– لتصبح مديرا فعالا :

إن الإدارة القوية مثل القيادة القوية هى أيضا أساسية لنجاح أي عمل فبينما القائد الفعال ( او صاحب العمل)  لديه القدرة على تحفيزكل فرد ويدفع إلى الإتجاه الصحيح ليتم العمل  بالصورة المطلوبة، فإن المدير الفعال يجعل العاملين يندفعوا فى الإتجاه المحدد ، لإنجاز العمل فى أقل وقت وبأقل تكلفة.

  عامة فإن الإدارة الفعالة يمكن وصفها بنفس الكلمات التى توصف بها القيادة الفعالة ما عدا فى شيئين :

·   المدير الفعال يحتاج لفهم كامل لكل تفاصيل العمل.

·   له موهبة التعامل مع العاملين على مختلف أنواعهم ومستوياتهم.

كمالك العمل أنت تحتاج لتنمية مهاراتك الإدارية باتباع الأتى :

- إستمع بانتباه للعملاء والعاملين : يجب أن يهتم المدير بكل ما يقوله العميل والعامل ، ويؤجل الحكم حتى يحصل على الحقائق كاملة واضحة ، واستخدم طرف ثالث عند الضرورة لإكتشاف ما لم يستطع العميل أو العامل أن يعبر عنه.

-  

-  حضورالمناسبات : على المدير الفعال أن يزور أو يقابل العملاء المهمين بصورة منتظمة ( إذا كان يريد ان يحتفظ بهم ) . كما يجب عليه أن يحضر بعض المناسبات مثل: حفلات التقاعد , دعوات غذاء أو عشاء عمل ، الإجتماعات مع مسئولى الحكومة ، والغرف التجارية حتى يوسع دائرة معارفه لمصلحة المنشأة .

-  

-  تحديد مسئوليات الموظفين : عند بداية كل مهمة جديدة يجب على المدير الفعال أن يقضى بعض الوقت فى توضيح مالذى سيسال عنه كل موظف ، ويصف كل مايريد أن يراه يحدث ثم يكتب الأهداف المختارة على ورقة مستقلة مستخدما كلمات واضحة محددة وفى جمل مختصرة حتى يصبح كل شيئ واضح للموظفين المكلفين بالمهمه .

-  

- الإنتقاد بإيجابية : يجب تجنب السلبية الدائمة عند الإنتقاد ويجب إيجاد ما هو إيجابى بالموظف فيمدحه عليه وما هو سلبى ليوجهه أو يؤنبه عليه . كما يجب أن يحل المشكلة بتحليل الأفكار والمحتويات وليس بالإنتقاد وتعنيف الفرد .

-  التعامل مع الغياب المفاجئ فى الحال : المدير الفعال يعرف أن الغياب الغير مبرر بلا عقاب سيجعل الشخص مستهترا وبالتالى ينخفض مستواه كما أن المدير سيفقد السيطرة على الآخرين فينخفض مستوى العمل ثم الإنتاجية ثم الربحية وبالتالى يسوء العمل .

-  طلب المحاسبة ( المساءلة ) : يطلب المدير الفعال من كل عامل بالمنشأة أن يكون مسئولا وقابل للمحاسبة عن تصرفاته . وهذا الطلب لا يفرض بالأمر ولكن بإظهار إلتزامه كمدير وأن يكون قدوة للعاملين .

-  

-  إيجاد الطريقة الفعالة لإطلاع الموظفين عندما ينخفض أدائهم للعمل عن المطلوب: إن المدير الفعال يدرك أن الأداء لن يتحسن من نفسه . لذلك يجب وضع خطة متعددة الخطوات لتساعد فى تحسين أداء الموظفين .

·   وأول خطوة هى أن تخطر الموظف عن سوء أدائه إذا لم يتحسن.

·   يجب تحديد المشكلة فى الأداء وما هو المتوقع كتابة بحيث يدرك الموظف خطورة الموقف .

·   إذا إستمر الوضع كما هو يعاد تدريب الموظف فإذا لم يستجب يجب إتخاذ إجراءات عقابية فورية .

- تنمية ممارسة حفظ الدفاتر السليم : على المدير أن يتذكر أنه مسئول عن كل قرش ورد أو أنفق فى المنشأة . يجب أن يعرف ويفهم كل كشوفات الحساب ، الميزانيات ، تدفق النقدية ، الضرائب ويستطيع أن يتكلم بذكاء مع محاسبى المنشأة حتى يحفزهم على الإلتزام والأمانة .

-   يشجع العمل الجماعى: يستطيع المدير الفعال أن يحث الموظفين على العمل فى مجموعة عمل . فهو يدرك أن 12 عامل يمكنهم رفع سيارة بسهولة ولكن واحدا إذا حاول فسيكسر ظهره ، لذلك فمهما كان كان حجم العمل يمكن للمجموعة أن تنجزه بدقة وبسرعة بتقسيمه وتوزيعة بعدل بينهم .

-  حذف شعور "نحن" ضد "هم" : إن المنشآت لم تعد تستخدم الشكل الهرمى للعاملين بل أصبحت جماعية . أى أن كل فرد فى المجموعة يساهم بشكل مهم وكل فرد يساهم ويعرف بمجهوده . هذا البناء الجديد يشجع الوحدة والتعاون بين العاملين وبين المستويات المختلفة وليس الخوف والتصارع .

-  يسهل ولا يملى الأوامر : إن المدير الفعال لا يعطى الأوامر ولكن يسهلها ويوضحها حتى يمكن تنفيذها على الوجه الصحيح . لأن عصر المدير الدكتاتور قد إنتهى وقد أصبحت الإدارة فى القرن العشرين تعطى للأفراد سلطة أكثر أى أصبح عصر المدير المنظم والمسهل.

-  

-  إحصل على الخبر السيئ بسرعة : إن المدير الكفء يعرف أنه لا يوجد شخص يقبل أن يبلغ عن خبر سيئ حتى لايعتبر نذير شئوم . لذلك يجب عليه تشجيع العاملين على عدم إخفاء الأخبار السيئة حتى لا تستفحل المشاكل ويمكن حلها بسرعة فى الوقت المناسب وبأقل خسائر ممكنة .

-  القدرة على وضع خطة يومية وأسبوعية لمهام الإدارة الخلاقة : لا يجب على المدير أن يكرس كل وقته للأعمال الورقية الإدارية. إن الورق لا يخلق ربح أو يحسن التشغيل . ويجب على المدير أن يقضى بعض الوقت على الأقل مرة كل أسبوع فى الآتى :

·        مراجعة المنافسين

·        البحث عن طرق لتخفيض تكاليف التشغيل وزيادة حجم المبيعات

·        ملاحظة الموظفين والعملاء

·        القراءة عن صناعتهم

·        مراجعة السجلات المالية

·        التجول بين الأقسام ومراجعة المخزون، المعروض ، المعدات .....ألخ.

-   

-  يبقى على دراية بالأمور : يحافظ على مستوى المعلومات التى يحصل عليها من العملاء ويعمل على إجراء التعديلات أو التغييرات اللازمة على أساس مقترحاتهم وهو أيضاعليه أن يحرص على الآتى :

·        يتابع بصورة مستمرة ما ينشر من إعلانات خاصة بالمنافسين .

·        عقد جلسات تدريب منتظمة وإجتماعات لتحضير العاملين .

·        الإنضمام للجمعيات التجارية فى مجال صناعته .

·        قراءة ماينشر مما يقرأه العملاء والمنافسين .

·        التعرف على نقاط الضعف فى العاملين ومحاولة مساعدتهم فى التغلب عليها.

·        مراجعة الإستراتيجيات المالية والتسويقية دائما .

·        مراجعة خطة العمل شهريا.

·        التحدث فى الموضوعات المتعلقة بمجال العمل مع أصحاب الأعمال الصغيرة الأخرى لمناقشة المشكلات المشتركة.

-   

-  معرفة كيفية التأكد من الأرقام : يجب على المدير الفعال التأكد من حجم مبيعاته من خلال الأرقام الحقيقية المؤكدة وليس بالتخمين أو التقدير وعليه أن يعرف بالتأكيد :

·     التكلفة الفعلية لإتمام البيع , تأدية الخدمة , عمل الإصلاحات .... ألخ

·     كمية المخزون المتاحة الصالحة , الكمية القديمة , الكمية التى أصبحت غير صالحة.

·     كيفية حساب نقطة شراء مخزون إضافى أو نقطة الوصول للكمية المستهدفة للإنتاج.

- يفوض المسئولية للأشخاص المؤهلين والمدربين: المدير الفعال يلجأ الى المحامين والمحاسبين المؤهلين والمحترفين الآخرين الذين يستطيعوا تزويده بالخدمات الضرورية عندما يحتاج إليها العمل . وهو أيضا يعطى المرؤسين الحرية لإتخاذ القرار الملائم فى حدود المسئولية المفوضة إليهم. وعلى المدير الفعال أن لا يضع العاملين فى الوضع الذى يظهر ضعفهم أكثر من قوتهم . كما لايجبرهم على إتخاذ القرار فى الوقت الذى لايكونوا على علم تام بكافة جوانب المسألة المطروحة .

مقالات تفيد الموضوع:ــ

- تنمية مهارات القيادة

- التعامل تحت ضغط

- تحديد  الهدف ومتابعة تنفيذه

ـ المفاتيح الخمس لتتحول إلى قائد ناجح

المصدر : د. نبيهه جابر http://drnabihagaber.blogspot.com

( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس )