1- قبل العرض

تعتبر معرفة خصائص متلقي العرض أهم العوامل المساعدة علي نجاح العرض، فهي تؤدي بك الي تحديد الأسلوب واللغة التي سيتم استخدامها، وهل ستكون:

• رسمية أم ودية.
• مهنية، فنية، أم دارجة.
• معلومات عامة أم متخصصة.
• إجمالية أم تفصيلية.

2- أثناء العرض

1. أحرص علي متابعة المستمعين بنظرك بصورة عادلة ومتوازنة، وفي حالة المجموعات الكبيرة يتم تبادل النظر بين الحاضرين علي شكل رقم 8.
2. لاحظ تصرفات الحاضرين واحرص علي ترجمة التعبيرات الجسدية للحاضرين.
3. تفهم حالة وظروف الحاضرين: الجو، وقت الغذاء، الإجهاد بعد يوم العمل، الحضور من السفر، وغيرها.

3- عناصر العرض

أ- المقدمة

ب- المحتوي

ج- الخاتمة

أ- المقدمة

1. الهدف منها تمهيد المستمعين و إحاطتهم بعناصر الموضوع.
2. المقدمة الجيدة توضح للمستمعين طبيعة الموضوع، وتوضح لهم ما يجب أن يتوقعونه من العرض، و ما يتوقعه المحاضر منهم.

عناصر المقدمة

1. قدم التحية للمستمعين
2. قدم نفسك
3. موضوع العرض ( العنوان)
4. زمن العرض
5. محتوي العرض
6. الإشارة الي مالا يجب توقعه من العرض
7. الاشارة الي وسائل الإيضاح ، المادة العلمية، المطبوعات،..... وغيرها

خصائص المقدمة الناجحة

تكون المقدمة ناجحة عندما تؤدي الي:

1. جذب انتباه المستمعين
2. كسر الحواجز وإذابة الجليد بين المحاضر و المستمعين
3. شعور المستمعين بأهمية موضوع العرض
4. شعور المستمعين بحاجتهم الي المعلومات المقدمة
5. الحد من التوقعات الزائدة للمستمعين
6. تشويق المستمعين للدخول في موضوع العرض

كيف تبدأ المقدمة

هناك العديد من النماذج الجيدة للاستهلال، منها:

1. موضوع العرض: سوف نتحدث في الساعة القادمة عن.......
2. التواصل مع المستمعين: أعلم أن الجو اليوم حار وأنكم مجهدون من السفر .
3. قصة قصيرة ذات علاقة بموضوع العرض.
4. معلومة مثيرة للانتباه.
5. سؤال مثير للاهتمام: كم منكم يحتاج في عمله وسيلة لتنظيم المراسلات.
6. طرح مشكلة ثم البدء في طرح بدائل للحلول .

ب- المحتوي

هو الجزء الأوسط و الأكبر من العرض، ونستهدف فيه:

1. الاحتفاظ بانتباه المشاهدين.
2. مساعدتهم علي متابعة الأفكار المطروحة .
3. توجيههم نحو استخلاص النتائج التي توصلت اليها.

خصائص المحتوي الناجح

لكي تتحقق الأهداف السابقة يراعي أن:

1. يتم تخطيط بناء أو هيكل الموضوع بالطريقة التي تؤدي لإقناع المستمعين.
2. يقسم المحتوي الي نقاط (عناوين) رئيسية وفرعية واضحة وفي تسلسل منطقي .
3. يتم استخدام وسائل ايضاح بسيطة ومعبرة.
4. استخدام التركيبات اللغوية الملائمة للربط والانتقال بين أجزاء العرض.

بناء هيكل المحتوي

توجد عدة أساليب لتقسيم محتوي العرض منها:

1. تقسيم زمني: في الماضي، حاليا، ومستقبلا.
2. تقسيم فئـوي: التمويل، الموارد البشرية، الإنتاج.
3. تقسيم مقارن: النظام القديم ، النظام المقترح.
4. تقسيم الي بدائل: البديل الأول، البديل الثاني، البديل الثالث.
5. تقسيم متدرج (تصاعدي أو تنازلي): من أهم العوامل .. ، ويليها ...
6. تقسيم حلقي: الفرد، المؤسسة، المجتمع .

تقسيم عناصر المحتوي

العنوان

العنوان

وسائل الإيضاح

إلا أنه يجب مراعاة أن يخدم تصميمها الهدف المطلوب منها، كما أن وجود النص في يد المستمعين في بعض الأحيان قد يؤدي الي تشتيت الانتباه وتقليل التركيز.

جمل الربط

يمكن استخدام تركيبات لغوية متعدد لربط عناصر الموضوع منها:

1. الآن وقد انتهينا من المقدمة، دعونا ننتقل الي .... .
2. توجد ثلاثة عناصر هامة: أولا ...... .
3. ومن هنا نجد أن .... .
4. علي العكس من .... فإن...... .
5. مثل ....، فإن ...... .
6. بالرجوع إلي........ .
7. تأكيدا لما ذكرناه ....... .

ج- الخاتمة

تهدف الخاتمة الي.

1. تمهيد المستمع الي انتهاء العرض.
2. تأكيد وصول مضمون الرسالة الي المتلقي.
3. تأكيد أن المتلقي قد تمكن من استخلاص النتائج المستهدفة.

التمهيد لانتهاء العرض

يكون التمهيد لانتهاء العرض عن طريق إعلام المتلقي بانتهاء عرض المحتوي الأساسي للموضوع. ويمكن استخدام بعض التركيبات اللغوية التي تشير الي ذلك مثل:

• وبناءا علي ما ذكرناه ....... .
• و نتيجة لما تقدم ....... .
• الآن وقد انتهينا من ...... .
• وهكذا فقد توصلنا إلي ...... .

تأكيد وصول مضمون الرسالة

يكون ذلك عن طريق تلخيص، وإعادة النقاط الرئيسية التي سبق ذكرها.

ويراعي عدم ذكر أي موضوعات جديدة أو معلومات إضافية ، كما يراعي أن عدم الإطالة فيها.

استخلاص النتائج المستهدفة

يكون ذلك عن طريق مراجعة التركيب البنائي للمحتوي، وكيف أدي هذا البناء الهيكلي الي استخلاص هذه النتائج.

وعادة ما تحتوي النتائج علي معلومات جديدة للمتلقي أو توصيات ينصح بإتباعها، ويكون نجاح العرض مرتبطا بشكل كبير بمدي اقتناع المتلقي بهذه النتائج أو التوصيات التي تم التوصل إليها.

بعد انتهاء العرض: الأسئلة و التعليقات.

• بعد انتهاء العرض يمكن دعوة المتلقين الي إلقاء الأسئلة أو التعليقات.
• إذا تمت المقاطعة ببعض الأسئلة أثناء العرض، فيفضل تأجيلها لما بعد العرض بلباقة، كأن تقول: ” هذا سؤال جيد، يسعدني الإجابة عليه بعد انتهاء العرض“.
• هناك استثناء واحد من ذلك وهو طلب الإعادة أو توضيح إحدى النقاط، فلا يجب تأجيل ذلك، بل يجب التأكد من متابعة جميع الحاضرين لأي نقطة قبل الانتقال الي ما يليها.

خطوات إجابة السؤال

1. استمع الي السؤال كاملا.
2. توقف للحظة.
3. اشعر السائل بالتقدير.
4. حاول الإجابة علي السؤال بأمانة و علي قدر معلوماتك.
5. تأكد من رضائه عن الإجابة، عن طريق سؤاله “ هل هذا يجيب علي السؤال؟“.

التعامل مع الأسئلة الصعبة

علي الرغم من أن المحاضر الجيد يكون ملما بجوانب موضوعه، إلا أن المتلقي قد يتطرق الي أحد الجوانب التي قد لا يكون المحاضر علي إلمام كاف بها، ويمكن التعامل مع هذا الموقف كالتالي:

• توجيه الشكر والإشادة بالسؤال، ثم طلب الإعادة لتوضيح السؤال بصورة أكثر.
• كن واضحا، ولا تتحرج من ذكر أنك لا تعرف الإجابة علي السؤال.
• ارفض الإجابة بلباقة، إذا كان السؤال خارجا عن الموضوع، أو مثيرا للجدل، أو يتطلب وقتا طويلا لمناقشته.
• إذا تعاملت مع شخص مجادل، فلا تجعله يأخذ وقت الآخرين.
• يمكن فتح باب المناقشة مع باقي الحاضرين ‘ذا كان ذلك يخدم موضوع العرض.

4- بعد انتهاء العرض: التحية والختام.

1. بعد انتهاء الأسئلة أو التعليقات لا تنس توجيه الشكر للحاضرين، وكذلك الإشادة بنقاط القوة التي لمستها فيهم، بدون مبالغة، مثل حسن الاستماع أو ارتفاع المستوي الثقافي أو تجاوبهم واقتناعهم بأهمية الموضوع.
2. لا تكن أول من ينصرف بعد انتهاء العرض، ودع الفرصة لبعض المحادثات.