة و المسئولية، و قنوات الاتصال.
• موثق
  يحدد بوضوح رسالة المنظمة، أهدافها، مجال نشاطها، خططها، وإمكانياتها.

أما التنظيم غير الرسمي فهو

شبكة من العلاقات الشخصية و الاجتماعية تنشأ بين الأفراد نتيجة لوجودهم في مكان واحد، أو اشتراكهم في العمل لهدف واحد أو مشاركتهم في مشكلة واحدة، أو ممارستهم نشاط واحد.

الجماعة

الجماعة هي عدد من الأفراد يجمعهم بناء اجتماعي أو تنظيمي .

وتتميز عن أي تجمع للأفراد بالآتي:

1. وجود شبكة متداخلة من العلاقات بين الأفراد.
2. وجود قيم مشتركة.
3. وجود قواعد سلوكية تحكم معاملات الأفراد.
4. وجود مشاعر و اتجاهات تحكم علاقات الأفراد.

وقد تكون الجماعة رسمية تشكل لغرض أو هدف معين، أو غير رسمية مثل الشلل و الأصدقاء.

الفريـق

هو حالة خاصة من الجماعة، يتميز بالآتي:

1. علاقة إعتمادية و تبادلية بين الأعضاء.
2. المشاركة في هدف واحد.
3. يشارك الأعضاء في تحديد الهدف.
4. تتفاعل العلاقات و المعاملات بغرض تحقيق الهدف المشترك.
5. يشارك الأعضاء في خطوات اتخاذ القرار.
6. يتم تحديد القيادة الفريق و الأدوار مسبقا.
7. يتم وضع خطة العمل بطريقة تشاركية.
8. المعلومات مفتوحة و متاحة للجميع.
9. تتكامل الأهداف الخاصة مع الهدف المشترك.

أسباب انضمام الناس للجماعات

1. أسباب تنظيمية:

لإنجاز عمل معين مثل الإدارات، اللجان، وجماعات المهام المحددة.

2. أسباب مهنية:

العمل في مهنة واحدة، خبرات تخصصية متقاربة، الحصول علي هوية مشتركة.

3. أسباب جغرافية:

التواجد في نفس المنطقة، أو العمل في نفس الموقع.

4. أسباب اقتصادية:

الاستفادة من الحوافز الجماعية، وتوفير النفقات.

5. أسباب عملية:

تبادل الخبرة والمعرفة.

6. أسباب نفسية

الشعور بالأمان، إثبات الذات، الإنجاز، التقدير و الاحترام.

7. أسباب اجتماعية:

المركز و المكانة الاجتماعية، ممارسة الأنشطة الاجتماعية و الترفيهية.

أسباب تكون فرق العمل

1. تعقد الأعمال التي تقوم بها المنظمات.
2. تنوع المشكلات التي تواجه المنظمات.
3. تنوع المهارات و الخبرات و المعلومات اللازمة لمجابهة المشكلات.
4. الحاجة إلى تنوع وجهات نظر لمواجهة المشكلات.,
5. تشجيع الابتكار و الحصول علي أفكار وبدائل جديدة لحل المشكلات و اتخاذ القرارات.
6. الدعم المعنوي المتبادل بين أعضاء الفريق.
7. الشعور المتبادل بالفخر و الإنجاز، بما يؤدي إلى تقوية المنظمة و تماسكها.

مزايا فرق العمل بالنسبة للأفراد

1. مزايا تنظيمية:

تماسك التنظيم، تنسيق الجهود، الفهم الواضح لأهداف المنظمة.

2. مزايا مهنية:

هوية مشتركة، تبادل الخبرات و المعلومات و الأفكار و الابتكارات.

3. مزايا عملية:

اكتساب معارف ومهارات جديدة، والنمو و التقدم و تحقيق نجاح سريع.

4. مزايا نفسية:

الانتماء، الولاء، الشعور بالتقدير، و الشعور بالإنجاز و تحقيق الذات.

5. مزايا اجتماعية:

العلاقات العميقة بين الأفراد، الاحترام المتبادل، ممارسة الأنشطة الاجتماعية و الترفيهية المشتركة.

أنواع الفريـق

توجد 3 أنواع للفريق: فريق العمل، فريق حل المشكلات، و فريق التطوير.

فريق العمل

يتكون لتحقيق هدف معين، من خلال خطة واضحة، و أدوار محددة ومعروفة للأعضاء.

يتوقف نجاح الفريق علي التزام الأعضاء و رغبتهم في العمل، مدي استجابتهم لمتطلبات العمل، ومدي إحاطة كل عضو بالأدوار المتوقعة منه.

فريق حل المشكلات

يتكون لحل مشكلة معينة، يضع كل عضو خبرته لحلها، و يتكامل مجهوده مع مجهودات الآخرين. و يتوقف نجاح هذا النوع من الفريق علي اقتناع الأعضاء بالمشكلة ورغبتهم في حلها، الثقة المتبادلة، إيمان الفريق بإمكانية حل المشكلة عن طريق تجميع وتنسيق جهودهم.

فريق التطوير

يتكون لاكتشاف آفاق و فرص جديدة، وتكون مهمته التحسين والتجديد و التطوير.

يتوقف نجاحه علي وجود القدرات الابتكارية و التفكير غير التقليدي لدي الأعضاء، الرغبة في التطوير و التطلع للأفضل، الاعتقاد بأن هناك دائما ما هو أفضل، ووجود النزعة التنافسية و الحماس لدي الأعضاء.

عمليـة بنـاء الفريـق

تعريف عملية بناء الفريق

هي عملية إدارية و تنظيمية تخلق من جماعة العمل وحدة متجانسة، متماسكة، متفاعلة، وفعالة.

وهي عملية مخططة تستهدف تكوين جماعة مندمجة ملتزمة قادرة علي أداء مهام معينة و تحقيق أهداف محددة من خلال أنشطة متعاونة و متفاعلة.

وهي عملية تستهدف تحسين فاعلية جماعة العمل من خلال أسلوب العمل، وعلاقات الأعضاء ببعضهم، ودور القائد تجاه الفريق.

افتراضات بناء الفريق

1. أن إنجازات الفريق أكبر من مجموع إنجازات الأفراد.
2. لكي تزيد إنتاجية الجماعة، يجب أن يتعاون الأعضاء و ينسقوا جهودهم لإنجاز المهمة المطلوبة.
3. لكي يقبل الأفراد علي المساهمة الفعالة، يجب أن يؤدي الفريق إلى إشباع الحاجات الاجتماعية و النفسية لهم.
4. زيادة فاعلية الفريق تؤدي إلى تحسين فاعلية المنظمة ككل.
5. يساعد بناء الفريق الأعضاء علي فهم سلوكهم الوظيفي و الشخصي، ووضع الخطط لتطوير إنجازاتهم.

أسباب استخدام الفرق

1. وجود مهام ذات طبيعة خاصة تستدعي وجود فريق بخبرات متعددة
2. قصور الجماعة في تحقيق المهام المطلوبة.
3. وجود مشكلات يعجز الفرد الواحد أو التنظيم الإداري عن حلها.
4. وجود فرص جديدة يمكن اقتناصها.
5. احتياج المنظمة إلى أفكار جديدة.
6. وجود تحديات و مخاطر تواجه المنظمة.
7. وجود مشكلات في السلوك التنظيمي أو الاجتماعي.

إن بناء الفريق هو أحد الأساليب الفعالة للحصول علي أداء أفضل، وإنجاز أسرع، و علاقات إنسانية أعمق، إلا انه ليس الحل السحري للمشكلات التنظيمية، فهناك العديد من الحلول و الأسلحة الأخرى التي يجب دراستها والمفاضلة بينها.

شروط تكوين فريق العمل

1. أن يكون بناء الفريق نابعا من رضاء العاملين و اقتناعهم ورغبتهم وليس بقرار مفروض من الإدارة.
2. أن يكون هناك سببا قويا لتكوين الفريق.
3. أن تكون العلاقة بين أعضاء الفريق إعتمادية تبادلية.
4. أن يتساوي الأعضاء في أهميتهم داخل الفريق.
5. أن يتفهم الأعضاء أدوارهم و أدوار الآخرين.
6. أن يتوفر لدي القائد و الأفراد الرغبة الأكيدة في إنجاح مهام الفريق.
7. توافر حد معقول من الثقة و الارتباط و الاحترام والرغبة في التعاون والقدرة علي تحمل الآخرين وتقبل اختلاف وجهات النظر.

مقومات بناء الفريق

هناك ثلاثة عناصر تؤثر علي بناء الفريق و تحدد درجة فاعليته: العنصر الفني، العنصر الإنساني و العنصر البيئي.

العنصر الفني:
ويقصد به نوع النهمة المطلوب إنجازها، مدي صعوبتها، المعلومات المتاحة، الأساليب المختلفة لتحقيقها، والأدوات والأجهزة اللازمة لإنجازها.

العنصر الإنساني:
وهو يتمثل في القائد و أعضاء الفريق.

العنصر البيئي:
وهو يتمثل في البيئة التنظيمية و البيئة الاجتماعية.

قائد الفريق:

• هو المسئول عن تحقيق التنسيق و التكامل و التفاعل بين أعضاء الفريق.
• يكون بينه و بين الأعضاء قدر كبير من الثقة و الاحترام و التعاون.
• يكون مقتنعا بأهداف الفريق مخلصا في تحقيقها، جادا في قيادة الأعضاء للوصول إليها.
• يجب أن تتوفر فيه شخصية ناضجة، وخبرة عملية مناسبة.
• يعمل القائد مستشارا للفريق، يقوم بتسهيل مهمة الأعضاء، وترسيخ القيم و القواعد السلوكية، وتوجيه و تعليم الأعضاء، وتقديم النصح و المشورة.

أعضاء الفريق:

تؤثر النقاط السلوكية الآتية علي نجاح الفريق:

• عدد الأعضاء و خبراتهم و مهنهم ومكانتهم في التنظيم الأساسي للمنظمة.
• القيم السائدة بينهم، ودرجة الانتماء و الولاء للفريق.
• قدرتهم علي العمل الجماعي، ومدي استعدادهم للتعاون.
• مهارات الاتصال و علاقاتهم الاجتماعية.
• الروح المعنوية والمشاعر و الاتجاهات.
• الدوافع المتنوعة لدي الأفراد و مدي إشباعها.

البيئة التنظيمية:

• المنظمة التي ينتمي إليها الأفراد: أهدافها، رسالتها خططها، ومواردها.
• تركيب الإدارة العليا، وفلسفتها، و سياساتها.
• نظم الحوافز و تقييم الأداء، والتدريب، و فرص النمو.

و البيئة الاجتماعية:

• المؤثرات الاقتصادية والاجتماعية لبيئة المنظمة و الفريق.
• يلاحظ أن البيئة الاجتماعية تكون أكبر تأثيرا علي الفريق، لأن عادات المجتمع و أعرافه تتغلغل في اتجاهات و سلوكيات الأفراد.

شروط نجاح الفريق

نستخلص من كل ما سبق الشروط الآتية لنجاح الفريق:

• أن يتولي القائد التخطيط بمشاركة الأعضاء، و تنسيق الجهود بينهم.
• أن يكون الأعضاء علي علم بالمهام المطلوبة، واقتناع بأهميتها، و قدرتهم علي تحقيقها.
• أن تتوافر لديهم المهارات اللازمة لأدائها.
• أن تتوفر الرغبة في التعاون لتحقيق الهدف، والالتزام بتقديم المساهمات لباقي الأعضاء.
• أن تتوفر اتصالات مفتوحة ومعلومات متاحة للجميع.
• أن يتوفر بين الأعضاء الثقة والاحترام و المساندة، و الرغبة في إذابة الاختلافات.
• أن يتوفر نظام فعال للثواب و العقاب " المادي و المعنوي".

مراحل بناء الفريق

تمر عملية بناء الفريق بخمسة مراحل أساسية: مرحلة التكوين، مرحلة الصراع، مرحلة وضع القواعد، مرحلة الأداء، مرحلة الإنهاء.

1- مرحلة التكوين
هي أولي خطوات التحول من الفردية إلى الجماعية، حيث يتحول الفرد من كونه فردا إلى عضو، ومن كونه وحيدا إلى كونه متفاعلا، ومن كونه مستقلا إلى مشارك.

وهي مرحلة اختبار يكتشف فيها الفرد العلاقات الملائمة مع أعضاء الفريق، ويكتشف فيها البيئة النفسية و الاجتماعية للفريق.

يسود في هذه المرحلة خليط من الشعور بالفرح بعضويته في جماعة، والتفاؤل بالقدرة علي النجاح، و التوقع للنتائج الممكنة، و الفخر لاختياره، والقلق و الخوف من الفشل، و الشك في المهمة و في باقي الفريق، و التشوق تجاه الفريق.

ويبدي الأعضاء في هذه المرحلة سلوكا يكون خليطا من الأدب و المجاملة، والتعامل الرسمي مع الآخرين، محاولة فهم المهمة المطلوبة، التعرف علي طرق الإنجاز، التعرف علي السلوكيات المقبولة و المرفوضة، البحث عن مصادر للمعلومات، ومحاولة التعرف علي المشكلات المحتملة و وطرق مواجهتها، الشكوى من الصعوبات المتوقعة سواء أكانت حقيقية أم وهمية، بعض الضيق و التبرم، و التردد والإحجام.

لدعم الأفراد في هذه المرحلة يمكن التهيئة المبدئية و التمهيد و تقديم المعلومات لتوضيح رسالة الفريق، و أهدافه، و المهمة المطلوبة، ومعايير النجاح، إبراز السلوك المرغوب و المرفوض، وتدريب الأعضاء علي أداء المهام مع التركيز علي المهارات التي تنقصهم.

2- مرحلة الصراع
هي أصعب المراحل في بناء الفريق، حيث يبحث فيها كل عضو عن مكانه و مكانته، وتبدو فيها الأهداف صعبة أو غير قابلة للإنجاز، وقد ينفذ فيها صبر الأعضاء، فيجادلون، ويثورون، و يعترضون، و يقاومون، وينشأ النزاع بينهم، وقد يترك بعضهم الفريق، وقد ينحشر الفريق في هذه المرحلة ولا يحقق أي إنجازات.

يسود في هذه المرحلة شعور بتضارب وجهات النظر، والمقاومة و الرفض، و الحيرة، وعدم القدرة علي التفكير السليم، وقد يشعرون بالارتياح عند وجود طاقة أمل في النجاح.

ويبدي الأعضاء في هذه المرحلة سلوكا يتسم بالجدال و المناقشة و التحدي، و التنافس و الصراع، و استخدام وسائل الدفاع السيكولوجية من إسقاط، وتبرير، وانسحاب، وهجوم، وأحلام يقظة، كما يبدءون في التشكيك في الأهداف و المهام، ويميل بعضهم إلى الثورة و فقدان السيطرة علي الأعصاب، والدفاع الشديد عن وجهة النظر الشخصية.

يمكن مساعدة الفريق في هذه المرحلة بالتوضيح و تقديم المعلومات، و التحفيز و تأكيد قدراتهم علي أداء المهمة، وتوضيح أمثلة لمهام مماثلة و كيف تم إنجازها، وكذلك استخدام أساليب حل النزاع من توفيق، تحاشي، تنازل، تكيف، تعاون و مشاركة.

3- مرحلة وضع القواعد
بعد انقضاء مرحلة الصراع، تبدأ مرحلة قبول الأعضاء لبعضهم بعضا، و للأدوار التي سيلعبونها، وللفريق ككل. تتميز هذه المرحلة بانخفاض حدة النزاع، و بدء التعاون، ثم تزايده تدريجيا. وهي مرحلة وسيطة تمهد للمرحلة التالية و هي مرحلة أداء المهام، لذلك يجب ألا تطول هذه المرحلة أو يتوقف فيها الفريق، ولكن يبدأ التعاون الفعلي و الاتفاق بين الأعضاء للوصول إلى الهدف المشترك. وفي هذه المرحلة يتم وضع القواعد للعلاقات و المعاملات بين أعضاء الفريق، ليصبح الهدف هو الرباط أو العقد غير المكتوب الذي يجمع الفريق.

يكون شعور الأفراد في هذه المرحلة هو تقبل العضوية في الفريق، قبول الهدف المشترك، الراحة النفسية لحل النزاعات، والالتزام و العزم علي التعاون و المشاركة.

و يكون سلوكهم في هذه المرحلة هو العمل علي تسوية لخلافات، تبادل المعلومات، الصراحة و التعبير عن المشاعر، وتكون العلاقات الاجتماعية والشخصية مرحة ومسترخية.

ويمكن مساعدة الفريق بتشجيع المشاركة بين الأفراد، و تنمية الالتزام الذاتي و الشعور بالمسئولية، و التأكد من وضوح الأهداف، وإعطاء المعلومات اللازمة، وبدء عمل خطط وجداول العمل، وتوفير التدريب اللازم.

4- مرحلة الأداء
هنا يبدأ الأعضاء في القيام بأدوارهم، ويمارسون تخصصاتهم المهنية أو الوظيفية، كل في مجاله، ويمارسون علاقات التعاون و الترابط، و يتعرف كل عضو علي دوره وتوقعات الآخرين، ويتفهم كل عضو نواحي القوة و الضعف لديه و لدي الآخرين، ويفكر أعضاء الفريق في طرق الإنجاز و زيادة الفاعلية، ويمارس القائد دوره كموجه ومدرب وناصح، ويساعد الأعضاء علي تقييم أداءهم.

ويسود الشعور بالرضا، حيث تبدأ خطوات التقدم و نتائجه في الظهور، والشعور بالثقة بالآخرين، حيث تكون الأمور قد استقرت و تعرف الأعضاء علي بعضهم البعض، وكذلك الثقة بالنفس، وتنمو الرغبة في أداء الدور المطلوب للوصول إلى الشعور بالإنجاز و تحقيق الذات.

ويتسم سلوك أفراد الفريق بالتعاون، و القدرة علي التنبؤ بالمشكلات، و الرغبة في تفاديها أو علاجها، وتحمل المخاطرة من أجل تحقيق الهدف، والانغماس في الفريق.

ويمكن مساعدة الفريق أيضا بالتوجيه و التدريب و التشجيع و المؤازرة.

5- مرحلة الإنهاء
تحدث في حالة الفريق الذي يتكون لأداء مهمة معينة ينتهي دوره بانتهائها، مثل إدخال تغيير معين، أو الإعداد أو تنفيذ مشروع ما. وقد نجح الفريق في مهمته أو يفشل، ويكون علي القائد أن يدرس مع الفريق العوامل التي أدت للنجاح أو الفشل، و الدروس المستفادة، وكيفية عرض النتائج علي الآخرين، و التقييم الكلي للتجربة.

ويكون شعور الأفراد في حالة النجاح الفخر والبهجة و المرح و الاعتزاز والحزن لانفضاض الفريق، بينما في حالة الفشل يكون الشعور بالإحباط و الغضب والإحساس بالعجز وربما الحزن لانفضاض الفريق.

يتسم سلوك الأفراد في حالة النجاح بالشكر و التقدير بين القائد و الأعضاء بعضهم بعضا، و التكاسل عن إجراءات انقضاض الفريق، وفي حالة الفشل يكون استخدام وسائل الدفاع السيكولوجية من إسقاط، وتبرير، وانسحاب، وهجوم، وأحلام يقظة.