الرقيب الصديق

خلق الانسان رافضا للرقابة من قبل الغير بل ان كثير من الاشخاص يرفضون التوجيه والنصح من الاخرين ومن هنا تاتى صعوبة عمل المراجع او المراقب للعاملين سواء كان من داخل المؤسسة او خارجها .
ولعل عمل المراقب الخارجى قد يكون اسهل  كثيرا من عمل المراقب الداخلى حيث يعتمد على سلطاته ويكون عمله بالمؤسسة على فترات دورية محددة .
اما اذا تم اختيارك للقيام باعمال المراجعة  أو الرقابة داخل مؤسستك فهناك العديد من الاسئلة التى ستدور بعقلك ولعل اهمها هو كيف ستكون العلاقة بينك وبين زملائك الذين سوف تراجع اعمالهم ويجب عليك ان ترفع تقريرا عن تلك الاعمال لادارة المؤسسة موضحا به بصفة خاصة ما قد  تحتوية تلك الاعمال من اخطاء ومخالفات وقد يطلب فى بعض الاحيان الكشف عن المتسبب فى تلك الاخطاء .
ولعل بعد عملى فى هذا المجال لسنوات عديدة قد وضعت لنفسى عدة نقاط اساسية اعتبرها كمبادئ لا يجب ان تغيب عنى خلال قيامى بالعمل للحفاظ على توازن العلاقة بينى وبين الزملاء لاحقق المعادلة الصعبة التى تواجه اى مراجع داخلى الا وهى الحفاظ على روح الزمالة – بل الصداقة احيانا – بينى وبين الزميل الذى اقوم بمراجعة اعماله وبين الحفاظ على مهنيتى كمراجع ورقيب داخلى وهى كالتالى :

•    ان الخطأ وارد فى العمل وهو ليس بجريمة طالما انه غير متعمد ولم يقع بسبب اهمال او تقصير متعمد .   
•     انك زميل بالمؤسسة تم اختيارك للعمل كمراجع وقد يكون ذلك لفترة قصيرة ومن ثم تعود الى العمل التنفيذى مرة اخر
•  كونك تعمل مراجعا او رقيبا ليس بالضرورة دليلا على انك افضل من الاخرين بل يتم تهيئة ظروف العمل المناسبة لك فقط لتكتشف الاخطاء. 
•  قد يكون الحد الادنى لواجبك الوظيفى ان ترصد الاخطاء والمخالفات ولكن يجب ان يكون هدفك الاسمى هو تصويبها و العمل على عدم تكرارها وذلك بالوقوف على اسبابها 
• الرقيب الناجح هو معلم ناجح فلا تتناسى دورك فى ايضاح وشرح ما يغيب عن الزملاء من قواعد واجراءات العمل ومتابعتهم لتصويب الاخطاء .  
•  الانسان بطبعه رافضا للنقد فيجب عند مناقشة الزملاء فيجب ذكر الايجابيات فى العمل فى بداية المناقشة لتحييد الزملاء وجذب انتباههم لمناقشة السلبيات والتركيز فى الحديث على ان الخطأ وارد وان اى شخص يقوم بعملهم فى ذات الظروف قد يخطئ نفس الخطأ مالم يتم اتخاذ بعض الخطوات المانعة اثناء العمل ويجب  ان يتم توضيح تلك الاجراءات اثناء المناقشة كحل لعدم  تكرار الخطأ 
•  فى حالة تكرار الخطأ لا يجب عليك حصر تلك الحالات توفيرا لوقت المهمة ومجهودك الشخصى ولكن يجب ذكر بعض الامثلة بالتقرير او المناقشة والتوصية بحصر الحالات المماثلة مع الاحتفاظ لنفسك بعدد من تلك الحالات التى يجب تصويبها للتحقق من جدية الحصر من جانب الزملاء فى حالة الرد بتمام التصويب .
• التركيز على الخطأ عند المناقشة وعدم التعرض او الاشارة الى المتسبب فى الخطأ حيث انك تقوم بمراجعة اعمال وحدة ادارية بالمؤسسة ولست مكلفا بتقييم اعمال افراد بعينهم حتى لا يقوم اولئك الاشخاص بتقمص دور المدافعين عن انفسهم ضد هجومك على اشخاصهم وانتقادك لهم . 
•  لابد من التحلى بالصبر وسعة الصدر اثناء المناقشات على ان تكون مدعوما بالتعليمات الموثقة التى تؤكد صحة ارائك وانها ليست اجتهادات شخصية .
•   الحفاظ هلى وحدة فريق العمل امام الوحدة محل المراجعة وعدم اختلاف افراد الفريق فى الاراء امام الاخرين على سبيل المثال اذا تناول احد افراد فريق العمل احدى الحالات بطريقة خاطئة او اعطى راى غير موثق بالتعليمات يجب توجيه الزميل على انفراد بحيث يقوم هو شخصيا بتصويب موقفه امام الاخرين دون ان يشعر بانه تم توجيهه  حتى لاتهتز صورته امامهم ومن ثم صورة الفريق ككل ومصداقيته .
•   عدم تبنى اراء اجتهادية من جانبك غير مدعومة بتعليمات موثقة من المؤسسة دون مناقشتها مع المستوىات  الادارىة الاعلى توحيدا للرأى فى حالة تصعيد المناقشة للمستوى الاعلى .   
• عدم الظهور بصورة غير المتابع لتعليمات االمؤسسة عند عرض امر تجهل الاجراءات الواجب اتخاذها فى تلك الحالة ويجب عليك تبنى احد الردود الدبلوماسية لتأجيل المناقشة دون الافصاح بانك لا تعلم شيئا عن ذلك الامر  
• واخيرا عليك التعاون الصادق مع الزملاء اذا كنت تعمل ضمن فريق عمل وتأكد ان نجاحك فى عملك مرهون بنجاح الفريق باكمله فى مهمته فقد يظهر تميزك اذا كان الفريق ناجحا وتقارير مهماته جيدة ولكن لا يكون هناك شخص مميز ضمن فريق فاشل فى مهماته وتقاريره متواضعة فنيا او بها اخطاء مهنية حتى لو كان الجزء الخاص بك ممتازا  فالتقرير هو ناتج  المهمة  والمعبر عن نجاحها من عدمه ويتم تقييم التقرير كوحدة واحدة بكلمة واحدة ( ممتاز / ضعيف ) دون تقسيمه الى اجزاء .