أحصر حل المشاكل في مكان العمل

مكان العمل يضم عاملين  مختلفين فى الأفكار والمشاعر. عندما تتصادم الشخصيات ، وعندما يتحمسون لوظائفهم، أو عندما يشعروا بالامتعاض من شىء ما، ينشأ الصراع بينهم. فمن المستحيل تجنب المشاكل في مكان العمل. ولذلك، فمن المهم على الرؤساء وضع واستخدام استراتيجيات فعالة لنزع فتيل الصراع.

        تعامل مع هذه القضية بأسرع ما يمكن :

 تحديد موعد لعقد اجتماع مع جميع الأطراف المعنية. حتى يمكنك معرفة ما يحدث حقا، تمسك بالحقائق التى لديك، بغض النظر عن مدى محدوديتها . إفصل عواطفك عن الموضوع.

        اطلب من الأطراف المعنية أن يقولوا مشاكلهم حتى تتمكن من التعامل مع السلبيات الموجودة :

 إخبرهم أنك تبحث عن السلبيات المحتملة فى الوضع, لأنه قد يكون لكل طرف تصورات مختلفة عن المشكله أو غير حقيقيه. على سبيل المثال، يمكن للمرء أن يشعر بأن الآخر ينم عنه مع الآخرين، ولكن قد يكون ذلك مجرد مسألة تخيل غير حقيقيه. على الرغم من أنك يمكن أن تطلب من الموظف أن يوضح لماذا يشعر بذلك، لا تشجعه ليصبح دفاعي أو يصدر الأحكام بدون بينه.

        اسألهم عن الجانب الايجابي من العلاقة بينهما:

بعض الناس تتعامل مع تتصوره على أنه واقع حقيقى. لذا، خلال الصراع قد يكون من الصعب بالنسبة لهم الفصل بين السلبيات و بين الايجابيات. شجعهم على مناقشة الجانب التقدمى لعلاقتهما، ودراسة الجوانب الفعالة. عن طريق مناقشة الايجابيات في العلاقة، يمكنك فهم ما يسعى كل طرف للحصول عليه من الآخر من هذه العلاقة.

        دراسة الحلول المختلفة :

إعمل على أساس خلق والجمع بين الأهداف الإيجابيه لتحفيز الأطراف على إتخاذ الالتزام المطلوب لللتوافق. بمناقشه الإيجابيات فى علاقتهم، تستطيع الوصول لتفاهم  عن ما يسعى إليه الطرفين من هذه العلاقه فى العمل, و ما مدى الإلتزام التى يتقبله كل منهم للاخر.

        معالجة سلبيات الوضع الآن بعد أن أصبحت على بينة بما يريده الطرفين : 

وضح لهم الفرق بين المفاهيم الحقيقية والمتخيلة. على سبيل المثال، إذا كانت شكوى الموظف هى "عندما كنت أساله المساعده، تصرف وكأنه لا يريد أن يساعدني،" شجعه على اتخاذ وجهة نظر أكثر إيجابية من خلال ايجاد شيء ساعده فيه هذا الموظف مهما كان صغيرا، أو إعرف السبب الحقيقى الذى منع هذا الموظف وقتها من المساعده .

•         نظم نظام دعم مثل هذه الجلسات يعقد بانتظام لرصد التقدم بين الأطراف فى فريق العمل لتجنب تراكم المشاكل بينهم. بدون هذا النوع من الدعم ، لا يمكن إحراز تقدم.

•         إبلاغ الموظفين بمغبة عدم القيام بدورهم لضمان وجود تحول إيجابي في العلاقة: مناقشة فقدان الإنتاجية للشركة، و إنخفاض العائدات مما سيكون له اثره الشديد على وظائفهم .
•          اعرف متى وكيف سيتم إعادة تقييم القرارات التى التزم بها الموظفين وما تم من إحراز للتقدم. إذا لم يتم إحراز أي تقدم، كن مستعدا لمحاسبتهم.
•         انهى الجلسة بالتذكير بما تطلع اليه من علاقات إيجابيه ,  وتوقعات الشركة منهم كموظفين.

كيفيه حل المشاكل قبل تصعيدها للاداره العليا:

بعض النزاعات في مكان العمل أمر لا مفر منها. يمكن حل الصراعات الصغيرة بسهولة بين الموظفين، ولكن المشاكل ذات الأبعاد الكبيرة ,غالبا ما تحتاج التدخل في شكل وساطة.  ويمكن للنزاع خطير في أماكن العمل تأخذ شكل البلطجة الاجتماعية، السيبرانية البلطجة أو حتى التحرش.

        تشجيع المشاركين في النزاع للدخول في وساطة بدلا من الشروع في عملية التظلم الرسمية. 

الشكوى الرسمية لا تزال خيارا مطروحا اذا فشلت الوساطة. منح مزايا الوساطة إنها تسمح للتعامل مع المشكله على وجه السرعة قبل تصعيد النزاع، بل تشجع على حل مقبول لجميع الاطراف بدلا من وضع الربح و الخساره في عملية التظلم، وتساعد المشاركين في الحفاظ على السيطرة على نتيجة مرضيه للجميع.

        اعقد اجتماع لتناول  المشكله مع كل طرف على حدة : 

التحرك بسرعة واستخدام هذه الاجتماعات لتحديد ما هومصدر النزاع. اطلب من الأطراف عدملمناقشة المشكله مع الآخرين لتجنب القيل والقال الذى يزيد المشكله إشتعالا.

        إعادة النظر في الوقائع وتحديد ما إذا كان هناك أي انتهاك خطير للقانون أو لسياسة المنشأه.

 إذا كان هناك انتهاك كبير مثل التحرش بموظفه قد حدث، يجب أن تبلغ الشئون القانونيه فورا حتى يمنع هذا التصرف على الفور.

      اطلب من الأطراف المعنية الاجتماع مع وسيط. 

هذه الاجتماعات تتخذ عادة ما يصل إلى ثلاث ساعات. وخلال الاجتماع، يناقش المشاركون همومهم وجعلها محاولة لحل مثل هذه القضايا فى مكان العمل ووضع حل لهذه المشكله.

        كتابة الاتفاق عندما يتوصل الطرفان الى قرار : 

ينبغي عند كتابه الاتفاق سرد تفاصيل هذا القرار. ثم اطلب من جميع الأطراف المعنية التوقيع على الاتفاق.

        تابع مع المشاركين في الوساطة واعرف ما إذا كانت الحلول تحقق الهدف المتوقع لتسوية المشكله: 

اذا لم يكن كذلك، قم بإجراء تغييرات للمساعدة في حل هذه القضايا.  بتمهلك للتأكد من أن الحلول تعمل، سيمكنك الحصول على الاحترام والثقة من العاملين لديك وتساعد على جعل الاتصالات المقبلة مع الموظفين أكثر إنتاجية.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " التعامل مع مشاكل الإتصال فى العمل " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )