نظم المعلومات المحاسبية (واجبات محلل النظم - ومصمم نظم المعلومات المحاسبية)

نظم المعلومات المحاسبية  

مقدمة:
يلعب نظام المعلومات بشكل واضح وبارز دور هام بشان تشغيل البيانات المتعلقة بالعمليات المحاسبية وتوفير المعلومات والنتائج اللازمة فى التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات الإدارية الرشيدة بخصوص أوجه النشاط المختلفة فى الوحدة الاقتصادية.
وقد ادت عوامل كثيرة لاستخدام المدخل العلمى للنظام ومنها الاتى:
• زيادة درجة التعقيد فى العمال نتيجة لنمو الأنشطة والمهام وتداخلها معا
• سرعة التغير فيما يتعلق بالمواد الأساسية للانتاج كالقوى العاملة والمواد والآلات وراس المال....وغير ذلك 
( الطبيعة الديناميكية الغير ثابتة ) 
• ازدياد التداخل والتفاعل الوظيفى بين الاهتمامات والمهام والأنشطة مما ادى ذلك للنظر اليها كنظام متكامل يتفرع منه نظم فرعية متداخلة ومترابطة مثل ( ارتباط وظيفة المبيعات بالتصنيع ودراسة السوق والبحث والتطوير والحسابات...الخ )
• السرعة والدقة فى حل كثير من المشاكل المعقدة التى تواجه الفرد او المنظمات ادت الى استخدام اجهزة الكمبيوتر كأداة مساعدة وعنصر اساسى لا يستغنى عنه الانسان المعاصر والنظام الادارى السليم.
ولذلك استمرت محاولات تطوير النظام المحاسبى كنظام للمعلومات المحاسبية لملائمة المعلومات المحاسبية المتوافرة عنه لمتطلبات مستخدمى هذه المعلومات من خلال المقالات والابحاث والتقاريرالعلمية.
وتنقسم الدراسة فى هذا الفصل الى :-
المبحث الاول: اساسيات فى نظم المعلومات.
المبحث الثانى:مفهوم المحاسبة كنظام للمعلومات,
المبحث الثالث: اهمية الحاجة الى نظم المعلومات ومتطلبات انجاحها.
المبحث الرابع: طبيعة المعلومات المحاسبية الازمة لوظائف الادارة.
المبحث الخامس: خصائص ومفاهيم المعلومات المحاسبية الازمة لاتخاذ القرارات التخطيطية والرقابية.
المبحث السادس: قياس قيمة المعلومات المحاسبية.
وسوف نتاول ان شاء الله تلخيص المبحث الاول


والله ولى التوفيق







المبحث الاول
أساسيات فى نظم المعلومات

1- مفهوم النظام:
يوجد العديد من التعريفات للنظام منها:
1- يعرف الدكتور حسن احمد النظام بانه:
يتكون من مجموعة من العناصر او الاجزاء التى تعمل معا من خلال علاقات متبادلة ومترابطة حسب قواعد واجراءات محدودة لتحقيق اهداف معينة.
2- النظام عبارة عن مجموعة من اجزاء مترابطة ومتكاملة تؤدى عملها من اجل تحقيق هدف معين.
3- هو مجموعة من العناصر التى تعمل مجتمعة للوصول الى هدف معين وهذه العناصر يجب ان تكون معتمدة على الاخرى ، وان تتفاعل فيما بينها لتحقيق الهدف او الأهداف.
ومن خلال ذلك يمكن وصف النظام بتحديد اجزائه وطريقة ربط هذه الاجزاء ببعضها البعض والهدف الذى يجب تحقيقه.
ومن هنا نرى ان النظام ينصب على ما يلى:
1- أهداف النظام.
2- مجموعة عناصر النظام.
3- قواعد وإجراءات النظام.
2- أهداف النظام:
يتجه النظام نحو تحقيق هدف او أهداف معينة ويوجد النظام لتحقيق هذه الأهداف وتختلف هذه الأهداف من نظام لآخر.
3- عناصر النظام:
يتكون النظام من عناصر اساسية ومن المفيد ابراز عناصر نظم التشغيل الالكتروني وهى:
1- العنصر البشرى ( الموارد البشرية )
2- الاجهزة والآليات Hardware.
3- البرامج Software.
4- قاعدة البيانات Data Base.
5- عنصر الرقابة.




وسوف نتناول هذه العناصر بشئ من التفصيل:

1- العنصر البشرى ( الموارد البشرية ):
نتيجة لاستخدام الحاسبات الالكترونية فى المشروعات ظهرت مجموعة جديده من الافراد يعملون فى ادارة النظام مثل:
1- مدير ادارة نظام اعداد البيانات
2- مشغل الحاسب الالكترونى
3- محلل ومصممى النظم
4- مجموعة تجهيز البيانات
5- مجموعة الرقابة
6- مخططى البرامج
7- مجموعة امن النظام
8- قسم حفظ الملفات والبرامج
وظهرت هذه الوظائف نتيجة لاستخدام الحسابات الالكترونية 

نجاح او فشل اى نظام يعتمد بصفة اساسية على كفاء وقدرة الافراد اللذين يعملون داخل النظام.
2- عنصر الاجهزة والاليات:
وتتمثل فى اجهزة الحاسب ويطلق هذا المصطلح على الوسائل المادية ضمن عناصر النظام التى تتولى وظائف مدخلات inputوالتشغيل processingوالخزين storageوالمخرجات output 
3- البرامج:
تتمثل فى مجموعة برامج النظام فهى البرامج او سلسلة التعليمات التى توجه الى الحاسب لاداء مهمة معينة وتنقسم البرامج الى نوعين:
برامج النظام وبرامج التطبيقات.
والبرنامج عبارة عن مجموعة من الصيغ التى توضح للحاسب فى عمليات التشغيل خطوات التنفيذ خطوة خطوة بكل دقة.
4- قاعدة البيانات:
يوجد تعريفات عديدة منها:
- هى ملف البيانات التى تنظم بطريقة منطقية مناسبة تؤدى الى سرعة استرجاع كافة البيانات المختزنة او بعضها بهدف توفيرها لاداء نشاط او غرض ادارى معين.
تحقق قواعد البيانات المزايا الاتية:
1- تخزين كافة البيانات لجميع الانشطة بطريقة متكاملة وتصنيف وترتيب هذه البيانات بحيث يمكن استرجاعها.
2- متابعة التغيرات التى تحدث فى البيانات المخزنة وادخال التعديلات الازمة عليها لتكون فى الصورة الملائمة لاستخدامها فور طلبها.
3- تخزين كميات هائلة من البيانات التى تتجاوز الامكانيات البشرية فى تذكر تفصيلاتها.
4- تساعد على تخزين البيانات بطريقة متكاملة بمعنى الربط بين النوعيات المختلفة للبيانات المعبرة عن كافة الانشطة.
5- تساعد فى تحقيق السرية الكاملة للبيانات المخزنة بحيث لا تتاح الا للشخص الذى له حق الاطلاع.
ويوجد العديد من المداخل للتعبير عن هيكل قاعدة البيانات فمنها المدخل الهرمى او المدخل الشبكى او المدخل الافقى او المدخل المترابط
ونعرف هذه المداخل كالاتى:
 المدخل الهرمى: ينظم البيانات المخزنة فى قاعدة البيانات باستخدام علاقات الاصل – الفرع
 المدخل الشبكى: يعنى ربط السجلات المحاسبية ذات العلاقات المتداخلة مع بعضها البعض.
 المدخل الافقى: عبارة عن سجلات الكمبيوتر المتماثلة الاهمية او الاستخدام.
 المدخل المترابط: ويهدف الى معالجة العلاقات المختلفة بين البيانات الموجوة حاليا مع قاعدةالبيانات السابق اعدادها. 
5- الرقابة:
وهى قياس وتقييم مسار المدخلات والمخرجات كما يجب المقارنة مع الاهداف والخطط والمعايير الموضوعة.
من خلال هذا التعريف نجد ان الرقابة تبنى على:-
عملية القياس عملية التصحيح عملية التاكد من تنفيذ الاهداف 
والرقابة ثلاثة انواع هى:-
الرقابة المانعة: وهى اجراءات وسياسات تهدف الى حماية موارد المصلحة من سوء الاستخدام وتعرف بالرقابة قبل الاداء حيث يتم:
 وضع برنامج تكاليف معيارية تسير فى حداه.
 التعليمات التفسيرية والتنفذية.
 وضع قواعد حساب الضريبة.
الرقابة بالتغذية المرتدة: وتتمثل فى مقارنة الفعلى بالمخطط لتحديد الانحرافات ومعالجتها وتعرف بالرقابة بعد الاداء.
الرقابة بالتغذية الممتدة: وتتمثل فى التنبؤ بالانحرافات المحتمل حدوثها حتى يمكن اجراء التعديلات اللازمة لتفاديها.
وفى نظم المعلومات المبنية على استخدام الحاسب تتم الرقابة وفقا لنوعين من الضوابط هما:-
أولا: الضوابط العامة: General Controls
وهى عبارة عن بعض إجراءات للرقابة المحاسبية للتشغيل الالكترونى للبيانات وتنقسم الى:
1- معايير التوثيق: Documentation Standard
2- اجراءات امن البيانات: Data Security
تتطلب الرقابة اتجهيرزات الحاسب الحاسب اتخاذ كافة الاجراءات لحماية البيانات والملفات والبرامج من الافصاح الغير مصرح به.
3- الحماية الوقائية لامكانيات الكمبيوتر: Protection of Facilities
وتتمثل اجراءات الحماية الوقائية فى الاتى:
- اختيار موقع مامون لاجهزة الحاسب
- تحديد الموظفين المسموح لهم الاتصال بالكمبيوتر
- الاهتمام بمكتبة الكمبيوتر
4- ضوابط الاجهزة:Hardware Controls
وهى الرقابة على الأجهزة المادية للكمبيوتر مثل دوائر النسخ فى الوحدة الحسابية لوحدة التسغيل، ومن انواع هذه الضوابط:
1- القراءة المزدوجة
2- اختبار الصدى
3- مراجعة الصدى
4- مراجعة التماثل
5- الصيانة الوقائية
6- نظم القدرة غير قابل للقطع
5- تخطيط امن الكمبيوتر:
وتتمثل عناصر اى خطة من الحاسب فى السياسات الخاصة بالرقابة الداخلية وكذلك إجراءات امن البيانات ونظم الاحتياط.
6- الاستعدادات الاحتياطيةBack Systems and Procedure 
وهى خطة احتياطية لمواجهة الكوارث التى تضعف امكانية الحاسب على العمل ولإمكانية استعادة قدرة وكفاءة تشغيل البيانات بسهولة وبسرعة وقدرة على الاداء فى صورة أفضل ، وعند وضع الخطة يجب مراعاة الاتى:
- اولويات لعملية الاسترجاع او استعادة نظام العمل.
- الترتيب بما يسمح باستخدام الحاسب فى حالة الطوارئ.
- الاحتفاظ او تخزين نسخ مكررة واحتياطية للملفات.
ثانيا: ضوابط التطبيق:Application Controls
وهى ضوابط تتعلق بوظائف التشغيل المحددة والتى يتم انجازها من خلال امكانيات الكمبيوتر ويمكن تحديد اهداف ضوابط التطبيق فى الاتى:
1- دقة مخرجات النظام
2- ملفاتة البيانات
3- سجلات المعادلات
ويمكن توضيح انواع ضوابط التطبيق فى الاتى:
1- مجاميع الدفعات Batch Totals
وتعتبر ضرورية لتشغيل الدفعات بالحاسب حيث ان هذه المجاميع قد تم حسابها يدويا قبل ادخال البيانات الى الحاسب وتنقسم الى ثلاثة انواع من المجاميع هى:

 المجاميع المالية Financial Control Total
وهى عبارة عن المجموع المالى لحقل معين من مجموع السجلات مثل : مجموع المتحصلات النقدية
 المجميع الوهمية Hash Total
وهى مجمايع متولدة من حقل لا يكون له دلالة معينة ويعتبر المجموع كويسلة رقابية على عملية يتم معالجاها مثل: مجموع ارقام الحسابات فى املفات العملاء او مجموع فواتير الشراء او البيع
 عدد السجلات Record Count
وهو يمثل مجموع رقم المستندات فى عملية المعالجة او السجلات المشغلة
2- ضوابط على مصادر البيانات Source data Controls
وهى عبارة عن عدد من الاختبارات لمدى دقة واكتمال مدخلات الكمبيوتر قبل عملية المعالجة ويمكن توضيح انواع هذه الضوابط فى الاتى:
 مفتاح التحقق:
يتم استخدامه من مفتاح الى شريط مكود ويعتبر مفتاح ادخال البيانات المشغلة للكمبيوتر.
 اختبار التحقق الرقمى:
يجرى عمله بواسطة اى وسيلة لادخال البيانات وتشمل نقل البيانات من قرص الى شريط.
 النهاية الطرفية:
فى هذا الاختيار نجد ان كل الارقام او الاعداد المصرح بها تشمل رقم الفائض ( الزائد ) يطلق عليه رقم الاختبار او الفحص.
3- برامج تحقيق المدخلات: Input Validation
وتعرف باسم برامج التنقيح او التعديل وتشمل برامج يتم من خلالها استخدام الكمبيوتر فى فحص صلاحية ودقة البيانات ومن انواعها:
1) اختبار التتابع: للتاكد من ان بيانات المدخلات المتتالية مرتبة تاريخيا او حسب الحرف الابجدى.
2) اختبار الحقل: للتاكد من ان الحقل يحتوى على ارقام عديدة وحروف ابجدية معا.
3) اختبار الاشارة( العلاقة ): التاكد من ارقام حسابات العملاء موجبة.
4) اختبار التحقق( الصلاحية ): للتاكد من صحة الرموز ، ذ=ذكر ، ث=انثى.
5) اختبار تحقيق الرقم ( صحة الرقم )
6) اختبار الحدود: وهو اختبار مصمم للتاكد من ان المبالغ العديدة الموجودة بالسجل لا يتجاوز الحدود المحددة سبقا.
7) اختبار المنطقية( المعقولية ): ويستخدم لوجود العلاقة المنطقية بين اجزاء او حقول من السجل.
4- الضوابط على التوصيل المباشر للبيانات:Online Access Controls
فى نظم التشغيل الحديثة للبيانات يتم التوصل اليها من خلال النهايات الطرفية ومن اشكالها الشائعة الاستخدام هى نظم كود المستخدم وكلمات السر ومن هذا النظام لايمكن التوصيل المباشر للنظام الا من خلال الاشخاص المصرح لهم او المسموح لهم باستهخدام النهايات الطرفية.
5- الرقابة على الاخطاء او التجاوزات او الاستثناءات:Control of Errors and Exceptions
وهى تعد من العناصر الهامة تلك الاجراءات اللازمة للتحرى عن الاخطاء والتصحيح وذلك عن طريق برامج التعديل او لاختبارات المبرمجة ، اختبار المجموع والدفعات والضوابط الاخرى على مصدر البيانات.
6- ضوابط على الادخال المباشر للبيانات:Online data Entry Controls
ويشتمل هذا النوع على دقة وتكامل المدخلات من البيانات المتعلقة بالنظام من خلال النهاية الطرفية للاتصال المباشر للبيانات.
7- ضوابط اخرى مبرمجة:Other Programmed Controls
هناك ضوابط اخرى تستخدم فى تطبيقات البرامج وتظهر فى :
1- اجراءات التدقيق الزائد.
وهى برامج مبرمجة للتعامل من النتائج الخسابية التى تتجاوز امكانيات التخزين الرقمى للكمبيوتر وغالبا يحدث مع الاعداد الكبيرة غير العادية.
2- اجراءات استعادة التشغيل.
واحد هذه الاجراءات هو اتخاذ او القيام بمجموع من نقاط الفحص او الاختبار على فترات دورية اثناء تشغيل البرامج.


مما سبق نجد ان الضوابط الرقابية سواء العماة او التطبيقية فى مجموعها تشمل على ضوابط الرقابة لعمليات الحاسب الاتيه:
1) ضوابط على المدخلات.
2) ضوابط على التشغيل.
3) ضوابط على المخرجات.
2/1 اجراءات النظام:
تمثل مجموعة اجراءات النظام الوصف الكامل لمجموعة الخطوات والتعليمات المحددة لانجاز عمليات النظام.
ويوجد العديد من التعاريف الهامة للاجراءات وتتمثل فى:
o الموضوع: هو الفكرة الرئيسية او النقطة الاساسية فى الاجراءات.
o المجال: وهو المدى او المنطقية التى ستشملها الاجراءات.
o المراجع: وهى عناوين اية وثائق تحكم او يعتمد عليها فى الاجراءات.
o الاهداف: وتمثل مجموعة الاهداف التى يتم انجازها بالاجراءات.
o السياسة: وتتمثل فى التوجيهات الادارية لتنفيذ الاهداف.
ويرى البعض مفهوم الاجراءات كما يلى:
تسمى البرنامج وتوجد مسجلة غالبا على شرائط ممغنطة ويتم تنفيذها على البيانات بصورة منطقية ومسلسلة ويشرف على عملية تنفيذها وحدة التشغيل المركزية دون الحاجة الى الاشراف الشخصى وغالبا تكون هذه الاجراءات فى تفاصيل دقيقة ومكتوبة فى كتيب يسمى " دليل الاجراءات "ويجب تنظيم هذه الاجراءات بطريقة مفهومة ومرنة لكى يسهل تعديله عند الطلب ومن اهم المزايا للاجراءات المكتوبة ما يلى:
1- تقوية وتعزيز الاهتمام بالنظام.
2- توحيد اسس العمل طبقا للمعايير القياسية.
3- سهولة الاشراف والرقابة على الاعمال.
4- يعتبر أساسا لتدريب العاملين على خطوات تنفيذ النظام.
5- تحديد دور ومسئولية كل فرد طبقا للعمل المكلف بتأديته.
6- سهولة تطوير الاجراءات وخصوصا فى مجال التصميم المرن للدليل.
7- استمرار العمل وعدم توقفه فى حالة تغيب العاملين او تركهم العمل.
المبادئ التى يجب مراعاتها عند تصميم الاجراءات:
1) يجب الا نغفل الاعتبارات الانسانية عند تصميم الاجراءات والمهام يجب ان تكون غير مملة.
2) يجب مراعاة المهارات المطلوبة بكل اجراء يتم التغير عنها واذا كان التفويض الخاص مطلوبا يتم توضيح ذلك ايضا.
3) يجب تحديد حدود ونطاق العمل لكل الموظف ومسئولياته يجب تحديدها جيدا ويجب بناء القواعد الجيدة التى تسمح بمرونة الإجراءات ويجب توضيح الأوليات.
4) الاجراءات يجب ان تكون قابلة للقياس كلما امكن ذلك.
5) الاجراءات المتشابهة ، لها فقط تعديلات سطحية لتلائم ظروف خاصة قد تؤدى بواسطة أشخاص اخرين.
6) الاجراءات يجب ان تسمح بالتغذية المرتدة والتقويم ويجب الاحتفاظ بإحصاءات تكرار الاخطاء بواسطة نوع الخطأ بحيث ان تكون المعلومات متاحة من اجل تقويم الاجراءات.
وانه كلما كانت الاجراءات دقيقة ومفصلة طبقا لمسار محدد كلما كانت أفضل وأدت الى نتائج سليمة لتحقيق وتنفيذ الاهداف الموضوعة للنظام.
2/2 تقييم كفاءة وفاعلية نظم المعلومات:
لا يقتصر نظام المعلومات المحاسبية فى توفير المعلومات الأزمة لمتخذى القرارات ، ولا يمكن الحكم على كفاءة النظام وفاعليته الا من خلال معايير توضح ذلك وهما معياران هما:
1- معيار الكفاءة :Efficiency وهذه الكفاءة تتحد فى العلاقة بين مدخلات النظام ومخرجاته ، ومدى ارتباطها ببعضها البعض وكيفية التحكم فيهما.
2- معيار الفاعلية:Effectiveness والفاعلية تتحقق فيما او حقق النظام اهدافه العامة التى وضع من اجلها.
ومعيار الكفاءة يتم تحديده بين عناصر نظم المعلومات وهى:
1) مدخلات النظام.
2) عمليات التشغيل.
3) مخرجات النظام.
وان مدى علاقة العناصر الثلاثة ببعضها تؤثر على كفاءة النظام فلابد ان تكون طريقة تجميع البيانات كمدخلات تتم بطريقة سليمة ودقيقة مما تؤثر على المخرجات ، اما عمليات تشغيل البيانات فهذه المرحلة تؤثر فى كفاءة النظام من خلال اسلوب التشغيل.
ولا بد ان يكون هناك تكامل بين وظائف معالجة المعلومات حيث انه يهدف التكامل بين وظائف معالجة المعلومات الى الارتفاع بكفاءة النظام من خلال:
1- توحيد مصادر البيانات.
2- توحيد قواعد البيانات.
3- تدعيم التطبيقات الجارى استخدامها.
4- الاستخدام المشترك للموارد.
5- نظام المعلومات الادارية كنظام يجمع بين الانسان والادلة.
وتعتمد كفاء النظام على تكامل النظم الفرعية لتحقيق نجاح النظام ، وترتبط فاعلية النظام بمدى تحقيق النظام لاهدافه العامة.
ويكون النظام فعالا من خلال توافر توافر خصائص فاعلية النظام وهى:
1- مواءمة نظام المعلومات المحاسبية للبيئة التى تعمل فيها المنشاة والقيود التى تواجه ادارة هذه المنشاة".
2- تكامل نظام المعلومات المحاسبية مع غيره من النظم الفرعية وذلك من خلال وجود وحدات مركزية خاصة:
- باستخلاص مدخلات البيانات
- بتشغيل البيانات
- بإعداد مخرجات المعلومات
3- مفاضلة النظام بين الاغراض المختلفة لتوليد المعلومات من ناحية:
الوقت: فالمعلومات المطلوبة للتخطيط وتكوين السياسات تأخذ فى الاعتبار الاتجاهات طويلة الاجل على خلاف معلومات الرقابة التى يجب ان تتدفق على فترات قصيرة.
التنظيم: حيث ان وظيفة الرقابة ترتكز على خطوط محددة للسلطة والمسئولية بالشكل الذى يعكس السلطات والوظائف الفردية فى حين ان مهام وظيفة التخطيط لا تتبع خطوات التنظيم.
4- مراعاة التنظيم لمجموعة التغيرات السلوكية التى تحكم العنصر البشرى يعتبر جزءا أساسيا من النظام. وذلك على أساس ان تدفق البيانات والمعلومات تتأثر بالاتي:
• بقرارات الافراد اعضاء الهيكل التنظيمى.
• برغبة كل فرد الشعور باهميته داخل التنظيم.
• بالبواعث الشخصية التى قد تتفق او قد تتعارض مع أهداف التنظيم.
• برغبة كل فرد من ان يعامل بصفة فردية وليس كجزء مادى من النظام
5- ارتكاز النظام على الأسلوب العلمى من خلال استخدام النماذج الرياضية التى تساعد على توفير المعلومات الدقيقة للادارة فى مجال التنبؤ والمفاضلة بين البدائل والرقابة.
6- مرونة نظام المعلومات المحاسبية فانظام يجب ان يستجيب للتغيرات التى تطرأ على الهيكل التنظيمى او البيئة الاقتصادية المحيطة بالمنشاة او المحيط التنافسي.
7- استجابة النظام لمطلب المعلومات بصفة مستمرة من خلال توليد المعلومات وقت الحاجة اليها كنتيجة لوجود بنك المعلومات يحتفظ بالبيانات او لمعلومات الى حين الحاجة اليها على ان يتم تحديث هذه البيانات بصفة مستمرة طبقا للتغير فى الظروف المحيطة للنظام.

محلل نظم المعلومات –Computer system analyst–
هو شخص على دراية معقولة بعلوم إدارة الأعمال (التسويق ، والإدارة المالية والمصرفية، وإدارة تقنية المعلومات¬ الحاسب الآلي – وغيرها ..)
ويقوم كذلك بدراسة المشاكل والاحتياجات ويحولها إلى أنظمة معلومات وتطبيقات تعتمد على استخدام الحاسب حيث يقوم العديد من المبرمجين بتطبيقها.

مفاهيم تحليل النظم:
تحليل النظم هو اصطلاح عام يرتبط بمفهوم و أسلوب النظم و يشير إلى تلك العمليات المنظمة منطقياً و المتعلقة بتعريف و حل المشكلات و ذلك وفق مفهوم النظم ثم تجزئتها إلى عناصر و إيجاد العلاقات التبادلية المؤثرة بين العناصر و بعضها . يتصف تحليل النظم بالعمومية إلى حد بعيد إلى أن يمكن الاعتماد عليه في حالة التعرض لمشكلة تقليل التكلفة أو زيادة أرباح شركة معينة كما يمكن استخدامه عند حل مشكلة برمجية، وهو دراسة نطاق المشكلة Problem Boundary بغرض اقتراح تحسينات على النظام وتحديد متطلبات الحل.
محلل نظم المعلومات –Computer system analyst–
هو شخص على دراية معقولة بعلوم إدارة الأعمال (التسويق ، والإدارة المالية والمصرفية، وإدارة تقنية المعلومات¬ الحاسب الآلي – وغيرها ..)
ويقوم كذلك بدراسة المشاكل والاحتياجات ويحولها إلى أنظمة معلومات وتطبيقات تعتمد على استخدام الحاسب حيث يقوم العديد من المبرمجين بتطبيقها.
و محلل النظم يتفوق على المبرمج خبرة ودراية..
وهو يلعب دوراً هاماً في تطوير أنظمة المعلومات Information Systems وتطبيقات الكمبيوتر Computer Applications للمؤسسات والشركات.
وتشتمل عملية التطوير على تحليل النظم System Analysis وتصميم النظم System Design
ويكون مسئول عن:
تطوير أنظمة المعلومات وتطبيقات الكمبيوتر للمؤسسات.
تجميع البيانات بكفاءة من مصادرها .
تحديد كيفية إدخال البيانات وتخزينها ومعالجتها .
كيفية الحصول منها على معلومات مفيدة للمؤسسة والعاملين بها .
يساعد المؤسسات في حل مشاكلها باستخدام مفاهيم النظام System Concepts وتكنولوجيا المعلوماتInformation Tech...
مجموعة المهارات والخبرات الأساسية لبرنامج إعداد محلل النظم هي:
* المعرفة بتكنولوجيا المعلومات؛
حيث إن محلل النظم مسئول عن تعريف المستخدمين والمديرين كيف يمكن للتكنولوجيات الحديثة أن تفيدهم، ومن الضروري أن يلم بموضوعات تكنولوجيا المعلومات ومهاراتها الأساسية، والتي منها:
1- إدارة قواعد البيانات بمختلف أنواعها.
2- معرفة طرق إدارة الشبكات الداخلية والاتصالات
3- استيعاب أهداف التكنولوجيا في استخدامات المؤسسات
4- الإنترنت بكل ما يحمله من برامج وأجهزة الاتصال بين المستخدمين والشبكة.

*الإلمام بالبرمجة؛
لأن محلل النظم هو حلقة الوصل بين المستخدمين والمبرمجين، غير أنه ليس بالضرورة أن يكون محلل النظم مبرمجاً جيداً، فيكفيه بعض الخبرة في البرمجة، حيث يصعب تخيل كيفية إعداد محلل النظم مواصفات فنية بدقة لبرامج إذا لم يكن لديه بعض الخبرة في مجال البرمجة. من جهة أخرى لا بد أن يمتلك مهارات تحليل وتصميم النظم، 

* المعرفة العامة بإدارة الأعمال (المحاسبة والتسويق والسلوك التنظيمي ) وغيرها؛
حيث إن امتلاكه لمهارات الإدارة هو الكفيل بجعله محلل نظم على كفاءة عالية، حيث تمكنه في التفكير بشكل منظم في مشكلات المؤسسة ووضع الحلول المناسبة لها.
1- محاسبة .
2- تسويق .
3- السلوك اتنظيمي .
4- مواضيع خاصه بالإداره ( الإداره الفعاله للوقت وإدارة الأولويات – إدارة الذات وفن قيادة الآخرين – بناء فرق العمل الفعاله)
• القدرة على تقديم حلول للمشاكل وتحليل الاحتياجات بصورة إبداعية. 
حيث الإبداع والفراسة غالباً ما يكونان موهبة يولد بها الشخص وعلى الرغم من ذلك يمكن بالتأكيد تطويرها إلى صفة تلازمه إلى حد ما، من خلال الاشتراك في برامج إدارة الأزمات والتعامل معها وكيفية رصدها وتحليلها والتوصل لخطة مواجهتها.
1- مهارات تشخيص وتحليل وحل المشكلات .
2- إدارة الأزمات وفن إتخاذ وصنع القرار .
• امتلاك مهارات في الاتصال بين الناس،
فينبغي على محلل النظم أن يكون قادراً على التعامل مع الإداره والمستخدمين فبالتالي من المهم أن يتمتع بالمرونة والقدرة على التكيف.
ولذلك لا يوجد طريقة واحدة يمكن تطبيقها لتطوير أي نظام، ولكل مشروع تحدياته، ولذلك على محلل النظم أن يعرف هذا ويتعلم كيف يكون مرناً مع كل مشروع يشرع في تطويره.

خطوات تحليل النظم لتأسيس البرامج على أساسها:

تتضمن عملية وضع وتتطوير أنظمة الأتمتة والبرامج الخطوات التالية :
1- الفكرة : تمثل الهدف الرئيسي للبرنامج
2- تحديد المتطلبات : تحديد أبعاد المشروع ومقوماته وحدوده والشروط الواجب تحقيقها وتصنف المستلزمات حسب الأولوية
3- خطة التنفيذ والمخطط الزمني : أي كيف سيتم تلبية المتطلبات المحددة ووضع خطة زمنية تقريبية لإنجاز الأعمال الواردة في الخطة
4- وضع الهيكلية : يوجد عدة طرق لوضعها ويتم خلال هذه المرحلة تقرير العلاقة بين أجزاء المشورع والعلاقة بينها وبين واجهة التطبيق
5- بناء البرنامج : يتضمن إنشاء البطاقات والأصناف ونصوص البرمجة الخاصة بها
6- تجربة البرنامج : مراجعة نصوص البرمجة وتجربة كل وحدة من البرنامج على حدة ثم تجربة البرنامج ككل لاكتشاف الأخطاء وإصلاحها

(( الفكرة))
- بعض القواعد التي تساعد المصمم على استخلاص الأفكار المفيدة :
1َ- عبر عن المسألة بأسئلة أو أعد صياغة الأسئلة بشكل مناسب بدل : "كيف يمكن زيادة مبيعات العقارات" استخدم "كيف تحسين عمل إدارة المكتب العقاري"
2َ- إلجأ إلى حلول جديدة كلياً واستفد من خبرات أشخاص بعيدين عن مجال الحاسب في مجالات أخرى
3َ- جسد العملية في ذهنك أو على ورقة وقلم وضع نفسك في مكان الأشخاص المشتركين في المسألة
4َ- تخلص من القيود المفروضة في أسلوب التفكير والحلول الجاهزة فمثلاً اسأل لماذا يحتاج المستخدم إلى زر حفظ ؟؟ الحفظ تلقائياً ربما أفضل !
5َ- ناقش أفكارك مع الآخرين
6َ- دراسة قابلية الفكرة للتطبيق وتتم بالإجابة على هذه الأسئلة :
>> هل الفكرة ذات مغزى منطقي ومجدي
>> هل تتفق مع استراتيجية عمل الجهة صاحبة البرنامج
>> مامقدار المخاطرة التي تشتمل عليها الفكرة ؟؟ فمثلاً تحويل نظام عمل المكتب العقاري من الوثائق الورقية إلى الالكترونية ممكن أن يتسبب بأخطار ومشاكل ما هي ؟؟
>> ما منافع الفكرة وكيف سيستفيد منها كل طرف من الأطراف ( صاحب المكتب - الموظفين - الوسطاء - الزبائن - المحاسب ... الخ )
>> ما هي كلفة المشروع (لأن مشروع الأتمتة يمكن أن يكلف أجهزة حواسيب بعدد معين مع ربط شبكة ووجود طابعات بعدد معين وسكانرات وكاميرات رقمية ... الخ) حسب نظام الأتمتة المقترح بالفكرة
>> أي الأفكار أفضل

(( تحديد المتطلبات))
- أول خطوة في تنفيذ الفكرة ويتم بنتيجتها تعريف المشروع وتقديم المفاهيم الأساسية للتطبيق لذلك تدعى (تصميم المفاهيم)
- يقوم محلل المشروع بتحديد متطلبات المستخدم بالتعاون مع المستخدمين المحتملين ثم يجري تحديد متطلبات المشروع ثم توثيقها وتدعى (التوثيق الوظيفي أو وثائق تحليل المشروع) 
1- تحديد المتطلبات مع التركيز على الهدف :
ويقوم على استجلاء الهدف الجقيقي وراء حاجات المستخدم ثم يجري وضع متطلبات المشروع التي تتوافق مع الهدف الحقيقي للمستخدم وليس مع حاجاته التي يذكرها
وهذه الخطوات المتبعة في تحديد المتطلبات مع التركيز على الهدف (مع التأكيد على توئيق أفكار المصمم وقراراته في كل مرحلة):
أ = إنشاء فريق المشروع : يتضمن المصمم ، خبير من المستخدمين ، رب 
العمل ، ممثلين عن الأطراف ذات العلاقة
ب= صياغة الاهداف : أهداف رئيسية : زيادة كفاءة المكتب العقاري بواسطة أتمتة أعماله 
أهداف ثانوية : حفظ العقارات وتصنيفها - حفظ أسماء 
وأرقام هواتف العملاء و الزبائن - تقديم تقارير دورية عن العقارات المتاحة ... الخ
جـ= تحديد مدى المشروع : هل سيحتوي على نظام محاسبة للمكتب ورواتب الموظفين فيه ؟؟ هل سيحتوي على ذاتية الزبائن ...الخ
د= تحليل المهام : أي معرفة الإجراءات الواجب اتباعها لتأدية كل مهمة
هـ = تحديد مواصفات الجودة : سهولة الاستخدام، توافق التطبيق مع 
الاصطلاحات المتبعة فيما يخص واجهة التطبيق ، الوثوقية ، الأداء الجيد 
، التوافقية مع أنظمة أخرى ذات صلة
و = تحديد المواصفات التقنية : وتضم : 
- الحد الأدنى من التجهيزات المطلوبة
- التجهيزات المثلى
- أنظمة التشغيل
- ترتيبات الشبطة المطلوبة
- لغات البرمجة المطلوبة
- قاعدة البيانات (في حال الحاجة إليها)
- صلاحية التطبيق للاستخدام على حاسب محمول
- امكانية استخدام مكونات التطبيق في تطبيقات أخرى
- عدد المستخدمين المتوقع
- حجم البيانات المتوقع
- متطلبات الأمن
- واجهة الاتصال بالأنظمة الأخرى
- متطلبات الدعم الفني المتوقع
- إمكانية إصدار نسخ دولية منه
ز= تحويل الحاجات إلى متطلبات : أي الانتقال من : "أحتاج إلى ... " 
إلى "يجب أن يقوم المشروع بـ .. "
ح = تصنيف المتطلبات حسب الأولوية : هامة جداً - هامة نوعاً ما - يستحسن أن يلبيها التطبيق

(( وضع خطة المشروع والمخطط الزمني))
- يتم في الخطة تحديد كيف سيجري إنجاز المشروع وتحديد المهمات اللازمة لذلك ويحدد المخطط الزمني الزمن اللازم لانجاز كل مهمة من هذه المهام

(( وضع الهيكلية))
سأشرح هنا طريقة GUIDS في التصميم غرضي التوجه OOD من أجل تصميم هيكل البرنامج
إن كلمة GUIDS مأخوذة من الأحرف الأولى من كل خطوة فيها وهذه الخطوات هي :
- التصميم مع التركيز على الهدف Goal-Centered Design
- تصميم واجهة التخاطب مع المستخدم أو واجهة التطبيق User-Interface Design
- التصميم مع التركيز على التنفيذ Implementation-Centered Design
- تصميم البيانات Data Design
- استراتيجيات إنشاء البرنامج Strategies for Construction

التصميم مع التركيز على الهدف:
1> توصيف الأغراض
= تعريف الأغراض
= تحديد مسلكيات هذه الأغراض
= تحديد خصائص هذه الأغراض
= توثيق الأغراض : باستخدام بطاقات توثيق تحوي اسم الغرض ودوره 
ومجموعة مسلكياته وخصائصه
2> نمذجة العلاقة بين الأغراض :
= هل ينتمي هذا الغرض إلى نوع آخر
= هل الغرض نوع جزئي من غرض آخر
= هل يستخدم هذا الغرض غرضاً آخر
يمكن الاستعانة ببرنامج النمذجة المرفق مع النسخة VB6 والمسمى 
Microsoft Visual Modeler في هذا الصدد
3> التحقق من كفاءة الأغراض باستخدام أنماط مستخدمين مختلفة : مستخدم قليل الخبرة - مستخدم مشغول تتم مقاطعته باستمرار لتأدية مهام أخرى ...الخ وحالات مختلفة : البدء بتعبئة معلومات عقار جديد - العثور على العقار المطلوب ضمن العقارات المتاحة - البحث عن الزبائن المحتملين لعقار معروض حديثاً...الخ حيث يجب حصر جميع حالات الاستخدام
4> توثيق هذه الخطوة (التصميم مع التركيز على الهدف) وهو الهدف الرئيسي لها ويجب أن يحتوي على :
= توصيف أهداف المشروع
= لائحة بمتطلبات المشروع
= تعريف الأغرض (المعلومات المدونة على البطاقات)
= نموذج الأغراض (رسوماً لعلاقات الأغراض)
= حالات الاستخدام 

تصميم واجهة التطبيق :
1- إنشاء تصميم موجه نحو الهدف :
@ تحديد أهداف المستخدم : وهي غير أهداف المبرمج فهدف المبرمج من البرنامج هو أتمتة أعمال المكتب العقاري بينما أهداف المستخدم ربما 
تكون : أن لا أبدو غبياً - أن لا أرتكب أخطاء كبيرة - إنجاز قدر كبير من 
العمل .. الخ
@ تحديد معالم التطبيق : هي كل ما يجب أن يقوم به التطبيق من وجهة نظر المستخدم ، وبعد تحديد هذه المعالم يتم تنظيمها بشكل منطقي وينتج عنها واجهة التطبيق ويقوم المصمم بتقويم كل من المعالم الأساسية والثانوية حيث يتم تصميم المعالم الحساسة في الدرجة الأولى ويؤجل تصميم المعالم الأخرى إلى مرحلة لاحقة
@ تقديم نموذج ذهني : يجب أن تقدم واجهة التطبيق نموذجاً ذهنياً يعطي 
انطباعاً عن التطبيق أي تقديم مظهر جيد ومتماسك وغير معقد
@ وضع الترتيبات للمعالم : من الأهمية وضع المعالم الرئيسية الهامة بمكان قريب من يد المستخدم وإبعاد كل المعالم الثانوية من وجهه ووضعها في القوائم menu ويفضل إتاحة أكثر من طريقة للوصول إلى المعالم الرئيسية
@ اختيار نمط الواجهة : SDI أو MDI
@ وضع الترتيبات للشاشات : اختيار العناصر المعتمدة لتصميم الشاشات ومن المفضل الاقتصار على أقل عدد من أدوات ActiveX بهدف المحافظة على جودة إدارة الذاكرة والسرعة
@ إضافة الجاذبية : كل ما من شأنه تحسين المظهر

2- المبادئ الأساسية المتبعة في تصميم واجهة التطبيق :
- البساطة : يمكن استخدام أسلوب الكشف المتدرج
- تقديم إجابات وليس طرح تساؤلات : كوضع قيم افتراضية للحقول
- المرونة : عدة طرق لإنجاز مهمة ما
- الابتعاد عن الصرامة : عدم المبالغة في التحقق من صحة البيانات قبل حفظها وعند عرض رسالة خطأ يجب مراعاة وضوح مدلولها 
- الاحتفاظ ببعض المعلومات التي تزيد من فعالية عمل المستخدم : مثل أسماء آخر ملفات تم حفظها ، مواقع النوافذ على الشاشة . الخ
- الاستجابة للمستخدم : أي حفظ التغيرات التي يجريها للبيانات بدون سؤاله .. مع إمكانية التراجع عنها إذا أراد ذلك بسهولة
- الانسجام مع قواعد windows : مثلاً إعطاء الوظائف المتعارف عليها للمفاتيح كمفتاح F1 للمساعدة دائماً
- عرض الشاشة المناسبة في بداية التطبيق : من المفضل تحاشي تقديم شاشة فارغة في بدء التطبيق ويمكن مثلاً عرض شاشة ترحيب

3- التحقق من تصميم واجهة التطبيق :
= التحقق من المعالم : وذلك بالاستعانة بحالات الاستخدام التي جرى توثيقها في مرحلة التصميم مع التركيز على الهدف
= إنشاء النموذج الأولي
= التحقق من صلاحية واجهة النطبيق وذلك بالاستعانة بالمستخدمين لتجربة استخدامها

4- توثيق تصميم واجهة التطبيق :
- قائمة بأهداف المستخدم
- قائمة بمعالم التطبيق
- لقطات للشاشات وملاحظات عنها
- حالات استخدام معينة مع ذكر الخطوات اللازمة لانجازها

التصميم مع التركيز على التنفيذ:
1) اعتماد هيكلية النظام :
- هيكلية وحيدة الكتلة : نظام وحيد المستخدم ومحلي
- هيكلية مخدم الملفات : شبكة محلية
- هيكلية مخدم/عميل من طبقتين : عبر سواقة ODBC
- هيكلية مخدم/عميل بثلاث طبقات : واجهة التطبيق - عناصر الأعمال - قاعدة البيانات
2) تحديد هيكلية النظام :
- الهيكلية الفيزيائية : كيفية توزيع الحواسب والطابعات والسكانر بين الموظفين وصاحب المكتب والمحاسب ..الخ
- الهيكلية المنطقية : 
- تصميم العناصر التي تشكل الهيكلية المنطقية : ووتضمن واجهة التطبيق - قاعدة البيانات - لأصناف ... الخ
3) التحقق من التصميم مع التركيز على التنفيذ :
- العودة إلى حالات الاستخدام
- ضمان التعاون التام بين الأغراض
- إنشاء النموذج الأولي
4) وثائق التصميم مع التركيز على التنفيذ :
= وصف هيكلية النظام : المنطقية والفيزيائية
= تصميم العناصر :
= تعريف الأصناف : قائمة الخصائص والطرائق والأحداث
= نقاط التنفيذ : وهي الحلول المعتمدة في مواضيع التنفيذ
= حالات الاستخدام

تصميم البيانات:
1> فرز البيانات حسب : حسب نوعها وأماكن تخزينها : ملف بيانات - قاعدة بيانات - سجل ويندوز - البنى 

الداخلية .
2> إنشاء واجهة التعامل مع البيانات حسب نوعها
3> اعتبارات إضافية :
= مدير قاعدة البيانات : في حال وجوده يجب إدخال المسؤول عن قاعدة 
البيانات في عملية تصميم البيانات منذ البداية
= أدوات قاعدة البيانات يجب اعتماد الأدوات الأكثر ملائمة لأهداف المشروع
= حجم البيانات 
= تكامل البيانات
= الأمن
= النقل عبر الشبكة
= الأداء
4> توثيق تصميم البيانات
- التصميم العام للبيانات : نوعها وفي أي جزء من ا8اتم التعامل معها
- تصميم قاعدة البيانات : (إذا اعتمدت) ذكر الحقول ومخطط العلاقات ..الخ
- الاجرائيات المخزنة/القادحات : إذا وجدت
- صيغة الملفات (إذا اعتمدت ملفات ذات صيغة خاصة بالمشروع)
- إعدادات التشكيل : أسماء وقيم المفاتيح والمتحو1لات في الريجستري أو ملفات INI

(( بناء البرنامج ))
1- بحث الخيار بين بناء عناصر التطبيق أو شرائها
2- المواصفات القياسية في كتابة البرمجة
= التعليقات
= البنى الأساسية للبرنامج
= مدى المتحولات
= مواصفات تخص القواعد
= معالجة الأخطاء
3-اصطلاحات التسمية : المطلوب أسماء مفهومة من أجل تسهيل عملية الصيانة والتطوير اللاحق للبرنامج ، 

4- إدارة الترتيبات/ مراقبة كتابة البرنامج : متابعة التغيرات الواقعة على نص البرنامج بهدف عدم إضاعتها خلال فترات زمنية محددة ومتابعة المعلومات المتعلقة بإصدارات التطبيق Version
5- اختبار النظام
6- التوثيق وأنظمة المساعدة الخاصة بالتطبيق








تصميم نظام المعلومات المحاسبي  وتكلفة الاستثمار(من إعداد الأستاذ قورين حاج قويدر

أولاً- مناهج تصميم نظام المعلومات المحاسبي
نظراً لأهمية نظام المعلومات المحاسبي ظهرت عدة مناهج تبين كيفية تصميم نظام المعلومات المحاسبي بطريقة تمكن هذا النظام من تحقيق أهداف المؤسسة.
1-منهج الأنظمة في تصميم نظام المعلومات المحاسبي:يقصد بمنهج الأنظمة طريقة بمقتضاها يتم تحليل المؤسسة الإقتصادية في مجموعها، داخل محيط بيئتها و دراسة العلاقة بين أجزاءها المتعددة.
و يقتضي إستخدام منهج الأنظمة في تصميم نظام المعلومات المحاسبي أن يكون هذا النظام متسقاً مع القرارات التي يتعين إتخاذها و أن يركز على المهام المتضمنة في تنفيذ كل القرارات والتي تتمثل في :
- تحديد أهداف المؤسسة و تقييم الخطط الإستراتجيات المتاحة لتحقيق هذه الأهداف .
- اختيار الخطة الإستراتجية الأفضل و تحديد قراراتها .
- بناء الهيكل التنظيمي الذي يساعد على تحقيق الخطط و تحديد مسئووليات الأفراد.
- تصميم قنوات الإتصال التي تسمح بتدفق المعلومات .
2- المنهج السلوكي في تصميم نظام المعلومات المحاسبي:يرى أصحاب هذا المنهج أنه من الضروري عند تصميم نظام المعلومات المحاسبي فهم السلوك الإنساني في المؤسسة، لذا من الضروري فهم المشاكل السلوكية لدى الأفراد، أي يجب أن يراعي مصمم هذا النظام السلوك السائد للأفراد في المؤسسة لكي لا يتعارض هذا النظام معها (السلوكيات)، حتى يستطيع تحقيق أهداف المؤسسة، فمثلاً إذا تعارض نظام المعلومات المحاسبي مع سلوك المدير فهذا سيؤدي إلى عرقلة سير النظام و بالتالي تنحرف المؤسسة عن أهدافها المسطرة .
و يأخذ على هذا المنهج أنه من الصعب جدا أن تأخذ بعين الاعتبار كل سلوكيات الأفراد في المؤسسة خاصة إذا كانت مؤسسة من الحجم الكبير و فيها مراكز مسؤوليات كثيرة .
ثانياً- المبادئ المعتمدة في تصميم نظام المعلومات المحاسبي
1-مبدأ تكامل و ترابط عمليات المؤسسة و أقسامها: عند القيام بتصميم نظام المعلومات المحاسبي يجب على مصمم هذا النظام أن يأخذ بعين الاعتبار الهيكل التنظيمي للمؤسسة بأكمله و عليه أن يتحقق من ترابط و تكامل هذا النظام مع الهيكل التنظيمي بحيث يتحقق له هدف تدفق التقارير و البيانات بين أقسام و إدارات المؤسسة بصورة تضمن لها الوفرة المناسبة من البيانات و المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة، و يجب على مصمم هذا النظام أن يصمم نظام يتوافق و الهيكل التنظيمي للمؤسسة، و لا يصمم هذا النظام بشكل منعزل عن الأنظمة الفرعية الأخرى بل يجب أن يتلاءم مع كافة مستويات الإدارة من المدير إلى آخر عامل، و يتوافق مع كل الأنظمة (نظام الإنتاج، التجاري، التسويقي ...الخ).
هذا النظام الذي يسمح بتدفق و انسياب البيانات و المعلومات داخل المؤسسة و خارجها لا يتحقق إلا بتحقق التكامل العمودي و الأفقي ضمن نظام المعلومات، كما يجب أن تكون مختلف الأنظمة المبنية جميعها لا تتنافى فيما بينها و تشكل نظام المعلومات الكلي للمؤسسة.
2- مبدأ كتابة البيانات و تحرير المستندات مرة واحدة: يعتبر من أهم المبادئ التي يجب أن يلتزم بها مصمم هذا النظام عند إعداد خطوات سير هذا النظام و ترجع أهمية هذا المبدأ إلى طبيعة تسلسل إجراءات تسجيل العمليات المالية في السجلات المحاسبية
- الدقة في إعداد البيانات المحاسبية: إن كتابة البيانات مرة واحدة يقلص من نسبة حدوث الأخطاء في تسجيل البيانات المحاسبية، فتسجيل البيانات في سجلات متعددة و بطرق متفاوتة من خلال مستند الأصل يقلل من احتمال الخطاء في التسجيل.
- السرعة في إعداد البيانات: كتابة البيانات مرة واحدة يؤدي إلى وفرة في الجهد و الوقت في تسجيل البيانات أو العمليات في اليومية و الدفاتر الأخرى في وقت و احد مما يمكن المؤسسة من السرعة في الحصول على التقارير المالية في أسرع وقت ممكن.
- تخفيض تكاليف تشغيل النظام: و ذلك من خلال عدم تكرار كتابة البيانات و العمليات و بالتالي يوفر الجهد و الكتابة و عدد العاملين الذين يعتبرون تكلفة بالنسبة للمؤسسة.
3-مبدأ الرقابة: عند القيام بإعداد نظام المعلومات المحاسبي يجب أن يكون هذا النظام أداة فعالة في تحقيق الرقابة في المؤسسة و مقياس لمدى شجاعة السياسية الإدارية المتبعة و مدى التزام الأفراد بهذه السياسة، و يجب أن يهدف هذا النظام بالخصوص إلى:
- حماية أصول المؤسسة .
- دقة البيانات المحاسبية و تكاملها و يسمح بدقة البيانات المسجلة و وضوحها و أن تكون حقيقية وتعكس المركز المالي الحقيقي للمؤسسة.
- الإستخدام الإقتصادي للموارد، أي ضرورة مراعاة عند بناء نظام المعلومات المحاسبي أن يكون نظام يحقق معادلة (أقل تكلفة و أكبر عائد ممكن) وفق لإمكانيات المؤسسة.
و لكي يتوافق نظام المعلومات المحاسبي مع مبدأ الرقابة الداخلية يجب أن يتوفر على الوسائل التالية:
- ضرورة توفر خطة تنظيمية تحقق الفصل بين الوظائف و المسؤوليات في المؤسسة .
- ضرورة تحديد السلطات و المسؤوليات و كيفية إدارتها .
- ضرورة توفر قسم يتولى عملية المراجعة.
ثالثا-تكلفة الإستثمار في نظام المعلومات المحاسبي
1-تصنيف التكاليف وفقاً لعلاقتها بالاقتراح الاستثماري: و التمكين تقسيمها إلى ما يلي :
- تكاليف رأسمالية: تتمثل خاصة فبتكلفة شراء المعدات والبرامج الجديدة، تكلفة تدريب المستخدمين، تكلفة تجهيز الموقع، تكلفة التحويل الى النظام الجديد.
- تكاليف إرادية: وهي التكاليف المتعلقة بتشغيل النظام و المتمثلة في، تكلفة صيانة البرامج والمعدات، نفقات تخزين البيانات، تكلفة الاتصال الداخلي، تكلفة المعدات المستأجرة، تكلفة المعدات القابلة للاستهلاك والنفقات الأخرى مثل الورق...الخ، تكلفة أمن النظام...
2-تصنيف التكاليف على أساس علاقتها بالوظائف الرئيسية: تنحصر أهم وظائف نظام المعلومات المحاسبي في تجميع، تشغيل، تحليل، تخرين و إنتاج المعلومات و بناءًا على هذه الوظائف يمكن تقسيم تكاليف نظام المعلومات المحاسبي إلى :
- تكاليف تجميع البيانات و إدخالها إلى الحاسب:تتمثل في تكاليف البطاقة المثقبة و الأسطوانات و أجور العمال المساهمين في عملية تجميع البيانات.
- تكاليف عملية الحاسب: و التي تتمثل في تكاليف المعدات، الحاسب و تكاليف الطاقة المستخدمة، بالإضافة إلى أجور و رواتب العاملين على الحاسب .
- تكاليف التحليل و البرمجة: و تتمثل في تكاليف إعداد البرامج و صيانة هذه البرامج.
- تكاليف إدارية: و تضم مختلف التكاليف المتعلقة بقسم المعلومات المحاسبية.
3-تصنيف التكاليف على أساس مسلكها: تنقسم مثل هذه التكاليف إلى ما يلي :
- تكاليف متغيرة: و تتمثل في التكاليف التي تزداد كلما زادت عملية تشغيل النظام و تنخفض مع انخفاضها و من أمثلتها نجد تكلفة مهام التشغيل ...الخ.
- تكاليف ثابتة: هي تكاليف غير متغيرة ترتبط بعمليات ثابتة و الممتثلة خاصة في عملية إهلاك المعدات و الحاسبات و تكاليف البرامج بالإضافة إلى التكاليف الإدارية.
رابعاً- متطلبات الاستثمار في نظام المعلومات المحاسبي
1-الحصول على الأجهزة: كان التطور في تكنولوجيا المعلومات خلال السنوات الأخيرة ملموسا و ذا أثر جوهري على سرعة تقادم الوحدات المركزية لمعالجة البيانات, ويوجد العديد من البدائل المتاحة للحصول على أجهزة جديدة, فبجانب �