يوسف لمحنط

ليسانس علم المكتبات

طالب سنة أولى ماجستير

قسم علم المكتبات جامعة منتوري – قسنطينة - الجزائر



إن هذا العصر الذي يشهد فيضانا هائلا من الإنتاج الفكري, في كل المجالات وبكافة الأشكال: التقليدية وغير التقليدية,والباحث لفي أشد الحاجة إلى ضبط ببليوغرافي لمصادر المعلومات فيه, وإذا كانت مصادر المعلومات تعتبر كنوز العصر؛ لما تضمه من درر المعلومات, فإن المستخلصات هي مفاتيحها.

1. ضبط المصطلحات

قبل الغوص في أغوار "المستخلصات" علينا تحديد بعض المفاهيم ذات الصلة المباشرة بالموضوع وهما :الخدمة الاساسية التي تندرج تحتها عملية الاستخلاص وهي "التحليل الوثائقي", إضافة إلى العملية الموازية والمكملة لها عملية "التكشيف".

1.1. التحليل الوثائقي

عملية متمثلة في معالجة المعلومات التي تتضمنها الوثائق, وفق معايير وأساليب علمية. نقوم بتحليلها لتمكين الباحث والمستفيد بصفة عامة, من استرجاع واستيعاب موضوع الوثيقة, سواء كانت في شكل كتاب أو غيره. والتحليل الوثائقي يمثل ضرورة جوهرية, نظرا لحرص المهتمين بالمجال الببليوغرافي, على الدقة والاكتمال في المعالجة الموضوعية, لمواد شاءت ظروف نشرها, أن لا تصدر دائما مستقلة, وإنما تضمنتها واحتوتها مواد اشمل منها, فجاءت نصا داخل نص. التحليل الوثائقي ضرورة تطالبنا بها بإلحاح حاجات الباحث داخل تخصصه, وسميت هذه الخدمات (الاستخلاص،التكشيف وغيرها) بالخدمات الثانوية, تميّيزا لها عن الخدمات الأولية, التي تهتم بنشر الآداب الأصلية، وتعد عملية التحليل الوثائقي وما تتضمنه من استخلاص و تكشيف, من الروابط الهامة في سلسلة الاتصالات بين المصدر الأصلي للمعلومات والمستفيدين منها, حيث يمكن للمستفيدين استرجاع المعلومات إما على المستوى الإستخلاصي أو التكشيف الخالص .

وعند الجواهري التحليل التوثيقي في كتابه" الفهرسة الموضوعية للتصنيف" هو التعرف على المفاهيم والأفكار المهمة في الوثيقة, من اجل إظهارها في التكشيف. ويشتمل ذلك على العمليات المرتبطة ببناء السمات الموضوعية للوثائق سواء كان ذلك في الفهرسة الموضوعية أو في التصنيف أو في الاستخلاص و التكشيف. ويتم فيه اختيار رؤوس الموضوعات SULJECT HEADING وهي كلمة أو مصطلح أو مجموعة مفردات, تدل على موضوع, تدخل تحته كل المواد التي تعالج الموضوع نفسه, كما هو موجود في نهاية البيبلوغرافيا العامة أو المتخصصة أو كشاف الدوريات (صحف ومجلات) أو الفهرس البطاقي للمكتبـة، ومن الأفضل أن يكون مرنـا, يمكنه استيعاب مصطلحات أو مفردات إضافية أو ألفاظ جديدة, دون الإخلال بالتسلسل الموجود. كذلك يجب أن تحذف المصطلحات القديمة أو غير الضرورية بين فترة وأخرى وإضافة ما يستجد من معلومات.

2.1. الاستخلاص و المستخلصات

في ظل التزايد المستمر في الإنتاج الفكري, منذ عصر انفجار المعلومات, واستمرار المشكل حتى بدخولنا عصر الثورة المعلوماتية, يبقى الشغل الشاغل للباحث هو الاطلاع على آخر المنشورات في مجال تخصصه عبر العالم, ومن أهم الأدوات الثرية بالمعلومات, والتي يمكنها ان تكون إلى حد ما كبديل عن السند الأصلي, نجد المستخلصات بمختلف أنواعها, كأداة ببليوغرافية ناجعة.

1.2.1. الاستخلاص Abstracting

تندرج عملية الاستخلاص ضمن أعمال التحليل الوثائقي وقد برزت على باقي المهام للأهمية البالغة التي تكتسيها. وللتعرف على مفهومها وتحديد معالمها, ينبغي تتبع مختلف التعاريف الواردة في أدبيات الموضوع, والتي نوردها:

جاء في " قاموس البنهاوي الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات" تعريفها في العبارة " صياغة عرض موجز ودقيق لوثيقة ما وهي عملية إنتاج منتظم لمستخلصات في مجال موضوعي معين أو في عدة مجالات وكذالك الهيئة التي تنتج المستخلصات وقد تكون مثل هذه الخدمة إما شاملة أو مختارة ".

لقد عرفته المواصفة العربية رقم 525/84 " بأنه عملية تمثيل مختصر ودقيق لمحتويات وثيقة ما دون إضافة أي تفسير أو نقد وبدون تمييز لكاتب المقال".

وهو عملية تلخيص علمي, للخصائص والعناصر الجوهرية لموضوع أكبر. مثل المطبوعات والمقالات, مصحوبا بوصف بيبليوغرافي, يسهل عملية التعرف علـى الوثيقة، أوهي شكل من أشكال البيبلوغرافيا. يحتوي في بعض الأحيان على الكتب, لكنه يهتم أساسا بمقـالات الدوريـات التي يتم تلخيصها, ويعالجـها وصف ببليوغرافي مناسب, التي ترتب ترتيبا موضوعيا, لتسهيل الوصول.

وعرفه عبد الحفيظ هلال بأنه: "فن إستقطار أو استخراج أكبر قدر من المعلومات المطلوبة من الوثيقة, والتعبير عنه بأقل عدد من الكلمات. ويثمر عن هذه العملية ملخص, مصحوب بوصف بيبليوغرافي, يسهل الوصول إلى الوثيقة الأصلية, يفيد الباحثين في ملاحقة الإنتاج الفكري المنشور الحديث".

2.2.1 .المستخلصات abstracts

لغة :هو الناتج المشتمل على الخصائص, أو المكونات الأساسية لمادة, أو عدة مواد معا. أما اصطلاحا, فقد ورد في قاموس البنهاوي الموسوعي لمصطلحات المكتبات, " بأنه عبارة عن ملخص للوثيقة، وقد يكون المستخلص إما مكانيlocative وإما نقدي، وإما كشفيdicativeأو إعلامي، أما المستخلص المكاني فيشمل القليل فقط من المكتبات, فيحدد المكان الذي توجد فيه الوثيقة الأصلية. أما النقدي فيحدد الطبيعة العامة لمضمون الوثيقة. أما المستخلص الكشفي فيشير إلى ما في الوثيقة الأصلية لكنه عادة لا يشمل على المضمون.

وقد عرف المؤتمر الدولي للاستخلاص في العلوم international conference on science abstractingالذي عقد في باريس فيما بين 20 و25 من يونيو1949."الملخص لأحد المطبوعات أو الوثائق, مصحوب بوصف ببليوغرافي يضمن سهولة الوصول إلى الوثيقة الأصلية". و ينص تعريف أخر, وهو جزء من معايير المعهد القومي الأمريكي للمواصفات القياسية ANSI الخاصة بصياغة المستخلصات, على أن المستخلص, " عرض موجز ودقيق لا يحتوي على أية إشارة إلى كاتبه". وعادة ما يعبر المستخلص عن محتوى الـوثيقة الأصلية فيما يتراوح بين 1/10 و1/20 من عدد كلماتها, فمن الممكن عادة ضغط مقال من2000 كلمة إلى حوالي 100 إلى 200 كلمة.

ويعرف المستخلص حسب المؤتمر الدولي لليونسكو :بأنه " ملخص للمطبوع أو للمقالة مصحوبا بوصف ببليوغرافي كافي, يمكن للقارئ بواسطته تتبع المطبوعات أو المقالات. وذلك عبر عملية التوثيق من قبل عاملين متخصصين في هذا المجال.

المستخلص هو أول ما يقرأه المستفيد, و هو الوسيلة الرئيسية التي يقرر من خلالها الباحثين ما إذا كان الرجوع إلى النص الكامل مفيد. يجب أن تحتوي خلاصة قصيرة من نتائج الورقة، في نفس الوقت مصاغ وفق تمط يجعله مفهوم لوحده دون الرجوع إلى الوثيقة الاصلية.

كما يمكن القول بأنها كغيرها من الملخصات تحافظ على النقاط الأساسية للنص المكتوب، وليس كالملخصات التنفيذية التي تكتب لقراء معينين، علما أن المستخلصات تصاغ بنفس المستوى التقني و العلمي لغة المستعملة في النص بحد ذاته، كما أنه ليس كالملخصات العامة التي تصاغ لتتلاءم مع مختلف احتياجات القراء و المؤلفين. فالملخص نسخة مكثفة لنص أطول، أين يتم تسليط الضوء على أهم النقاط التي شملتها الدراسة و بشكل مصغر يصف المحتوى ومجال الدراسة، و تقدم المحتويات بطريقة مختصرة. كما عرفه الأخصائيين على أنه "بيان مستقل يحمل معلومات ضرورية لورقة ما أو كتاب يقدم أهدافها و المنهجية و النتائج و الاستنتاجات لمشروع البحث، كما أنه له أسلوب غير تكراري".

3.1. التكشيف و الكشافات

إذا كان أساس خدمات المعلومات هو تجميع أوعية المعلومات و تهيئة هذه الأوعية لتلبية احتياجات المستفيدين، فإن توفير مقومات استرجاع هذه الأوعية يعتبر من أهم التحديات التي يواجهها المهتمين بالمعلومات. و من هنا يعتبر التكشيف من الخدمات الأساسية و الضرورية, التي تقوم بها مراكز المعلومات على اختلاف أنواعها و مستوياتها, خاصة مع الكم الهائل للإنتاج الفكري في كل المجالات.

1.3.1. التكشيفIndexing

عرفه الجواهري بأنه مصطلح جديد في الاستعمال و هو"عملية تحليل الوثيق ومحتواها الموضوعي وفيما يرتبط مع حاجات المستفيد و التعبير عن ذلك التحليل بأقل عدد من الواصفات. و التكشيف هو عملية تحليلية لموضوع كتاب أو دورية أو أي وثيقة ذات غاية وهدف من أجل تسهيل وصول المعلومات للقراء, و يتم ذلك عبر رموز أو كلمات مختصرة, أو مصطلحات يتم تحديدها وفق نوع المادة و نسبة الاستفادة منها. بصيغة أخرى هو علم و فن يتطلب من يقوم بهذا العمل أن يكون مكشفا( الشخص الذي يعمل في هذا المجال)، و أن يكون على دراية وافية و حديثة بالتقنيات و الحاسب الآلي أو المكنز أولا والموضوع المحلل ثانيا، واللغة توثيقية ثالثا.

وجاء في قاموس البنهاوي الموسوعي في مصطلحات المكتبات و المعلومات على أن التكشيف هو فن إعداد الكشافات و الخطوات المتبعة في ذلك.

وعرفه محمد فتحي عبد الهادي بأنه كلمة من الكلمات حديثة الاستعمال في اللغة العربي و يقصد بها عملية خلق المداخل في كشاف،أو إعداد المداخل التي تقود للوصول إلى المعلومات في مصادرها.

و تجدر الإشارة إلى أن عملية التكشيف لا تشتمل على الإنتاج الفعلي للكشاف المكتمل، كما أن المصطلح لا ينطبق على استخدام الكشاف.

2.3.1. الكشاف

ترجمة لكلمة Index الإنجليزية المشتقة من الكلمة اللاتينيةIndicareو التي تعني لفت النظر أو الإشارة إلى شيء ما أو الدلالة عليه. وعرفه محمد فتحي عبد الهادي بأنه "عبارة عن إشارة أو علامة توضح أو تفصح عن تفسير شيء ما أو الدلالة عليه؛. وقد دخلت هذه الكلمة اللغة الإنجليزية في القرن السادس عشر بذات معناها اللاتيني.

و على أي حال، فإن هذا المفرد يحتمل عددا كبيرا من المعاني غير الببليوغرافية، أما استخدامه في وظيفة القوائم فقد بدأ منذ القرن السابع عشر. و بقي هذا الاستخدام يتذبذب عدة قرون، و قد استقر العرف على استخدامه في آن واحد من المعنيين،أولهماترتيب كل المحتويات الدقيقة للكتاب). و ثانيهما( القائمة المنظمة بمحتويات الدوريات). كما استقر التعرف على اختيار كلمة –كشاف- العربية لتقابل هذا هذا المصطلح العربي بمعنييه.و يمكن تعريف الكشاف بأنه " دليل منهجي للوحدات Items التي تتضمنها مجموعة ما أو المفاهيم المشتقة من مجموعة ما. و تمثل هذه الوحدات أو المفاهيم المشتقة بواسطة مداخل ترتب وفقا لترتيب معروف أو مقرر سلفا. مثل الترتيب الهجائي أو الترتيب الزمني أو الترتيب الرقمي.

حسب المنظمة الدولية للتقييس ISO فإن الكشاف هو" تسجيل ألقبائي و ترتيب منظم للمداخل منظم للمداخل و مختلف عن ترتيبها في الوثيقة معهم لجعل المستخدم قادرا على تحديد المعلومات في الوثيقة."

تقدم المواصفة البريطانية لإعداد الكشافات التعريف التالي للكشاف: "دليل منهجي لموضع أو مكان الكلمات، أو المفاهيم، أو الوحدات الأخرى في الكتب أو الدوريات أو غير الدوريات أو غير الدوريات من المطبوعات.و يتكون الكشاف من سلسلة مداخل لا ترتب وفق الترتيب الذي تظهر به في المطبوع و إنما وفق نمط آخر من الترتيب ( مثل الترتيب الهجائي ) يختار لتمكين المستفيد من إيجادها بسرعة معا مع الوسائل التي تبين موضع أو مكان كل وحدة. "

و هكذا يتضح أن التكشيف هو عملية تحليل المحتوى الإعلامي لسجلات المعرفة و التعبير عن هذا المحتوى بلغة نظام التكشيف، و تنطوي عملية التكشيف على عنصرين أساسين: العنصر الأول هو المداخل التي يبحث تحتها المستفيد ، و ترتب هذه المداخل وفقا لنظام. أما العنصر الثاني فهو الروابط و الإشارات، وهي وسيلة الربط من كشاف لآخر تبعا لطبيعة مواد المعلومات التي يتم تكشفيها و وسائل التحقق من هذه المواد، وطرق ترتيبها فيما بينها و وسائل التعبير عن هذا الترتيب و درجة التعمق في التحليل الموضوعي للمضمون.

2. أهمية المستخلصات

يعتبر تحديد مكان المعلومة و الوصول إليها في الوقت المناسب هو الشغل الشاغل للباحث. لذى فإن لجوءه إلى المستخلصات كأداة بحث ذات فعالية عالية و ذات قبول كبير ، أصبح حتمي فأين تكمن أهمية المستخلصات ؟ للتعرف على الإجابة ستكون لنا جولة بين الخدمات التي تقدمها المستخلصات للباحث و غيره و التي تتجلى فيها أهميتها.

1.2. مساعدة القراء على تقرير ما إذا كان الرجوع إلى النص الكامل للوثيقة

مـن خلال الإطلاع على المستخلصـات سيحدد الباحث مدى أهمية موضوع الوثيقة, وعلاقته بموضوع البحث بدلا من البحث و قراءة مئات الوثائق، فالباحث يعتمد على المستخلصات لاتخاذ قرارات سريعة فيما إذا كانت الوثيقة أو المقال، وثيق الصلة بالموضوع .

2.2. القراءة المبدئية لفهم النصوص

مثل باقي إستراتجيات القراءة المبدئية فإن قراءة المستخلص قبل قراءة النص الكامل للوثيقة يساعد القرار على توقع ما يمكن أن يحتويه النص في حد ذاته، و استخدام المستخلص للحصول على نظرة شاملة للنص، تجعل قراءته أسهل و أكثر فعالية، و على نفس المستوى من الأهمية فإنها تعطي للباحث خلفية عن أسلوب النص الكامل سواء كان جد تقني أو كان ذو تراكيب بسيطة، إضافة إلى ذلك فهي تساعد على تفادي الوقوع في شرك العناوين المظللة و المبهمة.

3.2. الإطلاع على العمل التقني للمستخدمين

يفضل العديد من المسيرين و المشرفين أقل المستخلصات التنفيذية التقنية، أما البعض الآخر فيحتاج معها العمل الكامل للعمل التقني، و على أساس بحوث مركز الكتابة لجامعة محافظة كولورادو الأمريكية فإن 15% فقط من المسيرين يقرؤون النص الكامل للتقارير، وأكثرهم بعد ذلك يعتمدون على الملخص التنفيذي أو المستخلص لأخذ نظرة أوضح على عمل المستخدمين.

4.2. التذكير بنتائج البحوث

حتى بعد قراءة المقال أو الوثيقة فإن الباحث يحافظ على المستخلص لتذكر أهم نتائج البحث و يسهل الرجوع إليها مقارنة بالرجوع إلى النص الكامل.

5.2. تسهيل تكشيف المقالات

حتى قبل أن تجعل الحواسيب عملية التكشيف سهلة، المستخلصات تساعد المكتبيين والباحثين في إيجاد المعلومات بطريقة جد سهلة. ومع الكم الهائل للكشافات الإلكترونية فالمستخلصات بكلماتها المفتاحية تعتبر أكثر أهمية. لأن القراء يستطيعون الإطلاع على مئات المستخلصات بسرعة. لإيجاد أكثرها أهمية و خدمة لموضوع البحث، إضافة إلى ذلك الإستشهادات من خلال المستخلصات يفتح مجالات جديدة للبحث قد لا يكون القارئ على علم بها عند بداية بحثه في الموضوع.

6.2. التشجيع على الإحاطة الجارية

تقع على عاتق أي باحث مسؤولية أخلاقية تتمثل في الإطلاع الدائم و المستمر على الإنتاج الفكري في مجال تخصص فإذا كان الباحث لا يستطيع قراءة كل نص الوثيقة التي يعتقد أنه ينبغي قراءتها ،إذا فينبغي عليه قراءة كلمات أقل. تساعد المستخلصات في تحقيق ذلك بكفاءة.

وهناك من الدلائل ما يشير إلى أن المستخلصات الآن تستخدم لأغراض الإحاطة الجارية أقل مما كانت عليه من قبل. و يرجع السبب في ذلك إلى تأخر صدور المستخلصات المنشورة, فضلا عن ضخامة عددها ، فقد أشارت التقديرات على أنه وللإطلاع عما ينشر سنويا في مجال العلوم البيوطبية. وعلى فرض ان الباحث يستطيع قراءة مقالين في الساعة ، إذا افترضنا أن القارئ يقظ ، و باستطاعته قراءة 70 لغة على وجه التقريب.و كانت كل هاته الوثائق في متناول يده. وإذا كانت قراءة الدوريات تقتصر على ساعة واحدة يوميا و تستمر لـ365 يوما في السنة فإنه يمكن لقراءة إنتاج عام واحد من الوثائق للمتخصصين في العلوم البيوطبية أن تستغرق 27.4 قرنا.خلاصة القول أنه من الصعب إن لم يكن من المستحيل ملاحقة الإنتاج الفكري ، ومن ثم فإن الباحث إلى بدائل الوثائق الأصلية وخاصة المستخلصات التي يمكن أن تقدم له المحتوى الأساسي لهذه الوثائق في حوالي 1/10 من حجمها الأصلي.

7.2. المستخلصات و الاقتصاد في تكاليف البحث

الإحاطة الجارية الواعية أهم ضمانات تجنب تكرار البحوث و طالما كانت المستخلصات تخدم أهداف الإحاطة الجارية و تؤدي إلى الاقتصاد في وقت القراءة ،فإنها تؤدي حتما في اقتصاد من تكاليف البحث. وقد تبين من إحدى الدراسات الرائدة في مجال فعالية تكلفة نظام استرجاع المعلومات أن الإفادة من الخدمات الاستخلاص توفر لكل باحث 5.4 ساعات أسبوعيا.و بترجمة هذه الساعات إلى دولارات حيث تعادل 20 دولار لساعة حسب تقديرات عام 1970،فإن مقدار ما يوفره كل باحث يبلغ حوالي 100 دولار أسبوعيا و بضرب هذا الرقم الأخير في عدد الباحثين العاملين في المؤسسة فإنه تبين أن إجمالي الاقتصاد في تكاليف يعتبر دليلا لا جدال فيه على ما للمستخلصات من أهمية .

8.2. المستخلصات و تخطي الحواجز اللغوية

سبقت الإشارة إلى مدى التشتت اللغوي للإنتاج الفكري فهناك على سبيل المثال حوالي 70 لغة مستعملة في نشر الإنتاج الفكري في العلوم و التكنولوجيا في الوقت الذي لا يمكن فيه للباحث العلمي استعمال أكثر من لغتين في المتوسط. فمن الممكن التخفيض من حدة هذه المشكلة بتوفير المستخلصات بإحدى اللغات واسعة الانتشار ، أما إذا كان الباحث عن المعلومات محظوظا فإنه يجد المستخلص باللغة التي يجيدها. أما إذا لم يكن كذلك فإنه يمكن أن يصبح بحاجة إلى لغتين اثنين فقط هما لغته الأم و اللغة التي تنشر بها المستخلصات. و يحدث في كثير من الأحيان أن تقوم المستخلصات مقام الوثائق الأصلية بلغتها الأجنبية، كما يحدث في أحيان أخرى أن تساعد و بشكل أكثر مدعاة للاطمئنان في اتخاذ القرار الحصول على ترجمة للوثيقة مقارنة مع العناوين و المداخل الكشفية.

9.2. المستخلصات و إعداد المراجعات العلمية

تقدم المستخلصات مساعدة خاصة عند إعداد الببليوغرافيات و المراجعات العلميةReviewsفي التغلب على الصعوبات الناجمة عن ضخامة الإنتاج الفكري المنشور و عدم إمكانية تغطية كل الوثائق . بكل اللغات وفي هذه الحالة تبرز المستخلصات كبديل للوثائق الأصلية ومصدرا للبيانات الببليوغرافية يكون أيسر في استقائها و تجميعها من الرجوع إلى الأصل. ومن جهة أخرى فإن احتواء المستخلص الببليوغرافي يسهل على الباحث عملية الوصف أثناء تحريره للبحث.

3. أنواع المستخلصات

بتطور العملية الإستخلاصية ظهرت عدة أنواع للمستخلصات، تعددت أوجه تصنيفها ومن هذه المعايير الاعتماد على الغرض من إعداد المستخلصات كمقياس للتصنيف و الذي يندرج تحته كل من المستخلصات الإعلامية، ، الوصفية، والنقدية، وكمقياس آخر أعتمد على صفة القائمين على إعدادها كأساس للتقسيم على أساس اختلافهم من مؤلفين و متخصصين موضوعيين و مستخلصين محترفين، كذا فإن طريقة الإخراج ، والشكل يعد مقياسا حيث تظهر المستخلصات في شكل مستخلصات تلغرافية، إحصائية، و جدولية و أخرى سنأتي على ذكرها في حينها.

1.3 حسب الغرض

يمكن تصنيف المستخلصات حسب طبيعة المعلومات التي تحتويها, والغرض المرجو منها أساسا. هل هي ذات دلالة إشارية؟ فقط؛ أي غرضها هو التعريف بأهم الأفكار المعالجة في الوثيقة موضوع الاستخلاص. أو يرمي إلى إعطاء أفكار وافية حول الموضوع ليكون إعلاميا. أو ان شخصية وأفكار المستخلِص ستظهر لغرض تقييم طريقة معالجة المؤلف لموضوع الوثيقة.

1.1.3 المستخلص الوصفي

عرفه المؤتمر الدولي للاستخلاص على أنه نوع من المستخلصات الموجزة التي أعدادها بقصد تيسير مهمة المستفيدين في الحكم ما إذا كان عليه الإطلاع على الوثيقة فهي تلقي نظرة على ما تحتويه( التقرير أو المقال ) الوثيقة موضحة الأهداف، المنهجية، مجال الدراسة دون معالجة النتائج و الاستنتاجات و التوصيات. يمكن إعدادها بسرعة و بأقل قدرة من التكلفة، ومن المكن اعتبارها شكلا من أشكال التكشيف حيث تشتمل المصطلحات الدالة على أهم ما تعالجه الوثائق من موضوعات مع ربط هذه المصطلحات مع بعضها البعض في شكل جمل و عبارات بدلا من تركها في شكل واصفات أو مداخل كشفية. وبعبارة أخرى فهو قائمة محتويات, أعيدت صياغتها في فقرة لا تغني على قراءة الوثيقة الأصلية. و عادة ما يتعلق بالوثائق الطويلة، و التقارير، و اقتراحات المؤتمرات. و عموما فإن المستخلصات الوصفية لا تتجاوز 100 كلمة و عادة المستخلص لا يتضمن الاستنتاجات و التوصيات عموما. أثناء عملية تحرير المستخلص الوصفي لابد إتباع مجموعة من الخطوات التي يمكن إيرادها فيما يلي:

· إعادة قراءة التقرير أو الوثيقة و بعدها إبراز و تحديد الطريقة و المجال الذي تدور فيه الوثيقة و غرضه.

· استعمال العناوين و الجداول التي تحتوي عليها الوثيقة المستخلصة و اعتبارها كدليل.

· فحص و تحليل المقدمة و الخلاصة أو كتحديد البيانات أو مفاهيم التي تعطي مفهوما دقيق للوثيقة عموما.

· كتابة خلاصة التقرير.

· التقيد بمحتويات الوثيقة المستخلصة.

· أن يكون الملخص شامل بشكل ملائم لمضمون الوثيقة.

صياغة الجمل أو الأفعال تتعلق بطبيعة المعلومة فالبيانات التي تصف الوثيقة تكون في الزمن الحاضر نفس الشيء للبيانات حول نتائج الدراسة.

2.1.3 .المستخلصات الإعلامية informative

يهدف هذا النوع من المستخلصات إلى تزويد القارئ بالمعلومات الكمية و النوعية الواردة في الوثائق الأصلية، وغالبا ما تعفي هذه المستخلصات المستفيد من ضرورة الرجوع إلى العمل الأصلي، وعادة ما تشتمل البيانات الرقمية التي ترد في هذه المستخلصات الحدود القصوى و الحدود الدنيا و المعادلات و المتوسطات و مقاييس الثقة.

يعرف أيضا: بأنه مستخلص لجميع عناصر مضمون الوثيقة بأكمله و يحتوي على العناصر الأساسية للمعلومات و النتائج التي تحتويها الوثيقة، و هذا مما يفيد إلى إختيار ما يفي بحاجته وذلك في العودة إلى الوثيقة الأصلية، و هذه الإضافات الجديدة التي يعدها المختصون لإفادة أكبر عدد من القراء.

عرفه سريع محمد سريع بأنه ذلك المستخلص الذي يحدد المواد ذات العلاقة بالوثيقة الأصلية، كما يلخص الحجج و المناقشات والبيانات والنتائج المتعلقة بموضوع البحث.

حسب الموسوعة العربية لمصطلحات المكتبات و المعلومات ذكرت بأن " المستخلصات الإعلامية Informative، و هي التي تقدم معلومات كثيرة عن العمل الأصلي كما تلخص المعلومات الرئيسية، أو تقييميه évaluative، و ذلك إذا احتوت على تعليق على مدى أهمية المادة الأصلية.

1.2.1.3. اعتبارات كتابة مستخلص إعلامي

خلال عملية كتابة المستخلصات الإعلامية لابد من مراعاة ما يلي:

· أن يشتمل المستخلص على بيان واضح و مركز لتحديد المشكلة أو موضوع البحث.

· على القائم بالاستخلاص أن يحرص على توضيح عنوان الوثيقة المستخلصة و التعريف بالمصطلحات الواردة به.

· بيان الطرق و الأساليب التجريبية المتبعة في حل المشكلة، و قد لا يتطلب الأمر في بعض الأحيان أكثر من جملة أو عبارة مختصرة و خاصة إذا كانت الأساليب التي إتبعها الباحث من الأساليب المعيارية المتفق عليها و المألوفة في المجال. إلا أن هذا العنصر من المستخلص ينبغي أن يحظى بأقصى درجات الإهتمام وخاصة عند استخلاص الوثائق التي تشتمل على وصف الأساليب الجديدة الغير مألوفة، واستخلاص المقالات المخصصة أساسا لوصف الطرق والأساليب التجريبية الجديدة.

· ان يشتمل المستخلص على أهم نتائج الدراسة ويفضل بالطبع أن يشتمل على النتائج الكمية، إلا أنه من المعروف أن كمية المعروف التي تشتمل عليها بعض الوثائق من الضخامة بشكل يحول دون تلخيصها بشكل مناسب في الحدود المسموح بها.

· ان يشتمل المستخلص على عرض واضح للنتائج الإيجابية التي تم التوصل إليها في البحث، كما ينبغي أن يشير إلى النتائج السلبية التي قد ينتهي إليها. هذا بالإضافة إلى بيان ما إذا كانت النتائج التي توصل إليها الباحث تتفق والحقائق والأطر النظرية السائدة في المجال. كذالك ينبغي ان يتضمن المستخلص الإعلامي النتائج التي توصلت إليها الدراسة أو البحث أو الاستنتاجات التي تعد وصف لتطبيقات النتائج مع ربطها بالتوصيات والاقتراحات والفروض العلمية المقبولة أو المرفوضة.

2.2.1.3. أهمية المستخلصات الإعلامية

تكتسب المستخلصات الإعلامية أهمية بالغة في استخلاص الوثائق المنشورة باللغات غير المألوفة بالنسبة للمستفيدين المحتملين، و كذلك المقالات المنشورة في الدوريات التي يصعب الحصول عليها و تقارير البحوث محدودة التداول إلى آخر ذلك من أنواع الأوعية التي يمكن للمستفيدين أن يتكبد المشاق في الحصول عليها و تقارير البحوث محدودة التناول إلى آخر ذلك من أنواع الأوعية التي يمكن للمستفيد أن يتكبد المشاق في الحصول عليها. و نعود و نؤكد ذلك هنا أنه ينبغي أن يشتمل المستخلص الإعلامي على أهم ما تشتمل عليه الوثيقة المستخلصة من نتائج .

3.1.3. المستخلصات النقدية

في هذه النوعية من المستخلصات يعمل المستخلِص كناقد أو مقيم للعمل، حيث أنه في النوعين السابقين يكون مقررا موضوعيا فقط، فإبداء آرائه عملية مستبعدة تماما.

أما في المستخلصات, النقدية فالمستخلِص له الحرية في إبداء أرائه وتحليلاته, بتأن ورؤية وتتوقف قيمة المستخلصات النقدية إلى حد كبير على المقدرة الموضوعية للمستخلِص، وينبغي الإشارة هنا، إلى ان التعريف الوارد للمستخلصات و الصادر من قبل ( ISO ) ينص على أنه ينبغي ألا يتضمن المستخلص أي تفسير أو نقد لأن المؤلفين ليس لديهم الوقت لمراجعة ما كتب من نقد و الرد عليه هذا بالإضافة إلى أن قارئ المستخلصات يعلم تماما أن الأفكار الواردة فيها هي أفكار مؤلفين.

1.3.1.3. اعتبارات في الاستخلاص النقدي

تحرص جميع مؤسسات الاستخلاص على تزويد العاملين بها بالاعتبارات التي يسترشدون بها في إعداد المستخلصات. لكن هذه الاعتبارات تختلف من مؤسسة إلى أخرى نظرا لوجود بعض مظاهر الاختلاف في الاحتياجات الخاصة والتي نذكرمنها:

· الفئة التي تخاطبها الوثيقة، هل هي في مرحلة المبتدئين أو مرحلة المحترفين.

· ما إذا كانت الوثيقة مغرقة في التبسيط أو التعقيد.

· ما إذا كانت هناك شروط معينة ينبغي توافرها في القارئ لكي يستطيع فهم الوثيقة.

· ما إذا كانت الحقائق التي تشتمل عليها الوثيقة متسمة بالدقة .

· ما إذا كانت الوثيقة محاولة لوضع حقائق قديمة في قالب جديد أم مقالا استعراضيا دقيقا أم جهدا ينطوي على حقائق هامة جديدة .

· ما إذا كان المؤلف يقدم تفاصيل كافية.

· مدى صلاحية الأجهزة و الأساليب.

· ما إذا كانت هناك أخطاء مطبعية جوهرية.

· ما إذا كانت النتائج التجريبية قابلة للتفسير بطريقة تختلف عن تفسيرات المؤلف.

· علاقة البحث بغيره من الأعمال الأخرى في المجال و موقفه منها، وما إذا كان قد استشهد به فضلا في أعمال الأخرى.

و على كاتب المستخلص النقدي أن يحاول على الأقل بيان مدى عمق المعالجة و حدودها و مستوى القارئ. و كلما كان كاتب المستخلص متمكنا من تخصصه ملما بأطرافه كانت قدرته على النقد أقوى.

2.3.1.3. سلبيات المستخلص النقدي

إن معظم دوريات الاستخلاص التي تنشر على نطاق واسع أي غير المحلية لا تحبذ الاتجاه النقدي و ربما تنص فيما يلتزم به المستخلصون العاملون لها من تعليمات على تجنب النقد ، و من الممكن أن تكون حجتها في ذلك واحدة ، أو أكثر من الأسباب التالية:

? قلة عدد المستخلصين القادرين و الراغبين في نفس الوقت في كتابة المستخلصات النقدية.

? إن كثير من الوثائق التي يتم استخلاصها قد مرت فعلا عبر عملية مراجعة تحليلية مكثفة.

? إن بعض القراء يفضلون إصدار أحكامهم النقدية بأنفسهم .

? ما يستغرقه إعداد المستخلصات النقدية من وقت طويل, و ما يتطلبه نشره من حيز كبير. لأنها عادة ما تكون أطول من المستخلصات غير النقدية، و وقت الاستخلاص و حيز النشر من عناصر التكلفة التي يحسب حسابها.

? أن المستخلصات النقدية المصاغة بطريقة محكمة قد تصل المستفيد - الذي غالبا ما يكون متعطشا للتتبع السريع- متأخرة، و كثير من المجالات العلمية تتطور الآن بسرعة تجعل من هذا الحيز الفراغي أمرا لا يمكن قبوله .

? لكل كاتب مستخلصات ولكل ناقد وجهة النظر الخاصة به، و ليس من الضروري أن تكون وجهة النظر أكثر وجاهة من تلك الخاصة بمؤلف الوثيقة الأصلية.

? أن منافذ نشر المستخلصات لا تفسح المجال أمام مؤلفي الوثائق المستخلصة للرد على ما يوجه لأعمالهم من انتقادات.

و كما هو واضح فإن المستخلصات النقدية لا يمكن إعدادها إلا في أضيق الحدود, لصالح عدد محدود من المستفيدين كما هو الحال في الشركات الصناعية. أضف إلى ذلك ان الاستخلاص النقدي يعتبر التزام مهني, وأخلاقي في بعض المجالات و خاصة العلوم الطبية.

2.3.2. حسب طريقة الإخراج

تعتبر الطريقة التي تعرض بها المستخلصات معيارا مهما لتصنيفها وعلى اساسه تظهر عدن انواع نذكر منها :

1.2.3. المستخلصات التلغرافية Télégraphie Abstracts

و قد أطلق عليها هذه التسمية لنواحي الشبه بينها و بين التلغرافيات من ناحية الاختصار ، وهذه النوعية عبارة عن تجميع لأهم الكلمات المفتاحية الواردة في نصوص الوثائق المستخلصة، وهذه النوعية تكتب بشكل منظم جدا, يتم تقديم مجموعة من العناوين أو الكلمات الدالة التي تستخدم لتعبر عن محتوى الموضوعي الذي يختاره معد المستخلص لتحليل مضمون الوثيقة, و يستخدم هذا النوع علامات الترقيم التي تبين الوصل و الفصل بين بيانات الاستخلاص.

و يقصد بالشكل التلغرافي أن تكون كلمات المستخلص مراعى فيها الاختصار الذي يمكن معه فهم المقصود، و ذلك بتقديم مجموعة من العناوين أو الكلمات الدالة التي تستخدم لتعبر عن المحتوى الموضوعي.

و من خلال التعريفين السابقين نصل بأن المستخلص التلغرافي هو عبارة عن تجميع لأهم الكلمات المفتاحية الواردة في نصوص الوثائق المستخلصة و هي تمثل أحد الأشكال المبكرة لمدخلات نظم الاسترجاع الإلكترونية، حيث كان التعبير لما بين الكلمات المفتاحية من علاقات بواسطة بعض الرموز و علامات الترقيم بدلا من صياغتها في شكل جمل عادية.

2.2.3. المستخلصات الإحصائية أو الرقمية

يشتمل هذا النوع من المستخلصات على البيانات في شكل جدولي أو رقمي,و هذا الشكل أنسب ما يكون للتعبير عن توقعات الاستثمار, في استخلاص البحوث العلمية التي يلخص مؤلفوها ما انتهوا إليه من نتائج في شكل بيانات مجدولة, و يمتاز هذا الشكل من المستخلصات بالإيجاز و سهولة القراءة. كما يرى البعض أنه نتيجة لطبيعته الإحصائية أو الرقمية يعتبر أكثر موضوعية من نظائره من المستخلصات السردية أو النصية.

و يستخدم هذا الشكل في مجالات موضوعية معينة يكون التركيز فيها بصفة القراءة أساسية على البيانات المقدمة في شكل جدولي. و يتميز هذا الشكل بالإيجاز و سهولة القراءة حيث يكون المستخلص عادة متضمنا بيانات جدولية للنتائج.

3.2.3. المستخلصات الاقتباسية ( المستخرجات ) Extract

الاقتباسات عبارة عن جمل و بيانات و جداول و معدلات يتم التقاطها كما هي من نصوص الوثائق الأصلية، و تتصل المهارة الأساسية اللازمة لإعداد الاقتباسات بالقدرة على التعرف على الجمل المفتاحية التي تعبر عن أهم الوثائق الأصلية من معلومات، وعادة ما ينطوي إعداد المستخلصات إلا أن إعداد الاقتباسات قد يتطلب الحصول على إذن من صاحب النشر، هذا بالإضافة إلى أن الاقتباسات عادة ما تكون من المستخلصات حيث تشتمل على ما بين ثلث إلى خمس عدد كلمات الوثائق الأصلية.

4.2.3. المستخلصات المصغرة

المستخلصات المصغرة mini abstracts تضم مجموعة من الكلمات أو المفردات في بعض الأحيان تكتفي بكلمات العنوان.

من الممكن للمستخلصات التلغرافية ومستخلصات الكلمات المفتاحية والمستخلصات الموجزة أن تدخل ضمن هذه الفئة، ويقصد بالمستخلصات الموجزة ,المستخلصات المصغرة. وهي عبارة عن مستخلصات وصفية مختصرة.

5.2.3. المستخلصات ذات الأغراض المتعددة

هي تلك المستخلصات التي تعبر عن وجهات نظر مختلفة حيث يمكن إعداد مستخلصين مختلفين تماما لوثيقة واحدة يستخدم كل مستخلص في الخدمة الخاصة به(طب،فيزياء،كيمياء،.....الخ).

3.3. القائمون على الاستخلاص

تختلف المستخلصات باختلاف القائمين على عملية الاستخلاص. فدرجة دقة المستخلص وتمثيله للوثيقة, مرتبطة ارتباطا كبيرا باختصاص القائم على العملية, كما أن للخبرة دورا كبيرا وبارزا في ذلك .غير انه وبالتطور في مجال برمجيات معالجة النصوص, أصبح بالإمكان الاعتماد على الحاسوب اعتمادا كبيرا لكنه يبقى آلة دقتها مرتبطة بدقة البرمجة ودقة المكنز الذي يحتويه.

1.3.3. مستخلصات المؤلفين

للمؤلف دوره في توثيق إنتاجه وضمان بثه والتعريف به في أوساط المستفيدين المحتملين.ويتمثل هذا الدور في الحرص ومراعاة الدقة في صياغة عناوين الوثائق، كما يتمثل أيضا في إعداد ما يسمى بمستخلص المؤلفsynpsisويصر محررو كثير من الدوريات الآن على أن يقدم المؤلفون مستخلصات لمقالاتهم، وتحرص الدوريات المتخصصة في الفيزياء أكثر من غيرها على هذا الإجراء، ومن ثم فإنها عادة ما تحظى بنفس القدر من التمحيص الذي تحظى به نصوص المقالات. وعادة ما تنشر هذه المستخلصات في صدر المقالات بعد العنوان مباشرة .

ولقد ظلت لجنة الاستخلاص بالمجلس الدولي للاتحادات العلمية تتابع جهودها على مدى ربع قرن لحث دوريات الاستخلاص للاعتماد على مستخلصات المؤلفين. حيث يقوم بعض المؤلفين بإعداد مستخلصات لمقالاتهم بناءا على طلب من هيئة التحرير المحلية التي ينشرون بها إسهاماتهم, وذلك لتسليمها مع المخطوطة الأصلية. وهذه المستخلصات يمكن أن تستخدم في خدمات الاستخلاص كما هي دون المساس بها, أو مع إجراء بعض التعديلات عليها، إلا أنه ينبغي التنويه إلى أن ألاستخلاص عملية تحتاج إلى التدريب والخبرة وكلاهما يفتقدهما المؤلف، وفي هذه الحالة يمكن لمصلحة خدمة الاستخلاص بالاستعانة بعدد قليل من المتخصصين الموضوعيين، والمتخصصين المهنيين للقيام بعملية تحرير مستخلصات المؤلف وصياغتها للنشر.

ويستخدم مرصد بيانات "INSPEC " مستخلصات المؤلفين كلما أمكن ذلك طالما كانت ملخصات مناسبة غير متحيزة، هذا التحفظ في مدى قبول مستخلصات المؤلفين لما يمكن أن يحتوي من قصور :

1-ركاكة الأسلوب والصياغة

2-الاشتمال على الأخطاء النحوية .

3- تجاوز الحد الأقصى لحجم البيانات .

4-اشتمال قدر غير كافي من البيانات .

5-تشتمل على إدعاءات لا أساس لها في الوثيقة الأصلية .

6-قد تدخل شخصية المؤلف في إظهار أهمية الوثيقة وتجاهل المعلومات والحقائق الأكثر أهمية بالنسبة للآخرين.

وفي الواقع يوجد خلاف كبير بين دوريات الاستخلاص في مدى نجاعة مستخلص المؤلف. فقد ترى أنه مضيعة للوقت للأسباب السالفة الذكر, مما يدعوها إلى إعادة كتابته، أما الفئة الثانية فترى أنه يجب الحكم عليه بعد مقارنته بمستخلص المهني الذي مر بجميع مراحل التحليل الوثائقي حيث يظهر بأن الوقت المستغرق في دراسة المستخلص وإعادة صياغته في أسلوب سديد يضاهي وقت إنجاز المستخلص وفق الأسس والمعايير والمواصفات التي تلتزم بها دورية المستخلصات. أضف إلى ذلك ضعف الترجمة لدى المؤلفين.

2.3.3. المتخصصون الموضوعيون

وهم فئة مدربة على الاستخلاص, بالإضافة إلى التخصص في مجال موضـوعي معين، وتكون جودة هذه المستخلصات عالية ودقيقة, لأنه من السهل تدريب المتخصص الموضوعي على تقنيات الاستخلاص، وعادة ما يكون القيام بهذا العمل تطوعي لغرض الاطلاع المستمر على المستجدات في مجال التخصص أو المحافظة على مهاراتهم اللغوية أما عن المقابل فعادة يكون الاشتراك المجاني في دورية الاستخلاص. وغالبا ما يعدون مستخلصات نقدية للوثائق , وذلك لقدرتهم على الحكم على الوثيقة نيابة عن القارئ.

3.3.3. المهنيون

تتخذ هذه الفئة من الاستخلاص مهنة ووسيلة لكسب العيش، ويقوم هؤلاء الأشخاص بإعداد المستخلصات للمواد باللغات الأجنبية الأقل شيوعا، وتكون فعالية ودقة هذه المستخلصات أكبر إذا كانت الوثائق في إطار تخصصهم وخبرتهم ،أما خارج هذا النطاق فتقل الكفاءة والجودة، وقد تتم الاستعانة بمستخلصين أجانب لإعداد مستخلصات تتطلب مهارات خاصة .

لذا توجد ملفات خاصة بالمستخلصين، عناوينهم، ومجالات تخصصهم ومؤهلاتهم واللغات التي يجيدونها وترتب هذه الملفات في عدة طرق حسب أسماء المستخلصين ،حسب اللغات ،حسب التخصصات الموضوعية لتسهيل تحديد المستخلص المطلوب لوثيقة بلغة معينة في تخصص محدد.

4.3.3. استخدام الحاسوب في خدمة الاستخلاص

لقد كان لمشكلة المعلومات وتضخم الإنتاج الفكري العالمي, وتعدد منابعه, والأشكال التي ينشر بها، وتعقد الارتباطات الموضوعية, وتشتت الإنتاج الفكري, وتعقد احتياجات الباحثين المتخصصة, وحاجتهم إلى الخدمة السريعة, أثره في نشوء وارتقاء خدمات الاستخلاص. فأصبحت المكتبات ومراكز المعلومات وبشكل دوري ومستمر, تقوم بفحص مواد المعلومات المختلفة, وتكشفيها وإعداد المستخلصات الخاصة بها. وتقديمها إلى المستفيدين، بشكل يمكنهم من الإفادة منها بأقل وقت وجهد. إلا أن إعداد الكشافات والمستخلصات الخاصة بالأبحاث والدراسات والتقارير العلمية المنشورة بالطريقة اليدوية؛ هي عملية معقدة وتحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد. لذلك اتجهت كثير من المكتبات ومراكز المعلومات إلى استخدام الحاسوب في هذا المجال .

بدأ الاهتمام بالاستخلاص الآلي في مطلع الخمسينيات من القرن الحالي, متأثرا باتجاهين أساسيين وهما تكنولوجيا الحاسب الالكتروني والترجمة الآلية. والفكرة الأساسية التي يتبناها الاستخلاص الآلي هي أن بعض الجمل التي تشتمل عليها الوثيقة تكون غنية بما فيها الكفاية بالكلمات التي تتكرر في ثنايا الوثيقة بشكل يجعل هذه الجمل قادرة على إحاطة القارئ بموضوع الوثيقة كما يفعل المستخلص تماما، وكما يمكن أن تتصور فإن إحصاء عدد من الكلمات في النص، ربما كان أيسر ما يمكن إجراؤه بواسطة الحاسب في معالجة النصوص.وفي عام 1958، نشر" لون" بحثا يصف فيه طريقة لإعداد المستخلصات آليا وفي مايلي خطوات إعداد المستخلص الآلي وفق لبرنامج "لون":

? يقوم برنامج الحاسب بتحليل النص بشكل يكفل تحديد معالم الكلمات والجمل وجعلها قابلة للمزيد من عمليات التجهيز عند الطلب.

? مضاهات كلمات النص بقائمة الكلمات العامة التي لاتحمل أي دلالة موضوعية كأدوات العطف وحروف الجر والأفعال المساعدة،...الخ. والأمر باستبعادها.

? ترتيب الكلمات الأخرى ذات الدلالة الموضوعية هجائيا بحيث يمكن رصد حالات وجودها.

? إجراء عدد من العمليات الإحصائية:

o تجميع كل الكلمات ذات الجدع المشترك لضمان معاملة الأشكال المختلفة للكلمة كوحدة واحدة.

oترتيب الكلمات تنازليا وفقا لتواتر ورودها.

oتجديد عدد الكلمات في الجملة ومتوسط عدد مرات ورود الكلمة.

? إرجاع الكلمات التي تتردد بكثافة إلى جملها الأصلية وتحديد مواضعها.

? تحديد مدى التقارب بين الكلمات التي تتردد بكثافة للتعرف على ارتباطاتها النحوية.

? إعطاء الجملة وزنا أو قيمة مناظر لمربع عدد الكلمات عالية التردد وبعد تحديد وزن أو قيمة كل جملة ترتب الجمل تنازليا حيث يقع الاختيار على أعلاها قيمة لتكون المستخلص الآلي.

إلا أن الجمل الناتجة عن هذه العمليات قلما تبدو مترابطة ومتكاملة فيما بينها ولهذا يرى البعض أن "الاستخلاص الآلي" ليس بالمصطلح المناسب للدلالة على النظام الذي اقترحه "لون" وقد أدى إلى استعمال مصطلح الاقتباس الآلي، والهدف النهائي من البحث في الا