في عام 2000 وأثناء عمل محمد بدوي (مصمم تطبيق دوكشيف) في أحد الجهات الحكومية السعودية، لمس وجود حاجة ماسة لتطبيقات إدارة الوثائق والأرشفة الالكترونية، من قبل المؤسسات الحكومية تحديدا، وكذلك من الشركات الكبيرة والتي تتعامل في عدد كبير من الأوراق والمستندات. اختارت هذه الجهة شراء وتركيب نظام حاسوبي كلفها بضعة مئات من ألوف الريالات، وبعد استخدام هذا النظام لقرابة سنة، توقف استخدامه لعدم تلبية الحاجة الأساسية منه، وتعذر تطويره وإضافة النواقص إليه، كما عجز وكيل الشركة المطورة عن تقديم الدعم الفني اللازم، فكان مصير هذا النظام المكلف الإيقاف نهائيا.
تطبيق الأرشفة العربي دوكشيف
محمد بدوي
كان محمد غير مسؤول بشكل مباشر عن هذا النظام، لكن بحسب عمله في إدارة تقنية المعلومات فكان على علم به، ومن باب الفضول في البداية أخذ يحاول فهمه والبقاء على تواصل بالشركة المقدمة له لكي يتعرف أكثر على هذا العالم. بعد فترة قامت هذه الجهة بالتعاقد مع شركة برمجة وتطوير أخرى، والتي بدأت بناء نظام جديد من الصفر، وحين حاولت استيراد البيانات المحفوظة من قبل في النظام القديم، فشلت في ذلك لأن الوسائط التخزينية المستخدمة لم تعد الشركة المنتجة توفر أي دعم لها، وكانت النتيجة استحالة استرجاع البيانات المحفوظة عليها، منها فكان الحل الوحيد البدء من جديد!
المشكلة والحل
بعد مرور قرابة ثلاثة أشهر من التحليل والمناقشة والمفاوضة، بلغ عرض سعر الحل المقترح رقما فلكيا، وذلك لأن هذا النظام عالمي متعدد المكونات يناسب الشركات العملاقة، أي أن النظام يقدم أكثر بكثير من حاجة اللجهة الحكومية، كما تبين أن الشركة المطورة لا توفر نسخا أقل حجما. رغم ذلك قرر أحد الفروع التابعة لهذه الجهة الحكومية تبني هذا النظام والعمل عليه. (هنا يجدر بنا الإجابة على التساؤل، لماذا تفعل الجهات الحكومية ذلك، لماذا تنفق كل هذه المبالغ على مشاريع ثم تلغيها؟ نوضح أن هذه الجهات لها طلبات خاصة لا يلبيها نظام ويندوز أو قاعدة البيانات اكسيس، بل يتطلب الأمر بناء أنظمة شاملة كاملة لكل جهة ووفق احتياجاتها، ولا حل سوى الانفاق على تطوير مثل هذه الأنظمة. كذلك، تتغير حاجات ومتطلبات الجهات الحكومية بمرور الوقت، بسبب مجيء مدير جديد أو تغير التوجه الحكومي أو لأسباب طبيعية أخرى.)
