الكفاءة والفاعلية والأداء
Efficiency & Effectiveness & Performance
1 - الكفاءة ( Efficiency )
الكفـاءة : do the things right
حسن استغلال الموارد المتاحة لتحقيق أهداف معينة .
هي اصطلاح إداري متعلق بالمصادر المتوفرة لدى المنظمة، أو الطاقة التي يمتلكها الفرد، ومدى ترشيد استخدامها لتحقيق الأهداف. وتتحقق الكفاءة عندما نستخدم أقل كم ممكن من الموارد والمدخلات لإنتاج أكبر كم ممكن من المخرجات والنتائج المرغوبة.
- تعرف الكفاءة على أنها الطريقة المثلى في استعمال الموارد
- وتعرف الكفاءة بأنها كل من يساهم في تعظيم القيمة وتخفيض التكاليف
- الكفاءة تعني القـدرة على تحقيق النتائج المنشودة بأقل قدر ممكن من المجهود أو النفقة .
- الكفاءة هي الانتفاع من الموارد المادية والبشرية المتاحة بأقل تكلفة ممكنة .
- الكفـاءة تتمثـل فـي العلاقـة الاقتصادية بين الموارد المتاحة والنتائج المحققة من خلال تعظيم المخرجات على أساس كمية معينة من المدخلات
- الكفاءة تعنى تخفيض الكمية المستخدمة من المدخلات للوصـول إلـى حجـم معـين مـن المخرجات
- تضم الكفاءة جانبين جانب الفعالية وجانب استغلال الوسائل المتاحـة .
2 - الفاعلية ( Effectiveness )
الفعاليـة : do the right things
مدى ملاءمة الأهداف المختارة ومدى النجاح فى تحقيق هذه الأهـداف .
هي المتعلقة في مدى تحقيق أهداف المنظمة في البقاء والنمو، وتلبية متطلبات المجتمع وحاجاته، وإعطاء العملاء والزبائن ما يقدرونه ، أي مدى تحقيق أهداف المنظمة وسبب وجودها .
- الفعالية يقصد بها عامـة درجـة تحقيـق الأهداف .
- تعرف الفعالية على أنها تلك العلاقة بين النتـائج المحققـة فعـلا والنتائج المقدرة وذلك من خلال قياس الا نحراف .
- تعرف الفاعلية على أنها الإنتاجية المرتفعة وقدرة المؤسسات على التكيف مع البيئة فـضلا عن القدرة على الاستقرار والابتكار .
- تعرف الفاعلية على أنها تعني تعظيم معدل العائد على الاستثمار بكافة الطرق المشروعة، وهي تعتبر مؤشر ا للقدرة علـى البقـاء واستمرار التحكم في البيئة .
- الفعالية تعني قدرة المؤسسة على تحقيق الأهداف من خلال زيـادة حجـم المبيعات، وتحقيق رضا العملاء والعاملين داخـل المؤسـسة، وتنميـة المـوارد البـشر ية ونمـو الربحية .
- تعرف الفعالية بأنها مدى قدرة المنظمة على استغلال الفـرص المتاحـة لها من البيئة في الحصول على احتياجاتها من المصادر النادرة، أي الموارد ذات القيمة مـن أجـل استمرار نشاطها
- و تعرف أيضا الفعالية على أنها القدرة على تحقيق الأهداف المسطرة من طرف المؤسسة والتي يمكن قياسها مثل هدف الربح أو هدف النمو .
- وتعرف الفاعلية بأنها محصلة تف اعل مكونات الأداء الكلي للمؤسسة، بما يحتويه من أنشطة فنية وإدارية ووظيفية، ومدى تأثره بالمحيط، كما أنها ترتبط بمدى تحقيق المؤسسة لأهدافها .
3 - الأداء (Performance )
هو القيام بأعباء الوظيفة من مسؤوليات وواجبات وفقا للمعدل المفروض أداؤه من العامل الكفء المدرب .
أو هوانعكـاس لكيفيـة اسـتخدام المؤسسة للموارد المالية والبشرية، واستغلالها ب الصورة التي تجعلها قادرة على تحقيـق أ هـدافها .
أو هو ه قدرة المؤسسة على الاستمرارية والبقاء محققة التوازن بين رضا المساهمين والعمال .
قياس الأداء :
إن قياس الأداء عبارة عن تقييم مدى تحق يق الأهداف المـسطرة، وبالتـالي فإنـه يمكـن أن يكون :
- قياسا ماليا معبر ا عنه بالوحدات النقدية أو لديه علاقة بالجانب المالي مثل الأربـاح وقيمـة المبيعات ،حصة المؤسسة فى السوق .
- قياسا غير مالي معبر ا عنه بوحدات غير مالية مثل عدد الشكاوى ونسبة إرضـاء العميـل ونسبة التغيب، عدد التسجيلات المحاسبية الخاطئة، مدة معالجة العمليات، جودة الخدمة
الفرق بين الكفاءة والفعالية
الفعالية : مدى تحقيق الأهداف المخططة
الفعالية = الأهداف المحققة / الأهداف المخططة
وبالتالى الفعالية = الكم / الزمن
..............................
الكفاءة : حسن استخدام الموارد
الكفاءة = النتائج الفعلية باستخدام موارد قياسية / النتائج المخططة باستخدام نفس الموارد القياسية
وبالتالى الكفاءة = الكيف / التكاليف
.............................
الإنتاجية = الفعالية X الكفاءة
إذاً : الإنتاجية = الكم X الكيف / الزمن X التكاليف
وترتبط الفعالية بالقيادة , وترتبط الكفاءة بالادارة . لذلك فان الفعالية تتحقق عندما يكون هناك رؤيا واضحة وأهداف محددة واستراتيجيات ومبادئ وقيم وتنمية وتطوير وغير ذلك من سمات القيادة .وتتحقق الكفاءة عندما يكون هناك تخطيط وتنظيم وادارة للوقت ورقابة ومتابعة وعندما يكون هناك فعالية ولا يوجد كفاءة فان الرؤى والأهداف لا تجد من يحققها بصورة صحيحة وفي حالة عدم وجود فعالية ووجود كفاءة فان الأعمال تنجز ولكن بدون وضوح الأهداف
الفعاليه انك تحقق اهدافك المخططه و الكفاءه انك تحققها بأستخدام اقل الموارد الممكنه
فالفاعلية :
هي النتيجة المرجوة أو المتفق عليها بالعقد بين الطرفين محل التعاقد. والفاعلية كنتيجة فهي الناتج أو المنتج لعملية ما كخدمة تؤدى أو بضاعة يتم تسليمها .
أما الكفاءة :
فهي الخطوات والعمليات والإجراءات والأساليب التي يتم الوصول بها إلى منتج ما بأقل التكاليف المادية والبشرية وبأسرع وقت ممكن .
فقد تعمل الإدارة على ترشيد الموارد المادية والبشرية والوقت لتحقيق الكفاءة في عمليات الإنتاج وقد تبالغ في التركيز على الكفاءة فتضيع الفاعلية وهو خروج المنتج مخالف للمتفق عليه في التعاقد .
لذلك الإدارة الناجحة هي التي تعمل دائمًا على الجمع بين الكفاءة والفاعلية .
وبذلك أيضًا يكون تعريف الجودة هي :
عمل الشيء الصح بالطريقة الصحيحة (كفاءة وفاعلية) من أول مرة وكل مرة (الاستمرارية والاستدامة على الجمع بين الكفاءة والفاعلية )
تصنيف المنظمات حسب الكفاءة والفعالية :
1 - منظمة ذات كفاءة منخفضة وفعالية مرتفعة :
المفهوم : اختيار جيد للأهداف مع استخدام وسائل رديئة فى تحقيق هذه الأهداف .
النتيجـة : إنتاج منتج مطلوب ولكن بأسعار مرتفعة أو جودة منخفضة .
2 - منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفعالية مرتفعة :
المفهوم : اختيار أهداف ملائمة مع استخدام أفضل الوسائل لاستغلال موارد المنظمة .
النتيجـة : منتج مطلوب بأسعار وجودة مناسبة .
3 - منظمة ذات كفاءة منخفضة وفعالية منخفضة :
المفهوم : اختيار أهداف غير ملائمة مع استخدام وسائل رديئة لاستغلال موارد المنظمة .
النتيجـة : منتج منخفض الجودة وغير مرغوب من العملاء .
4 - منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفعالية منخفضة :
المفهوم : اختيار أهداف غير ملائمة مع استخدام أفضل الوسائل لاستغلال موارد المنظمة .
النتيجـة : منتج مرتفع الجودة ولكن لا يرغبه العملاء .
