الدرس الثالث: التقارير

الفائدة الحقيقية المرجوة من البرنامج المحاسبي هي إظهار التقارير، و قوته تأتي من تعدد أنواع التقارير و دقتها، وطبعا دقتها تأتي من دقة المدخلات التي تمت قبل طلب التقرير، و بصراحة دونها لا فائدة فعليا من البرنامج.

التقارير

تخيل نفسك تعمل على الورق بتسجيل العمليات اليومية كل يوم ثم ترحيلها إلى دفاتر الزبائن و الموردين (الحسابات) ثم عليك في نهاية كل أسبوع أن تقوم بعملية الجمع بشكل يدوي (باستعمال الآلة الحاسبة طبعا) لتستخرج أرصدة الحسابات ليقوم المحصلون بدورهم في تحصيل تلك الديون أو تسديدها، هذا غير أنك إذا أردت نسخ كشف حساب لأحد الزبائن لتظهر له العمليات التي تمت معه منذ تاريخ معين، عليك أن تقوم بعملية النسخ بيدك و على الورق، ماذا لو كان لديك عدد كبير من الزبائن، سوف تحتاج إلى الكثير من المساعدين و الحصول على الكثير من الأخطاء، و كل هذا تم اختصاره بضغطة زر (أو بضعة أزرار) على الحاسب.
في هذه المقالة سوف نستعرض أهم التقارير المفروض أن تكون موجودة في أي برنامج محاسبة، و التي تخص أي عمل تجاري أو صناعي مهما كان بسيطا.

أرصدة الحسابات

أرصدة الحسابات و كشف الحساب من أهم التقارير لديك فهي واجهتك مع الآخرين و أي خطأ فيها قد يسبب لك مشكلة في الثقة أو يسبب إحراج لك أمامهم أو خسارة بعض الذمم، بمعنى آخر هي أهم من التقارير التي تكون موجهة لك لدراسة العمل التجاري لأن أخطاءها تسبب مشكلة مع نفسك فقط.
أرصدة الحسابات هي مجموع الحركات من اليومية و لكن لكل حساب، و كل رقم نحصل عليه هو ذمة على الزيون سوف نطالبه بها أو ذمة علينا تجاه الآخرين، و على الورق يتم استخرجها من دفاتر الحسابات و ليس من اليومية كما يفعل الحاسب، لا يهم كيف يستخرجها الحاسب المهم أننا نحصل على الأرقام بالدقة المطلوبة، عادة ما يتم استخراج الأرصدة للزبائن بشكل متكرر أكثر من بقية الحسابات لذلك على البرنامج أن يسمح لك بتحديد مجموعة الحسابات التي تريد أرصدتها و ليس كلها، كذلك ترتيبها حسب الأحرف الأبجدية ثم طباعتها على الطابعة.
افتح المثال الذي كتبناه في المقالة السابقة أو افتح مثال البرنامج.
أرصدة الحسابات ضمن القوائم، ابحث عنه في القوائم تحت بند التقارير المالية، طبعا كل برنامج محاسبة يختلف عن الآخر في ترتيب القوائم، سوف تجد أرصدة الحسابات بسهولة.

أهم ما يميز تقرير أرصدة الحسابات هي حقول التصفية أو الفرز (الفلترة) و أهم حقل تصفية هو حقل “الحساب”.
تستطيع طلب جميع الحسابات أو تحديد حساب معين فقط لطلب رصيده أو طلب فرع محدد في دليل الحسابات كدفتر الزبائن كما هو موضح في الصورة، عند تحديد فرع من الدليل سيقوم التقرير بعرض كل الحسابات التابعة لهذا الفرع و التابع أيضا للفروع التابعة له. حقلي “من تاريخ” و “إلى تاريخ” مفيدان في تحديد الفترة المالية التي نريد أرصدتها و لكن ما يستخدم غالبا هو “إلى تاريخ” لأن الأرصدة في هذه الحالة ترجع بنا إلى ذلك التاريخ و يتم تجاهل كل العمليات المالية التي تعقب هذا اليوم.
إذا تم تحديد “من تاريخ” لن يعود لكلمة أرصدة معناها بل ستصبح الأرقام الناتجة هي حجم التعامل مع الزبائن في الفترة المحددة.
اضغط زر تطبيق لتظهر النتائج، بعض البرامج تستخدم كلمة “معاينة” بدلا من “تطبيق” و لكن النتيجة نفسها.

إن أي تحديد ضمن الخيارات سوف يغير في النتائج و ربما في المفهوم العام للتقرير و لكن البرنامج سيظهر النتائج بغض النظر عن طريقة استخدامك للقيم، النتائج غالبا تكون على شكل جدول، يحوي حقول أو أحيانا تسمى أعمدة يمكنك إعادة ترتيب أو إضافة أعمدة جديدة أو تغيير قياسها، حسب مرونة البرنامج.
تطبيق التقرير سوف يظهر لنا شاشة جديدة تحوي النتائج المرغوبة، قمت بوضع أهم الحقول (الأعمدة) المطلوبة بشكل دائم. لاحظ أن “زاهر” و “محمد” رصيديهما موجب لذلك تم وضع القيمة في عامود “رصيد مدين” أما عمر فرصيده سالب فتم و ضعه في عامود الرصيد “الدائن”
لاحظ أن سطر “عمر” تم تلوينه بشكل مختلف حتى نستطيع تمييزه فورا.
اضغط زر “معاينة قبل الطباعة” لرؤية الشكل الورقي أو زر “طباعة التقرير” لطباعته، أو أغلق التقرير.

أغلب البرامج فيها ميزة معاينة قبل الطباعة لأن شكل التقرير في حالة الحاسب تختلف عن الحالة الورقية بعد طبعها بواسطة الطابعة، و لتوفير الحبر و الورق يتم إظهار الشكل الورقي كما سيظهر فعلا، هذا مفيد لمعرفة الهوامش و حجم الخط المطبوع.


كشف حساب

نستخدم هذا التقرير لعرض العمليات التي جرت مع أحد الحسابات و يتم ترتيبها حسب تاريخ العملية أو حسب تسلسل الإدخال، عندما تختلف أنت و أحد الزبائن على قيمة رصيده يجب عليك التأكد من العمليات التي تمت معه، أو أن ترسل له نسخة عنها ليقوم بمطابقتها مع ما هو مسجل لديه.
بما أن مثالنا صغير هنالك تقارير أخرى ستعطينا نفس النتائج مع ذلك قمت باختيار كشف الحساب لأنه أكثر طلبا ضمن البرامج المحاسبية، في برنامجنا هنا تم تسميته “كشف حساب تفصيلي” كلمة تفصيلي تدل على دخول عناصر الفواتير إلى النتائج، فمثلا تقرير “حركة حساب” يقوم بإظهار العمليات المالية فقط بعكس كشف الحساب.
مثل أي تقرير دائما يحوي حقول تصفية و خيارات إظهار التقرير، و لكن استخدام هذه الحقول يتطلب استخدام قيم هذه الحقول في عملية الإدخال، كالمنطقة و المشروع.
أهم حقل تصفية في كشف الحساب هو اسم الحساب المطلوب لعرض العمليات التي تمت معه، كذلك “من تاريخ” و “إلى تاريخ”، ولكن إذا قمت بتحديد بداية للتقرير من خلال حقل “من تاريخ” يفضل وضع إشارة صح على خيار “إدراج الرصيد السابق” ليقوم بإدراج سطر في بداية التقرير يحوي رصيد الحساب قبل تاريخ البداية المحدد. “بيان البند يحوي” مفيد جدا فمثلا تريد فقط العمليات التي حدثت مع هذا الزبون و في الشرح مكتوب كلمة “تسديد”، طبعا هذه الكلمة يجب كتابتها عند كتابة السندات في عامود الشرح.
مثل أرصدة الحسابات تستطيع و ضع بدلا من اسم الحساب اسم فرع (الدفتر) في دليل الحسابات كالزبائن مثلا ليتم عرض كشف حساب لكل حساب تابع لهذا الفرع.

من الواضح جدا العمليات التي تمت مع زبوننا “زاهر” مرتبة حسب التاريخ و تم إدراج الشرح الذي كنا كتباه في السندات، لاحظ أن كشف الحساب لا يهتم بالعمليات الأخرى التي تمت مع الزبائن الآخرين، كذلك لاحظ أن كل عملية تذكر هنا حتى ولو تمت في نفس اليوم.

البحث في الحقول

جميع حقول التصفية في التقارير لديها ميزة البحث فإذا كان اسم معقد أو غير معروف تهجئته تستطيع أن تضع بضعة أحرف معروفة من السم ثم ضغط الزر المناسب، في البرنامج المستعمل لدينا هنا، نضغط زر F4
مثال: نريد أن نبحث عن حساب “أدوات كتابية و مطبوعات” لكننا نسينا إذا كانت أدوات و مطبوعات، بهمزة أم بدون همزة، لذلك نكتب حرفي “دو” و هي جزء من كلمة أدوات ثم فراغ ثم حرفي “كت” و هي جزء من كلمة “كتابية”، نضغط الآن زر F4 لنحصل على نتائج البحث في شاشة منفصلة، قم باختيار الكلمة المناسبة (الحساب المناسب) ثم اضغط موافق أو زر Enter لقبول نتيجة البحث و إدراجها في الحقل. لا تكتلك جميع البرامج هذه الميزة أو يكون لديها زر مختلف كزر F3 الذي يدل على البحث غالبا.

كان هذا مدخل مختصر إلى التقارير في أي برنامج محاسبي، و لكن كل برنامج يحوي مجموعته الخاصة التي تعطي نتائجها بشكل يختلف عن البرامج الأخرى و لكنها تشترك كلها في مجموعة قياسية موحدة، قم باستعمال دليل المستخدم للتعرف على التقارير المتوفرة فغالبا ما سوف تجد ضالتك هناك.