العادات اليومية للاشخاص المنتجه
لتكون أكثر إنتاجية، هذا ما نريده جميعا، أليس كذلك؟ في كل مكتب (وكل دائرة اجتماعية)،هناك اشخاص يبدو انهم قادرون على"انجاز كل شىء"، وإنجاز المزيد من الأعمال بدقه و أسرع من بقية الناس. يتركون العمل في الوقت المحدد. نريد أن نكون مثلهم فى وأي وقت ولكن لا نعرف أسرار إنتاجيتهم. كيف يفعلون ما يفعلونه؟ من خلال القيام بقليل من البحث في عادات أعلى الناس إنتاجية وجدنا الاتى:
1. لديهم وقت محدد للتخطيط اليومي : عادة في الصباح أو في المساء 5-10 دقائق تترك جانبا للتفكير في مهام ذلك اليوم (أو في اليوم التالي) ووضع الخطوط العريضة لكيفيه إنجاز هذه المهام.
2. ينجزوا المهام السريعة على الفور: لو مهمة عاجله ظهرت فجأه في أذهانهم و تتطلب أقل من 5 دقائق من وقتهم، الشخص المنتج ينفذها على الفور، مما يلغي الحاجة إلى كتابتها أو محاوله تذكرها في وقت لاحق او ان تشتت تفكيره بالانشغال بها.
3. يرتبوا قائمه بالاعمال اليوميه طبقا للاهميه : عندما تكون قائمة اليوم طويلة جدا لإكمالها واقعيا في 24 ساعة ، يتم إعادة ترتيب هذه القائمة لتعكس الأساسيات المطلقة.ويبدأوها بالاهم ثم الاقل اهميه. 4.لا يحددوا فقط الأهداف، لكنهم ايضا يضعوا جدول زمني للتنفيذ : الهدف بدون جدول زمني يشبه وصفة دون المكونات. انه لشيء رائع أن تضع أهدافا لنفسك، ولكنها تحتاج إلى تقسيمها وتعيين الحدود الزمنية لبنود العمل المختلفة المعنية (مثل الخطوات في وصفة) أو سوف يبدو الهدف صعب التغلب عليه منذ البداية، وسوف لا يكون له أي حاجة ملحة لتنفيذه. بوجود جدول زمني، سوف لا تشعر أنك تائه او مرتبك، وأكثر من ذلك سيكون لديك الدافع لتجنب الانحرافات، مع تركيز عينيك على الانجاز.
5. يحددوا و يستخدموا نافذة إنتاجيتهم: ليس هناك من هو قادر او على استعداد للعمل بنفس النشاط والتركيز طوال اليوم. الاشخاص المنتجه يعرفون متى يكونوا الأكثر إنتاجية في اليوم ويستخدموا ذلك الوقت لمعالجة أهم المهام أو تلك التي تتطلب أكبر قدر من التركيز.
6. وهم يعرفون متى يمكنهم او لا يمكنهم تحمل تعدد المهام: تعدد المهام قد يكون له عيوبه، ولكن الاشخاص المنتجه تفهم أنه في بعض الأحيان أنه يعمل ،مثال: عندما تعمل على العصف الذهني لأفكار لمشروع وانت تمارس المشى فى الصباح . كما أنهم يعرفوا، ان يميزوا بين تعدد المهام ومجرد الالهاء، الدخول الى الفيسبوك كل 10 دقائق في مكان العمل، هذا هو الألهاء.
7. يستخدموا التخطيط و الجدولة التي تفيد نمط حياتهم: الاشخاص المنتجه تضبط ايقاع حياتها بين مهماتها الخاصه والعائليه لتتاسب مع طبيعتها وطبيعه مهماتها المكلفه بها بحيث لا يتم انجاز شىء على حساب جانب آخر فى حياتهم.
8. يهتموا بأخذ راحة: قد يبدو غير متوقع،ان العمل من شروق الشمس الى غروبها لا يتبعه الشخص المنتج. الفواصل المنتظمة للأشياء مثل الغذاء والماء، و الحركة تجعل الناس أكثر فعالية وكفاءة لذلك نرى كل المنتجين يهتموا بوقت الراحه.
9. واقعيون فى تحديد الوقت للمهمات : إذا كنت تقلل من الوقت الذي تستغرقه، مثلا،فى كتابة تقرير أو تنظيف منزلك، أنت لا محالة ستتخلف فى ما تفعله. من ناحية أخرى، إذا كنت تبالغ فى تقدير وقت طويل للمهمه، فلن تكون فعالا كما يجب أن تكون. الناس المنتجه تجد تلك المنطقه حيث يمكنهم وضع تقدير دقيق كم من الوقت سيستغرق انجاز شيء، مع مراعاة فواصل بين الحين والآخر للراحه لا مفر منه. 10. لديهم شخص يحاسبهم: الناس المنتجه منفتحة حول ما يريدون تحقيقه فى اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو السنة لانهم لا يريدوا أن يخيب امل من يتبعهم.
11. ينشدوا الكمال، ولكن عندما يكون ذلك ضروريا : إذا كانت كل مهمة ، مهما كانت صغيره، يجب تكتمل دون عيب أو خطأ، لن تنتهى أبدا من أي شيء. يمكن السعي إلى الكمال أن يكون عونا أو عائق، وهذا يتوقف على الاهميه والمصلحه المحققه، لذلك الاداء بجوده واتقان مطلوب ، لكن المبالغه فى الكمال يعطل العمل و يصعب تحقيقه. (الرسالة لطلب وظيفة؟ يجب فيها الوصول للكمال. رساله إلى احد اقاربك؟ مجرد اختفاء الاخطاء المطبعيه جيد وليس مطلوب الكمال المطلوب الوضوح والتنظيم).
12. يفوضوا بطريقه صحيحه: هذا يعني تفويض عدد معقول من المهام التي تتناسب مع مستوى مهارة الشخص المفوض له، ويقولون دائما من فضلك، وشكرا.يختاروا الاشخاص الصح و باسلوب صح.
13. يقدرون ما تم انجازه ولا يركزوا على ما لم يتم: مثل معظم الأشياء في الحياة كونك منتجا يتطلب حسن الخلق. في نهاية اليوم، ابحث في الجانب المشرق واختار رؤية الإنجازات بدلا من التركيز على الأخطاء . هذا يعني أنك سوف تشعر بالايجابيه أفضل، على النوم بشكل أفضل، وتكون أفضل استعدادا لتكون منتجا مرة أخرى غدا.
14.يتحكموا هم فى التكنولوجيا ، ليس العكس : الناس المنتجه تفهم أنه من المجدي أن لا يكونوا عبيدا للتكنولوجيا. ليس فقط سوف يكون هناك دائما شيئا جديدا ومثيرا لننظر، وسائل الاعلام الاجتماعية يمكن أن تمتص الوقت حتى مع معظم من لديهم قوة الإرادة. مع ضيق الوقت في اليوم الواحد، ببساطة ستجد نفسك فى حالة من الذهول عندما تكتشف انك قضيت عن غير قصد ساعة او اكثر في الفيسبوك. الناس المنتجه تحدد الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو تتابع اخبارهم على الفيسبوك ، ومن ثم الابتعاد عن التكنولوجيا بحيث لا تسرق وقتهم دون ان يشعروا.
15. يأخذوا قسطا من الراحة استراتيجي : كثير من الناس المتجه تجبرر نفسها لأخذ قسط من الراحة، ولو لمجرد 3-5 دقائق، كل 90 دقيقة أو نحو ذلك. أنه يمنعهم من الوقوع من الاجهاد، ويوفر التركيز ، و يعطى للعقل والجسم استراحة. قم تحرك و اذهب للحصول على بعض الماء (أو إعادة ملء كوب القهوة)، ثم ارجع للعمل بعد ذلك. ستجد أنك أكثر إنتاجيه بكثير مما كانت عليه عندما تجلس لفترات طويلة من الوقت .
16. يعتبروا النوم أولوية قصوى: عدم الحصول على قسط كاف من النوم هو المخرب الاكيد للإنتاجية. بعد يوم نمت فيه أقل من سبع ساعات ، ستكون أبطأ، وأقل تركيزا، وأقل حماسا. لقد أظهرت الدراسات أنه حتى لو كنت تعتقد "انك منتجا " بعد ليلة من النوم الغير كافي، المقاييس الموضوعية لنشاط المخ ستظهر ان الإنتاجية اقل. الناس المنتجه تعرف أن الحد الأدنى المطلوب من النوم سبع ساعات كل ليلة ليست ترفا، ولا خيارا، بل ضرورة للعيش حياة منتجة على النحو الأمثل. لذلك وضعوا هذا في الاعتبار، و قاموا بتنظيم الأيام وتحديد أولويات العمل و حددوا موعد الدخول الى السرير والاستيقاظ في وقت ثابت، حت تؤدى عقولهم وأجسادهم وظيفتهم في ذروة القدرة. في حين أن البعض منا لديه بالفطرة الدافع أكثر من غيرهم، الا ان الناس المنتجه للغاية فى اعتقادى، لم يولدوا هكذا لكن صنعوا ويمكن إعادة صنعهم مع احداث الحياة المتغيرة!
المصدر: د. نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل والاقتباس)
ساحة النقاش