Abstract

Technical specifications, National And Industrial authorities standards have been discussed.

Technical committee of Iso (Iso/Tc46) and its Consultant Group Membership were presented.

In addition to that, applications of documents photocopy ISO/TC 171 have been reviewed.

ICA Member participation in standards and in particular the Industrial Standard for Archive Description was reported.

Records administration ISO/DIS 15489 was discussed in detail with introducing some important suggestions.

Key words

Iso, Technical committee, standards, Archive.

مستخلص
يتحدث المؤلف عن المقاييس والأرشيف من معايير التقنية والهيئات الوطنية والدولية المسؤولة عن وضع المعايير وتناول اللجنة التقنية "TC 46" ISO وشروط العضوية في المجموعة الاستشارية لها، وأفراد فقرة هامة حول تطبيقات تصوير الوثائق/TC 171 ISO
وقدّم تقريراً هاماً عن مشاركات أعضاء الـ ICA في وضع المعايير وتناول المعيار الدولي للوصف الأرشيفي ISADبعين الأهمية كما تناول أيضاً إدارة السجلات أي: الأرشيف في ISO/DIS 15489-11 بشيء من التفصيل مع تقديم مقترحات ذات أهمية حول ذلك.
الكلمات المفتاحية
إيزو، اللجنة التقنية، النماذج، الأرشيف
1ـ تعريف :
" وضع المعايير هو عملية مستمرة من أجل ترسيخ درجات مفهومة أو قابلة للقياس وذلك للتناسق والدقة أو الجودة، أو حالة مقبولة في تلك العملية" (موسوعة بريتانيكا، 1959). لوضع المعايير في هذا التعريف معنى واسعاً جداً ويتضمن معايير ليست ذات أهمية خاصة أو مباشرة لعمل أمين الأرشيف. عندما أشار أمناء الأرشيف إلى المصطلح "معيار" في الماضي، فهم غالباً ما ناقشوه في سياق الأمور التقنية، مثل المعايير من أجل نوعية الحبر والورق أو نوعية الميكروفيلمات (الفيمات). وبمعنى أوسع إن المصطلح قابل للتطبيق على القواعد والتعليمات حول كيفية عمل شيء ما وطورها أمناء الأرشيف من أجل عملهم المهني. إن المعايير المنتجة من قبل ICA المتعلقة بهذا الموضوع حول المعايير الوصفية ـ هي أمثلة ممتازة لهذا النموذج .
تشكل المعايير التقنية حسب التعريف العام نفسه لموسوعة بريتا نيكا أساس مهنتنا. كان تطور الكتابة كوسيلة اتصال من حوالي خمسة آلاف عام مضت معياراً لتوثيق الحقائق والعمليات بوساطة الحروف والأرقام. واعتمد الاتصال في ذلك الوقت بالإضافة إلى يومنا هذا قبول تلك المعايير والتطبيق العام لها. مثلاً في عالم اليوم للوسائط الالكترونية ووسائل الاتصال الالكترونية علينا أن نتعامل مع تمثيل الحروف، الأرقام والرموز الخاصة الأخرى للغاتنا التقليدية ضمن بنى رقمية لوحدات البيت (Bet) والبايت (Bayt) قابلة للقراءة بوساطة الأجهزة. على أمناء الأرشيف بالطبع أن يدونوا ملاحظاتهم عن هذه التطورات وأن يبقوا على اتصال عندما تُعدل المعايير وتطبيقاتها في سياق العديد من التحديثات.
فإن لم يحدث ذلك فإن خيوط سجلات بيانات وحدات البيت والبايت التي تمثل السجلات الإلكترونية أو الصور الممسوحة سوف لن تكون قابلة للقراءة أو الفهم بعد الآن وذلك بسبب التغييرات المتكررة نحو الأفضل في المعايير والتكنولوجيا المرتبطة . استجابة للأهمية المتزايدة للتكنولوجيات الحديثة المطبقة في الحكومة والإدارة بالإضافة للمؤسسات الأرشيفية علينا أن نتعامل اكثر فأكثر مع المعايير التي لم يستطع أمناء الأرشيف ألايتركوا نشاطاتهم مقتصرة على المشاركة في الأعمال الوطنية بل أن يساهموا ويشتركوا في جداول أعمال الهيئات المتعددة الوطنيات والدولية والمسؤولة عن وضع المعايير. يؤكد التعريف المقتبس أعلاه أيضاً بأن وضع المعايير هو عملية مستمرة. وبالتالي من المسلم به بأن اشتراك أمين الأرشيف في هذا العمل هو واجب متقدم باستمرار.
إن الحقول التقنية ليست لأمين أرشيف لديه تدريب تقليدي فقط. بل هي لزميل لديه تخصص في الريبوغرافيا أو كيمياء الورق، في المشاكل المتعلقة ببناءات الأرشيف، أو في تكنولوجيا المعلومات.
يمكن أن تعد المعايير المهنية قواعد أساسية عامة للطرق والإجراءات المطبقة في الأرشيف مثل مبدأ الأصل، أو التزكية لوصف الوثائق أو الملفات.ويمكن تطوير معظم هذه المعايير بوساطة المناقشات بين أمناء الأرشيف.وليس بالضرورة أن تًُصدق عليها الهيئات المسؤولة عن وضع المعايير الدولية.يجب حل مشكلة أخرى عن طريق المعايير المهنية: كيفية التعامل مع التقاليد المختلفة تماماً على المستوى الوطني أو المحلي.على سبيل المثال، هذا ينطبق على كيفية تنظيم السجلات في الأقسام الإدارية خلال فترة حياتها الإدارية النشطة أو الوصول إلى السجلات وهي محفوظة في الإدارة أو الأرشيف.وضع المعايير مقابل التقليد: هل أحدهما في تضارب مع الآخر وفي حال كون هذا صحيحاً فكيف نضع حداً لوضع المعايير دون إهمال التقليد؟
من الصحيح أن كمية المعايير الهامة للمهنة الأرشيفية قد ازدادت، وان المعايير التقنية خاصة لايمكن إهمالها أو تجاهلها من قبل أمناء أرشيف وأن وضع المعايير يجب أن يتم بتعاون دولي، يمكن لأحدهم أن يتساءل، ماذا فعل المجلس الدولي للأرشيف في الماضي، وإذا كان ضرورياً، أن يقترح نشاطات مستقبلية إضافية للـ ICA وأعضائها.
2ـ المعايير التقنية:
1.2. الهيئات الوطنية والمتعددة الوطنيات والولية المسؤولة عن وضع المعايير.
إن وضع المعايير على المستوى الدولي هو من مسؤولية المنظمة الدولية لوضع المعايير (ISO)، اللجنة الإلكتوتقينة الدولية (IEC) ، والجنة الاستشارية الدولية للتلغراف والهاتف (CCITT ) والعاملة جميعها في جينف. تتعامل ISO من بين هذه المنظمات الثلاث، خاصة (أو ربما يقال إنها وحدها فقط) مع موضوعات مؤسسة المعايير الأوربية الموحدة (CEN/CENELEC) في بروكسل وتضم هيئات معايير وطنية من 18 بلداً أوربياً.لدى 10 بلاد من وسط شرق أوربا حالياً بمنزلة عضوية، وتتوقع أن تصبح أعضاء دائمة في الـ CEN .(1) إن المعايير الأوربية (EN) مبينة عامة على معايير ISO، ويتم إنشاء معايير أوربية محددة إذا مثلاً لم تكن معايير ISO، متوافرة.
لقد تم إنشاء اللجان في هذه البلاد لكي تتعامل مع معايير تقنية على المستوى الوطني.وتم تأسيس المعهد الألماني لوضع المعايير DINفي عام 1917.
بدأت لجنة المعايير الهندسية البريطانية عملها في عام 1901. وغالباً ماتبنى معايير ISO على معايير وطنية.ينطبق هذا على سبيل المثال على معيار ISO 9726 (النسخة الأولى عام 1914) : "المعلومات والتوثيق ـ أوراق للوثائق ـ متطلبات الدوام (الاستمرار) الذي يتطابق مع معيار أمريكي سابق (ANSIZ 39048)من عام 1992: "المعيار الوطني الأمريكي من أجل استمرارية (دوام)ورق النشر والوثائق في المكتبات والأرشيف" لقد تم قبول معيار ISOفي آب عام 1994 دون تغييرات كأساس لتحديث معيار أوربي وألماني. بالنسبة لأمناء الأرشيف الأوربيين تزداد أهمية التعاون مع CEN ـ يعني وضع المعايير على المستوى الدولي والمتعدد الوطنيات ـ أكثر فأكثر. صرح DIN في أثناء نشر حديث : "لقد تحول التركيز على نشاطات الـ DIN"بشكل مرتفع في السنوات القليلة الماضية نحو وضع معايير أوربية وقد انخفضت نسبة المعايير الوطنية الخالصة باستمرار بدءاً من عام 1984 وتقف الآن عند مجرد 15%(2).
لايمكن إهمال رقم المعايير على المستوى الوطني، المتعدد الوطنيات، والدولي، ذات الصلة أو الأهمية لأمين الأرشيف عامة. يجب أن يعرف أمناء الأرشيف عن العديد من المعايير وأن يطبقوها ولكن ليس من الضرورة أن يشتركوا في تخطيطها، أو في مناقشة المخططات التمهيدية (المسودات)وإنشائها.من ناحية أخرى، توجد معايير ذات صلة مباشرة بالأرشيف، وتجري الآن مناقشة معيار ـ على سبيل المثال ـ حول متطلبات تخزين الوثائق في مناطق التكديس في الأرشيف والمكتبات(3) .
إن الهيئة الأكثر أهمية داخل الـ ISO بالنسبة لأمناء الأرشيف من وجهة نظرية هي اللجنة التقنية TC46التي يمكن استخدامها كمثال لشرح بناء وإجراءات عمل الـ ISO لجانها وهيئاتها الأخرى.
202 0 اللجنة التقنية TC46 للـ ISO: معلومات وتوثيق
لقد تأسست المنظمة الدولية لوضع المعايير (ISO) في عام 1947، وفي السنة نفسها تم التخطيط لـ TC46 للمعلومات والتوثيق وعقدت اجتماعها الأول في باريس (4).
تُعرف اللجنة التقنية (TC) رسمياً كالتالي"وحدة في الـ ISOأُنشئت من قبل اللجنة الاستشارية التقنية لـ ISO لتقوم بتنسي وضع المعايير في حقل نشاط واسع " إن مسؤولية TC46ضمن نطاق ISO هي كالتالي:
TC46للمعلومات والتوثيق.وضع معايير للتطبيقات المتعلقة بالمكتبات، مراكز معلومات وتوثيق،فهرسة وتجريد الخدمات، الأرشيف، علم المعلومات والنشر.
تتألف لجنة تقنية من هيئات ISO أعضاء ومشاركة.(5)ينفذ عمل ISO/ TC46 بوساطة لجان فرعية (SC) ومجموعات عمل (WG). تشير القائمة التالية إلى مجموعات عمل الـ TC46 ولجانها الفرعية:
الهدف الموضوع الرمز
وضع معايير لوسائل تحويل أنظمة الكتابة المستخدمة من قبل أية لغة إلى نظام آخر. ترميز أسماء البلدان والكينونات المتعلقة بها. WG
وضع معايير للمصطلحات والتعاريف ضمن هدف ISO/ TC46 تحويل اللغات المكتوبة SC2
وضع معايير للوسائل والإجراءات من أجل استخدام الحاسوب في المعلومات والتوثيق المصطلحات الفنية للمعلومات والتوثيق SC3
وضع معايير التطبيقات المتعلقة بمجموعة الكتبة وإحصائات النشر. تطبيقات الحاسوب في المعلومات والتوثيق SC8
وضع المعايير للمواضيع الهامة ببليوغرافيا والتي تتعلق بتقديم، مطابقة ووصف الوثائق علم الإحصاء وتقويم العمل التقديم، المطابقة، ووصف الوثائق SC9
وضع معايير لمتطلبات الوثائق التطبيقات المتعلقة بالوثائق وذل عندما تستخدم الوثائق في المكتبات، الأرشيف ومراكز التوثيق، ويجب أن تحتفظ بخصائصها.باستثناء: الفوتوغرافيا والوسائط الأخرى ضمن هدف ISO/TC42، وذاكرات التصوير الدقيق والذاكرات البصرية ضمن هدف IS/TC 1717 الحفظ الفيزيائي للوثائق SC10
مجموعات عمل اللجنة الفرعية 10:الحفظ الفيزيائي للوثائق.
WG1 دوام الورق من أجل الوثائق.
WG2 دوام وسائط الكتابة، الطباعة والنسخ على الوثائق الورقية ـ المتطلبات وطرق الاختبار.
WG4 الوصية بمواد التجليد وممارسات التجليد.
WG6 صناديق الأرشيف وأغطية ملفات الوثائق.
ليس من الضرورة الشرح بوضوح حول المعايير المعدة من قبل مجموعات هذه ذات أهمية خاصة لأمناء الأرشيف (6). وهذه الحال أيضاً بالنسبة للجنة الفرعية الجديدة التي أنشئت حديثاً جداً في هيكل IS/TC 46 .
SC11 إدارة السجلات /الأرشيف وضع معايير لمبادئ ابتكار و إدارة الوثائق، السجلات والأرشيف كدليل على القيام بالإجراءات وتغطية الوسائط بما فيها الأرقام والوسائل المتعددة والورق.
(باستثناء: الحفظ الفيزيائي للوثائق التي تغطيها SC10 لـ TC 46).
ومن وجهة نظر، لاينبغي أن يصنف هذا المشروع مع المعايير التقنية.بل يجب أن تعد هذه المبادئ معياراً مهنياً.
ICA/3.2 وَ ISO TC
2. 3. 1. العضوية فيس المجموعة الاستشارية لـ ISO/ TC46
تساعد المجموعة الاستشارية لـ ISO/ TC46 أمانة سر ISO/ TC46.ويجب عليها تخطط وتنسق عمل ISO/ TC46، وان تدرس المقترحات المتعلقة بتطوير وتعديلات برنامج العمل، أن تزكي الأولويات من بين النشاطات المتنوعة التي تشكل برنامج العمل، وان تنقح النتائج المحققة وان تعين وتُحدد المجالات التي تتطلب استشارة وتعاوناً مع منظمات دولية أخرى وان تضمن ارتباطاً متبادلاً مع تلك المنظمات (7) ستتشكل المجموعة الاستشارية من 6 أعضاء (P) للـ ISO/ TC46، وهم حالياً ممثلون لهيئات وطنية من استراليا، النمسا، ألمانيا، إيطاليا، المملكة المتحدة والولايات المتحدة
(8)ربما تدعو TC46 أيضا المنظمات الدولية ذات الصلة الوثيقة بعمل TC46 لتعمل كأعضاء في المجموعة الاستشارية دون حقوق تصويت.تتألف قائمة الأعضاء في المجموعة الاستشارية في تموز 1997 من ممثلين لأعضاء (P) من النمسا، ألمانيا، إيطاليا، المملكة المتحدة والولايات المتحدة، رئيسها من المملكة المتحدة، أمانة السر ألمانيا ، السيد ونستون روبيرتس بالنيابة عن IFLA، المقر الرئيس لـ IFLA، لاهاي، والسيد بجورون لينده بالنيابة عن ICA، ريكسار كيفيت، ستوكهولم.في واحد من آخر اجتماعات المجموعة الاستشارية تمت مناقشة الخيار بأنه لاينبغي على المنظمات الدولية بعد الآن أن تشارك كمراقب دائم للمجموعة الاستشارية ولكن أن تستلم جدول أعمال الاجتماع التالي في الوقت المناسب لتكون قادرة على تعيين الموضوعات المهمة ومن ثم يسمح لها بحضور الاجتماع من أجل مناقشة موضوعات خاصة..
2. 3. 2. العضوية في اللجان الفرعية ومجموعات عمل الـ TC46
توجد أنواع مختلفة للعضوية في هيئات ISO وفقاً للتوجيهات العامة ISO: أعضاء (P)، أعضاء المنظمات المتعاونة مع اللجان التقنية لـ ISO أو اللجان الفرعية لـ ISO بوساطة"ارتباط خارجي متبادل" من المهم أن نعرف أنه من الممكن للأعضاء أو المنظمات المشاركة أن تعلق على الاقتراحات حول المعايير والمخططات التمهيدية للمعايير ولكن فقط أعضاء (P) مخولون بالتصويت.يجب على أعضاء (P) في الحقيقة أن يصوتوا أو يمتنعوا عن التصويت، وإلا فإنه يمكن أن تتغير مرتبتهم إلى عضوية (0) إن عضوية (P) عضوية (0) هما على مستوى وطني.بإمكان ICA بكونها منظمة مهنية دولية أن تنشئ ارتباطاً متبادلاً مع ISO/TC وَ ISO/SC فقط.
هناك ثلاث فئات للارتباطات المتبادلة:
• الفئة (A): المنظمات الراغبة بتقديم إسهامات فعالة للعمل.تستلم نسخاً عن الوثائق ذات الصلة الوثيقة وتدعى للاجتماعات.بالرغم من أنها لاتصوت ومع ذلك فإنه يلتمس تعاونها حول المعايير المقدمة للاقتراع من قبل مجموعة ISO/TC46 التي يتم إنشاء الارتباط المتبادل بينها.
• الفئة(B): المنظمات الراغبة ببقاءها على اطلاع على العمل.تستلم تقارير عن عمل ISO/TC أو SC.
• الفئة (S): نظام خاص بالـ SC4فقط (9)".
رسمياً، لدى المجلس الدولي للأرشيف حالياً ارتباط B مع TC 46/SC9 : تقديم، مطابقة، ووصف الوثائق وارتباط (A)مع TC 46/SC10: الحفظ الفيزيائي للوثائق.وبسبب هذا الارتباط تستلم ICA معلومات حول نشاطات هيئات TC 46جميعها ووفقاً للنظام الداخلي لـ ISO فإن على كل لجنة فرعية ومجموعة عمل أن تقدم تقريراً حول نشاطاتها من أجل الاجتماع السنوي لـ TC 46 ويتلقى أعضاء (0) أو (P) بالإضافة إلى المنظمات ذات الارتباط مع TC 46 هذه التقارير.وقد أجري آخر اجتماع مكتمل لـ TC 46 في باريس عام 1999.
لقد اشترك المجلس الدولي للأرشيف على الدوام في عمل ISO وقد أعطيت الأولوية في الماضي للتعاون مع هيئتي: اللجنة التقنية 46: المعلومات والتوثيق، واللجنة التقنية 171 المسؤولة عن الذاكرات البصرية والتصويرية الدقيقة لتسجيل الوثيقة والصورة، وعن التخزين والاستخدام، وتدعى الآن: "تطبيقات تصوير الوثائق" ولدى ICA أيضاً ارتباط سمي من فئة (B) مع ISO/TS 154 :العمليات، وثائق وعناصر البيانات في الإجارة والإدارة.إلى أن تمت إعادة تنظيم بناء الـ ICA في عام 1992، كان عضو واحد في أمانة السر السابقة مسؤولاً عن النشاطات كلها في حقل وضع المعايير S "أمين سر وضع المعايير" وكان هذا الواجب تحت إشراف إيريك كيتيلار، مايكل روبر، وديفيد توماس. ويمكن أن نجد تقارير حول عملهم في أوراق الاجتماع المكتمل للـ ICA الذي كان ينظم دائماً في نطاق المجلس الدولي للأرشيف إن تنسيق النشاطات في ذلك الحقل هو حالياً ضمن مجال مسؤولية لجنة إدارة برنامج ICA. حالياً كما كان في الماضي، لم يكن بامكان الزميل المخول بهذه المسؤولية أن يشارك في اجتماعات هيئات ISO التي تنافس موضوعات هامة للأرشيف ـ ليس هذا مسألة وقت ونفقات فقط بل أيضاً مسألة معرفة وخبرة.ومن المستحيل أن نجد زميلاً خبيراً في ـ على سبيل المثال ـ في معالجة البيانات، المصطلحات الفنية للأرشيف، الريبوغرافيا وفي الحفاظ على المواد الأرشيفية الحديثة والتقليدية.في الماضي، شارك أمين سر ICA لوضع المعايير في بعض اجتماعات ISO. وهذا لم يكن ممكناً في معظم الحالات.وكما هو مذكور أعلاه من الأفضل بكثير الطلب من زميل ذي خبرة ومعرفة خاصة أن يتولى مسؤولية التنسيق مع هيئات الـ ISO، وكلما كان بالإمكان فزميل من هيئة الـ ICA التي تعمل في حقل هيئة الـ ISO نفسها.تم تعيين الدكتور هوغوسيبي ـ مدير مكتب المعايير الوصفية الأرشيفية للأرشيف الوطني في كندا ومديرا لمشروع للجنة ICA المتعلقة بهذا الموضوع وهو عن المعايير الوصفية ـ رسمياً كممثل لـ "رابطة B" للمجلس الدولي للأرشيف حول ISO/TC46/SC9: تقديم، مطابقة ووصف الوثائق.عندما عقدت ISO TC 171 المسؤولة عن الريبوغرافيا اجتماعاً في الولايات، دعي عضو من لجنة الميكروفيلم (الفيلم)السابقة / لجنة لـ ICAحول تكنولوجيا الصور ـ للانضمام إلى الاجتماع. وكلما كان هذا ممكناً تم اختياره ممثلاً وهو أيضا في حالة مرتبة ارتباط B لـ ICA وكعضو في التمثيل الوطني استطاع الممثل أن يشارك في التصويت إذا كان لدى بلده عضوية (P).بالنسبة لـ ISO/TC 46 عامة وخصوصاً بالنسبة لمخطط تمهيدي جديد لإدارة السجلات (انظر أدناه) فإن السيد بجورن لنيده، السويد، يشارك في الاجتماعات كعضو في الوفد السويدي والنيابة عن ICA.
2 . 3 . 3 تطبيقات تصوير الوثائق ISO/TC 171
كما هو مذكور سابقاً لـ ICA دور فعال في عمل ISO/TC 171 والمتعامل مع الميكروفيلم في كل البنى ولوازم الفيلم بالإضافة إلى التصوير الرقمي.إن هدف
TCT 171 هو التالي:
ـ وضع المعايير ذات الصلة بإدارة الوثائق والصور حول الأشكال الصغيرة (ميكروفورمات) والوسائل البصرية الأخرى مثل:
1ـ مواصفات النوعية والتصميم الأشكال (الميكروفورمات) والتجهيز اللازم لإنتاجها واستخدامها.
2ـ نوعية التزويد / النتاج والإجراءات التي يتم بوساطتها استعادة تخزين واستخدام الوثائق والصور عن الأشكال الصغيرة والوسائل البصرية اللأخرى.
3ـ المصطلحات الفنية العائدة لها.
بشكل واضح، إن المعايير في هذه الحقول ذات صلة وثيقة بتكنولوجيا المكيروفيلمات التقليدية والمستخدمة في الأرشيف وبمشاريع أخرى للمسح التخزين، والوصول إلى البيانات في بنى إلكترونية. لقد تم تغيير بناء الـ TC 171 في عام 1996/95.
لقد تم استبدال سبع مجموعات عمل بثلاث لجان فرعية جديدة مسؤولة عن:
المرجعية الموضوع الرمز
تعداد الكمية، ضبط الإجراءات للعمليات، المنتجات والتجهيزات، حفظ الإصدارات، تبديل البنى. النوعية SC1
إصدارات الحصول، تطبيقات المكتب، التطبيقات الهندسية والتقنية.
تطبيقات الأرشيف والمكتبة، فهرسة الإصدارات، صفات البنية، إجراءات التزويد/النتاج. التطبيقات SC2
المفردات، السماح القانوني إصدارات عامة SC3
3. تقرير عن مشاركات أعضاء الـ ICA في وضع المعايير الدولية
نشرت ملاحظة في النشرة رقم 44 لـ ICA كي تعيين الزملاء المشاركين في نشاطات ISO، وقد طلب من الزملاء أن يبلغوا لجنة إدارة برنامج ICA عن عملهما لصالح ISO.وقد تم تلقي 9 ردود كالتالي: شارك الدكتور مايكل روبير، الأمين السابق للسجلات العامة في المملكة المتحدة، في اجتماعات TC46 كأمين سر الـ ICA لوضع المعايير.ولا يزال نشطاً وفعالاً في اللجنة الفرعية 3: المصطلحات الفنية بالتعاون مع بجورن لينده السويد، المشارك بالنيابة عن ICA.
يرأس الدكتور تجي كيتشينغ، أمين سر اللجنة الملكية حول المخطوطات التاريخية، لندن، اللجنة IDT/2/9 لمؤسسة المعايير البريطانية.وإن عضوين في هذه اللجنة، الدكتورة ميريام فوت، المكتبة البريطانية، وجون ميكينتاير، الأرشيف الوطني لأسكوتلندا، هما أيضاً عضوان في ISO/TC46/SC 10/WG3:متطلبات التخزين لمواد المكتبة والأرشيف.
أشار الدكتور هوغو ستببي، الأرشيف الوطني لكندا، إلى دوره في عمل ISO/TC46/SC9: تقديم مطابقة، وصف الوثائق.
أكد الدكتور بيركو بيريلا، الأرشيف الوطني لفلندة، على أهمية ISO/TC46/SC 10 الحفظ الفيزيائي للوثائق.
أشارت الدكتورة ماريا غويرسيو إلى مشاركة الدكتورة ماريا تيريزا تاناسي،centor di fotoriproduzione,legatorial erestauro degli archivi di stato,rome الحفظ الفيزيائي للوثائق.
نشر مجلس أرشيف العمل السويدي كتيباً من 28 صفحة في نيسان 1996 بعنوان: أمين الأرشيف والايزو (ISO 9000) وهو متوافر من نارينغسليفيت اركيفراد، صندوق 92003. ستوكهولم. قام السيد توماس كالت، فوريتاغس اركيفيت، اوريبورو، بالتزويد بهذه المعلومة وأكد اهتمامه بالأرشيف ووضع المعايير . أشار هذا المركز إلى مشاركته في تطوير تخصيصات المعايير للأرشيف والمتاحف. وقام CL حتى الآن بتطوير عشرة معايير لطويات الملفات وصناديق الملفات.
تبنى هذه المعايير على معاير ISO بالإضافة إلى معايير من مكتبة الكونغرس، معايير سويدية ... الخ إن الألفيمين ريجسكار تشيف في لاهاي قد اتخذت معايير CL كمعاييرها الخاصة وطالبت حكومتها بتسليم المواد الأرشيفية إليها في طوايات وصناديق الملفات التي تلاقي تخصيصات معايير CL.
ناقشت السيدة (اس ديسولاند باومان) المسؤولية حول خدمات الأرشيف والتوثيق السؤال المطروح في النشرة خلال اجتماع القطاع
مؤسسة الأرشيف الاقتصادي، لجمعية الأرشيف الوطنية
أنشئت مجموعة من أمناء الأرشيف كي تتعامل مع وضع المعايير، المجموعة مهتمة بأن تتعاون مع ICA إن السيد (بيت كوان واه)، الأرشيف الوطني لسنغافورة، هو رئيس لجنة معايير كيميائية تتعامل مع قانون الممارسة لمعالجة الوثائق بطريقة الميكروفيلم على ميكروفيلم 16 مم نموذج فضة ـ جيلاتين/ وضع فيلم للكاميرا بلانيتاري وروتاري ـ إجراءات التشغيل كمعيار سنغافوري. يجري العمل عن طريق مراقبة نشاطات TC 42/TC 10 ISO/TSO و 171 TC /ISO لوضع المعايير الدولية واعتماد النتائج عندما يكون بالإمكان تطبيقها من أجل الاستعمال المحلي.
من المهم أن نعرف أن سبعة من هذه الأسئلة أشارت إلى TC 46 التي كانت على الدوام الشريك الأكثر أهمية لـ ICA و ISO للأسف لايمكن عد العدد المحدود من الردود كاملاً أو نموذجاً . على سبيل المثال:
توجد كمية كبيرة من المعايير المهمة للمواد الأرشيفية السمعية بصرية. ويكن أن نقبل دون جدل أن أمناء الأرشيف من أرشيف الصوت أو الفيلم ليسوا فقط مهتمين بل مشاركين أيضاً في عمل هيئات ISO . لقد أنشئت قائمة بأحدث المعايير وأكثرها صلة في ذلك الحقل في دراسة في هيكل برنامج اليونيسكو "ذاكرة للعالم" وسوف ينشر في المستقبل القريب. ذكرت أيضاً في هذا الكتيب (10) المعايير الأكثر صلة لحفظ الورق والمواد التقليدية الأخرى ويمكن أن نجد قائمة معايير أو مخططات تمهيدية لمعايير البيانات القابلة للقراءة بوساطة الجهاز والوثائق الإلكترونية في إصدار اللجنة الأوربية (11) لقد نشر حديثاً،ملخص حول معايير ISO ذات الصلة الوثيقة بالريبوغرافيا الأرشفية والفوتوغرافيا الأرشفية من قبل زميل إيطالي (12).
4 ـ معايير مهنية:
14 ـ المعيار الدولي للوصف الأرشيفي (ISAD)
إن المعيار الدولي للوصف الأرشيفي هو المعيار المهني الأكثر أهمية وتم تخطيطه وتطويره تحت رعاية ICA بعد اجتماعين للخبراء في كندا (1998) قامت اللجنة التنفيذية لـ ICA في اجتماع في بولندا في أيلول 1990 بإنشاء لجنة متعلقة بهذا الموضوع حول المعايير الوصفية. بدأت هذه اللجنة بالتأكيد على بيان مبادئ الوصف الأرشيفي ووضع المخطط التمهيدي له هو غوستيبي وتمت مناقشته والتصديق عليه خلال اجتماع للجنة في هوهر ـ غرينزها وسين، أمامنيا 28 ـ 30 تشرين الأول 1990 وتم توزيع بيان المبادئ هذا على أمناء الأرشيف على نطاق العالم من أجل التعليق عليه. في الوقت نفسه وضعت مجموعة فرعية عن اللجنة الـ (G) ISAD : الأوصاف الأرشيفية المعيارية الدولية العامة" وتم تصديقها من قبل اللجنة المتعلقة بهذا الموضوع في اجتماعها في مدريد كانون الثاني 1992 .
وقد قدم هذه الوثيقة المجتمع الدولي لأمناء الأرشيف خلال اجتماع مفتوح للمجلس الدولي الثاني عشر للأرشيف في مونتريال في أيلول 1992. بعد أربعة أشهر قامت اللجنة المتعلقة بهذا الموضوع بفحص وتنقيح الوثيقة رداً على التعليقات التي تم تلقيها. ثم نشرت هذه النسخة من قبل ICA (13) ومضى الآن 5 سنوات على تصحيحها بضوء الخبرة، ستكون قواعد هذا المعيار معدة لتكون قابلة للتطبيق بشكل واسع على أوصاف الأرشيف بغض النظر عن طبيعة أو مدى وحدة الوصف. تقوم القواعد بقيادة صياغة المعلومات في كل عنصر من العناصر الـ 26 التي يمكن ضمها لتشكل وصفاً لكينونة أرشيفية (الفقرة 1.2)
يمكن تحديد أهداف هذا المعيار كالتالي:
أ ـ التأكيد على ابتكار الأوصاف المتينة، المناسبة التي تشرح نفسها بنفسها.
ب ـ تسهيل استرداد وتبادل المعلومات حول المواد الأرشيفية
ج ـ تمكين توحيد الأوصاف من المخازن المختلفة في نظام معلومات موحد
د ـ تمكين المشاركة بمعلومات السلطة، المقطع 1.1 )
أكملت اللجنة المتعلقة بهذا الموضوع حول المعايير الوصفية في تشرين الثاني عام 1995 مخططاً تمهيدياً لمعيار آخر يتعامل مع الوصف (الذي حدد معياره) لمبتكر الوثائق الأرشيفية: سجل السلطة الأرشيفية للمعيار الدولي للهيئات الموحدة، الأشخاص والأسر (CPF)ISAAR وتم تصديق هذا المعيار ونشره من قبل ISA وسوف ينقح خلال دورة 5 سنوات في حال الضرورة سيتم تطوير معايير إضافية في المستقبل للوسائل الأرشيفية غير المؤلفات الورقية التقليدية مثل السجلات المعمارية والمواد السمعية البصرية. إن لجانICA والهيئات الأخرى المسؤولة عن المواد الأرشيفية هذه، مدعوة للتعامل مع هذه الموضوعات على خلفية تجارب اللجنة المتعلقة بهذا الموضوع حول المعايير الوصفية (ICA/DDS) التي تم إعادة تأسيسها كلجنة للـ ICA في بكين عام 1996 "لجنة حول المعايير الوصفية" برئاسة كريستين نوغاريت، فرنسا، هوغوسيتبي (كندا، مدير المشروع والسكرتير) و 12 خبيراً مستشاراً آخرين كأعضاء) (14).
.2.4 إدارة السجلات / الأرشيف، ISO/ DIS 15489
لقد أنشئ في استراليا معيار وطني يتعامل مع إدارة السجلات AS4390/1-6 وتم اقتراحه إلى الـ ISO من قبل استراليا ستاندروز كمعيار دولي (ISO/DIS 15489). يزود المعيار الأسترالي بارشاد حول تطبيق استراتيجيات إدارة السجلات، التي هي إما يدوية أو بوساطة الحاسوب. تولت ISO المسؤولية في نطاق الـ ISO.في15 و16 تموز 1997 نافش اجتماع متعلق بهذا الموضوع للـ ISO التعليقات المستلمة حول المعيار ISO /Dis 15489 رفض 8 أعضاء لـ TC 46 المخطط التمهيدي، ووافق عليه 21 عضواً مثلاً: رفضت ألمانيا المخطط التمهيدي لأنه يكس الأنظمة التي ليست متساوقة مع النظام الألماني، نقل السجلات إلى مراكز السجلات والأرشيف، إن الأرشفة كمؤسسة ليست مذكورة على الإطلاق في "التعريف"، يستخدم المصطلح في معنيين فقط: "الأرشيف ـ القوائم الكامل للسجلات ذات القيمة الدائمة للمنظمة أو الشخص، يطلق عليه في بعض الأحيان الذاكرة الموحدة، والأرشيف تلك السجلات المقيمة بكونها ذات قيمة دائمة". بسبب الطبيعة الغنية للتعليقات الناقدة فقد تقرر عدم نشر المعيار كما اقترح من قبل الوفد الأسترالي كأساس، اسم هذه اللجنة الفرعية الجديدة لـ TC 46 هو إدارة السجلات/الأرشيف، يغطي هدفها: "وضع معيار لمبادئ ابتكار وإدارة الوثائق، السجلات، والأرشيف كدليل على الإجراءات وتغطية الوسائل كلها بما فيها الأرقام، الوسائل المتعددة، والورق".
لقد تم تنظيم الاجتماع الأول للجنة TC 46 الفرعية الجديدة 11 في أثينا في أيار 1998، قدم المشاركون من أستراليا (الرئيس وأمانة السر) كندا، الدانمارك، ألمانيا، المملكة المتحدة، فرنسا، اليابان، روسيا، السويد، والولايات المتحدة مع اجتماع ثاني في تشرين الثاني 1998، في الولايات المتحدة في مبنى الأرشيف الوطني في كولينغ بارك، ماريلاند، ولا يجب التأكيد على أنه بعد إتمام وتطبيق هذا المعيار سيكون لديه تأثير رئيس حول العمل المهني لأمناء الأرشيف.
5 ـ اقتراح للعمل المستقبلي
لقد ارتفع هدف وكمية المعايير الدولية، المتعددة الوطنيات والوطنية في السنوات الأخيرة استجابة لتطور تكنولوجيات المعلومات ذات التأثير في عملينا المهني، إن للمجلس الدولي للأرشيف دوراً هاماً عليه أن يقوم به عن طريق مراقبة التطورات الجارية وتنسيق التزويدات المهنية لتأسيس وتحديث المعايير التقنية، على ICA أن تعمل أيضاً كمركز تخليص لتزويد الزملاء بمعلومات حول المعايير الموجودة أو التمهيدية، وهذا ينطبق على المعايير التقنية بالإضافة إلى المعايير المهنية التي تعد دور الـ ICA أكثر أهمية لها لأن الأخيرة تحتاج إلى بنية ICA تحتية منظمة من أجل التخطيط ووضع الخطط التمهيدية والتطبيق.
من الواضح من التجارب في الماضي أن هذا الواجب لا يمكن تنفيذه من قبل شخص واحد، ويمكن أن تحل هذه المشكلة من وجهة نظرية فقط باستخدام قدرة هيئات TCA المشاركة والمختصة، يجب على كل لجنة أو قطاع للـ ICA بالإضافة إلى هيئات ICA ذات الصلة أن تتأكد من أنها أبلغت بالنشاطات الجارية لتضع معايير للإجراءات والطرق التقنية والمهنية في حقول كفاءاتها الخاصة، إن على الأعضاء أن يأخذوا دوراً فعالاً في عمل الهيئات المسؤولة عن وضع المعايير على المستوى الوطني المتعدد الوطنيات والدولي كلما كان ذلك ضرورياً. يجب أن تتابع ICA سياسة إنشاء الارتباطات المتبادلة مع هيئات ISO. الأمثلة التالية هي أمثلة عن الروابط الموجودة أو التي يجب إنشاؤها وتتعلق بلجان ICA ومجموعات المشروع:
اسم لجنة الـ ICA رمز الـ ISO الاسم
لجنة عن السجلات الإلكترونية الأخيرة الأخرى
لجنة عن المسائل الأرشيفية القانونية
لجنة عن تكنولوجيا الصور
لجنة عن الأبنية والتجهيزات الأرشيفية
لجنة عن حفظ المواد الأرشيفية
لجنة عن المعايير الوصفية
مجموعة المشروع حول
مجموع المشروع حول المصطلحات الفنية Iso/tc46/sc11


Iso/tc171/sc3

Iso/tc171


Iso tc 46/ sc 10

Iso tc171/sc1
Iso/tc 46/ sc9
Iso/tc 46/

Sc10/wg5

Iso/tc46/sc3
Iso/tc 171 / sc 3
إدارة السجلات والأرشيف

تطبيقات تصوير الوثائق موضوعات عامة والسماح القانوني
تطبيقات تصوير الوثائق
الحفظ الفيزيائي للوثائق
تطبيقات تصوير الوثائق/ موضوعات
الحفاظ على النوعية
تقديم مطابقة ووصف للوثائق
تخزين وحفظ الصوت ووسائل
الفيديو
مصطلحات المعلومات والتوثيق
تطبيقات تصوير الوثائق/ إصدارات
عامة مفردات

إن هذه القائمة ليست تامة على الإطلاق ـ ويجب أن تكون ضمن اختصاص ومسؤولية هيئات الـ ICA كي تتم مراقبة التخطيط للمعايير والإنشاء لها ضمن مرجعية مصطلحاتها الخاصة.
يجب أن يُطلب من أعضاء الفئة A،B، وCللـ ICA أن يتصلوا مع المؤسسات الوطنية لوضع المعايير في بلادهم. وعليهم أن يؤسسوا روابط، وأن يُبلغوا بالبرنامج الفعلي لوضع المعايير في بلدهم وأيضاً أن يُعلموا ويوجهوا أعضاء وفدهم الوطني الذي يُحضر المشاركة في اجتماعات الـ ISO الخيارات لتحسين الإجراءات لجمع ونشر المعلومات حول وضع المعايير.
يجب تقوية اشتراك أمناء الأرشيف في وضع المعايير لسببين محددين: إن للأهمية المتزايدة لتكنولوجيات المعلومات الجديدة والمطبقة في الإدارة العامة، تأثيراً متزايداً بشكل مستجيب على العمل غالباً ما يستفيد أمين الأرشيف من وضع المعايير وذلك بتطبيقها في الأرشيف. المظهر الثاني هو عولمة إجراءات وطرق العمل خصوصاً بالنظر إلى التوافر الدولي وتبادل البيانات. إن وضع المعايير هو أساس هذا الاتصال. يجب أن يتم قبول وتطبيق المعايير من أجل احتياجات أمناء الأرشيف والباحثين وأيضاً من أجل تقويم ، التخزين، الحفظ، الفهرسة، والوصول الأرشيفي. ينصح أمناء الأرشيف بشكل كبير بأن يتعاملوا مع ترسيخ هذه المعايير على المستوى الوطني والدولي حينما يكونوا مشاركين في مهنتنا .
6- ملاحظات
106- أعضاء الـ CEN هم : النمسا، بلجيكا، الدنمارك، فنلندة، فرنسا، ألمانيا"، ا ليونان، آيسلندة، إيرلندة، إيطاليا، لوكسمبورغ، هولندا، النوج، البرتغال، السويد، سويسرا، إسبانيا، والمملكة المتحدة، مرتبة انتساب ألبانيا، بلغاريا، كرواتيا، قبرص، جمهورية التشيك، ولوتوانيا، مالطا، بولونيا، رومانيا، أستونيا، سلوفاكيا، سلوفينيا، وتركيا. راجع كلمة عن Din كراسة نشرت من قبل المعهد الألماني فير نورمانغ في هنغاريا.
.2.6. كلمة عن Din.
.3.6. iso cd 11799 معلومات وتوثيق ـ مستلزمات تخزين الوثائق من اجل مواد المكتبة والأرشيف.
يجب أن يوافق على المخطط التمهيدي أو أن يرفض في موعد أخير هو 28 أب 1998.
4.6. 188. السنوات الـ 50 الأولى iso / tc 46 تاريخ قصير من تأليف جورج ريتشارد سون، ونشر من قبل din، برلين 1997.
.5.6. إجراءات Iso/TC46 من أجل العمل Iso/TC 1465 برلين، أيار 1997 الصفحة 3.
.6.6. ونشرت حديثاً مقالة ممتعة جداً حول التخطيط ووضع المخططات التمهيدية لـ Iso Dis 11799:
Hemut Bansa: Unerstutsung der Bestandserhattung durch nationale und in ternationale Normung in: Bestandserhaltung: Herausforerung und Chancen,hrsg. Von Har.
سيغطي هذا المعيار بعض الأسئلة الجدلية المناقشة بين أمناء الأرشيف وأمناء المكتبات من سنين مثلاً: التعامل مع الحماية ضد النار، التكييف الهوائي الطبيعي، المشاكل أخرى المتعلقة ببناءات الأرشيف ويظهر المقال أيضاً كيف أنه من الصعب والهادر للوقت إكمال معيار دولي.
.6.7. ملحق A ، إجراءات عمل المجموعة الاستشارية (40-1989)، A.1 المرجعية و A.2 العضوية.
إجراءات Iso/TC46 من أجل العمل 1.C صفحة 18.
.6.8. دليل Iso/TC46 محدث في 16 شباط 1998.
.6.9. إجراءات Iso/TC46 من أجل صفحة 10/11.
.6.10. ذاكرة اليونيسكو لبرنامج العالم، حماية الإرث التوثيقي، موجة للمعايير، التطبيقات المنصوح بها ومرجعية المواد المطبوعة المتعلقة بحفظ الوثائق من الأنواع كلها.
.6.11. إرشادات حول أفضل الممارسات لاستخدام المعلومات الإلكترونية، كيفية التعامل مع البيانات التي تقرأ بوساطة الأجهزة والوثائق الإلكترونية، النسخة المحدثة والموسعة، لوكسمبورغ: مكتب للإصدارات الرسمية للجمعيات الأوربية، 1997، صفحة 50 و 57.
.6.12. Luciano Residori: Norme e raccomandazione sulla foforiproduzione in mi crofilm in
تقنيات التصوير للأرشيف، مشروع ميكرو فيلم لجنة الضبط المتحدة، ed.
مكتوب بقلم ببروناكولا روسيب، روما 1997 صفحة 66-72.
.6.13. (G) Isad : الوصف الأرشيفي المعياري العام. المجلس الدولي للأرشيف أوتاوا، 1994، نشر أيضاً بالفرنسية.
Norme Generale et Internationale de Description Archivistique, conseil International
des Archives, Ottawa 1994.
.6.14. لهدف وأعضاء (أسماء وعناوين) اللجنة حول المعايير الوصفية.
راجع دليل 1997 للمجلس الدولي حول الأرشيف، الصفحة 55 و 56.