إدارة المنظمات غير الربحية
1- تعريفها:
هي الهيئة التي تتكون من أعضاء يتم انتخابهم بطريقة ديمقراطية من الهيئة العامة للمنظمة، وتعتبر الهيئة الإدارية السلطة التنفيذية لسياسات وأهداف المنظمة. وبالرغم من اتسام كل منظمة بسمات تميزها عن المنظمات الأخرى، إلا أن مسؤوليات الهيئات الإدارية وتشكيل أعضائها تتشابه في مختلف أنواع المنظمات، ولا يوجد نموذج موحد لمهام الهيئة الإدارية أو تشكيلها أو مهام أعضائها.
2- مواصفات الهيئة الإدارية الناجحة:
حتى تتسم الهيئة الإدارية وأعمالها بالنجاح يجب أن تتوفر العوامل التالية فيها، وهي: 
توفر عنصر ومهارات القيادة لدى أعضائها. خلفيات وخبرات أعضائها متكاملة. لديها توقعات وتصورات، ممكنة التطبيق، حول تحسين أداء وأعمال المنظمة. لدى أعضائها تصور واضح ومشترك لأهداف المنظمة، ولديهم التزام تجاه تلك الأهداف. أن يتمتع أعضاؤها بمهارات وقدرات كافية. لديها قنوات اتصال وعلاقات عامة قوية. تتعامل بانفتاح مع أي إشكال يعترض عمل الهيئة أو المنظمة. تعمل وفق برنامج عمل محدد المهام والتوقيتات. تتابع باستمرار عمل المنظمة وتقيم النتائج بشكل دوري. لديها تواصل مع إدارات المنظمة والعاملين فيها.
3- عقبات تعترض نجاح الهيئة الإدارية:
ضعف معايير انتخاب أعضاء الهيئة الإدارية. توجهات وسياسات المنظمة غير محددة لدى الأعضاء بشكل دقيق ومكتوب. اعتماد أعضاء الهيئة الإدارية على أفكار خارجة عن اهتمامات وأهداف المنظمة. عدم إطلاع الهيئة الإدارية الموظفين وأعضاء الهيئة العامة على المستجدات والتطورات الخاصة بأعمال المنظمة. إهمال الهيئة للمهام المنسوبة لها إما لضعف الموارد أو لاعتمادها على المدير التنفيذي والموظفين بالقيام بالأعمال أو لعد توفر الوقت لدى أعضاء الهيئة الإدارية. ضعف المعرفة بأساليب إدارة المنظمات غير الحكومية.
4- أعضاء الهيئة الإدارية:
4-1 الرئيس ونائب الرئيس: مواصفات الرئيس:
- ملتزم بغايات وأهداف وبرامج المنظمة
- يتمتع بمؤهلات قيادية (يشجع المحيطين به، يبتكر وسائل ومجالات عمل جديدة للمنظمة، يعمل على تطوير العمل، ...)
- يتمتع بمهارات عالية في الاتصال والتواصل
- يتمتع بثقة واحترام أعضاء الهيئة الإدارية
- يمنح الوقت الكافي للعمل في المنظمة مهام ومسؤوليات رئيس الهيئة الإدارية:
- ترؤس أعمال الهيئة الإدارية والهيئة العامة
- قيادة الهيئة الإدارية في عملية التخطيط وتصميم البرامج والنشاطات
- دمج الآراء المتنوعة في الهيئة الإدارية
- تشجيع مشاركة كافة أعضاء الهيئة
- تمثيل المنظمة لدى الهيئات الرسمية والقضائية
- الإشراف على كافة أعمال المنظمة واللجان المنبثقة عنها
- المشاركة في استقبال وفود المنظمة وتعريفهم بها
- الإشراف على أعمال المنظمة المختلفة والطلب من المعنيين إعداد تقارير تقييمية
- التأكد من قيام المنظمة بتسديد التزاماتها وتنفيذ اتفاقياتها
- فتح قنوات اتصال مع الجهات الأهلية والرسمية المعنية بأهداف المنظمة
- مساعدة وتشجيع المشاركة في عملية صنع القرار واتخاذه في المنظمة
- تنمية روح الفريق لدى الأعضاء والعاملين في المنظمة ويقوم نائب الرئيس بكافة أعمال رئيس الهيئة الإدارية في حال غيابه.
4-2 أمين السر (الكاتب العام):
وهو الشخص المسؤول عن الأعمال الكتابية للهيئة الإدارية وحفظ سجلاتها وإعداد مراسلاتها مع الهيئات الرسمية، ويرتبط إدارياً برئيس الهيئة الإدارية. مواصفات أمين السر:
- أن يتمتع بمهارات إدارية وكتابية عالية مهام ومسؤوليات أمين السر:
- كتابة وحفظ محاضر اجتماعات الهيئة الإدارية
- التنسيق مع المعنيين بإعداد جدول اجتماعات الهيئة الإدارية
- كتابة إشعارات للأعضاء عن اجتماعات الهيئة العادية والطارئة
- إعداد رسائل المنظمة المتعلقة بالاتصال مع الجهات الرسمية
- إعداد الرسائل الخاصة بإجراءات انتخابات المنظمة والإشراف على إيصالها إلى الأعضاء
- متابعة انسجام أعمال الهيئة الإدارية مع النظام الأساسي للمنظمة
- وضع نظام لحفظ سجلات المنظمة
- إعداد التقرير الإداري السنوي للمنظمة
4-3 أمين الصندوق (أمين المال):
وهو الشخص المسؤول عن القيام بكافة الأعمال المالية والمحاسبية للمنظمة، سواء بنفسه أو من خلال متابعة محاسبي المنظمة، ويرتبط إدارياً بالرئيس. مهام ومسؤوليات أمين الصندوق:
- تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية فيما يتعلق بالمعاملات المالية الخارجية
- تقديم وصف دوري عم الوضع المالي للمنظمة
- حفظ الدفاتر والمستندات المالية في مركز المنظمة
- تحصيل وإيداع إيرادات وأموال المنظمة
- إعداد التقرير المالي السنوي
- البحث المستمر عن مصادر لتمويل المنظمة وتنمية مواردها
- الإشراف على إعداد موازنات برامج ونشاطات المنظمة
5- مهام الهيئة الإدارية:
5-1 إعداد رسالة المنظمة
من أولويات عمل الهيئة الإدارية أن توصل وتوضح إلى كل من له صلة مباشرة أو غير مباشرة بالمنظمة الأسباب التي تبرر وجودها، والغاية التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها، وتقوم الهيئة الإدارية بذلك من خلال إعداد وكتابة ما يسمى "رسالة المنظمة"، وهي تتراوح ما بين فقرة واحدة إلى صفحة كاملة. وتتضمن رسالة المنظمة الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها والآليات التي تعتمدها في سبيل ذلك والفئة المستفيدة من الخدمات التي تقدمها المنظمة.
ومع التأكيد على ضرورة قيام الهيئة الإدارية بإعداد وكتابة رسالة المنظمة، فإنها مطالبة كذلك بمراجعتها بشكل دوري وإدخال التعديلات المطلوبة عليها وذلك بالتعاون مع أعضاء المنظمة والمتطوعون والمتعاونون.
5-2 التخطيط
التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الوضع الحالي للمنظمة والإنجازات التي تنوي تحقيقها والوسائل والآليات التي ستستخدمها للوصول إلى تلك الإنجازات. ويعتبر التخطيط من المؤشرات الهامة التي تساعد المنظمات على النجاح، حيث أن التخطيط يأخذ بالاعتبار تقييمات عوامل القوة والضعف داخل المنظمة، والفرص المتاحة والمخاطر التي تعترض عمل المنظمة في محيط عملها، بالإضافة إلى أن التخطيط طويل المدى يوفر الاستقرار والاستمرارية في الإدارات المتعاقبة على المنظمة.
من يشارك في عملية التخطيط؟
من الضروري أن يشارك كافة أعضاء الهيئة الإدارية في وضع خطط المنظمة لما توفر هذه المشاركة لهم من شعور بالانتماء إلى هذه الخطط وبالتالي استعدادهم لتنفيذها. والمطلوب من أعضاء الهيئة الإدارية إثارة الأسئلة الحيوية أثناء عملية التخطيط ووضع الإجابات الواقعية لها. ومن المفضل أن تفتح الهيئة الإدارية المجال لأطراف أخرى لتشاركها في عملية التخطيط، كالخبراء والمستشارين الذين يستطيعون تطوير بعض جوانب الخطة بخبراتهم ومهاراتهم أو تقديم الحلول العملية لاستفسارات وتساؤلات أعضاء الهيئة الإدارية. ومن الممكن أن تلجأ الهيئة الإدارية إلى مشاركة العاملين والمتطوعين في المنظمة في عملية التخطيط، حيث أنه بإمكانهم تقديم تصور حقيقي لواقع عمل المنظمة بحكم ممارستهم اليومية لأعمال المنظمة. وبشكل عام، فإن مشاركة كافة الأطراف في عملية التخطيط بشكل تعاوني سيؤدي إلى الخروج بخطط تتفق جميع الأطراف على مضمونها وهو ما سيوفر الوقت والجهد على المنظمة في تنفيذها مستقبلاً، كما أن هذه المشاركة الواسعة لا تنفي صلاحية الهيئة الإدارية في إقرار الصيغة النهائية للخطة.
ومن المفضل أن تركز الهيئة الإدارية على التخطيط طويل المدى والتخطيط الاستراتيجي فهو يلبي الاحتياجات المستقبلية للمنظمة في الاستمرار والنمو.
5-3 وضع وتقوية ومتابعة برامج وخدمات المنظمة
من المهام الرئيسية للهيئة الإدارية تقييم خدمات وبرامج المنظمة، والتوصل إلى مقترحات جماعية وواضحة تتعلق بتقوية هذه البرامج والخدمات أو اقتراح خدمات وبرامج جديدة تنفذها المنظمة. وتكمن أهمية هذه المهمة للهيئة الإدارية في أن كل ما تقدمه المنظمات من خدمات وبرامج هو مؤشر لمدى نجاحها في تلبية احتياجات أعضائها والفئات المستفيدة من وجودها.
إن متابعة الهيئة الإدارية لخدمات وبرامج المنظمة يساعدها على الملاءمة بين إمكاناتها البشرية والمالية وبين حجم النشاطات التي تقدمها وتحقيق التوازن بينها بما يكفل عدم إرهاق المنظمة بمسؤوليات والتزامات تفوق قدراتها، كما تساعدها المتابعة على ترتيب أولوياتها في الخدمات والبرامج من خلال التعرف على رأي الأعضاء والفئات المستفيدة بمستوى تلك الخدمات والبرامج من خلال القيام باستطلاع لرأيهم، وهو ما يساعد كذلك على تحسين مستوى الخدمات والبرامج وتقويتها.
ويجب أن لا يقتصر دور الهيئة الإدارية على تقييم ومتابعة ما هو موجود من خدمات وبرامج، بل لا بد أن تقوم بالتفكير بشكل ابتكاري بخدمات وبرامج جديدة للمنظمة تتناسب مع رسالتها وأهدافها وتفتح المجال أمام توسيع عدد المستفيدين من وجود المنظمة وتستجيب لاحتياجات الاجتماعية.
5-4 توفير الموارد اللازمة وحسن إدارتها
يتوقف نجاح أي منظمة على توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها، ومن ثم كان توفير الموارد على رأس مسؤوليات مجلس الإدارة. ومن المشاكل التي تعاني منها كثير من المنظمات هي اعتماد الهيئة الإدارية على المدير التنفيذي أو مدراء البرامج في توفير الموارد المالية للمنظمات. إن جمع الأموال بطريقة فعالة يعد أحد المعايير الأساسية لقياس مدى قدرة الهيئة الإدارية والتزامها وتأثيرها، ومن ثم فإن كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية مطالب بالتفكير والعمل على ربط المنظمة بمصادر تمويلية أو التفكير بوسائل تساعد المنظمة على توفير موارد مالية كالمساهمات الشخصية أو حملات التبرع أو مقترحات تمويل مشاريع أو استثمارات المنظمة. ومن أجل تطوير دور الهيئة الإدارية في تنمية الموارد المالية للمنظمة فعلى أعضاء الهيئة الإدارية الاطلاع على وسائل تنمية الموارد المالية والانتساب إلى دورات تنمي من مهاراتهم في هذا المجال.
ولا يقتصر دور الهيئة الإدارية على توفير الموارد فحسب، بل يمتد ليشمل الإشراف المباشر على حسن إدارة هذه الموارد، من خلال مراقبة تنفيذ بنود الموازنات من واردات ومصاريف، سواء المتعلقة بالموازنة العامة أو بموازنات المشاريع والبرامج التي تنفذها المنظمة. وبشكل عام على الهيئة الإدارية أن توجه جزءاً من جهدها نحو تحقيق التوازن بين النشاطات التي تسعى إلى تنفيذها والبرامج التي تطبقها وتنمية كوادرها البشرية وبين إمكاناتها المالية حتى تتجنب المرور بأزمات مالية تهدد استقرار المنظمة.
ويمكن للهيئة الإدارية الاستفادة من المهارات التالية لتنمية الموارد المالية للمنظمة: دعم الموارد المالية للمنظمة يبدأ من الهيئة الإدارية نفسها من خلال التبرعات الشخصية من أعضاء الهيئة الإدارية إعداد قوائم بأسماء وهواتف وعناوين المؤسسات التمويلية الوطنية والعربية والأجنبية الموجودة في البلد التعرف على برامج عمل المؤسسات التمويلية لوضع تصور حول الخدمات التي تقدمها المنظمة والتي من الممكن أن تمولها المؤسسات التمويلية تنمية الموارد المالية للمنظمة لا يعني فقط إيراد الأموال إلى المنظمة بل يعني كذلك ضبط نفقاتها تنظيم حملات لجمع التبرعات أو عقد حفل سنوي لجمع التبرعات ضرورة تنويع مصادر تمويل المنظمة وعدم الاعتماد على مصدر واحد
5-5 فتح قنوات اتصال وعلاقات عامة مع الجهات الأخرى
من العوامل الرئيسية التي تدعم استقرار وأعمال المنظمة هو وجود شبكة من العلاقات العامة الواسعة لها في بيئة العمل لما توفره هذه الشبكة من جمهور واسع يطلع على إنجازات المنظمة ومن خلق آفاق تعاون وعمل جديدة مع المنظمات الأخرى. ولأن الهيئة الإدارية هي حلقة الوصل ما بين المنظمة والبيئة المحيطة بها كان من أهم واجبات أعضاء الهيئة الإدارية استثمار الفرص المتاحة لتقوية علاقات المنظمة والتعريف بها وبأهدافها وخلق فرص للعمل في إطار تحالفات من المنظمات الأخرى التي تجتمع على نفس الأهداف أو من خلال استقطاب اهتمام الشخصيات العامة أو الجمهور إلى تلك الأهداف.
5-6 تقييم أداء المنظمة
تعتبر عملية التقييم مهمة رئيسية تساعد المنظمة على التأكد من تحقيقها للغايات التي أنشئت من أجلها، كما تساعدها على التحقق من مستوى الخدمات التي تقدمها ومدى تأثيرها على بيئة العمل المحيطة بها، كما أن عملية التقييم تساعد المنظمة على تحديد وضع المنظمة ومدى قدرتها على تنفيذ نشاطات أخرى، كما يفيد التقييم باستقاء الدروس والخبرات من التجارب التي مرت بها المنظمة لتستفيد منها في نشاطاتها المستقبلية.
من يقوم بعملية التقييم؟
من الصعب أن تتولى الهيئة الإدارية عملية التقييم كلها بمفردها نظراً لانشغالها بقضايا أخرى، وبالتالي تلجئ الهيئة الإدارية إلى أطراف داخلية في المنظمة للقيام بهذه العملية كالمدير التنفيذي أو العاملين بالمنظمة، ولكن لابد من إشراف أحد أعضاء الهيئة الإدارية على إجراءات التقييم.
متى نقوم بالتقييم؟
لا يوجد نموذج موحد لوقت القيام بعملية التقييم، فيمكن أن نقيم بعد إنجاز كل نشاط تقوم به المنظمة، أو أن يكون التقييم سنوياً أو أكثر من ذلك خاصة إذا كانت المنظمة تنفذ برامج أو نشاطات طويلة المدى. وإجمالاً، فإن أنسب الطرق للتقييم تلك التي تحدث كل عام، ولكن يمكن إجراء تقييم كلما اقتضت الضرورة ذلك كأن يشعر أعضاء مجلس الإدارة بضرورة تقييم أداء أحد البرامج أو النشاطات أو أداء المنظمة ككل.
ماذا نقيم؟ يمكن أن تشمل عملية التقييم كافة جوانب عمل المنظمة، وفيما يلي عرض للجوانب الرئيسية التي من المفترض أن يتناولها التقييم: ما الأهداف التي حققناها؟ كيف حققنا الأهداف وهل هناك طرق أفضل للوصول إلى أهدافنا؟ كيف كان دور الهيئة الإدارية في قيادة المنظمة؟ كيف كان أداء المدير التنفيذي والعاملين في المنظمة؟ ما الوضع المالي للمنظمة؟ ما هي نتائج التقييم؟
يتم عرض التقييم على الهيئة الإدارية مدعماً ببعض الملاحظات والمقترحات، وتقوم الهيئة بالاطلاع عليه واتخاذ القرارات المناسبة، مثل: تعديل الجوانب التي يمكن تعديها. تغيير الجوانب التي لا يمكن تعديلها. الاستفادة من التجارب السابقة. وضع ملاحظات تطويرية للعمل.
اللجان الفرعية هي اللجان التي تنشئها الهيئة الإدارية للقيام بمهام محددة، وهناك لجان فرعية دائمة تتولى تنفيذ مهام دائمة للمنظمة، وأخرى مؤقتة ينتهي وجودها بانتهاء السبب الذي أنشئت لأجله. وتعتبر اللجان الأداة الرئيسية التي تلجأ إليها المنظمات لتنفيذ برامجها ونشاطاتها، ولا يوجد نظام موحد لعدد ونوع ومهام اللجان في المنظمات، بل يتم الاعتماد في تشكيلها عادة على احتياجات المنظمة.
معلومات عامة حول اللجان: من الأفضل أن تعقد اجتماعاتها مرة كل شهر تضم عضواً أو اثنين من أعضاء الهيئة الإدارية والباقين من الهيئة العامة أن لا يكون أحد أعضاؤها عضواً في أكثر من لجنة
وفيما يلي عرض لأهم أنواع اللجان وأبرز مهامها:
1- لجنة السياسات العامة
وهي اللجنة التي تتولى رسم السياسات العامة للمنظمة، وتتولى وضع الخطط الاستراتيجية لها بتكليف من الهيئة الإدارية. وتهدف هذه اللجنة إلى تحديد معالم الطريق الذي ستسلكه المنظمة لتحقيق أهدافها كما تهدف إلى التأثير في السياسات العامة في المجتمع بما يخدم أهداف المنظمة.
2- لجنة العضوية
وهي اللجنة التي تتولى متابعة تقديم الخدمات للأعضاء وتحصيل اشتراكاتهم السنوية، كما تسعى هذه اللجنة إلى المحافظة على أعضاء المنظمة وزيادة عددهم من خلال الاتصال بأفراد جدد وعرض العضوية عليهم، كما تقوم بتطوير الخدمات التي تقدم للأعضاء بما يكفل استمرار استقطاب الأعضاء الموجودين واستقطاب غيرهم. كما تقوم هذه اللجنة بتحقيق التواصل بين المنظمة وأعضائها.
3- لجنة تنمية الموارد المالية
وهي اللجنة التي تباشر تحديد الموارد المطلوبة لاستمرار المنظمة وتنفيذ برامجها ونشاطاتها، وتضع الخطط المناسبة لتنمية موارد المنظمة المالية من خلال الوصول إلى طرق ومصادر تمويلية كحملات جمع الأموال والتبرع والتعرف على مؤسسات تمول مشاريع تنموية.
4- لجنة العلاقات العامة
وهي اللجنة التي تتولى تقوية علاقات المنظمة بمحيط العمل الذي تعمل به، وتعد ما يلزم من كراسات تعريفية بالمنظمة وأهدافها وتقارير سنوية أو دورية تصف حجم نشاطات المنظمة ليتم توزيعها على الفئات التي تستهدفها المنظمة سواء أفراد أو منظمات أخرى.
5- لجنة البرامج والمشاريع
وهي اللجنة التي تقوم بعملية تطوير برامج ونشاطات المنظمة، كما تتولى اقتراح مشاريع وبرامج جديدة للمنظمة من دورات وورش عمل وندوات ومؤتمرات وغيرها من أشكال النشاطات.
6- لجنة الدراسات والأبحاث وهي اللجنة التي تتولى إعداد الدراسات والأبحاث الخاصة باهتمامات المنظمة، كما تقوم بإعداد قواعد المعلومات ذات الموضوعات المتصلة بمجال عمل المنظمة.
7- لجنة الوعي العام وهي اللجنة التي تهتم بتوعية الرأي العام بالقضايا التي تتناولها المنظمة واستخدام الوسائل الإعلامية المناسبة لخلق رأي عام مشترك حول هذه القضايا.
8- لجنة التطوع وهي اللجنة التي تتولى رفد موارد المنظمة بالجهود التطوعية ووضع نظام لامتيازات المتطوعين. وتقوم هذه اللجنة بإعداد سجلات بالمتطوعين وتحفظها في مقر المنظمة.
وهي عبارة عن مجموع الإدارات الفرعية والهياكل الوظيفية في المنظمة.
1- المدير التنفيذي وهو الشخص الذي يتم تعيينه من قبل الهيئة الإدارية ضمن مواصفات شخصية وعلمية عالية تؤهله من تنفيذ والإشراف على تنفيذ أعمال المنظمة المتنوعة ومتابعة إدارة أجهزتها والتنسيق فيما بينها، وفيما يلي عرض لأبرز المهام التي يقوم بها المدير التنفيذي: دعم إدارة ومهام الهيئة الإدارية من خلال توفير الاستشارة والتوصيات والمعلومات لها ومساعدتها في عملية التقييم تحقيق التواصل بين الهيئة الإدارية وبين العاملين في المنظمة يعد تقارير عن إنجازات المنظمة ويعرضها على الهيئة الإدارية في اجتماعاتها لدورية يساعد في إعداد جدول اجتماعات الهيئة الإدارية بالتنسيق مع المعنيين ينسق مع رؤساء اللجان حول اجتماعاتها ونشاطاتها يحدد مع المعنيين احتياجات المنظمة من موظفين ومعدات ويضع المواصفات المطلوبة تجميع وتوزيع المعلومات على الهيئة الإدارية والعاملين وأعضاء المنظمة مساعدة المعنيين بإعداد التقرير الإداري والمالي السنوي للمنظمة يضع نظام العمل لإدارات المنظمة ويشرف على أعمال تلك الإدارات متابعة إدارة الموارد البشرية والمالية للمنظمة وضع نظام العمل والعلاقات الوظيفية في المنظمة والإشراف على حسن تطبيقه يعقد اجتماعات دورية للعاملين والمتطوعين ليزودهم بالمعلومات وللاستماع إلى اقتراحاتهم وتوصياتهم يتابع بشكل مباشر أعمال وإنجازات العاملين ويطلب منهم إعداد تقارير تصف إنجازاتهم يطلب من العاملين وضع خطط عمل لهم ويناقش إجراءاتها معهم يقوم بعمل تقييم دوري لأداء الموظفين ويطلع رئيس الهيئة الإدارية على نتائج هذا التقييم
2- إدارات المنظمة
تتنوع إدارات المنظمة اعتماداً على حجم المنظمة وطبيعة عملها وإمكاناتها، وبشكل عام تضم المنظمات الإدارات التالية: إدارة شؤون الموظفين: تقوم هذه الإدارة بتحديد المهام المطلوب إنجازها في المنظمة وتحديد الأشخاص الذين سيقومون بتنفيذ هذه المهام والمواصفات والمهارات التي من الواجب توافرها بهم لتنفيذ ما هو مطلوب منهم، كما يقوم هذا القسم بإعلام العاملين بسير أعمال المنظمة ووضع نظام عمل يقدم لهم وصفاً مفصلاً لكل إدارة أو قسم في المنظمة. كما يضع هذا القسم نظام ترقيات وحوافز العاملين. الإدارة المالية: هي الإدارة المعنية بالتخطيط والتنظيم للشؤون المالية والمحاسبة في المنظمة وإعداد الكشوفات المحاسبية الخاصة بالنفقات والواردات لمالية المنظمة وإعداد الموازنات السنوية. إدارة المعلومات والتكنولوجيا: هي الإدارة المعنية بتوفير قواعد المعلومات وتجميعها وفهرستها وكل الشؤون ذات العلاقة بتوفير المعلومات وطرق إيصالها وبالتحديد الطرق التي تعتمد على تكنولوجيا المعلومات. إدارة العلاقات العامة والتسويق والإعلام: تقوية العلاقات الداخلية للمنظمة بين الهيئة ومنتسبيها، وكذلك العلاقات الخارجية للمنظمة مع الهيئات الأخرى التي تسعى المنظمة للتعامل معها، واستخدام كافة وسائل الإعلام والاتصال للتعريف بالمنظمة وغاياتها.
3- إدارة الموارد البشرية التوظيف والوصف الوظيفي يعكس توظيف شخص ما الحاجة الماسة إلى مؤهلاته وخبراته ومهاراته، في أحد أقسام الجمعية. وليكون الاختيار صحيحا يجب أن تشمل عملية التوظيف من العناصر التالية:
- تحديد الحد الأدنى من المتطلبات قبل الإعلان عن الوظيفة.
- إجراء مقابلات واعتماد آلية اختيار من قبل لجنة خاصة، ثم تقييم الأشخاص اعتمادا على متطلبات المؤسسة، آخذين بعين الاعتبار عدم التحيز عند الاختيار . فالاختيار الجيد للموظفين يتم وفق حاجة العمل ومضمونه، كما أن التخطيط للأشخاص الجدد أمر ضروري قبل بدئهم بالعمل ويتوجب تعريفهم قبل مباشرتهم العمل بأقسام المنظمة وبرامجها والعاملين فيها. ولتحديد مهام ومسؤوليات الموظف في المنظمة فإنه عادة ما يتم اللجوء إلى إعداد وصف وظيفي لكل العاملين فيها، ومن أهم مواصفات الوصف الوظيفي هو أنه يصاغ بطريقة واضحة ومحددة ومرنة ويستعمل لغة غير غامضة أو تتحمل عدة تفسيرات، ولوضع وصف وظيفي دقيق يجب أن يتضمن الأمور الرئيسية التالية:
- عنوان الوظيفة:مدير تنفيذي، مدير برامج، مدير مشاريع، باحث، باحث مساعد، سكرتير...إلخ.
- الغاية من الوظيفة: وهي عبارة عن ملخص لطبيعة الوظيفة والأهداف التي تتوقع المنظمة من هذه الوظيفة تحقيقها ومجال عمل هذه الوظيفة.
- المواصفات والمهارات: وهي عبارة عن المهارات الأساسية الواجب توافرها في الموظف لأداء هذه الوظيفة، كالخبرات والشهادة العلمية واستخدامات الكمبيوتر والمهارات الشخصية الأخرى.
- المهام: ويعرض هذا القسم من الوصف الوظيفي كافة المهام والمسؤوليات الرئيسية والمستمرة والفرعية لهذه الوظيفة، ويتم عرضها حسب الأهمية.
- العلاقات والأدوار: ويحدد هذا القسم علاقة هذا المسمى الوظيفي بباقي المسميات الوظيفية التي يتصل عملها به، ويحدد دور كل منها.
تدريب الموظفين يجب أن تسعى المنظمة وبشكل مستمر إلى رفع كفاءة العاملين فيها وتدريبهم على مواضيع تساعدهم على رفع أدائهم النوعي، ضمن إطار يحقق العدالة بين الموظفين. فتدريب الموظفين وصقل مهاراتهم أو إكسابهم مهارات جديدة من المواضيع الهامة التي يجب أن توليها المنظمة اهتمامها لما سينعكس ذلك على تنمية قدرات كوادرها البشرية. وتتنوع المواضيع التي يمكن تدريب العاملين عليها فمنها ما يتعلق بالمهارات الشخصية والإدارة واستخدامات الكمبيوتر، وغيرها. ومن المفضل أن يقوم مدراء الدوائر بالتنسيق مع المدير التنفيذي بتحديد الاحتياجات التدريبية التي يحتاجها موظفو المنظمة من فترة لأخرى.
وسائل ومهارات تحفيز الموظفين التحفيز هو مجموعة الدوافع التي تدفعنا لعمل شيء ما، فالمسؤول لا يستطيع أن تحفز مرؤوسيه ولكنه يستطيع أن يوجد لهم أو يذكرهم بالدوافع التي تدفعهم وتحفزهم على إتقان وسرعة العمل.
وهناك عدّة عوامل تأثر على الموظف؛
أولاً، شعور الموظف أنه جزء لا يتجزأ من هذه المنظمة. نجاحها نجاح له وفشلها فشل له، فإذا استطاع المسؤول أن يوصل تلك المفاهيم إلى العاملين معه فسيكون قد وضع يده على أكبر حافز لهم، فهم لا يعملون لصالح المسؤول بل هم يعملون لصالح المنظمة ككل.
ثانياً، اقتناع كل موظف في المنظمة أنه عضو مهم فيها. فمهما كان عمله صغيراً فلا يوجد أبداً عمل تافه، فإذا شعر العامل بأهميته بالنسبة للمنظمة التي يعمل فيها سيكون ذلك دافعاً كبيراً لتحسين أدائه في عمله، بل سيزيده إصراراً على الابتكار في كيفية أدائه لذلك العمل.
ثالثاً، وجود مساحة للاختيار. لابد للمسؤول الناجح أن يترك مساحة للاختيار للعاملين معه، فيطرح عليهم المشكلة، ويطرح بدائل لحلها، ويستشير العاملين معه حتى إذا وقع اختيارهم على بديل من البدائل المطروحة عليهم تحملوا مسؤوليتها مع المدير، وأصبح لدى كل واحد منهم الحافز القوي على إتمام نجاح ذلك العمل.
وهناك عدّة طرق لتحفيز الموظفين، كطريقة التخويف بأن يصف لهم المسؤول الصعاب التي تحيط بعمل المنظمة وإدراك الوقت لهم وغيرها من وصف المخاطر، أو عن طريق المكافآت والحوافز المادية، أو عن طريق إتاحة الفرصة لهم بالمشاركة في صنع القرار أو اتخاذه.
تقييم أداء الموظفين
من المفترض أن يقوم المدير التنفيذي من فترة إلى أخرى بإجراء تقييم لأداء العاملين في المنظمة، ويقوم بذلك من خلال إعداد تقرير تقييمي لهم يتضمن عناصر رئيسية يحددها هو حسب احتياجات العمل داخل المنظمة وحسب المسمى الوظيفي لكل عامل في المنظمة. وتقوم بعض المنظمات بالطلب إلى العاملين فيها بإعداد تقرير تقييمي للأعمال التي أنجزوها خلال مدة معينة عادة ما تكون ثلاثة أشهر.
وفي كلتا الحالتين، على المدير التنفيذي أن يراجع هذه التقارير ويجعلها أساساً لمكافأة العاملين أو لفت انتباههم للتقصير الحاصل من طرفهم في إنجاز المهام المطلوبة منهم. وتعتبر هذه التقارير من الوثائق الهامة التي تساعد المنظمة على تحديد إمكانات مواردها البشرية وبالتالي تحديد احتياجاتها في هذا المجال من تطوير وتحسين.
ساحة النقاش