يتبع (2)

ثانياً: معايير الأداء.

معايير الأداء هي بيانات مكتوبة تصف كيف يمكن تأدية العمل بشكل جيد. وتتطور معايير الكفاءة مع تطور الموظفين متى كان ذلك ممكناً, ويتم شرحها للموظفين الجدد خلال الشهر الأول من عملهم.

 وتزودنا معايير الأداء بمؤشرات لتقييم. بينما يُقدِّم الوصف الوظيفي والمهام التي يجب عملها ويعرَّف معايير الأداء مدى جودة كل وظيفة أو مهمة توجب أداؤها من أجل تحقيق التوقعات أو التفوق عليها.

وعادة ما تكون معايير الأداء:

1.    تتطور مع تطور الموظفين الذين يؤدون المهام والوظائف.

2.    توضح العمل للموظفين الجدد خلال الأشهر الأولى من عملهم.

3.  تجيب معايير الكفاءة على السؤال التالي: كيف سيعلم كل من الموظف ومدير الكفاءة متى يكون الموظف ملائماً أو يفوق التوقعات للوظيفة ؟

كيف تطور معايير أداء مكتوبة ؟

عندما تكون معايير الأداء موجودة, فسيكون من السهل على مدير الأداء والموظفين معرفة التوقعات من أداء كل وظيفة أو مهمة. وهذه المعرفة العامة توفر الأساس الذي تسير عليه التغذية الراجعة واستشارة الكفاءة بين الإعلام والكفاءة الرسمية في عملية الإعلام.

التطوير المشترك لمعايير الأداء:

يوجد عدد من المناهج لتطوير معايير الأداء, أحد هذه المناهج هو المنهج المباشر الذي يكتب فيه مدير الأداء المعايير, وذلك بالاستعانة باستشارة الإدارة وشؤون الموظفين. وعندما يتم مشاركة المعايير مع الموظفين وذلك بالتناسب مع معلوماتهم ولكي يوجهوا أية تساؤلات حول الموضوع.

والمنهج الآخر هو المشترك, حيث يشارك الموظفون في تطوير معايير الأداء المتعلقة بوظائفهم. بينما يكون خياراً مشروعاً أن تطور المعايير دون إشراك الموظف, إلا أن للمنهج المشترك فوائد مهمة, فكل من الموظف والمدير يقدم معلومات قيِّمة للعملية وتكون النتيجة قيِّمة ويدعمها كل شخص يشارك في هذه العملية.

عندما يتم تطوير المعايير بالاشتراك مع الموظفين الذين يطورون بالتالي وظائفهم, فإنه من المحتمل أن تصبح المعايير:

1.    مناسبة لمتطلبات الوظيفة.

2.    تعكس واقع مضمون العمل وشروطه.

3.    يفهمه الموظف ومدير الأداء.

4.    يقبله الموظف ومدير الأداء

5.    الفهم الأحسن يؤدي الأداء أفضل.

مع ذلك ولكونك مدير الكفاءة, فستتخذ القرار النهائي حول ملاءمة المعايير بالنسبة للإدارة وعلاقات الموظفين في دائرتك. الاتفاق المشترك مع الموظف حول المعايير يكون مفضلاً, ولكن ليس دائماً ممكناً. إلا أن الفهم المشترك للمعايير ضروري. في العملية المشتركة لتطوير المعايير لمهمة أو وظيفة, تتم الإضافة جميع الموظفين الذين سيتم تقييم علمهم وفقاً لهذه المعايير. إن كانت المهمة أو الوظيفة مميزة لوظيفة واحدة فاشمل الموظف في تلك الوظيفة في عملية التطوير, وإن كانت المهمة أو الوظيفة يعمل فيها أكثر من موظف فاشمل جميع الموظفين ممن يتضمنهم وصف العمل.

قبل المقابلة, وضِّح للجميع بالضبط ما هي معايير الأداء ومدى أهميتها, وكيف سيتم استخدامها. وتأكد أن الموظفين يفهمون العملية وانتبه لتساؤلاتهم وتعليقاتهم. أخبرهم بأنك ترغب في العمل المشترك معهم لتطوير المعايير المتعلقة بوظائفهم, وأنه سيتم الأخذ بتوصياتهم آراءهم بعين الاعتبار. صف لهم العملية التي ستتبعها, وأيضاً وضِّح لهم أن مسؤوليتك هي التوصل لقرار نهائي حول ملائمة المعايير.

كتابة المعايير:

تأكد أن جميع المشاركين في عملية كتابة المعايير لديهم الوثائق التالية:

§                    نسخة مُحدثة لوصف عملهم.

§                    نسخة من مهمة الدائرة وأهدافها إن توفرت.

قد تجد من المناسب تعريف المعايير التي تطبق على وظيفة أساسية بشكل كامل, ومع هذا فإن المعايير الثابتة تُطوّر المهام المتعلقة بالعمل. ليس من الضروري كتابة معايير الأداء لكل مهمة في الوظيفة ... ولذلك ركّز على تلك المعايير التي تُعد مهمة للوظيفة.

تذكر أن المعايير تُكتب للوظيفة وليس لشخص معين, يجب أن تكون المعايير معقولة وملائمة دون النظر لمن يؤدي هذا العمل.

   ناقش وصف هذه التصرفات والنتائج التي قد تحدد أدنى حد مقبول من الكفاءة للمهمة أو الوظيفة.

 الكفاءة التي تلبي هذه المعايير ستستقبل نسبة الكفاءة الثابتة. ويمكنك أيضاً أن تصف التصرفات والنتائج التي تحدد الكفاءة التي قد تفوق التوقعات, و / أو قد تكون أدنى منها. تطبق نفس المبادئ على تطوير المعايير بغض النظر عن النسبة.  يجب أن تكون المعايير مكتوبة بلغة واضحة وتصف التصرفات والأعمال المحددة التي يتطلبها أداء العمل.

استخدم مصطلحات محددة في وصف الخصائص المُقاسة أو المحللة للأداء.

1.  وصف توقعات الأداء من حيث تحديد الوقت (الوقت النهائي, التاريخ), التكلفة (قيود الميزانية, المحددات), النوعية (مقاييس مادية وغير مادية للإرضاء), الكمية, إرضاء الزبون, أوليات مستقلة ومُسيطرة وأية مقاييس أخرى لها علاقة.

2.  تحديد الهامش المقبول للخطأ. من النادر جداً الحصول على الكمال والملائمة الكاملة في المعايير, حتى في الكفاءة الواضحة.

3.    ارجع لأية شروط محددة من المتوقع أن تحقق الكفاءة أو يقيمها.

من الممكن كتابة معايير الكفاءة على مستويات مختلفة معقدة. فكلما كان التطبيق عاماً كلما كان من الصعب تخصيصه.