هام جدا لأخصائيي الأرشيف ----

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز
الوثائق و البحوث - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

مؤهلات الأرشيفيين.

1- ماهي أبرز المؤهلات المطلوبة في موظف الأرشيف في وقتنا الحالي؟
2- ما هي بعض المسميات الوظيفية وتوصيفها في الارشيف ومركز الوثائق ؟

السؤال الأول: ماهي أبرز المؤهلات المطلوبة في موظف الأرشيف في وقتنا الحالي؟
الجواب الأول: تبدأ عملية جع المؤهلات أثناء الدراسات الجامعية حيث يجب أن يتلقى الطالب في علم الأرشيف دروس نظرية وتطبيقية في مجال الأرشيف من قبل أساتذة لهم خبرة حقيقية في ميدان الأرشيف. وفي نهاية الدراسة، المطلوب منه تحضير ومناقشة مذكرة تخرج تعتمد على واقع الأرشيف في الميدان ليتمكن الطالب الحصول على أول تجربة ضمن إحدى مراكز أو أقسام الأرشيف التي يقوم بتربص فيها أثناء السنة الأخيرة من دراساته.
ثم يجب عليه مواصلة التكوين في الميدان ليتمكن من القيام بالأعمال التالية:
بصفة عامة يجب عليه: القيام بالجرد الأولي للأرشيف، ترتيب الملفات وترقيمها، فهرسة الأرشيف باختيار وسيلة بحث تتطابق مع حجم وأهمية الأرشيف، جمع الشروط الملائمة لحفظ الأرشيف وحمايته في أحسن الظروف.
تشخيص وضع الأرشيف في الإدارات وفي قاعة الأرشيف.
تحديد سياسة لإدارة أرشيف المؤسسة انطلاقاً من نتائج التشخيص.
توزيع المقاييس القانونية والعلمية والتقنية الخاصة بحفظ الأرشيف.
تحديد سياسة للأرشيف الإلكتروني ضمن السياسة الشاملة لإدارة الأرشيف.
مساعدة الإدارات في تنظيم أرشيفاتها قبل تحويلها إلى الأرشيف المركزي.
وضع نظام لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط.
تنظيم عمليات نقل واستقبال الأرشيف في الأرشيف المركزي.
مساعدة الإدارات في إنجاز اللائحة الشاملة للوثائق المنتجة في كل إدارة.
تحديد مدة حفظ الأرشيف في الإدارات ثم في قسم الأرشيف المركزي.
إلزام الإدارات المنتجة بإجراءات الاطلاع على الأرشيف.

السؤال الثاني: ما هي بعض المسميات الوظيفية وتوصيفها في الارشيف ومركز الوثائق ؟
الجواب الثاني: كل بلد له تنظيمه لمهنة الأرشيف، وبصفة عامة ترتب الوظائف حسب المسؤولية العلمية من الخبير في الأرشيف إلى العامل في مخازن الأرشيف مروراً بأصناف الأرشيفيين والمساعدين.

أول خطوات الأرشيفي بعد تنصيبه.

السؤال: الحمد لله ربحت مسابقة توظيف بعد عناء 4 سنوات و مقبل على العمل في مديرية المجاهدين. اريد اعطاءي فكرة مع العلم لم اعمل في مجال الارشيف من قبل

الجواب: أول خطوات الأرشيفي بعد تنصيبه.
http://alyaseer.net/vb/showthread.ph...817#post122817
1- يجب على الأرشيفي- بعد تنصيبه- أن يقوم بأول عمل أرشيفي: إعداد جردًا لكل المجموعات الأرشيفية المحفوظة في قسم الأرشيف. ليتمكن من القيام بهذه المهمة، يفترض عليه أن يرقم كل محيط الأرشيف: القاعات، والرفوف، والطاولات.
2- ثم يقوم بجرد كل المجموعات الأرشيفية حسب تسلسلها الطوبوغرافي: قاعة بعد قاعة، ورف بعد رف، وطاولة بعد طاولة؛ ويسجل حتى الرفوف الشاغرة إذا وجدت ليتمكن من استخدامها فيما بعد.
3- يتطلب هذا الجرد أدنى معلومات على مستوى المجموعة الأرشيفية وليس على مستوى العلبة.
4- رقم القاعة/رقم الرف أو الرفوف/رقم الطاولة أو الطاولات/ حسب حجم المجموعة.
5- محتوى الأرشيف بصفة عامة، مصدره: الجهة الدافعة؛ عدد العلب أو الحزمات؛ السنوات الأدنى والأقصى للمجموعة.
6- وضع الأرشيف: منظم/غير منظم/مبعثر/متراكم فوق الأرض.
7- أدوات البحث إذا وجدت؛ عادة جدول تحويل الأرشيف من الإدارة الأصلية.
8- ملاحظة الأرشيفي: وضع قاعة الأرشيف؛ الظروف الأمنية/الحرارة/الرطوبة/الحماية ضد الحريق أو الفيضانات/ الحشرات/ النظافة العامة.
9- أهمية الأرشيف: الأولوية في الترتيب أو إعادة الترتيب.
1- أي ملاحظات أخرى يراها مناسبة.

يتطلب هذا العمل وقتًا معتبرًا حسب حجم الأرشيف ووضعه. هذا هو العمل الأول الذي قمت به شخصيًا في مصلحة الأرشيف لولاية قسنطينة سنة 1974 لما بدأت المشوار في المهنة. وقضيت عدة شهور لإنهاء المهمة لأن الأمر يتعلق بجرد مجموعات أرشيفية منتشرة في 30 قاعة أرشيف في الطابق تحت الأرضي لمقر ولاية قسنطينة. سمح لي هذا العمل الجبار التعرف على أرشيف ولاية قسنطينة من سنة 1850 إلى غاية 1974. كما تمكنت من ترتيب عملي في مجال تنظيم الأرشيف وتحديد الأولويات: أخذ التدابير الأولى لإنقاذ الأرشيف المكدس فوق الأرض، تعزيز الظروف الأمنية، تنظيف جميع القاعات والرفوف من الغبار، القيام بإعداد أدوات البحث المناسبة لكل مجموعة أرشيفية حسب أهميتها، وتحديد الأرشيف الممكن فتحه إلى البحث التاريخي، وإعلام الإدارات المعنية بوضع الأرشيف التابع إليها، وتزويدها بجداول الأرشيف بعد إعادة تنظيمها.

هذا هو العمل الذي قمت به، ثم انطلقت في تنظيم وتطبيق المعايير الخاصة بحماية الأرشيف من أي خطر، بدءًا بغلق الأبواب أمام أي شخص خارج عن إدارة الأرشيف، كما فرضت طريقة إعداد جداول الأرشيف من طرف الإدارات المعنية قبل تحويلها لمصلحة الأرشيف.