أن تكون منظما أمر هام جدا لإدارة العمل داخل المكتب أو في أي مكان آخر .. لذا يجب إتباع الخطوات التالية :



1- انتقل نحو مكتبك بدون أوراق:
التعامل مع الأوراق شر لابد منه في أغلب الأعمال إلا أن القاعدة تقول كلما قل عدد الأوراق التي بين يديك كلما أصبح من السهل التعامل معها. قبل أن تضغط على زر الطباعة راجع ما قمت بطباعته وما إذا كان من الضروري إجراء بعض التعديلات اللغوية أو تعديلات أخرى.


2- استخدام ملفات التصنيف:
أن ملفات التصنيف لن تساعدك في تنظيم أوراقك ما لم تستخدمها. صنف أعمالك الورقية بشكل آني ودقيق.


3- ضع جدولا زمنيا للترتيب والتنظيم:
احرص على تخصيص بعض الدقائق في نهاية كل يوم لترتيب منطقة العمل ( المكتب). حيث أن المنطقة المرتبة تسهل عليك الأمور عندما تباشر عملك في اليوم التالي وتزيد من الإنتاجية.


4- استخدام سلة المهملات:
حاول التخلص من الأوراق الزائدة، نحن غالبا ما نحتفظ بالأوراق لأنها تلزمنا في اليومين التاليين. إذا لم تستخدم الأوراق خلال اليومين أو ثلاث تخلص منها.


5- طور نظاما خاصا:
التنظيم يحتاج إلى جهد. طور نظاما يمكنك من تصنيف وتخزين ملفاتك بسهولة ويسر.


6- احرص على إجراء تنظيف كامل لمكتبك وأعمالك.


7- اشتري رفوفا إضافية ووحدات تخزين عند الحاجة:
توفر لك الرفوف الإضافية مساحات جديدة للأوراق التي لا يمكنك الاستغناء عنها. اختاره بحيث يكون اقتصاديا من حيث المساحة.


8- رتب البيانات المخزنة كنسخة إضافية:
نحن بحاجة إلى تخزين بيانات على نسخ احتياطية، إلا أن التخزين لا يكون مفيدا إذا لم يكن بمقدورك أن تجدي القرص عند الحاجة. لذا احرصي على أن يتم الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية ضمن ملف منظم حتى يوفر لك سهولة الوصول للمعلومات عند الحاجة بالإضافة إلى أنها ستكون قطعة قيمة ومهمة في مكتبك.


9- لا تعجب بنفسك:
إذا كان التنظيم يستغرق وقتا وجهدا، فالبقاء على المسار المنظم كذلك يحتاج إلى جهد ووقت. عندما تستثمر وقتك في التنظيم حافظ عليه ولا تشعر بالرضي عن نفسك لأنك قمت بالمحاولة ، فما أسهل من الفوضى مع الغفلة.