عادة ما يميل الفرد على تكرار السلوك الذي يترتب عليه نوعا من الإثابة، كما أنه لا يميل إلى تكرار السلوك الذي يترتب عليه نوعا من العقاب .

وتتمثل الإثابة في إشباع حاجة أو اكثر من الحاجات الأساسية والتي أوضحها (ماسلو) في خمس أنواع تأخذ الشكل الهرمي المتدرج.

هذا وتربط هذه الحاجات الأساسية ببعضها البعض ، بحيث تأتي الحاجات الأقوى تأثيرا في قاعدة الهرم وتأتي الحاجات الأقل قوة في قمة الهرم خاصة وأنه كلما أحتاج الفرد إلى إشباع حاجة معينة من الحاجات الخمسة السابقة ، وجه كل طاقته نحوها، وعندما يشبعها يتوجه نحو إشباع حاجة أخرى ومن هنا تأتي الدوافع كمجموعة من القوى الداخلية التي تحرك سلوك الأفراد العاملين نحو إشباع حاجاتهم المختلفة عن طريق المثيرات الخارجية المتاحة في البيئة المحيطة .

وبالتالي يكون الدفاع أو الحاجة توجد داخل الفرد ذاته ، أما الحافز أو المثير فأنها توجد في البيئة المحيطة بالفرد ومن ثم توظفها الإدارة لإشباع الدافع أو سد الحاجة لدى الأفراد العاملين .