المرحلة الأولى : أين نحن ؟

الخطوة الأولى : تحليل المجموعات المستهدفة بخدمات الجمعية . الخطوة الثانية : تحليل المنظمات العاملة في نفس المجال . الخطوة الثالثة : تحليل الموقف الحالي للجمعية . الخطوة الرابعة : تحليل الزمن والمخاطر في البيئة المحيطة بالجمعية .

المرحلة الثانية : ماذا نريد أن نكون ؟

الخطوة الخامسة : مراجعة الغرض أو شرعية وجود الجمعية . الخطوة السادسة : تحديد الرؤية المستقبلية للجمعية . الخطوة السابعة : تحديد رسالة الجمعية إلى مجموعاتها المستهدفة وبيئتها المحيطة . الخطوة الثامنة : تحديد جوهر الاستراتيجية . الخطوة التاسعة : تحديد الأهداف العامة . الخطوة العاشرة : تحديد السياسات العامة .

المرحلة الثالثة : وضع التخطيط الاستراتيجي :

الخطوة الحادية عشرة : اتخاذ القرارات الاستراتيجية . الخطوة الثانية عشر : إعداد البرامج التي تحقق القرارات الاستراتيجية . الخطوة الثالثة عشرة : إعداد قوائم المشروعات المناسبة تحت كل برنامج . الخطوة الرابعة عشر : إعداد خطط تنفيذ المشروعات . الخطوة الخامسة عشر : إعداد الموازنات المالية للمشروعات وتعبئة الموارد المالية والبشرية للتنفيذ .

المرحلة الرابعة : رقابة تنفيذ الاستراتيجية :

الخطوة السادسة عشر : متابعة تنفيذ الاستراتيجية . الخطوة السابعة عشر : تقييم نتائج تنفيذ الاستراتيجية . الخطوة الثامنة عشر : المراجعة المستمرة والشاملة لتنفيذ الاستراتيجية . عرض نموذج التخطيط الاستراتيجي

أولا : أين نحن ؟

( 1 ) تحليل المجموعات المستهدفة : وتتضمن هذه الخطوة التساؤلات الآتية : 1 ـ من هم ؟ 2 ـ ما هي تعريفات وخصائص وسمات المجموعات المستهدفة ؟ 3 ـ لماذا سينضمون إلينا ؟ 4 ـ لماذا سيلجأون إلينا ؟ 5 ـ ما هي مشكلاتهم الحالية ؟ ( 2 ) تحليل المنظمات العاملة في نفس المجال : وتتضمن هذه الخطوة الإجابة على التساؤلات التالية : 6 ـ ما هي الجمعيات أو المنظمات المماثلة لنا في نفس المنطقة ؟ 7 ـ ما هي الجمعيات أو المنظمات المماثلة لنا في مناطق أخرى ؟ 8 ـ ما هي علاقتنا الحالية بهذه المنظمات ؟ 9 ـ ما هي المنظمات الداعمة لمثل منظمتنا على المستوى المحلي ؟ 10 ـ ما هي المنظمات الداعمة لمثل منظمتنا على المستوى الدولي؟ ( 3 ) تحليل الموقف الحالي للجمعية : وتتضمن هذه الخطوة التساؤلات التالية : 11 ـ أين نحن الآن ماليا ؟ 12 ـ أين نحن الآن بشريا ؟ 13 ـ أين نحن الآن تنظيميا ؟ 14 ـ ما هي قبول الجمعية من مجموعاتها المستهدفة ( الإعفاء / المستفيدون بخدماتها ) ؟ 15 ـ هل نحتاج إلى تغييرات إدارية وتنظيمية عاجلة ؟ 16 ـ وإذا لم تتم هذه التغييرات، هل يمكن أن نضع استراتيجيتنا ؟ ( 4 ) تحليل الغرض والمخاطر في البيئة المحيطة بالجمعية : وتتضمن هذه الخطوة الإجابة على التساؤلات التالية : 17 ـ هل توجد منظمات محلية يمكن أن تدعمنا في المرحلة القادمة؟ 18 ـ ما مدى توحد المجموعات المستهدفة معنا ؟ 19 ـ ما مدى إمكانات جذب كوادر متخصصة للعمل معنا ؟ 20 ـ ما موقف الأجهزة الحكومية هنا وهل هي إيجابية داعمة أم سلبية معوقة ؟ 21 ـ هل يوجد رجال أعمال على استعداد للتعاون معنا ودعمنا ؟ 22 ـ هل توجد مشاريع واعدة وذات فائدة يمكن الدخول فيها ؟ 23 ـ هل لدينا أفكار جديدة مبتكرة لزيادة مصادر التمويل ؟ 24 ـ وفي نفس الوقت هل يمكن للبيئة المحيطة قبول هذه الأفكار ؟ 25 ـ هل الاتجاه العام في المجتمع في صالح الجمعية أم لا ؟ 26 ـ هل لدينا صورة إيجابية عن البيئة المحيطة تمثل قوة دافعة لنا أم العكس ؟ إن الإجابة عن هذه الأسئلة بالإيجاب تمثل فرص، والإجابات السلبية تمثل تهديدات، وبالطبع فإن الفرص تمثل عوامل محفزة في الاستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي، والتهديدات تمثل عوامل معوقة في هذا التخطيط .

ثانيا : ماذا نريد أن نكون ؟

ويمثل الجزء الثاني من النموذج ويتعلق بوضع الاستراتيجية ويتضمن الخطوات التالية : ( 5 ) مراجعة الغرض أو شرعية وجود الجمعية : ويتضمن الإجابة على التساؤلات الآتية : 27 ـ على يتفق الغرض منه الجمعية مع احتياجات المجموعة المستهدفة ؟ 28 ـ هل كانت المشروعات والخدمات التي قدمتها الجمعية في الماضي تحقيقا كاملا للغرض من الجمعية وشرعية وجودها ؟ ( 6 ) تحديد الرؤية المستقبلية للجمعية : وتتضمن هذه الخطوة الإجابة على التساؤلات التالية : 29 ـ هل لدينا رؤية مستقبلية لحركة الجمعية خلال الخمس أو العشر سنوات القادمة ؟ 30 ـ هل لدينا رؤية مستقبلية للمجموعات المستهدفة خلال نفس الفترة ؟ 31 ـ وما هي هذه الرؤية ؟ 32 ـ إذا كانت الإجابة بلا، كيف نضع هذه الرؤية ؟ ( 7 ) تحديد رسالة الجمعية إلى مجموعاتها المستهدفة وبينها المحيطة . وتتضمن هذه الخطوة الإجابة عن التساؤلات التالية : 33 ـ هل لدى الجمعية رسالة محددة نحو مجموعاتها المستهدفة ؟ 34 ـ هل لدى الجمعية رسالة محددة نحو بيئتها المحيطة ؟ 35 ـ هل تتفق هذه الرسالة مع واقع الجمعية وموقفها الحالي ؟ 36 ـ هل تنفق الإجابات على التساؤلات السابقة ( 33 ـ 35 ) مع إجابات التساؤلات التي وردت في المرحلة الأولى من النموذج ( أين نحن ؟ ) ؟ 37 ـ إذا لم يكن لدى الجمعية رسالة، كيف يمكن أن نضع هذه الرسالة ؟ ( 8 ) تحديد جوهر الاستراتيجية ( أو مضمون العودة التي يجب أن تكون عليها الجمعية خلال الخمس أو العشر سنوات القادمة ) : وتتضمن هذه الخطوة الإجابة على التساؤلات التالية : 38 ـ هل لدينا صورة مستقبلية لما ستكون عليها الجمعية من 5 ـ 10 سنوات ؟ 39 ـ إذا كان لدينا هذه الصورة، هل هي مناسبة على ضوء موقفنا الحالي وعلى ضوء رؤيتنا ورسالتنا ؟ 40 ـ وإذا لم يكن لدينا هذه الصورة أو كانت غير مناسبة وغير متوافقة مع موافقتنا أو مع رسالتنا ورؤيتنا . 41 ـ كيف نضع الدورة المناسبة لما يجب أن تكون عليه الجمعية من خمس أو عشر سنوات ؟ ( 9 ) تحديد الأهداف العامة : وتتضمن هذه الخطوة التساؤلات التالية : 42 ـ كيف يمكن ترجمة الرؤية والرسالة إلى مجموعة من مجالات العمل والأنشطة الرئيسية ؟ 43 ـ كيف يمكن ترجمة جوهر الاستراتيجية ( الصورة المستقبلية للجمعية ) إلى مجموعة من مجالات العمل والأنشطة الرئيسية، تتفق وتتكامل مع مجالات العمل والأنشطة التي تحقق الرؤية والرسالة ؟ 44 ـ كيف يمكن صياغة مجالات العمل والأنشطة الرئيسية إلى نتائج عامة مطلوب الوصول إليها ؟ 45 ـ كيف يمكن تحديد أولويات لمجموعة النتائج العامة المطلوب الوصول إليها وفقا لأهميتها النسبية في تحقيق الرؤية والرسالة وجوهر الاستراتيجية . ( 10 ) تحديد السياسات العامة : وتتضمن هذه الخطوة الإجابة عن التساؤلات التالية : 46 ـ كيف يمكن أن نضع المبادئ والقواعد العامة التي ستحدد كيفية تنفيذ للأهداف العامة أو النتائج العامة التي مددناها ؟ 47 ـ كيف يمكن صياغة هذه المبادئ في شكل مجموعة من النظم واللوائح ؟

ثالثا : وضع التخطيط الاستراتيجي :

ويمثل المرحلة الثالثة في النموذج ويتضمن الخطوات التالية : ( 11 ) اتخاذ القرارات الاستراتيجية : وتتضمن هذه الخطوة الإجابة على التساؤلات التالية : 48 ـ إلى أي مدى ستتخذ هذه القرارات الاستراتيجية على أساس المشاركة الشعبية ؟ 49 ـ هل تمت معالجة الموضوعات الخطيرة أو ذات الحساسية الحاكمة قبل اتخاذ القرارات الاستراتيجية ؟ 50 ـ كيف يمكن ترجمة النتائج العامة المطلوب الوصول إليها والتي تحقق رسالة ورؤية ونمو استراتيجية الجمعية إلى قرارات استراتيجية ؟ 51 ـ ما هي معايير تقييم مدى صحة هذه القرارات الاستراتيجية ؟ ( 12 ) إعداد البرامج التي تحقق القرارات الاستراتيجية : وتتضمن هذه الخطوة التساؤلات التالية : 52 ـ كيف يمكن تجميع القرارات والتوجهات الاستراتيجية في مجموعات متجانسة ؟ 53 ـ كيفية تجميع كل مجموعة من القرارات الاستراتيجية في مجموعة متجانسة ؟ 54 ـ كيف يمكن ترجمة كل مجموعة من القرارات الاستراتيجية المتجانسة والمتكاملة إلى برنامج عمل طويل المدى ؟ ( يستغرق فترة التخطيط الاستراتيجي بأكملها ) ؟ 55 ـ ما هي المعايير التي يتم على أساسها التأكد من أن هذه البرامج ستحقق الرؤية والرسالة وجوهر الاستراتيجية ؟ 56 ـ هل ستتضمن برامج العمل، برنامج خاص لدعم المؤسسة للجمعية أم لا ؟ ( 13 ) إعداد قوائم المشروعات المناسبة تحت كل برنامج عمل : وتتضمن هذه الخطوة التساؤلات التالية : 57 ـ ما هي أنسب المشروعات التي تحقق جزء من الرؤية ورسالة وجوهر استراتيجية الجمعية تحت كل برنامج عمل تم تحديده ؟ 58 ـ ما هي الأولوية المناسبة لترتيب هذه المشروعات وفقا لأهميتها النسبية ؟ 59 ـ ما هي العلاقات المتبادلة بين المشروعات المقترحة داخل البرنامج الواحد وبين المشروعات الواردة في البرامج الأخرى ؟. 60 ـ ما مدى إمكانية إعداد قوائم بديلة للمشروعات في كل برنامج وذلك في حالة صعوبة أو استحالة تنفيذ المشروعات الأساسية في كل برنامج ؟. 61 ـ ما هي المعايير التي سيتم على أساسها قبول أو رفض أو تحديد أولوية في المشروعات ؟ ( 14 ) إعداد خطط تنفيذ المشروعات : 62 ـ كيف سيتم وضع المشروعات في شكل نماذج ووصف لكل مشروع ؟ 63 ـ ما هي المشروعات التي سيتم اختيارها للتنفيذ خلال السنتين الأوليتين الأولى من الاستراتيجية، ليتم وضع خطط تنفيذية لها ؟ 64 ـ ما هي أنسب النماذج التي توضع على أساس الوصف التفصيلي للمشروعات أو الخطط التنفيذية لها ؟ ( 15 ) إعداد الموازنات المالية للمشروعات وتعبئة الموارد المالية والبشرية للتنفيذ وتتضمن هذه الخطوة التساؤلات التالية : 65 ـ كيف يمكن ترجمة المشروعات التي سيتم تنفيذها إلى موازنات مالية ؟ 66 ـ كيف يمكن تحديد الموارد الذاتية للجمعية والموارد الخارجية لكل مشروع ؟ 67 ـ كيف يمكن إبراز دور التمويل الذاتي من الجمعية في تنفيذ كل مشروع ؟ 68 ـ ما هي الإجراءات المناسبة للترويح للمشروعات المختلفة للحصول على التمويل المحلي أو الدولي ؟. 69 ـ ما هي الإجراءات المناسبة لتعبئة الموارد التطوعية من داخل الجمعية أو من بيئتها لتنفيذ المشروعات ؟

رابعا : رقابة تنفيذ الاستراتيجية :

وتمثل المرحلة الرابعة في النموذج وتتضمن الخطوات التالية : ( 16 ) متابعة تنفيذ الاستراتيجية : وتتضمن الإجابة على التساؤلات التالية : 70 ـ هل تم وضع برنامج زمني شامل لكل المشروعات التي سيتم تنفيذها في إطار المراحل المختلفة للاستراتيجية ؟ 71 ـ هل تم وضع النماذج المناسبة لمتابعة تنفيذ هذه المشروعات ؟ 72 ـ كيف سيتم ملء هذه النماذج ؟ وبواسطة من ؟ 73 ـ هل ستتضمن عملية المتابعة المشروعات فقط ؟ أم ستتضمن الجوانب الخاصة بالدعم المؤسسي ؟ ( 17 ) تقييم نتائج تنفيذ الاستراتيجية : وتتضمن هذه الخطوة الإجابة على التساؤلات التالية : 74 ـ هل تم دفع نظام متكامل لتقييم الأداء والتنفيذ للبرامج والمشروعات التي تتضمنها الاستراتيجية ؟ 75 ـ هل تضمن هذا النظام مجموعة من المعايير التشغيلية والأدائية المناسبة لطبيعة العمل لكل برنامج ومشروع ؟ 76 ـ هل تم ترجمة هذا النظام إلى مجموعة من النماذج التي سيتم ملئها ؟ وصولا إلى التقييم الدقيق ؟ 77 ـ من المسئول عن ملء هذا النموذج ؟ ( 18 ) المراجعة المستمرة والشاملة : على الرغم من أن المتابعة والتقييم ستحققان قدرا مناسبا من المراجعة المستمرة إلا أنه قد نرى أن يخصص لها خطوة مستقلة تمثل ختام النموذج وذلك على أساس قيام مجلس إدارة الجمعية بتجميع كافة مخرجات عمليتي المتابعة والتقييم خلال كل فترة زمنية لدراسة وتحليل مدى تأثير تنفيذ البرامج والمشروعات على تقدم الجمعية وتطورها وتحقيقها للاستراتيجية . وبالتالي ستتضمن هذه الخطوات التساؤلات التالية : 78 ـ كيف يمكن وضع نظام للتقارير، تصب فيه نتائج تحليل نماذج المتابعة والتقييم للبرامج والمشروعات ؟ 79 ـ كيف يمكن وضع الصورة المتكاملة للتقييم الكلي للجمعية سنويا أو خلال فترة زمنية مناسبة باستخدام نظام التقارير وبطريقة تسمح بقياس مدى تقدمها ومدى تحقيقها للاستراتيجية ؟ 80 ـ كيف يمكن تحليل هذه الصورة واستخراج نقاط محددة منها تسمح بتصحيح مسار الجمعية في الفترة القادمة ؟