دفع هي تلك العملية المادية و الإدارية من خلالها يحول الأرشيف من المصلحة المنتجة و المكونة إلى مصلحة الأرشيف المؤهلة لاستقباله و الحفاظ عليه.و يمكن تعريف الدفع من جهة أخرى على أنه مجموعة من الإجراءات التي تقتضي من المكتب المنتج تحويل إلى مصلحة الأرشيف الوثائق الغير مستعملة في النشاط اليومي.

2. كيفية إجراء عملية الدفعإن المبدأ الأساسي في عملية الدفع هو إجباري بالنسبة لأرشيف المؤسسات العمومية و إرادي للأرشيف التابع للخواص (جمعية تملك أرشيف تدفعه الى مؤسسة الأرشيف الوطني) مع احتمال تدخل الدولة في حالة الخطر (كإتلافه أو بيعه...)u المادة 08 من قانون 09 ـ 88 تلزم على الإدارات المنتجة للوثائق القيام بعملية الدفع بعد تقييمها بناءا على القائمة الشاملة للوثائق أي أنه مجرد أن تنتهي مدة صلاحية الوثيقة في المصلحة المنتجة لها ، يجب أن تدفع إلى الهيئة المعنية بحفظها) تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالحفظ (u كما تضيف المادة 09 من نفس القانون إلى أن دفع أرشيف الهيئات العمومية يتم أمام المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعنية- الدفع الأول : من المصلحة المنتجة للوثائق إلى مصلحة الأرشيف الموجودة على مستوى نفس الإدارة- الدفع الثاني : من مصلحة الأرشيف الموجودة على مستوى الإدارة إلى الأرشيف الوطني ( إذا كانت الوثيقة تحمل طابع تاريخي).و لإجراء عملية الدفع يجب :• جمع كل الملفات التي تحوي في طياتها على معلومات تاريخية،1. ترتيب الوثائق (Les Pièces) داخل الملفات الفرعية حسب التواريخ (من الأدنى إلى الأقصى)2. ترتيب الملفات حسب نوعية العلاقة الموجودة فيما بينها.3. وضع الملفات في حافظات مع تسجيل موضوع و تاريخ الملف عليها .4. وضع الملفات داخل علب و ترقيم هذه الأخيرة من 1 إلى ي5. إنجاز بطاقات وصفية لكل ملف (العنوان ، التاريخ الأدنى و الأقصى)6. تحرير حافظة الدفع.7. إرسال حافظة الدفع إلى مصلحة الأرشيف (في حالة الدفع النهائي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني) للإطلاع عليها و دراستها.وقد أشارت الفقرة 03 من منشور رقم 95 ـ 08 الخاص بتسيير الأرشيف إلى الكيفية الواجب إتباعها في دفع الأرشيف.                            

3. لماذا تقوم بعملية الدفع ؟1. إن التشريع الجزائري في ميدان الأرشيف يلزم الإدارات المنتجة للوثائق القيام بعملية الدفع و هذا حسب النصوص التشريعية الخاصة بقانون الأرشيف المادة 8 و 9 من القانون رقم 09-882. الحفاظ على الوثائق في مكان واحد لمنع فقدانها و لتسهيل عملية البحث عند الحاجة.3. ربح المكان و المساحة في المكاتب للوثائق الجديدة4. التسيير الحسن للوثائق.

4. كيف نتحكم في الدفع ؟إن التحكم في الدفع يتطلب للوهلة الأولى خطوة تلقائية إرادية من طرف الأرشيفي، الذي يجب أن يذهب لملاقاة العامل الإداري و الإطلاع على كيفية ترتيب و حفظ الوثائق على مستوى مكتبه.و تتمحور المبادئ الأساسية لنجاعة الدفع في :u عدم قبول دفع غير مبرمج،u عدم قبول مدفوعات بدون حافظة دفع ،u عدم قبول الوثائق التي لا تسمح القائمة الشاملة للوثائق بدفعها (مدد الحفظ)،u معاينة و مراقبة الدفع مباشرة عند استقباله،u عدم قبول العلب المكتوب على واجهتها معلومات حول محتوى الملفات التي تحويها،u عند ملأ حافظة الدفع يجب مراعاة الوضوح و الإيجاز و الدقة في المعلومات المعطاة،u عدم قبول الوثائق ذات الفائدة الإدارية.

5. كيف تتم عملية الدفع ؟تبنى عملية الدفع على ركيزة أساسية تسمى بحافظة الدفع.* ماهي حافظة الدفع ؟هي قائمة مفصلة للوثائق التي يقوم تسليمها من طرف المصلحة المنتجة إلى مصلحة الأرشيف (أو من مصلحة الأرشيف إلى مؤسسة الأرشيف الوطني في حالة الدفع النهائي).تعتبر حافظة الدفع بمثابة إثبات قانوني للمصلحة الدافعة و المصلحة المدفوع لها، فيه دليل للتسليم و الاستلام هذا من جهة، و من جهة أخرى تعتبر وسيلة بحث مؤقتة تفيد الباحث إلى حين إنجاز الفهارس و أدوات البحث النهائية.و قد أشار المنشور رقم 95 ـ 08 الصادر بـ 24 جانفي 1995 إلى جدول الدفعالصفحة الأولىالصفحة الثانية

ما هي المعلومات الموجودة في حافظة الدفع ؟تتكون حافظة الدفع من عدة أقسام :

أ. قسم خاص بالجهة الدافعة :- إسم الإدارة الدافعة و ذلك بإحترام الهيكل الإداري- تعريف الدفع- عدد الوحدات المدفوعة- تاريخ إنجاز الحافظة- إمضاء مسؤول المصلحة

ب- قسم خاص بالجهة المدفوع لها :يملأ هذا القسم من مسؤول مصلحة الأرشيف بعد التأكد من سلامة الدفع و حافظته من الأخطاء، و يتكون هذا القسم :- نوعية الوعاء،- التاريخ الأدنى و الأقصى للدفع،- تاريخ التسجيل،- الأمتار الطولية للدفع- تاريخ استلام الدفع- مكان الحفظ

ج. قسم خاص بقائمة الأرشيف المدفوعتشمل هذه القائمة على معلومات خاصة بالأرشيف المدفوع، ترتب الملفات ترتيبا تاريخيا من أقدم إلى أحدثه، تأتي هذه القائمة على شكل جدول مكون من خمس أعمدة :1. ترقيم الوحدات ،2. تعريف بمحتوى الوحدة،3. التاريخ الأدنى و الأقصى ،4. تاريخ الإقصاء المقترح من طرف المصلحة الدافعة ،5. تملأ من طرف مسؤول مصلحة الدفع و هي خاصة بتحديد مكان الحفظ.

5. كيفية استقبال الدفع ؟يجب على المصلحة الدافعة تسليم حافظة الدفع بثلاث نسخ قبل هذه العملية إلى مسؤول مصلحة الأرشيف (سواء على مستوى المؤسسة أو بالنسبة لمؤسسة الأرشيف الوطني) حتى يتمكن هذا الأخير التأكد من سلامة إنجاز الحافظة، ثم تأتي مرحلة الدفع بتحديد يوم لهذه العملية.عند وصول الدفع، يتم ترتيبه في المخزن مع إتباع منهجية الترتيب المسطرة من قبل، و بعدها تبدأ عملية المراقبة و المتمثلة في :- التأكد من عدم وجود نقص في عدد الوحدات- التأكد من تطابق المعلومات الموجودة في حافظة الدفع مع محتوى الوحداتو عند انتهاء من هذه الخطوات، يلجأ المسؤول إلى تقييد الدفع في سجل خاص يسمى ” سجل الدفع ”u رصيد مدفوع من طرف هيئة معينة (الدفع الخامس لسنة 1991)u رصيد الفترة الاستعمارية( رصيد الإقامة العامة للجزائر )يتكون سجل الدفع من جداول مشكلة من 10 أعمدة و هي على التوالي :- رقم الدفع،- تاريخ الدفع،- مصلحة الدافعة،- عدد الوحدات،- تاريخ الأدنى و الأقصى،- الموضوع العام للوحداث المدفوعة،- نوعية الوعاء،- مكان الحفظ،- الأمتار الطولية،- ملاحظات (إن وجدت)

سجل الدفعو في الأخير يتم إمضاء كل نسخ حافظات الدفع و تسليم نسخة منها للمصلحة الدافعة، أما النسختين المتبقيتين فترتب إحداها مع حافظات الدفع للسنة الجارية ترتيبا تسلسليا و النسخة الأخرى مع حافظات الدفع الخاصة لنفس الهيئة.

الــخــاتــــمــــةإن الهدف الأساسي من هذه العملية هو التحكم الجيد في الإنتاج الوثائقي بطريقة تسمح لمؤسسة الأرشيف الوطني من استقبال الأرشيف ذو القيمة التاريخية فقط.و من أجل نجاعة هذه العملية، على المؤسسات و الهياكل المنتجة للوثائق الإهتمام بقدر أكثر بها، و تقديم يد المساعدة للأرشيفي من أجل الحفاظ عليها من ظروف أحسن.على المؤسسات و المصالح المنتجة أن تفهم مدى أهمية الثروة المعلوماتية الموجودة بين أيديهم و مدى استفادة الغير منها، و إذا اقتنع الكل بموجب الحفظ على هذه الثروة ، زالت العراقيل أمام كل مسؤول عنها.