السجلات ما هي إلا مخازن للمعلومات والبيانات التي تتعلق بالأحداث والوقائع التي تمر بها الوحدة الإدارية أو المنشأة نتيجة تفاعل مكوناتها داخليا أو تلك التي تتعرض لها نتيجة تعاملها مع البيئة الخارجية ( خارج الوحدة الإدارية أو المنشأة ) فموقفها تماما كمخازن الأدوات والمهمات والمواد . فالمنشأة تقوم بتخزين المواد والمعدات اللازمة للإنتاج . فالمخزون في المنشأة ينقسم إلى قسمين رئيسيين هما المواد والمعدات من ناحية والمعلومات والبيانات من ناحية أخرى . والمعلومات والبيانات هما من أهم مدخلات أو مصادر إعداد التقارير . وتوجد مخازن المعلومات والبيانات في المنشأة في مكانين أساسيين :

الأول : وهو المكتبة وهي تمثل مخزن المعلومات والبيانات التي تتعلق غالبا بالبيئة الخارجية بالمنشأة ( فيما يتعلق بالأنشطة التي تدخل في نطاق أعمالها ) .

والثاني : وهو الإدارة المكتبية أو المحفوظات أو الأرشيف الذي يحتوي على السجلات والملفات التي تتمثل غالبا مخزن المعلومات والبيانات التي تقوم بتسجيل الوقائع والأحداث التي تمر بها المنشأة .