إعداد: هاني عبد المريد

عناصر الاتصال الفعال

1. يجب أن تأخذ فى اعتبارك أن الاتصال عبارة عن علاقة تبادلية إنسانية ، أى هى تأثير الناس على الناس.
2. حدد أهدافك من الاتصال مع مراعاة الكيفية التى يمكن أن يفسر بها الطرف الآخر هذه الأهداف ويتجاوب معها ، وكما أن عليك أن تتفهم أهدافه التى تتعارض أو تختلف مع أهدافك.
3. قبل الاتصال عليك أن تكتشف الأشياء التى تثير اهتمام الطرف الآخر والأشياء التى قد تثير شكوكه أو ضيقه أو غضبه .
4. يجب أن تكن رسالتك ذات قيمة للطرف الآخر على حسب مفاهيمه للأشياء ذات القيمة .
5. تذكر أن الاتصال الفعال يعتمد على التفسير الجدي للرسالة ، أى شرح المعنى بأسلوب تحفيزى يتقبله الطرف الآخر ويفهمه بناء على خبراته ومعلوماته السابقة .
6. تذكر أن فى المقابلة الشخصية ( لوجهاً لوجه ) غالباً ما تعتبر طريقة المخاطبة أهم كثيراً من المعنى .
7. تذكر أنك تعبر عما تريد أن تقوله بعدة وسائل هى : ( الكلمات ووضع الجسم ، وتعبيرات الوجه ، ونبرة الصوت ، والتركيز على المقاطع ).
8. تذكر أن لغة المشاعر والاحساسات تكون أغلب الأحيان أكثر إقناعاً من لغة العقل.
9. تخير الكلمات مع الأخذ فى الاعتبار تأثيرها المحتمل على العقل والعواطف.
10. تذكر تماماً أنك مهما كنت حريصاً فإنك غير معصوم من الخطأ وأن من الصعب على الإنسان أن يميل إلى شخص يتعالى عليه بمعلوماته.
11. عليك أن تعطى الطرف الثانى وقتاً كافياً للاشتراك فى الحوار.
12. كن حساساً لوقع الصمت المعبر عن الاتصال.
13. حول أن تتنبأ بالاستقبال المحتمل لرسالتك من الطرف الآخر.
14. تعرف على مدى احترام الطرف الآخر لك ، وعلى أسبابه.
15. ليكن كلامك فى حدود العلاقة التى تربطك بالطرف الآخر ولا تتعده هذه الحدود. 

مهارات خاصة في الاتصال الفعال

مهارات الحديث

1. استخدام النغمة السهلة وأن يكون إيقاع اللفظ سهل وغير رسمى ويمكنك استخدام اسم الشخص فى المخاطبة حسب نوعية العلاقة .
2. استخدام المعلومات المألوفة ولا تجهد المستمع بالمعلومات الفنية .
3. كن صريحاً عندما يوجه الآخرون سؤال معين ، مع إعطاء أكبر قدر من المعلومات .
4. أحسن استخدام الدعابة لتخفيف حالة القلق ولا تسرف فى استخدامها .
5. تلاشى الحكم السريع على المواقف والأحداث والأشخاص .
6. تحكم فى حركات شفتيك وحواجبك .
7. راعى عامل السرعة فى الحديث فلا تبطئ ولا تسرع بل اعتدل فى السرعة  فى الكلام .
8. ابتعد عن التهديد فى المناقشة .

مهارات كتابية :

• يجب مراعاة عناصر التكاليف المرتبطة بالكتابة وبالتالى فيجب أن نسأل أنفسنا فى كل مرة نعد فيا خطاباً أو أوامر …………الخ

هل هذا الخطاب ضرورى حقيقة ؟
هل هذا الخطاب كافى ؟
هل هذا الخطاب فعال ؟
هل يوجد بديل آخر للاتصال دون استخدام هذا الخطاب ؟

• يتعين عند الكتابة تقسيم الرسالة أو الخطاب إلى فقرات من حيث المقدمة والمحتوى والنهاية.
• اجعل مقدمة الخطاب بسيطة ؟
•  استخدم الكلمات البسيطة وتجنب الكلمات الثقيلة عند الكتابة.
•  تجنب التكرار.
•  لا تستخدم الكتابة فى الرسائل والاتصالات التى يكون فيها نقل المشاعر مهمة.
•  أحسن تقديم الرسالة مع استخدام اللغة الاقتصادية.
•  حدد الغرض الرئيسى من كل خطاب.
•  قسم الخطابات والرسائل إلى أربع مجموعات :

مجموعة خاصة بالمعلومات الروتينية أو رسائل الأخبار .
رسائل الرفض أو الإخبار السيئة .
رسائل الإقناع والتحرير .
رسائل خاصة بالمشاركة فى ممارسة أعمال معينة . 

•  احضر العوامل التى تساعد على تحسين الخطابات المنظمة .
•  نظم دورات تدريبية إذا لزم الأمر لتحسين مهارات الكتابة .

تمرين عملي

قم بكتابة وصف تفصيلي أمين لحالاتك المزاجية الآن ، وأعلم أن لا أحد غير يطلع على هذه الورقة

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

مهارات الإصغاء :

1. قف عن الكلام فلا تستطيع الإصغاء وأنت تتكلم .
2. ضع المتكلم فى وضع مريح وطبيعى وبالتالى يمكن مساعدة المتحدث على الكلام بحرية .
3. أشعر المتكلم برغبتك فى السماع وذلك من خلال المتابعة باهتمام ومحاولة التفهم بدلاً من المعارضة .
4. تحرر من الذهول والارتباك وذلك بضبط تصرفاتك وعدم الانصراف إلى أشياء أخرى .
5. شارك وجدان المتكلم .
6. كن صبوراً يلزم السماع لأكبر وقت مع عدم مقاطعة المتحدث .
7. اضبط أعصابك حيث أن الشخص الغضبان يستقبل المعنى بقصد خطأ .
8. كن سهلاً فى مناقشتك فلا تضع الناس فى موقف دفاعى قد يصل إلى حد الغضب .
9. اطرح بعض الأسئلة وذلك يشير إلى إصغائك ومن الأفضل أن تقدم أشياء موضوعية .
10. قف عن الكلام هذا هو الإرشاد الأول والأخير نظراً لتوقف الإرشادات الأخرى عليها حيث أنه :

• قد أنعم الله علينا بأذنين ولسان واحد ومن هنا يجب الإصغاء أكثر من الكلام .
• يتطلب الإصغاء أذنين أحدهما لفهم القصد والأخرى للإحساس .
• متخذى القرار الذين لا يصغون توجد لديهم معلومات أقل لاتخاذ قرار سليم 

تمرين عملي

فن الإنصات

ضع علامة صح أمام الإجابة الأكثر اتفاقا مع سلوكك