دليل تدريبي لإدارة الأداء (1)

مقدمـة

تم إنتاج ونشر هذا الإرشاد لإدارة الأداء بواسطة (يو سي إس دي) (UCSD) دائرة المصادر البشرية. وهو موجه لأي فرد يدير الآخرين. إن كنت مديراً لأول مرة أو مرشداً متمرساً أو مديراً لبرنامج أو مدير لبرنامج أو مدير الدائرة فإن هذا الإرشاد سيزودك بمعلومات مفيدة وخطوة تلو الأخرى يتم وضع خطط الإرشاد وحول عملية إدارة الأداء.

وتدخل في نطاق عملية إدارة الأداء:

1.    تأسيس مهمات عمل محددة.

2.    كتابة وصفة العمل والمسؤولية لتطوير استراتيجية أولية وتطبيق معايير الأداء.

3.    مناقشة أداء العمل مع الموظفين وتزويد التغذية الراجعة بالتحسين والتطوير اللازمين.

4.    وضع تقييم الأداء السنوي.

5.    تخطيط لأداء متطور وأهداف متطورة للعاملين.

يساعد هذا الدليل على تدبُّر الأداء من أجل وضع الخطة والنتائج التي إما أن تلاقي الأداء من أجل وضع الخطة لهم والنتائج التي إما أن تلاقي أو تفوق توقعاتك. سوف تتعلم كيف تعمل وتتعاون مع موظفيك من أجل:

1.    التعريف ووصف وظائف العمل المهمة للموظفين بالإضافة إلى مهمة المنظمة.

2.    التعرف وتعريف الإستراتيجيات الأولية الملائمة لوظائف الموظفين المهمة والتي تدعم أهداف المنظمة.

3.    تطوير معايير مناسبة للأداء وواقعية.

4.    تقديم واستلام تغذية راجعة سلوكية مُساعدة حول الأداء.

5.    كتابة وإرسال تقييم أداء بنّاء.

6.    التخطيط للدراسة وتطوير الفرص للدعم و تحسين أو بناء لعملية الأداء الحالية.

تعريفـات:

1.          إدارة الأداء ... هي عملية اتصال مستمرة تتضمن كلاً من مدير الأداء والموظف في:

2.          التعرف ووصف وظائف العمل المهمة ومقاربتها إلى المهمة وأهداف المنظمة.

3.          تطوير معايير أداء مناسبة وواقعية.

4.          إعطاء وتسلُّم التغذية الراجعة حول الكفاءة.

5.          كتابة وإرسال تقييم أداء بنّاء.

6.          التخطيط للدراسة وتطوير فرص لدعم وتحسين أو بناء على أداء الموظف.

7.          الموظف ... هو الشخص الذي تتم إدارة كفاءته.

8.          معايير الأداء ... وهي تصريحات مكتوبة تصف كيف يمكن تأدية عمل ما بشكل جيد.

9.          الإعلام الأداء ... وهي عملية تقييم, و تلخيص وتطوير كفاءة عمل الموظف.

10.     دائرة المصادر البشرية ... هي دائرة المصادر البشرية في داخل نطاق الدائرة.

11.     المرشد المختص ... هو مدير الأداء وهو رسمياً المرشد المعيّن من قبل المنظمة.

نظرة شاملة حول إدارة الأداء.

يعكس تطور إدارة الأداء كنموذج جديد في إدارة المصادر البشرية, تغييراً في تشدد في المنظمات في إصدار الأوامر والمراقبة للوصول إلى نموذج ميسر من القيادة. وقد رافق هذا التغيير اعتراف بأهمية ربط أداء الموظفين والمؤسسة إلى الإستراتيجيات أو الأهداف طويلة المدى والمهمات الموسعة للمنظمة ككل. ويستنبط الموظفين الأهداف والغايات من دوائرهم والتي تقوم في المقابل بدعم المهمة وأهداف المنظمة.

توفر عملية إدارة الأداء فرصة للموظف ومدير الأداء لمناقشة أهداف التطوير وإنشاء خطة مشتركة لتحقيق هذه الأهداف. ويجب أن تساهم خطط التطوير في الأهداف التنظيمية والنمو المتخصص للموظف.     

أولاً: الوصف الوظيفي والخطة الإستراتيجية

تُعد كتابة الوصف الوظيفي عملية آلية للجمع والتحليل والتوثيق للحقائق المهمة حول العمل. وتتألف الخطة الاستراتيجية من رسالة المنظمة والتعريف بالأهداف المتعلقة بمهمة المنظمة بالإضافة إلى أولويات استراتيجية ضرورية لتحقيق كل هدف. وتتعلق مهمة تحقيق هذه الأهداف والإستراتيجيات الأولية بالوظائف الأساسية للوصف الوظيفي.

الوصف الوظيفي:

قبل الإعلان عن شاغر العمل يتم اعداد وصف وظيفي. وبعد تعيين الموظف يصبح الوصف الوظيفي أساساً لتقييم أداء الموظف.

وتعد مرحلة كتابة الوصف الوظيفي عملية نظامية للجمع والتحليل والتوثيق للحقائق المهمة حول العمل. وتسمى هذه العملية " تحليل العمل ", ويزود الوصف الوظيفي الأسس اللازمة للإجراءات والمقاييس المتعلقة بالأداء.

ويحدد الوصف الوظيفي ما يلي:

1.    الوظائف أو المهمات المحددة للعمل.

2.    الوظائف والمهمات التي تُعد مهمة.

3.    نسبة الوقت الذي ينقضي على أداء كل وظيفة.

4.    المهارات, المعلومات والقدرات المطلوبة لأداء العمل بنجاح.

5.    المتطلبات الجسدية والعقلية للوظيفة.

6.    الشروط الخاصة بالتوظيف.

7.    مستوى الإرشاد المتلقى والممارس.

يجب على مدير الأداء أن يناقش الوصف الوظيفي مع الموظف خلال الأيام الأولى من عمله.

الخطة الإستراتيجية:

تتألف الخطة الإستراتيجية من رسالة المنظمة والتعريف بالأهداف المتعلقة بمهمة المنظمة, بالإضافة إلى الإستراتيجيات الأولية الضرورية لتحقيق كل هدف. وتصف الرسالة السبب الأساسي لوجود منظمتك أو دائرتك. وتعرِّف الأهداف بالنتائج التي ستعرِّف لاحقاً بالمهمة, وتضع الإستراتيجية الأولية الخطوات المحددة التي يجب اتخاذها لتحقيق هذه النتائج. التخطيط الإستراتيجي هي عملية حركية عادة ما تشكل فاصل بين سنة إلى سنتين.

سيقوم كل موظف بمساهمة معينة لتحقيق الأهداف وقد يكون مسؤولاً عن تحقيق بعض الإستراتيجيات الأولية المحددة وذلك مساعدة لهذه الأهداف. وذلك لضمان استكمال الأوليات, وتسمى هذه المسؤوليات ويتم تحديد تاريخ أدائها.

وعلى مدير الأداء أن يأخذ بعين الاعتبار الأهداف السنوية والإستراتيجيات الأولية التي تكون ضمن مسؤولية الموظف عند وصف الوظيفة ووضع المعايير لكفاءة العمل وإعطاء المعلومات الراجعة حول الأداء والإعلام بالكفاءة السنوية والتخطيط لتعليم الموظف والتدريب والتطوير.