الوظيفة الأولى التخطيط:
مدخل لتعريف التخطيط: التخطيط هو عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور وذلك للإجابة عن الأسئلة التالية(ماذا /من/متى/اين/ كيف) نعمل.
أنواع التخطيط: هناك مسميات تختلف من مؤلف عن الآخر في وصف التخطيط لكن الفلسفة واحدة من حيث إنزال هذة الأنواع على طبيعة العمل المخطط فهناك ثلاثة أنواع للتخطيط سأذكرها على عجالة:
التخطيط الاستراتيجي : هو تخطيط يهتم بالأمور العامة للمنظمة بصفة عامة يتم تقديمة من قبل الادارة العليا الى الإدارات الأدنى وذلك لتحقيق أهداف المنظمة,كما يتبع التخطيط الاستراتيجي شكل هو (الطويل) المدى في عملية التخطيط.
التخطيط التكتيكي أو التنظيمي في (نظري): حيث يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة والأعمال المحددة في الخطة الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. حيث المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.
التخطيط التنفيذي أو التشغيلي: يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات.الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.
خطوات إعداد الخطة:
وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.
تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.(رفع الواقع).
تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.(تحديد فرص بديلة).
تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.(تحليل هذة البدائل).
اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.
