1- كيف تبدأ؟

• حدد الهدف من الرسالة.
• حدد متلقي الرسالة.
• حدد المعلومات و الأسلوب اللازم لتحقيق الهدف.
• أبدا بكتابة بعض الأفكار حول الموضوع، وراجع ما كتبت.
• استخلص الأفكار الرئيسية مما كتبت.
• حاول وضع هذه الأفكار في صورة متسلسلة.

2- يراعي في محتوي العرض

• أن يكون مركزا: أي لا يخرج عن أهداف الرسالة
• أن يكون مترابطا: هناك رابطة بين أجزائه المختلفة.
• أن يكون مرتبا ومنسقا.
• أن يكون مدعوما بالمعلومات الثابتة و الحقائق.

3- خطوات كتابة محتوي العرض

1. ضع الهيكل البنائى للرسالة وراجعه جيدا.
2. جهز مكان ملائما لا تتعرض فيه لمقاطعات أثناء الكتابة.
3. رتب الوثائق والمعلومات التي تحتاج اليها في الموضوع.
4. أبدا بكتابة المسودة الأولي.
5. راجع ما كتبت: دقة المعلومات، اللغة، التناسق و الترابط.
6. أعد الكتابة مرة أخري. بعد التصحيح.
7. أعرض الرسالة على مدقق لغوي، ثم ألقها علي أحد الزملاء.

4- الهيكل البنائى للرسالة

وضع الهيكل البنائى

الهيكل البنائي هو وصف عام ومنطقي لمحتوي العرض، يلخص موضوعه، في صورة مرتبة ، تمثل التصميم الذي سيتم فيه صياغة الموضوع.

والغرض منه مساعدة ملقي الرسالة في صياغة رسالته، وترتيب أفكاره بصورة منطقية، وإظهار العلاقات بين الأجزاء المختلفة، ووضع حدود دراسة الموضوع بالإضافة إلي مساعدة المتلقي علي تفهم و تقبل ما سيعرض عليه.

خصائص الهيكل البنائى الجيد

يراعي في الهيكل البنائي ما يلي:

• التوازي: العناصر المتوازية لها نفس التركيب اللغوي.
• التناسق: العناصر المتوازية لها نفس نوع الترميز.
• التدرج الهرمي: التقسيم الي عناوين رئيسية وفرعية.
• التقسيم: إذا تم تقسيم أي عنصر فيجب أن يحتوي قسمين علي الأقل.

مثال لهيكل خاطئ

........ وتشمل الدراسة بالمعهد علوما مختلفة، منها:

• Hardware.
• Maintenance and Installation
• Microsoft office.
• Microsoft project.
• IBM Systems.
• Apple Systems.

مثال لهيكل أفضل

........ وتشمل الدراسة بالمعهد علوما مختلفة، منها:

• Hardware Maintenance and Installation.
• Software.
• Applications
• Microsoft office.
• Microsoft project.
• Operating systems
• IBM Systems.
• Apple Systems.

5- كتــــــابة النـــص

خصائص النص الجيد:

1. التناسق: ترابط المقاطع، ترتيب المعلومات ، تدرج المعاني نحو الهدف.
2. الإيجاز: منع التكرار،استخدام أقل عدد من الكلمات، عدم استخدام الحقائق المعروفة بدون هدف، السرد و التفاصيل.
3. التوازي: العناصر المتوازية لها نفس التركيب اللغوي.
4. الاستنتاج المنطقي: أن تكون النتائج مبنية علي المقدمات بدون مبالغة أو قفز الي النتائج.

طرق الربط والانتقال

• الإضافة: أيضا، مرة أخري، وبعد ذلك، بالإضافة إلي، وعلي نفس القدر من الأهمية، وأخيرا، ويتلو ذلك.
• المقارنة: بينما، ولكن، ومن ناحية أخري، وباستثناء، بالمقارنة، وعلي النقيض، وعلي العكس، مع أن، علي الرغم.
• السببية: بناءا علي، بسبب، حيث أن، حقا، في الواقع.
• التأكيد: ومن الطبيعي، بالتأكيد، مطلقا، بدون أدني شك.
• التتالي: أولا- ثانيا، ومن هنا، وبعد ذلك.

طرق الربط والانتقال ”بالإنجليزية“

1- By Addition: and, again, and then, besides, equally important, finally, further, furthermore, too.

2- By comparison: but, yet, on the other hand, except, by comparison, where, compared to, although, meanwhile, after all, in contrast.

3- By proof: because, for, since, obviously, evidently.

4- By emphasis: definitely, extremely, absolutely, naturally, forever, eternally, never, without a doubt.

5- By sequence: first-second, next, then, following this, now that, at this time, subsequently, finally, simultaneously, concurrently, thus.

6- كتابة الملخص

أنواع الملخص

أ- ملخص وصفي.

1. يصف أجزاء النص.
2. يوضح الهدف منه، الأسلوب المتبع.

ب- ملخص بياني.

1. يبرز المعلومات والنقاط الأساسية.
2. يوضح الهدف منه، الأسلوب المتبع والنتائج و التوصيات..

خطوات كتابة الملخص الفعال

لكتابة ملخص فعال، يمكن إتباع الخطوات الآتية:

1. راجع المحتوي جيدا، مستهدفا كتابة الملخص.
2. ابدأ كتابة مسودة أولي بدون الرجوع الي المادة المكتوبة.
3. راجع المسودة لمراعاة التناسق، الترابط، التكامل، تحقيق الهدف وترك الانطباع المطلوب.
4. اكتب النسخة النهائية و راجعها لغويا.

7- المراجعة والتدقيق

”يفضل أن يقوم بها شخص غير الكاتب الأصلي“

عناصر عملية التدقيق

• مراجعة الجمل. كل جملة تتكون من فعل وفاعل أو مبتدأ وخبر- عدم التداخل بين أكثر من جملة.
• النقط والفواصل: كل جملة تنتهي بنقطة أو علامات استفهام أو تعجب. كل فكرة جزئية تنتهي بفاصلة، عناصر السلسلة تنتهي بفاصلة، الاختصارات يعقبها نقطة،
• توافق الفعل مع الفاعل. المفرد و الجمع.
• طول الجملة. يري كثير من الكتاب الا تزيد عن 25 كلمة.
• الأزمنة. يجب أن يتناسق استخدام الأزمنة في الجملة الواحدة وفي إجمالي النص.
• المقاطع. كل مقطع يحتوي علي فكرة أساسية واحدة. يتم استخدام وسائل الربط الملائمة.