إدارة الاجتماعات 

مفهوم الاجتماع (Meeting):


هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.


مظاهر الاجتماعات الفعالة:


1- إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.


2- الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.


3- وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.


4- ضبط عملية النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.


5- اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.


6- توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.


7- تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.




8- الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.


مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:


1- غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.


2- تعقيد القضايا السهلة.


3- الاستمرار لمدة طويلة.


4- الكلام والنقاش المطول واستئثار البعض بالكلام والتحدث.


5- تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.


6- عدم وجود مقرر للاجتماع.


متى يصبح الاجتماع ضروريا؟


الجواب في الحالات التالية:


1- خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.


2- وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.


3- وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.


4- بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.


5- الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما.


6- الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.


7- التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.


فماهي النقاط العملية التي ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية؟